Proje Muhasebesi Nedir? İlkeler, Yöntemler ve Daha Fazlası

Proje bütçenize bağlı kalmak için maliyetleri izlemeniz gerekir. Proje muhasebesi, genel muhasebede olduğu gibi, proje yöneticilerinin proje finansmanını yönetebilecekleri bir yöntemdir.

Proje muhasebesi, çek defterinizi dengelemekle veya hatta proje yönetimine özgü olduğu için yeminli mali müşavirden hizmet almakla aynı şey değildir. Bir proje hesabının ne olduğuna, ilkelerine ve yöntemlerine bakalım.

Proje Muhasebesi Nedir?

Proje muhasebesi, bir projedeki finansal işlemlerle ilgili tüm unsurları ifade eder. Buna proje maliyetleri, faturalandırma ve gelirden her şey dahildir. Proje yöneticileri ve muhasebeciler, projelerde mali görevler yürütürken proje muhasebesini kullanır. Yönetim, ilerleme durumu ve proje muhasebesinin başarılı olup olmadığı hakkında düzenli raporlar alır.

Bir proje bütçesinin yönetiminde proje muhasebesinin kullanılması esastır; proje yöneticileri, projenin doğrudan maliyetleri, genel giderler ve gelir konusunda güncel kalmak için bunu kullanır. Bir proje yöneticisi projenin zamanlamasını ve kapsamını izlediği gibi, aynı zamanda bütçeyi aşmadıklarından emin olmak için bu finansal işlemleri de takip eder ve fazla harcamadan kaçınmak için gerekli ayarlamaları yapar.

Bunun için proje planlama aşamasında bir proje muhasebe planı oluşturulmalıdır. Plan, proje ekibi, ekipman ve daha fazlası gibi kaynaklara harcanan para da dahil olmak üzere, proje yürütme sırasında bu maliyetlerin nasıl izleneceğini ve izleneceğini tüm maliyetleri ve çizelgeleri özetlemektedir.

Bir proje planı oluştururken, ürün veya hizmetin zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesiyle ilgili maliyetleri organize etmek için proje yönetimi araçlarına ihtiyacınız vardır. ProjectManager, projenizin her adımını görsel bir zaman çizelgesinde planlamanıza yardımcı olan etkileşimli Gantt çizelgelerine sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Hem insani hem de insan dışı maliyetleri ve kaynakları planlamak ve yönetmek için özellikler vardır. Gerçek zamanlı olarak planlanan maliyetleri gerçek maliyetlere karşı izlemek için temel çizgiyi ayarlayın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Muhasebesi Nasıl Çalışır?

Proje muhasebesi, proje maliyetlerinizin ayrıntılı bir planını oluşturarak ve bütçenizi aşmadığınızdan emin olmak için proje yürütme boyunca bunları yöneterek çalışır. Bu, proje maliyetlerini izleyerek ve planlanan ile gerçekleşen maliyetler arasındaki farkı izleyerek yapılır.

Proje boyunca ortaya çıkan proje maliyetlerini kaydetmek için belgeler gereklidir. Belirtildiği gibi, projenin fiili giderlerini ve gelirlerini izlemek, bunları planınızda belirlediğiniz maliyetlerle karşılaştırmanıza yardımcı olur, ancak aynı zamanda sözleşmeli teslimat programlarının ve tamamlanma tarihlerinin geleceğe dayalı maliyetlerine de bakacaksınız.

Proje muhasebesi, bir müşteriyle yasal sözleşmelerin imzalandığı tarihin belgelenmesini, satış sözleşmelerinden kazanılan gelirlerin izlenmesini ve her bir proje aşamasıyla ilgili maliyetlerin belirlenmesini içerir. Kısacası, proje muhasebesi, bütçenize bağlı kalmanıza yardımcı olmak için ayrıntılı dokümantasyon ve ayarlamalar ile proje planındaki parayı takip eder.

Proje Muhasebe İlkeleri

Herhangi bir proje yönetimi yönteminde olduğu gibi, projelerde muhasebe ölçütlerinin başlatılmasına, planlanmasına ve oluşturulmasına, sözleşmelerin nasıl yürütüleceğine, kapsam kaymasını önlemeye ve projeleri kapatmaya yardımcı olacak ilkeler vardır. Aşağıda ana hatlarıyla belirttiğimiz sekiz ana proje muhasebesi ilkesi vardır.

1. Maliyet Prensibi: Proje maliyetlerini kaydederken, tahmin edilen piyasa değeri yerine orijinal değeri kullanın. Potansiyel maliyeti değil, harcadığınız maliyeti yakalamak istiyorsunuz.
2. Eşleştirme İlkesi: Gelirler ve giderler, zaman içinde uygun maliyetlerle eşleşmelidir. Proje yürütme sırasında ortaya çıkan giderleri tayin ederken, projede ekibin masrafları üstlendiği dönem yapın.
3. Konsolidasyon İlkesi: Genel proje maliyetini tutarlı hale getirmek için ilgili proje çalışmalarını birlikte gruplayın. Bunu, proje için finansal faaliyetleri tek bir hesap altında birleştirmek için diğer taraflarla birlikte gelir ve maliyetleri belirlemeye yönelik sistematik bir süreçle gerçekleştirin.
4. Tam Açıklama İlkesi: Proje finansmanınıza şeffaflık sağlamak için önemli olan her şeyi mali tablolarınıza kaydetmek istiyorsunuz. Bu, proje paydaşları ile hesap verebilirliğe yardımcı olur.
5. İhtiyat İlkesi: Bu ilke, proje boyunca gerçekte ne kadar gelir veya maliyetin oluşabileceğine dair en iyi tahmini temsil eden gelir ve gider miktarını belirtmenizi gerektirir.
6. Sorumluluk İlkesi: Projenin gelecekteki yükümlülükleriyle ilgili tüm maliyetleri kabul ettiğinizden emin olun. Bu, bir sözleşmenin ihlaliyle ilişkili herhangi bir sözleşme cezasını ve tasfiye zararlarını içerebilir. Başka bir deyişle, ortaya çıkarsa bu maliyetlerden siz sorumlusunuz.
7. Kontrol Prensibi: Düzenlemelere uyduğunuzdan emin olmak için projenin finansal faaliyetlerini izlerken prosedürler ve süreçler uygulamalısınız. Bu, yöneticilerin projenin gerçek maliyetlerini izlemesine ve yinelenmeyen olayları bütçenize uygun olacak şekilde ayarlamasına olanak tanır.
8. Kaynak Tahsis İlkesi: Bu ilke, kaynakların birden fazla projeye tahsis edilebileceğini belirtir. Proje yöneticileri, zaman içinde projelere yeniden para tahsis etmeye devam etmek yerine, finansal bir fayda ve çok az risk söz konusuysa, aynı miktarda kaynağı farklı projelere tahsis edebilirler.

Proje Muhasebesi ve Finansal Muhasebe

Proje muhasebesi ve daha genel finansal muhasebe, ortak birçok şeyi paylaşır ancak aynı şey değildir. Evet, ikisi de maliyetler ve giderlerle ilgilenir, ancak bağlam ve uygulama, bu farklılıkların bazılarını keşfetmeye değecek kadar farklıdır.

Yeni başlayanlar için, proje muhasebesi ve finansal muhasebe için farklı bir zaman çizelgesi vardır. Proje muhasebesi, bir başlangıç ​​tarihi ve bir bitiş tarihi olan bir proje ile ilgilenir. Bu, proje tamamlandığında muhasebe işinin bittiği anlamına gelir. Finansal muhasebe, işletmeler arasında farklı olan mali yıl boyunca dönemler üzerinde çalışır.

Raporlama da farklıdır. Proje muhasebesinde raporlama, çıktılara dayalıdır. Finansal muhasebenin de raporları vardır, yalnızca bir işletmeyi yönetmenin diğer yönlerine bakarlar. Daha çok proje muhasebesiyle ilişkilendirilemeyecek olan kâr ve zararla ilgilenirler.

Farklılaşan maliyet hiyerarşileri de vardır. Örneğin, proje muhasebesi maliyet hiyerarşileri görevlere ve projelere dayalıyken, finansal muhasebe hiyerarşileri departmanlara ve maliyet merkezlerine dayalıdır.

Projelerde karşılaştırmalı analiz yapmak zordur, ancak finansal muhasebede kolaydır. Aslında, anlama seviyeleri de farklıdır. Projelerin paydaşları ve sponsorları genellikle projelere paranın nasıl harcandığını anlamazlar, ancak borç verenler finansal muhasebe ilkeleri konusunda nettir.

Proje Muhasebesi Gelir Tanıma Yöntemleri

Proje muhasebesinde gelirin tanınması, bir müşterinin ne zaman ödeme yapması gerektiğine, ister peşin, ister projenin ortasında veya nihai teslimatın ne zaman tamamlanması gerektiğine dayanır. Gelir tanıma, yalnızca para kazanıldığında geliri sayar. Aşağıda en yaygın olarak listelenen çeşitli proje muhasebesi gelir tanıma yöntemleri vardır.

Satış Esası

Bu yöntem, satış yapıldıktan sonra geliri tanır. Yani, satın alma noktasında gelirinizi tanırsınız. Bu, mal veya hizmetlerin tesliminde nakit veya kredi ile yapılabilir. Bu, perakende mağazalarında yaygındır ancak proje çıktıları için de geçerli olabilir.

Taksit

Taksit planı, ipotek sahibi olan veya büyük makineler satın alan ve bunun için belirli bir süre boyunca ödeme yapan herkese aşinadır. Ödemenin düzenli olarak teslim edileceği kesin olmadığı için risk vardır. Bu yöntem, geliri, toplam gelirin bir yüzdesi olarak teslim edildiğinde kabul ettiğiniz anlamına gelir. Bu, aylar hatta yıllar boyunca sürebilir.

Tamamlanma yüzdesi

Bu yöntem genellikle büyük veya uzun vadeli projelerde kullanılır. Bir şirketin projedeki ilerlemeyi gösteren kilometre taşlarına göre geliri tanımasını sağlar. Bu yönteme ilişkin sözleşmeler, hasılatın ne zaman muhasebeleştirileceğini netleştirmek için detaylandırılmıştır. Bu, uzun bir projenin sonuna kadar beklemek yerine geliri gelir gelmez tanımanıza olanak tanır.

Tamamlanan Sözleşme

Burada, her şey teslim edildikten ve paydaşlar veya müşteriler memnun edildikten sonra gelir elde edersiniz. Bu, çoğunlukla kısa vadeli projelerde veya uzatılmış bir garanti söz konusu olduğunda bulunur. Ayrıca, tamamlanma yüzdesi yöntemi gibi diğerleri, netlik eksikliği nedeniyle başarısız olduğunda, varsayılan bir yöntem olarak sonuçlanabilir.

Maliyet Geri Kazanılabilirliği

Sözleşmedeki mal ve hizmetlerin maliyetini tahmin edemediğinizde buna maliyet geri kazanılabilirliği denir. Gelir tanımaya yönelik daha muhafazakar bir yaklaşım, ancak projeyle ilgili tüm maliyetleri telafi ettikten sonra meyve verir.

Proje Muhasebecisinin Rolü

Proje muhasebesi, projenin büyüklüğüne ve projeyi barındıran kuruluşa bağlı olarak genellikle proje yöneticisi ve proje muhasebecisi tarafından yapılır. Proje muhasebecileri, proje sürecini izlemek, sapmaları takip etmek ve giderleri onaylamaktan sorumludur.

Proje muhasebecileri ayrıca proje faturalandırmasının doğru yapılmasını ve müşterilere teslim edilmesini ve ödemelerin alındığından emin olmasını sağlar. Genellikle proje raporlamasından ve projeyle ilgili tüm gelir ve giderlerin korunmasından sorumlu olurken, aynı zamanda takip edildiğinden emin olmak için proje kayıtlarını ve sözleşmeleri denetlerler.

Ayrıca, proje muhasebecileri, hesapları yönetmeye yönelik süreçleri gözden geçirir ve denetçilerle birlikte çalışır. Daha kullanıcı dostu olmak için BT ekibi ile finansal sistemleri geliştirmek proje muhasebecisinin sorumluluğundadır.

Proje Muhasebesi Faydaları

Proje muhasebesinin önemi açıktır; maliyet, üçlü kısıtlamanın üçte biridir ve bu finansmanı yönetmek, başarılı bir proje sunmanın anahtarıdır. Ne kadar harcadığınızı bilmek bütçenizi korumanıza yardımcı olacaktır, bu nedenle maliyetlerinizin iş akışını anlamak, onları kontrol etmek için çok önemlidir. İşte proje muhasebesinin diğer bazı faydaları.

• Yeni projeler için maliyetler, teklifler ve kapsam hakkında bilgi edinin
• Kaynak yönetimini iyileştirir
• Proje ilerlemesi ve karlılık hakkında güncel kalın
• Hızlı yanıt vermek için projelerle ilgili sorunları belirlemeye yardımcı olur
• Proje ekibini proje maliyeti ve karlılığı konusunda eğitir
• Kuruluşun finansal yönetimini iyileştirir
• Riski azaltır ve genel proje yönetimini iyileştirir

ProjectManager, Proje Muhasebesine Nasıl Yardımcı Olur?

Proje muhasebesinin faydaları açıktır, ancak çoğu uygun araçlar olmadan elde edilemez. ProjectManager, daha anlayışlı karar verme için gerçek zamanlı verileri yakalayan iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Bütçenizi daha iyi yönetmek ve paydaşlarınıza başarı sağlamak için maliyetleri ve kaynakları düzenleyin ve gerçek zamanlı olarak izleyin.

Ödeme ve Takip Süresini Kolaylaştırın

Kaynaklarınızı yönetmenize yardımcı olması için zaman çizelgelerimizi kullanın. Bir zaman çizelgesi gönderildikten sonra, yetkili bir yönetici onay verene kadar kilitlenir. Ayrıca kimin ne üzerinde çalıştığını takip eder ve olağanüstü görevleri ve genel iş yükünü gösterir. Kapasite planlama ve gider takibi için önemli olan, kimin meşgul olduğunu ve kimin daha fazla görev için kapasiteye sahip olduğunu görebilirsiniz.

Maliyetleri ve Daha Fazlasını Üst Düzeyde Görün

Hafif yazılım araçları manuel pano yapılandırması gerektirse de, siz hazır olduğunuzda bizimki kullanıma hazırdır. Renkli grafikler ve tablolarda görüntülenen proje verilerini otomatik olarak yakalar ve hesaplar. Diğer beş proje metriğiyle birlikte maliyetleri gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Daha ayrıntılı veriler için zaman çizelgeleri, maliyetler ve daha fazlasıyla ilgili tek tıklamalı raporlarımızı kullanın. Tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilir ve bunları güncel tutmak için paydaşlarla kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, bir maliyet yönetimi planı yapmanıza, görevleri, kaynakları ve daha fazlasını düzenlemenize olanak tanır. Bütçenizi ayarlayabilir ve gerçek zamanlı olarak takip edebilir, programa ve bütçe dahilinde kalmanıza yardımcı olacak ayrıntılı raporlar oluşturabilirsiniz. Tüm proje muhasebesi ihtiyaçlarınız, projenizin her yönünü planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan sayısız özelliğimizde yerleşiktir. İhtiyacınız olan tek proje yönetim aracıyla projenizi dikkate alın.

ProjectManager, hibrit ekipler için ödüllü çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. İşbirliği platformumuz, nerede, ne zaman veya hangi departmandan olursa olsun birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olur. Herkesi aynı sayfada tutan tek bir gerçek kaynağı var. NASA, Siemens ve Nestle gibi çeşitli kuruluşlarda başarı sağlamak için aracımızı kullanan on binlerce ekibe katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.