Proje Yönetiminde Organizasyonel Planlama Nedir?

Bir iş kurmak veya bir işi büyütmek (veya sadece bir işi kârlı tutmak) istiyorsanız, bir iş planına ihtiyacınız var. Ancak tüm planlar aynı değildir. İşinizi ve hedeflerini tanımlamanız gerekiyorsa, organizasyonel planlamayı kullanmanız gerekir.

Bu planlama ileriye doğru net bir yol sağlar. İşletmenizin çeşitli departmanlarını düzenlediğinizde, herkes işlevlerinin ne olduğunu ve iş hedeflerinize ulaşmak için gerekli görev ve süreçleri bilir.

Organizasyonel Planlama Nedir?

Organizasyonel planlama, işletme sahiplerinin bir işletmenin günlük operasyonlarını nasıl organize ettiğidir. Bu, şirketlerin varlık nedeni gibi basit şeylerden, belirli bir hedefi gerçekleştirmek için hedefler belirlemek gibi daha karmaşık hususlara kadar değişebilir. Organizasyon planını, yürütüldüğünde şirketin hedefine ulaşmasını sağlayacak görevler oluşturmak için bir çerçeve olarak kullanırsınız.

Organizasyonel planlama genellikle bir şirketin genel işini geliştirmek için kullanılır, ancak bir şirket onu işgücüne, finansmanına veya ürünlerine yönlendirebilir. Bu nedenle, çeşitli organizasyonel planlama hedefleri vardır; işgücü geliştirme ve finansal planlamadan ürünler, hizmetler ve genişleme planlamasına kadar.

Düzenlemek için çok fazla veri var. ProjectManager, tüm bu bilgileri düzenlemenize, işlevsel bir plan oluşturmanıza ve bunu başarıyla yönetmenize yardımcı olan etkileşimli Gantt çizelgelerine sahiptir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Organizasyonel Planlama Neden Önemlidir?

Şirketinizi ne kadar iyi organize ederseniz, şirketinizin o kadar iyi performans gösterdiğini söylemeye gerek yok. Organizasyonel planlama önemlidir çünkü şirketlerin etkili planlama geliştirmelerine ve belirtilen hedeflerine ulaşmalarına olanak tanır.

Hazırlıklı bir şirket işyerindeki değişikliklere daha iyi yanıt verdiği için bir organizasyon planına sahip olmak da yararlıdır. Ayrıca organizasyon planlaması, şirketteki herkesin rollerini, sorumluluklarını ve beklentilerini netleştirir. Bu, yönetimin belirlenen kriterleri karşıladıklarından emin olmasına yardımcı olur.

Örgütsel planlama, ekipler ve yöneticiler arasındaki ilişkilerin açıkça tanımlandığı bir yapı oluşturduğundan, eksikliklerin, sorunların veya yükümlülüklerin nerede olduğunu da ortaya çıkarabilir. Şirket daha sonra bu hamstring sınırlamalarını çözebilir.

Tipik Organizasyonel Planlama Süreçleri

Organizasyonel planlamanın bu aşamaları şu dört süreçte tanımlanır:

1. Stratejik Planlama: Bu, şirketin büyük resmi görünümüdür. Burada şirket hedeflerini tanımlarsınız. Hedefler, şirketin genel misyonu, vizyonu ve değerleri ile uyumlu olmalıdır. Bu süreç üst yönetimi içerir, ancak çalışanları tartışmaya dahil edebilirsiniz.
2. Taktik Planlama: Ardından, tartışma, geliştirilen planın nasıl uygulanacağına doğru ilerler. Bunlar, genellikle bir yıldan fazla olmayan daha kısa vadeli hedeflerdir. Bu, orta yönetimin plan oluşturma ve pazarlama kampanyaları oluşturma açısından topu aldığı yerdir.
3. Operasyonel Planlama: Artık taktik planı uygulamak için gerekli olan günlük operasyonlara geldik. Burası, çalışanlar için çalışma programlarını, politikaları, kuralları ve düzenlemeleri belirlediğiniz yerdir. Ayrıca belirli görevler atayabilir ve iş takibi için bir protokol oluşturabilirsiniz.
4. Acil Durum Planlaması: Öngörülemeyen olaylar veya orijinal planı imkansız hale getiren sorunlar olması durumunda bir veya iki yedek plana sahip olmak önemlidir. Olası riskleri ve tepkileri düşünerek zaman harcayın. Olaylar arasında doğal afetler, yazılım arızaları veya C düzeyindeki bir yöneticinin şirketten ayrılması sayılabilir.

Organizasyon Planı Nasıl Yapılır?

Organizasyonel planlama sürecinin dört aşaması bir çerçeve oluşturur, ancak bir organizasyon planı yaparken farklı adımlar vardır:

1. Şirketin amaç ve hedefleri ile başlayın: Kısa ve uzun vadede nerede olmak istiyorsunuz?
   Ardından, planın yürütülmesine, izlenmesine ve ilerlemesine liderlik edecek bir ekip oluşturun.
2. Planın organizasyon yapısını gösteren bir çizelge oluşturun: Bunu tüm şirketle paylaşın ve uzun ve kısa dönem için belirlenen kilometre taşlarına ulaştıkça ilerleme konusunda onları güncel tutun.
3. Şirket amaçlarını ve hedeflerini tanımlayın: Herkesin amaç ve hedefleri ve bunları gerçekleştirmedeki rollerini anlamasına yardımcı olmak için bunu ayrıntılı bir liste yapın.
4. Ekibinizdeki herkes için roller içeren bir görev listesi oluşturun: Onlara görevler atayın ve ekibin onlardan ne beklendiğini anladığından emin olun.
5. Şirketin şu anda nerede olduğunu gözden geçirin: Şu anda hangi süreçler yürürlükte? Bunu gözden geçirmek, ekibin şirketin büyüme hedeflerine ulaşmak için ne yapmaları gerektiğini görmelerini sağlar.
6. Topladığınızı alın ve bir belgeye koyun: Organizasyon planını yürütürken ilerlemeyi izlemek için bunu kullanın.

Organizasyon Planınızı Ekibe Nasıl İletebilirsiniz?

Bir organizasyon planı oluşturduktan sonra, bunu ekibe iletmeniz gerekir. Bu çok önemli bir adım. Bir planı herkesin anlamasını sağlamadan uygularsanız, tüm planı rayından çıkarabilecek sorunlarla karşılaşabilirsiniz.

Herkesi aynı sayfaya çekmenin bir yolu, şirket çapında bir toplantı yapmaktır. Organizasyon planını detaylandıran sıkı bir ajandaya sahip olun ve katılanlardan geri bildirim alın. Ayrıca tek sayfa oluşturabilir ve bunu toplantıdan önce veya toplantı sırasında dağıtabilirsiniz.

Şirketinizde proje yönetim yazılımı varsa, tüm şirketi organizasyon planına dahil edebilir, görevler atayabilir ve soruları varsa araç üzerinden iletişim kurabilirsiniz. Ardından, organizasyon planını uyguladığınızda ilerlemeyi takip edebilir ve herkesin iletişim halinde kalmasını sağlayabilirsiniz.

ProjectManager Organizasyonel Planlamaya Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, yöneticilerin ve ekiplerinin birlikte çalışmak istedikleri aracı seçmelerine olanak tanıyan, birden çok proje görünümüne sahip bulut tabanlı bir araçtır. Hangisini kullanırlarsa kullansınlar, veriler platform genelinde paylaşılır, böylece herkes en güncel verilerden çalışır.

Tüm Planları Gantt Şemalarına Yerleştirin

Görevleri organize ederek ve son tarihler ekleyerek planlamaya başlayın. Gantt çizelgeleri, tüm çalışmalarınızı bir zaman çizelgesinde almak için kullanılan geleneksel araçtır, ancak tüm Gantt çizelgeleri aynı değildir. ProjectManager'ın Gantt şeması proje görünümü, herhangi bir karmaşık hesaplama yapmadan kritik yol için filtreleme yapmanızı sağlar. Neyin gerekli olduğunu ve zaman ve para sorun haline gelirse neleri atlayabileceğinizi görürsünüz.

İlerlemeyi İzlemek için Temelleri Ayarlayın

Program tamamlandığında, bir temel ayarlayabilirsiniz. Bu, görevler, kaynak maliyeti ve daha fazlası için planladığınız çabayı yakalar. Bu, planınızı uygulamaya başladığınızda, doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için gerçek çabayı planladığınız çabayla karşılaştırabileceğiniz anlamına gelir.

Gösterge Tablolarından ve Raporlardan Gerçek Zamanlı Veri Alın

İlerleme ve performansa göz kulak olmak için ProjectManager'ın canlı panosunu kullanın. Verileri toplar, otomatik olarak hesaplar ve okunması kolay grafikler ve tablolar halinde görüntüler. Diğer yazılımların aksine, gösterge tablosunu yapılandırmanız gerekmez; başından beri çalışıyor ve çalışıyor.

ProjectManager, organizasyon planınızı planlamak, yürütmek ve takip etmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olan ödüllü bir yazılımdır. Zaman çizelgeleri, otomatik bildirimler ve kanban panoları ile yöneticiler şeffaflık elde eder ve ekipler görevlerini yönetme özerkliğine sahip olur. ProjectManager'ın organizasyonel planlamada size nasıl yardımcı olabileceğini görün ve bugün ücretsiz deneme yapın.