Zaman Çizelgesi Yönetimi: Zaman Çizelgeleri Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir

Zaman çizelgesi yönetimi, insan kaynakları ve iş yönetiminin önemli bir parçasıdır. Zaman yönetimi, proje yönetimi için de kritik öneme sahiptir. Ne tür bir iş yaparsanız yapın, ekipler veya çalışanlar varsa, zaman takibi ve gider takibi için bir zaman çizelgesine ihtiyacınız vardır.

Bir çalışan zaman çizelgesi kullanmak, zaman çizelgesi yönetiminin yalnızca bir parçasıdır. Zaman çizelgelerini nasıl yöneteceğimize ve bunu daha verimli bir şekilde yapmanıza yardımcı olabilecek zaman çizelgesi yönetim yazılımına girmeden önce, zaman çizelgesi yönetimini daha iyi anlamak için bazı terimleri tanımlayalım.

Zaman Çizelgesi Nedir?

Zaman çizelgesi, bir çalışanın belirli bir süre boyunca geçirdiği zamanı izlemek için bir işveren tarafından kullanılan fiziksel veya elektronik bir belgedir. Genellikle bir çalışanın görevler, projeler veya müşteriler için harcadığı zamanı kaydeden bir veri tablosunda düzenlenir. Zaman çizelgeleri kağıt belgeler olarak ortaya çıkmış olsa da, artık neredeyse yalnızca elektronik tablolarda veya sayısal araçlarda kullanılmaktadır.

Zaman çizelgeleri birkaç amaca hizmet eder. Bir işletmenin, çalışanlarının görevlerine harcadıkları süreyi doğru bir şekilde hesaplamasına olanak tanır. Zaman çizelgeleri ayrıca, bu işçilere çalışmaları için tazminat verme sürecinde bordro talimatını verir. Ancak işletmeler, son teslim tarihlerini karşılamalarına, bütçelerini aşmamalarına ve zamanı daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı oldukları için zaman çizelgelerinden de yararlanır.

Zaman Çizelgesi Yönetimi Nedir?

Zaman çizelgeleri, çalışanların görevleri için harcadıkları çalışma saatlerini kaydeder. Ancak zaman çizelgeleri, bir işletmenin daha iyi çalışmasına yardımcı olmak açısından tek başına çok güçlüdür. Bunun gerçekleşmesi için, zaman çizelgelerinin zaman çizelgesi yönetimine dahil edilmesi gerekir.

Zaman çizelgesi yönetimi, çalışan zaman çizelgelerinin izlenmesi ve bu zaman çizelgelerinin zaman takibi amacıyla analiz edilmesidir. Bu, ekipleri yöneticilere bağlayarak verimliliği artıran dijitalleştirilmiş ve otomatikleştirilmiş zaman çizelgesi yazılımı aracılığıyla gerçekleştirilir.

ProjectManager, bordro sürecini kolaylaştıran ve yöneticilerin ekiplerinin görevlere harcadığı süreyi takip etmesine olanak tanıyan, güvenli zaman çizelgelerine sahip, ödüllü bir zaman çizelgesi yönetim yazılımıdır. Zaman çizelgelerini ayarlamak kolaydır. Doğrudan farklı projelerden görevler ekleyebilir, önceki haftanın zaman çizelgesini kopyalayabilir veya zaman çizelgelerini otomatik doldurabilirsiniz. Zaman çizelgeleri, işin planlandığı gibi yapıldığından emin olmak için zamanı onaylayabilen ve takip edebilen yöneticiler tarafından onaylanmak üzere gönderildiğinde güvenli bir şekilde kilitlenir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Zaman Çizelgesi Yönetimi Neden Önemlidir?

Zaman çizelgesi yönetimi hem çalışanlar hem de işverenler için önemlidir. Çalışanlar doğru ve düzenli bir maaş çeki alırlar. Dijital bir zaman çizelgesi yönetim aracı kullanıyorlarsa, zaman çizelgelerini manuel olarak doldurarak değerli zamanlarını boşa harcamak zorunda kalmadıkları için verimlilik de kazanıyorlar.

İşverenler için faydaları çoktur. Birincisi, zaman çizelgesi yönetimi, işverenlerin çalışanların nerede verimli çalışmadığını belirlemesine izin vererek boşa harcanan zamanı azaltmaya yardımcı olabilir. Daha sonra hangi görevlerin atanacağı ve atanan bu görevlerin optimize edildiğinden nasıl emin olunacağı konusunda daha seçici olabilirler.

Çalışanlar, zaman çizelgesi yönetiminin basitliğini sever ve duygu, insan kaynakları (İK) tarafından paylaşılır. İK departmanı, çalışan ücretini hızlı ve kolay bir şekilde hesaplamak ve PTO'yu yönetmek için ihtiyaç duydukları bilgileri alır.

Bir işletme saat bazında ücretlendirdiğinde, zaman çizelgesi yönetimi faturalarının doğru olmasını sağlar. Çalışılan saatleri kaydetmiyorsanız, özellikle serbest çalışanlar kullanıyorsanız, müşterileri faturalandırmanız imkansızdır. Zaman çizelgesi yönetimi yalnızca bu saatleri izlemekle kalmaz, aynı zamanda müşterilere paralarının nereye gittiğini gösterirken size sorumluluk verir.

Proje yönetimi açısından da önemi çok yönlüdür. Örneğin, performansı izleyebilir ve kimin daha verimli çalıştığını belirleyebilirsiniz; bu, ekibinizin en verimli üyeleri için atamalar yapmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, kimin ne üzerinde çalıştığını, kimin müsait olduğunu ve ekip üyelerinin görevlerini tamamlamada ne kadar ilerlediğini görüntüleyebilirsiniz.

Zaman çizelgesi yönetimi, projelerdeki tahmini maliyetleri yönetmeye de yardımcı olur. Ekip performansıyla ilgili yukarıdaki bilgileri kullanmak, yöneticilerin yeni bir proje için bütçe başlatırken daha doğru maliyet tahminleri yapmasına olanak tanır.

Zaman Çizelgesi Yönetim Adımları

Zaman çizelgelerini yönetmek için bir süreç vardır. Bu zaman çizelgesi yönetimi adımları, kağıt tabanlı zaman çizelgeleri, elektronik zaman çizelgeleri ve zaman çizelgesi yazılımları için geçerlidir. Hangi tür zaman çizelgesini kullanırsanız kullanın, zaman çizelgesi yönetimi, zaman çizelgelerinizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar. Bu adımları izleyerek başlayın.

1. Ekip Üyelerinize İş Atayın

Programınıza ve ekibinizin uygun saatlerine bakarak başlayın. Her ekip üyesinin profiline sahipseniz, bu, iş için en iyi kişiyi hızlı bir şekilde belirlemenize ve boşsa, onlara haftalık görevler atamanıza yardımcı olacaktır. Fazla mesaiden kaçınmak için atanan saatleri hesapladığınızdan emin olun.

2. Görevlere Harcadıkları Zamanı Takip Edin

Herkes ödevini yaptıktan sonra, aktivitelerini takip etmeye başlamak isteyeceksiniz. Bu, yöneticilerin çalışmalarını izlemelerine ve programa göre ilerlediklerinden emin olmalarına olanak tanır. Kullanmakta olduğunuz zaman çizelgesinin türüne bağlı olarak, bu otomatik olarak yapılabilir veya zaman çizelgesine manuel olarak eklenmesi gerekir.

3. Zaman Çizelgesi Gönderimlerini İnceleyin

Zaman çizelgelerinin güvenli olması gerekir, bu nedenle zaman çizelgesi yönetim yazılımı tercih edilir. Bir kez gönderildikten sonra zaman çizelgesini kilitlemek için araçlara sahiptir ve bu daha sonra yalnızca yetkili bir zaman çizelgesi onaylayıcısı tarafından açılabilir. Bu kişi zaman çizelgesini inceleyecek ve doğru şekilde doldurulmasını sağlayacaktır.

4. Bordro İşleme için Zaman Çizelgelerini Onaylayın

Zaman çizelgesi doğruysa bordroya gönderilir. Yine, zaman çizelgesi yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, onayladığınız o bireysel zaman çizelgesi, herhangi bir kurcalamayı önlemek için bordroya aktarılırken güvenliği sağlamak için kilitlenecektir. Bordro daha sonra zaman çizelgesini işleyecektir.

5. İleride Referans Olmak Üzere Zaman Çizelgelerini Kaydedin

Tüm zaman çizelgeleri birkaç nedenden dolayı arşivlenmelidir. Birincisi, yönetim, bir anlaşmazlık olması durumunda çalışanlarının maaşının bir kaydını almak isteyecektir, ardından herhangi bir sorunu çözmek için zaman çizelgesi alınabilir ve incelenebilir. İkinci olarak, belirtildiği gibi, eski zaman çizelgeleri, gelecekteki projeler için maliyetleri araştırırken geçmiş veriler kadar değerlidir.

Zaman Çizelgesi Yönetim Yazılımı Nedir?

Zaman çizelgesi yönetimi yazılımından birkaç kez bahsettik, ancak onu tanımlamadık. Zaman çizelgesi yönetimi yazılımı, zaman çizelgesi sürecini kontrol ederken aynı zamanda daha verimli çalışmanın yollarını bulmak için onu izleyen ve analiz eden dijital bir araçtır.

Kağıt zaman çizelgelerinden ve hatta elektronik elektronik tablolardan farklı olarak, zaman çizelgesi yönetimi yazılımı, çalışanlara işlerine odaklanmaları için daha fazla boş zaman verir ve çok fazla evrak işi yapmak zorunda kalmazlar. İşverenlerine işçileri daha iyi yönetmelerine yardımcı olmak için üretkenliklerine bir pencere sağlarken.

Bu sadece geniş vuruşlar. Zaman çizelgesi yönetimi yazılımı, bordro onayı için iş akışını izleyerek bordro işlemeyi iyileştirir. Ayrıca, bordroda herhangi bir hata oluşmasını önlemek için verilerin doğruluğunu sağlar ve aynı zamanda bordro sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Yöneticilerin ekiplerine atadıkları görevlerin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini kaydetmelerine yardımcı olarak bir iş yönetimi aracı olabilir. Bu, yöneticilerin hangi görevlerin tamamlanmasının diğerlerinden daha fazla zaman aldığını görmesini sağlar. Bu bilgilerden, darboğazları ve işi geciktiren diğer sorunları belirleyip çözebilirler.

Zaman çizelgesi yönetimi yazılımı, yukarıda belirtildiği gibi, çalışanların zaman takibi işlevi de görür. Bir çalışan programınız olduğunda, görevlerini tamamlamaları için geçen süreyi izlemek için zaman çizelgesi yönetimi yazılımını kullanabilirsiniz. Bu, yöneticilerin ilerlemeyi izlemesine ve yolda kalmak için gereken kaynakları tahsis etmesine yardımcı olacaktır.

Zamanınız dağıtılmışsa ve uzaktaki çalışanları yönetiyorsanız, hesap verebilirlik sağladığı için zaman çizelgesi yönetimi yazılımı çok önemlidir. Yöneticiler, çalışanlarıyla aynı ofiste olmasalar da ekiplerinin çalışmalarını zaman çizelgeleri aracılığıyla izleyebilirler. Bu, herkesin tam kapasiteyle çalışmasını ve proje takvimine ayak uydurmasını sağlar.

ProjectManager Bir Zaman Çizelgesi Yönetim Aracıdır

ProjectManager, zaman çizelgesi takibine sahip zaman çizelgesi yönetimi özelliklerine sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi zaman çizelgesi yazılımımız, aynı binada, şantiyede veya evden çalışırken ekibinizin proje görevlerini takip etmenize yardımcı olur. Bordro sürecinize verimlilik katmak için güvenli zaman çizelgelerimizi kullanın ve projenizin yolunda gitmesini sağlayacak zaman izleme özelliklerine sahip olun. Zaman çizelgelerimiz, kullanıcılara bordro ve projeleri yönetmek için ihtiyaç duydukları tüm araçları sağlamak için diğer tüm proje yönetimi özelliklerimizle sorunsuz bir şekilde entegre olur.

Birden Fazla Görev Yönetimi Aracı Kullanın

Zaman çizelgeleri aynı zamanda bir görev yönetimi aracıdır, ancak yazılımımızda yer alan pek çok araçtan yalnızca biridir. Gantt şemaları, kanban panoları, görev listeleri ve daha fazlası gibi tümü güçlü görev kartları kullanan birden çok proje görünümümüz var. Her görev kartı ilerlemeyi izler, önceliği ayarlar ve keşfedilmelerini kolaylaştırmak için etiketler ekler. İşbirliğini geliştirmek için yorum yapabilir ve dosya ekleyebilirsiniz. Başka bir özellik, meşguliyetten kurtulmak için iş akışı otomasyonu, görev onay ayarları ise yalnızca kaliteli çıktıların ilerlemesini sağlar. Bir özet sayfası, bir iş yükü tablosu ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm görevlerinizi tek bir yerde gösterir.

Proje Panoları ve Raporları ile Gerçek Zamanlı İzleme Alın

Zaman çizelgeleri, ekibinizin görevlerine ve bunların yüzde kaçının tamamlandığına ilişkin bir pencere sağlar. Ancak bu, yazılımımızdaki izleme araçlarından yalnızca biridir. Üst düzey bir genel bakış için gerçek zamanlı kontrol panelini kullanın. Zamanı, maliyeti, iş yükünü ve daha fazlasını okuması kolay grafikler ve çizelgelerde gösteren, istediğiniz zaman bir durum raporu gibidir. Hafif araçların aksine, zaman alan kurulum yoktur. Siz hazır olduğunuzda hazırdır. Daha ayrıntılı veriler elde etmek istediğinizde, özelleştirilebilir raporlarımızı kullanın. Zaman çizelgeleri, portföy durumu ve daha fazlası hakkında hızlı bir şekilde raporlar oluşturabilirsiniz. Her biri, yalnızca görmek istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir ve ardından paydaşları güncellemek için çeşitli biçimlerde paylaşılabilir.

Aracımız, dinamik zaman çizelgesi yönetimi sunmanın çok ötesine geçer. Ekip kullanılabilirliğini ayarlamanıza ve üretken kalmalarını sağlamak için iş yüklerini dengelemenize yardımcı olan sorunları ve kaynak yönetimi özelliklerini belirlemek ve izlemek için risk yönetimi araçları vardır. İşbirliğine dayalı platformumuz, nerede ve ne zaman çalışırlarsa çalışsınlar ekipleri birbirine bağlar ve yöneticilerin ilerlemelerini ve performanslarını gerçek zamanlı olarak izlemelerine olanak tanır. Tamamen dolu bir proje yönetimi çözümü varken neden bir zaman çizelgesi yönetim aracı alasınız ki?

ProjectManager, ekiplerin işlerini gerçek zamanlı olarak planlamasına, yönetmesine ve izlemesine yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Projenizi yönetmek için ihtiyacınız olan tüm özelliklere ve bordro süreçlerinizi aksamadan ilerlemenizi sağlayan zaman çizelgesi yönetim araçlarına sahip olun. Başarıya ulaşmak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens gibi çeşitli şirketlerdeki ekiplere katılın. ProjectManager'ı ücretsiz kullanmaya bugün başlayın.