İş Akışı Yönetimi Nedir? Daha İyi Bir İş Akışı Sistemi için 5 İpucu

Bir proje planlamak, bir program oluşturmak ve yetenekli bir ekip oluşturmak sadece verimli çalışma için zemin hazırlar. Herkesin kapasitesinde çalıştığından ve işlerin ilerlemesini sağladığından emin olmak için iş akışı yönetimi uygulamanız gerekir.

İşi etkili ve verimli bir şekilde yönetmek istiyorsanız, iş akışı yönetimi yazılımı gibi iş akışı araçlarını anlamanız ve iş akışı sürecini iyileştirmeye devam etmenizi sağlayan bir iş akışı sistemi kurmanız gerekir.

İş Akışı Yönetimi Nedir?

İş akışı yönetimi, yöneticilerin süreçleri optimize etmek ve otomatikleştirmek için belirli bir çıktıya yol açan görevleri tanımlaması, organize etmesi ve koordine etmesidir. Bunu yapmak çıktıları artırır, fazlalıklardan kurtulur ve hataları azaltır.

Görevler, insanlar, sistemler ve makinelerin tümü bir iş akışına dahil edilebilir. Bu unsurların koordinasyonu, darboğazları önlemek için çok önemlidir. Bir darboğaz, üretimi durdurur veya yavaşlatır ve kendisinden önceki her şeyi yedekler.

Genel olarak, bir iş akışı üç ana bileşene ayrılabilir:

• Yolun sonuna kadar her adımda ne olduğunu açıklayan önceden tanımlanmış adımlar veya görevler vardır. Bu adımlar doğrusal, dallanmış veya her ikisinin karışımı olabilir.
• Bir iş akışı süreci bağlamında, paydaşlar, görevlerin yürütülmesinden sorumlu olan ekipteki kişilerdir. Bir göreve veya tüm iş akışına atanabilirler.
• Son olarak, iş akışının kuralları olan koşullar vardır. Bir görevin ne zaman tamamlanıp diğerinin ne zaman başlayabileceğini tanımlarlar.

İş Akışı Yönetimi ve Proje Yönetimi

İş akışı yönetimi, proje yönetiminin bir parçasıdır, ancak bunlar birbirinin yerine kullanılabilen terimler değildir. Proje yönetimi, bir ürün veya hizmet gibi bir teslimatla biten belirli bir süre boyunca yapılır. İş akışı yönetimi ise bir görevi tamamlamak için gerekli olan bir dizi görev veya süreci optimize ediyor.

Bu, ikisinin tamamen farklı olduğu anlamına gelmez - aslında ikisi birbirini tamamlar. Her ikisi de belirli bir sonuç sağlamaya hizmet eder. İş akışı, herhangi bir projenin parçasıdır ve bu sürecin sorunsuz çalışmasını sağlamak için iş akışı yönetimi olmadan, projeler zamanlamanın gerisinde kalacak ve maliyetler artacaktır.

İş akışı yönetimi ile proje yönetimi arasında benzerlikler olsa da farklılıklar da vardır. Projeler sona erer, ancak bir organizasyon içindeki bir işlev olduğu için iş akışı tekrarlanır. Belge oluşturma veya randevu planlama gibi bağımsız bir süreç bile olabilir.

Projeler planlar, süreçleri ve ekipleri denetlemek ve görevleri yönetmekle ilgilidir; iş akışları ise görev düzeyinde odaklanır, süreci optimize etmek ve daha fazla verimlilik sağlamak için görevleri birbirine bağlar. Ancak her ikisi de proje yönetimi yazılımı ile sunulabilir.

ProjectManager, iş akışının yönetilmesine yardımcı olan bulut tabanlı iş yönetimi yazılımıdır. Otomatik iş akışları oluşturun, görev onay süreçleri oluşturun ve kalite süreçlerini sürdürürken herkesin üretken olmasını sağlayın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

İş Akışı Yönetimi ve İş Süreçleri Yönetimi (BPM)

İş akışı yönetimi ve iş süreci yönetimi (BPM) benzer olsa da, süreç yönetimi türünde farklılıklar vardır. İş akışı yönetim sistemi, görevlerinizin yürütülmesini ayarlamanıza ve izlemenize yardımcı olan bir araçtır. Genellikle bir akış şeması gibi biçimlendirilir. Genellikle ayrıntılı değildir, ancak ekiplerin takip etmesi için yeterince açıktır.

İş akışı yönetimini daha az ilgili bir BPM biçimi olarak düşünün. İş akışı yönetimi, iş akışı sürecini yakalar ve bazı araçlar, temel iş akışlarını otomatikleştirmenize bile izin verir. Bunu, bir ekibe katılma veya belge yönetimi gibi çeşitli iş akışları için kullanabilirsiniz. İş akışı yönetimi araçları, süreç odaklı olmaktan ziyade insan odaklıdır. BPM araçları daha süreç odaklıdır.

BPM, iş süreçlerini yakalamak ve iyileştirmekle ilgilidir. Bir organizasyonun verimliliğini artırmak için kullanılır. Öncelikle iş süreçlerinin mevcut durumunu belirlemeli ve bu eylemleri belgelemelisiniz. Şirketin tüm süreçleri haritalandırıldıktan sonra BPM'yi analiz edebilirsiniz. Bu, sürecinizdeki darboğazları ortaya çıkarmalı ve anlayışlı değişiklikler yaparak maliyetleri düşürmenize ve süreçleri iyileştirmenize yardımcı olmalıdır.

İş akışı yönetimi ile BPM arasındaki fark, birincisinin doğru zamanda doğru adımları izleyerek insanları ve belgeleri düzenlemeye yönelik olmasıdır. İkincisi, iş süreçleri ve bunların nasıl iyileştirileceği ile ilgilidir. İş akışı yönetimi, insanları ve yazılım sistemlerini koordine ederken BPM, bir kuruluştaki kaynakların nasıl etkileşime girdiğini koordine eder. BPM sistemleri daha karmaşıktır ve sürekli iyileştirmeye dahil olurken, iş akışı yönetimi araçları bir süreçteki adımları otomatikleştirir.

İş Akışı Yönetim Sistemi (WMS) Nedir?

İş yönetim sistemi, bir proje veya kuruluşta bir iş akışının nasıl kurulduğu ve izlendiğidir. Bir WMS, bir kuruluş tarafından iş akışını tanımlamak, çalıştırmak ve iyileştirmek için kullanılan prosedürler ve araçlardan oluşur. Bir tür iş akışı yazılımı içerecektir, ancak yalnızca bir araç kullanmaktan daha fazlası olabilir.

Bu nedenle WMS, organizasyonun veya projenin iş akışı sürecini daha iyi yönetmek için şirket politikasını, prosedürlerini ve yazılım araçlarını düzenler. Form modelleme, rol tabanlı erişilebilirlik, raporlama, bildirim, bulut tabanlı depolama ve daha pek çok şeyi içerir.

İş Akışı Yönetim Sistemi Ne Yapar?

Bir iş akışı yönetim sistemi, insanlara projelerinde veya organizasyonlarında görevler veya süreçler için geçerli olduğu gibi farklı iş akışlarını tanımlama fırsatı verir.

Bir WMS ayrıca daha fazla verimlilik için tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesine izin verir. Bazıları, süreçte tamamlanmamış bir görevin unutulmamasını da sağlayabilir. Bunu, ekibinizi döngüde tutan bildirimlerle yapar.

Bir iş akışı yönetim sistemi kullanmak, tek bir doğru kaynağına sahip olmanın iyi bir yoludur. Takımların birbirleriyle Slack veya e-posta üzerinden iletişim kurmasını sağlamak yerine, görev düzeyinde yanıt verebilir ve iletişimi uygulamanın içinde tutabilirler. Ayrıca işletmelerin statik elektronik tablolardan uzaklaşmasını sağlar. Çok fazla Excel elektronik tablosu paylaşıldığında, hangisinin en güncel verilere sahip olduğunu bilmek zor olabilir.

İş Akışı Yazılımı Nedir?

İş akışı yazılımı, iş akışı yönetim sisteminin bir parçasıdır. Tamamlamanız gereken görevleri, yürütülmekte olan görevleri ve durumlarını gösteren bir araçtır. Ayrıca tamamladığınız adımları da gösterir. Bir WMS, işin ayrıntılı açıklamalarına sahip ekip üyelerine atamalar vermenizi sağlar.

Yöneticilerin sorunları sorun haline gelmeden önce yakalamasını sağlayan iş akışı sürecine şeffaflık sağlar. Daha sonra kaynakları projeye yeniden tahsis edebilir ve ekibi yavaşlatmadan önce olası darboğazı çözdüklerinden emin olabilirler.

Ayrıca, ister raporlama araçlarında ister panolarda olsun, proje ölçümlerini göstermek için verileri toplayan ve bu bilgileri hesaplayan raporlama özellikleri de vardır. Tüm bu özellikler, süreçleri düzene sokarak, evrak işlerini azaltarak ve darboğazları belirleyerek üretkenliği ve verimliliği artırmak için tasarlanmıştır.

İş Akışı Yönetim Yazılımının Faydaları ve Özellikleri

İş akışı yönetimi yazılımı kullanmanın faydaları açık olmalıdır. İş akışınız ne kadar iyi olursa, projeniz veya organizasyonunuz o kadar iyi olur. WMS'nin bunu yapmasının yollarından biri, hata sayısını azaltmaktır. Birkaçı geçse bile, ki bu her zaman olur, yazılım size bunu söyleyebilir ve bunun bir daha olmayacağından emin olmak için prosedürler oluşturabilirsiniz.

İş akışı yönetimi aynı zamanda insanları, yazılımları ve iş kültürünü üretken tutan bağ dokusu gibidir. Takımlar birbirleriyle iletişim kurabilir, bu da işbirliğini kolaylaştırır. Ayrıca, birlikte daha iyi çalışmalarına yardımcı olmak için farklı yazılım sistemlerini de entegre eder.

İş akışı yönetimi yazılımını kullanmanın o kadar çok artısı var ki, onları listelemekten vazgeçmek çok zor. Aynı anda birden fazla görev üzerinde çalışmanıza yardımcı olmaktan daha fazla kontrol ve şeffaflığa kadar, iş akışı yönetim sistemleri bir kuruluştaki çalışma kültürünü de geliştirir. Düzensizlik morali bozar.

WMS'nin genel olarak, herkesin aynı sayfada kalması için görev durumunu, raporlama araçlarını ve e-posta bildirimlerini gösteren özellikleri vardır. Bazıları, kaynakları yeniden tahsis etmek ve ekiplerin iş yüklerini fazla dağıtmadan kapasitede çalışmasını sağlamak için kaynak yönetimi araçlarına da sahip olacak.

Bir İş Akışı Yönetim Sistemi Seçme

Bir iş akışı yönetim sisteminin daha verimli bir proje veya organizasyon yürütmenize yardımcı olacağına ikna oldunuz mu? İlk önce kendinize şu soruyu sorun: "Benim için doğru iş akışı yönetim sisteminin hangisi olduğunu nasıl bilebilirim?"

Fiyat ve kuruluşunuzun yeni yazılım yüklemek için ne kadar yatırım yapmaya istekli olduğu gibi, aracın kendisinin ötesinde her zaman kısıtlamalar olacaktır. Bunların dışında aşağıdaki özelliklere sahip bir yazılım aramalısınız.

• Gerçek zamanlı veriler elde etmek ve daha anlayışlı kararlar almak için bulut tabanlı yazılım
• İş akışınızdaki değişikliklerden sizi haberdar edecek bildirimler
• Herkesin istediği gibi çalışmasına izin vermek için Gantt, kanban, görev listeleri vb. gibi çoklu proje görünümleri
• İş akışı verilerini analiz etmek ve iyileştirmeler konusunda daha iyi kararlar almak için izleme ve raporlama araçları
• Kullanıcı dostu arayüz ve hızlı katılım
• Kullandığınız diğer uygulamalarla entegre olur
• Ekipleri bağlı tutmak için işbirlikçi iletişim

İş Akışı Yönetimi En İyi Uygulamaları

Son olarak, projenizin veya kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uygun iş akışı yönetimi yazılımını seçtikten sonra, iş akışınızdan en iyi şekilde yararlanmanız için işte beş ipucu.

1. İlk olarak, bir iş akışı planınız olsun. Ama bundan daha fazlası, yazılı veya daha iyisi görsel bir tane olsun. Önceden hazırlanmak daha iyidir ve bu planın görsel bir temsiline sahip olmak, paylaşmayı ve kavramayı kolaylaştırır.
2. İş akışı sisteminizde yanlış gidebilecek şeyler ve bunlara nasıl yanıt vereceğiniz hakkında düşünmek de iyi bir fikirdir. Risk azaltma her zaman iyi bir uygulamadır çünkü bir şeylerin ters gitmesi kaçınılmazdır. Üretimi yavaşlatacak gecikmelerin veya darboğazların nerelerde olabileceğini ve ortaya çıkmaları durumunda bunları nasıl hızla çözebileceğinizi bulmaya çalışın.
3. Bir proje için iş akışı kullanıyorsanız, aynı iş akışı yönetimini tüm kuruluşa uygulamak yararlı olabilir. Projenizde, alanınızın dışında kalan ve şirketinizin organizasyonunda kötü düşünülmüş bir iş akışının parçası olan sorunlar olabilir.
4. İş akışı yönetimi yazılımı kullandığınızdan ve bu yazılımın projenize veya organizasyon yapınıza uygun araçlara sahip olduğundan emin olun.
5. Ayrıca, her şey yolunda gitse bile, bir tane kurup çalıştırdıktan sonra iş akışına bağlı kalmayın. Ayrıca, bir denetim yapmak için zaman ayırın, süreci gözden geçirin ve onu iyileştirmenin yolları ile geri dönün. İş akışı bir kereye mahsus bir süreç değil, devam eden ve sürekli gelişen bir sistemdir.

ProjectManager Neden En İyi İş Akışı Yönetim Sistemidir?

ProjectManager, iş akışını organize eden, ekipleri birbirine bağlayan ve verimlilik oluşturmanıza ve üretkenliği artırmanıza olanak tanıyan bulut tabanlı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. Ekipler, nerede olurlarsa olsunlar gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir ve e-posta bildirimleri ve uygulama içi uyarılar gibi iş akışı otomasyon araçlarıyla güncel kalabilir.

Birden Çok Proje Görünümünde Çalışma

Birden fazla proje görünümüne sahip olmak, ekiplerin ister uzak ister farklı departmanlarda olsun, istedikleri gibi çalışabilecekleri anlamına gelir. Hem uzmanlar hem de yeni başlayanlar, iş akışını ProjectManager'ın kanban panosu görünümünde görselleştirebilir. Ekipler, birikimlerini kontrol altına alabilir ve bu görevleri yönetebilir. Daha sonra birlikte çalışabilirler ve sprintler planlayabilirler, yöneticiler ise iş akışına şeffaflık katabilir ve işleri yavaşlatmadan önce darboğazları gidermek için kaynakları yeniden tahsis edebilir.

Gösterge Tablolarındaki Sorunları İzleme

İş akışına göz kulak olmak, sorunları nasıl yakalayabileceğiniz ve sorun haline gelmeden önce nasıl çözebileceğinizdir. ProjectManager'ın canlı gösterge panosunu kullanmak, anlık durum raporuna sahip olmak gibidir. Proje verilerini gerçek zamanlı olarak yakalar ve ardından iş yükünü, görevleri ve daha fazlasını gösteren okunması kolay grafikler ve çizelgelerdeki bilgileri otomatik olarak hesaplar. Uzun kurulum gerektiren diğer yazılımların aksine, ProjectManager'ın kontrol paneli siz hazır olduğunuzda hazırdır.

Raporlama Yoluyla Süreçleri İyileştirin

İş akışınızı iyileştirmenin yollarını bulmak için ProjectManager'ın tek tıkla raporlama araçlarını kullanın. Zaman, maliyet ve daha fazlası hakkında ayrıntılı veriler üretirler. Yalnızca analiz etmek istediğiniz bilgilere odaklanmanıza izin vermek için her raporu filtreleyebilirsiniz. Paydaşlarınızı güncel tutmak için raporları da paylaşabilirsiniz.

ProjectManager, iş akışlarını hızlı ve kolay bir şekilde ayarlamak için kaynak yönetimi araçlarına sahip en iyi iş akışı yazılımıdır. Aracımız çoğu uygulamayla entegre olur ve portföy yönetimi özellikleriyle kurumsal iş akışı yönetimine yardımcı olabilir. Organize olun ve ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!