Proje İşbirliği Nedir? Ekip İşbirliği için Araçlar ve İpuçları

Proje İşbirliği Nedir?

Proje işbirliği, ekiplerin ve ekip liderlerinin üzerinde çalıştıkları projeyi planladıkları, koordine ettikleri, kontrol ettikleri ve izledikleri bir yöntemdir. Bu işbirlikçi proje yönetimi süreci, departman, kurumsal ve ulusal sınırlar arasında çalışır ve özellikle karmaşık hale gelen projelerde yardımcı olur.

Uzak ekiplere ve verilerin bulut sunucularına taşınmasına yönelik eğilimle birlikte, etkin proje yönetiminin her zaman temelini oluşturan proje işbirliği, daha da moda bir kelime haline geldi. Ancak proje işbirliği ne anlama geliyor? Basitçe, işbirliği yapmak, ortak bir amaç için birlikte çalışmak demektir. Kulağa proje çalışması gibi geliyor, değil mi? Pek iyi değil.

Kuruluşlar, etkili ekip işbirliğinin inovasyonun anahtarı olduğunu fark ettiğinden, işbirliği son birkaç yıldır büyük bir moda haline geldi. Ekip işbirliğinin anlamını, birlikte çalışmanın basit eyleminden, yeni fikirler, yenilikçi uygulamalar elde etmek ve üstün sonuçlar elde etmek için çeşitli proje ekiplerini birbiriyle ilişkilendirmenin daha karmaşık bir işlevine genişletmek için yeni proje yönetimi yöntemleri ortaya çıkmıştır. Bu yöntemler, yerel ve uzak ekipler için iletişimi, fikir paylaşımını ve şeffaflığı destekleyen uygulamaları ve proje işbirliği araçlarını içerir.

Proje Yönetimi için Proje İşbirliği Neden Önemlidir?

Proje yönetimiyle ilgili olarak proje işbirliğini anlamak için, önce proje yönetiminin ne olduğu konusunda sağlam bir şekilde ele almalıyız. Geleneksel proje yönetimi, bir proje yöneticisinin proje ekibiyle birlikte proje takvimi olarak bilinen belirli bir süre boyunca bir projenin tamamlanmasını planladığı, izlediği ve raporladığı süreçtir.

Bir proje yöneticisi olarak, proje için ve proje ekibiniz için iyi olduğu için ekip üyeleriniz arasında işbirliğini teşvik etmek istersiniz. Evet, karar verme sürecinin kontrolünde olan sizsiniz, ancak ekip üyeleriniz için ortak bir proje ortamı oluşturmak da önemlidir, böylece görevleri ve çıktıları tamamlamak üzere birlikte çalışabilirler.

Bunu yapmak için proje yöneticileri, görev yönetimi ve ekip işbirliği özellikleriyle donatılmış proje yönetimi yazılımını kullanır. En popüler proje işbirliği araçlarına ve bunların ekiplerinizi yönetmek için nasıl kullanılacağına bakalım.

ProjectManager, ekipleri gerçek zamanlı olarak birbirine bağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır. Birden çok proje görünümüyle, ekip üyeleri istedikleri gibi çalışabilir ve proje yöneticileri, engellenmelerini önlemek için ihtiyaç duydukları şeffaflığı elde eder. Kanban panoları, ekip üyelerinin çalışmalarını yönetmelerine ve proje yöneticilerinin yüksek maliyetli gecikmeler olmadan çalışmalarını sürdürmelerine olanak tanıyan görsel iş akışı araçlarıdır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.

Proje İşbirliği Araçları

Proje işbirliği araçları, proje yöneticilerinin ekiplerinin iş akışını yönetmesine olanak tanıyan tüm görev yönetimi, ekip iletişimi ve kaynak yönetimi yazılımı özellikleri, uygulamaları ve platformları olarak basitçe tanımlanabilir.

Kanban Panoları

Kanban panoları, iş akışını görselleştirerek ekip işbirliğine olanak tanıyan görev yönetimi araçlarıdır. Bu çevrimiçi işbirliği aracı, proje döngüsünü, görevlerin arabalar olarak temsil edildiği sütunlara böler.

Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımı, yöneticilere, nerede olurlarsa olsunlar ekip üyelerinin çalışmalarına gerçek zamanlı bir pencere sunar ve darboğazları yakalamalarına yardımcı olur ve daha sonra kaynakları yeniden tahsis ederek bu sorunları hızla çözebilirler. Bu arada ekipler, çevik sprintler planlarken birikimlerini yönetebilir ve işbirliği yapabilir.

Gantt Grafikleri

Gantt şemaları, geleneksel proje yönetiminin temelidir. Proje yöneticileri, proje zamanlamasını oluştururken görevleri düzenlemek, bağımlılıkları bağlamak ve kilometre taşları belirlemek için bunları kullanır. Bazı proje yönetimi yazılımları daha da ileri giderek kritik yolu filtrelemeye ve proje planını yürütürken proje varyansını izlemek için bir temel belirlemeye izin verir.

Proje yöneticilerinin Gantt çizelgeleri ile önceden plan yapmalarına ve ardından ekiplerin kanban panolarında, görev listelerinde veya takvimlerde istedikleri gibi çalışmasına olanak tanıyan birden çok proje görünümüne sahip olmak, hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve herkese ihtiyaç duydukları araçları sağlayan bir köprü oluşturur. onların işi bitti.

Proje Takvimi

Bir proje takvimi, bir projedeki tüm önemli tarihleri ​​vurgular. Ayrıca kişinin kendi işini ve kişisel teslim tarihlerini yönetmek için de kullanılabilir. Proje takvimi paylaşıldığında, herkes büyük resmi görebilir ve üretken olmalarını engelleyen toplantılar, e-postalar ve diğer dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan aynı sayfada kalabilir.

Takım İşbirliği Özellikleri

Aynı ofiste, departmanda veya hatta beceri düzeyinde olsalar da, bir ekip üyesini diğerine bağlayan başka ekip işbirliği özellikleri vardır. Belge yönetimi, hibrit ekiplerin belgeleri paylaşmasına ve bunlar üzerinde işbirliği içinde çalışmasına olanak tanır. Ayrıca, ideal olarak onları üzerinde çalıştıkları göreve ekleyerek dosyaları paylaşabilmelidirler.

İletişim, işbirliğinin anahtarıdır. Gerçek zamanlı olarak verilen görevlerle ilgili görüntülü aramalar, sohbet ve yorumlar, hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve daha fazla üretkenliği destekleyen sanal bir ortak çalışma platformu oluşturur. Proje yönetimi araçlarınızdan ayrılmak zorunda kalmadan sizi güncel tutmak için e-posta veya daha da iyisi uygulama içi bildirimlere sahip olmak da bir artıdır.

Ekip İşbirliğini Geliştirmek İçin İpuçları

İşbirliği sadece gerçekleşmez. Ekip üyelerinizin hepsi aynı ofiste veya farklı zaman dilimlerinde uzaktan çalışıyor olsalar da, bir grubun tek kişi olarak çalışmasını sağlamak zaman ve pratik gerektirir. Ekip işbirliğini kolaylaştırmanın yolları vardır. İşte deneyebileceğiniz birkaç şey.

1. Ekip Oluşturma Faaliyetleri

Ekip üyeleri arasındaki bağı hızlandıran ekip oluşturma etkinlikleri vardır. Bunlar, herkesi öğle yemeğine çıkarmak ve charades, spor ve benzeri gibi daha yapılandırılmış oyunlara katılmak kadar basit olabilir. Ne yapmayı seçerseniz seçin, daha fazla işbirlikçi ekipler oluşturmaya başlamak için projeden önce olmalıdır.

2. Ekip İletişimine Odaklanma

İletişim, herhangi bir işbirliği ortamını bir arada tutan yapıştırıcıdır. İster düzenli toplantılar, ister gerçek zamanlı bir sohbet aracı veya hatta bir mesaj panosu kurun, bilgileri herkese hızlı bir şekilde yaymanın ve ayrıca ekip üyelerinden geri bildirim almanın bir yolu olmalıdır.

3. Ekibinizi Doğru Görev Yönetim Araçları ile Donatın

Görevleri yönetmek, ekiplerin yalnızca işbirliği içinde değil, aynı zamanda daha üretken bir şekilde çalışmasını sağlamaktır. Kanban panoları, görev listeleri vb. gibi ekibinizin kullanabileceği çok sayıda araca sahip olmak en iyisidir. Tüm bu proje görünümleri aynı gerçek zamanlı verilerle güncellenirse, herkesin araçlarla birlikte daha iyi çalışmasına olanak tanır. en rahat oldukları kişilerdir.

4. Ekip Üyelerinizin İş Akışını Yönetin

İş akışı, üretkenlik için çok önemlidir ve görev yönetimi araçlarıyla birlikte çalışır. Kanban panosu gibi bir görev yönetimi aracına sahip olmak, ekip işbirliğini teşvik eder ve proje yöneticilerine süreçlerinde şeffaflık sağlar. Bu, ekip üyelerinin istedikleri gibi çalışmasına, iş akışlarını yönetmesine olanak tanırken proje yöneticileri, kapasitede çalışmak için ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip olduklarından emin olmak için işlerine ilişkin görünürlük elde eder.

Proje İşbirliği Nerede Yapılır?

Proje işbirliği nerede gerçekleşir? Kısa cevap her yerde. Proje ekibinde birden fazla kişi olduğu sürece, işbirlikçi proje yönetimi var olabilir ve hatta gelişebilir. Ancak proje ekiplerinin sınırlar arasında giderek daha fazla dağıtılmasıyla, çevrimiçi proje işbirliği araçları uzak ekipler için kritik öneme sahiptir.

Artık ekipler dosyaları gerçek zamanlı olarak kolayca paylaşabilir, buluşabilir, sohbet edebilir ve hatta tümü sanal bir paylaşılan alanda görev listelerinden öğelerin üzerini çizmeye çalışabilir. Ancak işbirlikçi proje yönetimi araçlarınızın yalnızca yönetim tarzınız kadar iyi olduğunu unutmamak önemlidir. Ekip işbirliği otomatikleştirilemez.

Neden İşbirliğine Dayalı Proje Yönetimi Yazılımına İhtiyacınız Var?

İşbirliğini, parçaların toplamından daha iyi bir bütün olarak düşünün. Güçlü bir proje ekibi oluşturduysanız, işbirlikçi bir proje yönetimi ortamı yalnızca üretkenliklerini artıracaktır. Proje işbirliği yazılımının bazı avantajları aşağıda yer almaktadır.

• Verimliliği artırır: Proje işbirliği araçları, proje yöneticilerinin bir ekip üyesine çok fazla iş yüklemek yerine görevleri ekip üyelerine eşit olarak dağıtmasına olanak tanır. Doğru görev yönetimi, ekiplere daha fazla zaman vererek ekip işbirliğini kolaylaştırır.
• Daha iyi problem çözme: Ekip üyelerine, dosyaları paylaşmak ve gerçek zamanlı olarak iletişim kurmak için proje işbirliği araçları vermek, sorunları çözmek için birlikte çalışmalarına olanak tanır.
• Ekip İletişimini Artırır: Sürekli bakıma veya yanlış yönlendirmeye ihtiyaç duyan iletişim hatları bir projeyi sekteye uğratabilir. Proje işbirliği araçları, proje ekibi üyeleriniz arasında net iletişimi kolaylaştırır ve uzaktaki ekipler arasında bile etkili iletişim kurmak için bir çözüm sunar.
• Uzak Ekipler için Harika: Herhangi bir kuruluştaki en büyük maliyetlerden biri, herkesin çalışabileceği bir fiziksel ofis kiralamak veya satın almaktır. Ancak çevrimiçi proje işbirliği araçlarıyla, uzak ekipler gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir.
• Ekip Oluşturmayı Kolaylaştırır: Ekip işbirliğini teşvik ederek, yalnızca ilişkiler kurmakla kalmaz, işbirlikçi bir proje yönetimi ortamı oluşturmaya yardımcı olan sadakat de yaratırsınız.

İşbirlikçi Proje Yönetim Ortamı Nasıl Oluşturulur

Pekala, ekip işbirliğinin çoğunluğundasınız. Ancak, sadece sözde hizmet vermek yerine, şirketinizde işbirlikçi bir proje yönetimi iklimi geliştirmek için ne yapabilirsiniz? Proje işbirliğinin faydaları açık olsa da, özellikle uzak ekipleri yönetiyorsanız bunları uygulamak zor olabilir. İşte proje işbirliğine kuruluşunuzda sağlıklı bir başlangıç ​​sağlamak için yapabileceğiniz birkaç şey.

• Proje İşbirliği Araçlarını Kullanın: Eski alışkanlıklar zor ölür, ancak ekibinizin e-postalar gibi eski iletişim yöntemlerinden uzaklaşmasını ve daha etkileşimli ve işbirliğine dayalı proje yönetimi yazılımıyla rahat etmesini sağlamanız gerekir.
• İletişim kurun: Bir proje yöneticisi olarak iyi iletişimin her şeyin temeli olduğunu bilirsiniz, bu nedenle iş birliğine dayalı bir ortam kurmaktan geçer. Yalnızca doğru şekilde iletişim kurmanız değil, aynı zamanda proje ekibinize bunu yapmak için işbirliği araçlarını da vermeniz gerekir.
• Proje Ekibinizi Eğitin: Yeni bir şey öğrenmek gibi, rehberliğe ve yönlendirmeye ihtiyacınız var. Ekibinize nasıl kullanacaklarını ve proje işbirliğini mümkün kılan çevrimiçi proje yönetimi araçlarına neden ihtiyaç duyduklarını öğretmek için bir eğitim oturumu ayarlayın.
• Paylaşın: İşbirliği bununla ilgili ve geçmişte ekip üyelerini ayıran sanal duvarları yıkmadıkça işe yaramayacaktır. Örneğin, takvimlerinizi paylaşın, böylece herkes son teslim tarihleri, toplantılar vb. ile aynı sayfada olur.
• Check-in: Bir projeye liderlik ettiğinizde, yolu belirlemezsiniz ve onun rotasını yönetmesine izin vermezsiniz. Aynı şey ekip işbirliğini uygulamak için de geçerlidir. Bu nedenle, soruları cevaplamak ve ilerlemelerini takip etmek için onları izlemeli ve onlarla düzenli toplantılar yapmalısınız.

İşte, aldın. Proje işbirliği gerçek bir şeydir ve proje yönetimi ile birlikte çalışır. Bir projeye liderlik ediyorsanız, kullanışlı olabilecek tüm ekip işbirliği araçlarına sahip olmak istersiniz. İşbirliğine dayalı bir çevrimiçi ağ üzerinde gerçek zamanlı olarak planlama, izleme ve raporlama söz konusu olduğunda, ProjectManager'ı kullanmak isteyeceksiniz. İşinizi daha iyi yapmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 günlük ücretsiz denememize katılın.