Neden kimse e-postalarınızı okumuyor (ve bunun yerine ne yapıyorlar)

Hiç göz ardı edildiğinizi hissettiniz mi? Yazdığınız her e-postanın son derece alakalı olduğundan emin olmak için tüm çabanıza rağmen; b) kısa; ve c) tanıtımsız, mesajınız hala gözden kaçıyor mu?

Birçok kuruluş, aşırı e-posta yükünün kriz düzeyine ulaştığını düşünüyor. Peki ne oldu? Okur oranlarındaki ani düşüş neden ve çalışanlar bunun yerine ne okuyor?

Bugün dahili iletişimcilerin karşılaştığı en büyük zorluk, mesajınızın diğer tüm dijital dikkat dağıtıcılar arasında öne çıkmasını sağlamaktır. İronik olarak, çalışanların uyumluluk, siber güvenlik eğitimi ve sağlık ve güvenlik gibi ciddi alanlarda hız kazanmasını zorunlu kılan mevzuatla, etkili bir şekilde iletişim kurmak için daha da fazla baskı var.

Modern dünyada daha iyi iletişimde ustalaşmak için ipuçlarıyla birlikte, oyundaki güçler hakkında bazı bilgiler.

1) Kendi cihazını getirmenin bulanıklığı (BYOD)  

İlk bakışta, bir BYOD politikası herkes için bir kazan-kazan gibi görünüyor: İşverenler donanım maliyetlerinden tasarruf ediyor; Çalışanlar kendi seçtikleri ürünü kullanırlar. Pazar araştırmacısı Gartner Inc., 2020 yılına kadar işletmelerin %85'inin bir tür BYOD programına sahip olacağını tahmin ediyor.

Ancak bu hareket, iş ve özel kullanım arasındaki çizgiyi bulanıklaştırıyor mu?

Çalışanların cihazlarını işte evde kullanmaya devam etmeleri, yani sosyal medya sitelerini ziyaret etmeleri, özel metinler göndermeleri, oyun oynamaları ve daha fazlası gibi caziptir. Özel ve profesyonel iletişimin bu yakınlaşması, e-postanızın besin zincirinde daha da aşağılara taşınması anlamına gelir.

Uç:

İletişimlerinizi gönderdiğiniz formatta yaratıcı düşünün. Çalışanlar özel hayatlarında mesajları zengin formatlarda tüketmeye alıştı.

Videolar, açılır uyarılar, bildirimler, ekran koruyucular ve haber bültenleri, dahili iletişim karmasında etkili biçimlerdir.

2) Ekran boyutları daha küçük

E-postayı açma ve e-posta ile etkileşim kurma şeklimiz değişti. Günümüzde, mobil cihazlarda masaüstlerinden daha fazla e-posta okunmaktadır. İstatistikler, e-postaların %56'sının artık küçük bir ekranda açıldığını söylüyor - 12 ay öncesine göre %8'lik bir sıçrama.

Ekran boyutundaki değişikliğin e-posta açma ve okuma oranları üzerinde muazzam bir etkisi var. Kötü biçimlendirilmiş, çok küçük yazı tipine sahip ve mobil cihazlar için optimize edilmemiş e-postalar, alıcılar için anında kapanabilir.

Uç:

İletişimlerinizi mobil hedef kitleyi göz önünde bulundurarak tasarlayın. Muhtemelen hareket halindeyken mesajınızı okuyacaklardır - kelimenin tam anlamıyla (bilgisayar kullanıcılarının %60'ı e-postalarını banyoda kontrol eder!).

Zaman kısa, bu nedenle mesajınızın doğrudan konuya geldiğinden ve herhangi bir harekete geçirici mesajın açıkça işaretlendiğinden emin olun.

3) İletişim istilası

Bu günlerde, çalışanların dikkatini dağıtabilecek ve gerçekte ne kadar bilgi tüketebileceklerini sıkıştırabilecek çok sayıda başka bilgi kaynağı var.

LinkedIn, Twitter ve çok sayıda haber kaynağı iş dünyasında önemli bir rol oynamaktadır, ancak dezavantajı, bu sürekli veri akışının çalışanların dikkatini başka yöne çekmesidir.

Bu tür ortak çalışma sitelerinin yalnızca sayı olarak değil, aynı zamanda popülerlik de kazandığına dair her türlü işaret var. Daha fazla dijital gürültü, gelen kutusuna daha az dikkat edilmesi anlamına gelir.

Uç:

Kendi iletişiminizi son derece alakalı kılmak dışında, bu hareketi durdurmak için yapabileceğiniz pek bir şey yok. Bir yayıncı gibi düşünün: kullanılan sıklık, mesaj ve format konusunda disiplinli olun. Başkalarının mesajlarınızı objektif olarak eleştirmesini sağlayın.

Mesajlarınız ne kadar ilgi çekici ve anlayışlı olursa, okuyucularınız o kadar yüksek olur.

4) Nesil Bölünmesi

1000'den fazla ABD çalışanı üzerinde yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, baby boomer yöneticileri (51 – 69 yaş arası) ve bin yıllık çalışanlar (18 – 30 yaş arası) birbirlerinin iletişim tarzlarıyla çelişiyor.

Genç nesil, sosyal medya araçlarına dalmış, fikirlerini dünyayla paylaşmaktan mutlu ve iki yönlü anlık mesajlaşmayı çok hızlı kullanıyor.

Yine de eski nesil, düşüncelerini koruyor ve kamu işbirliği konusunda daha az rahat. Yukarıdan aşağıya iletişim tarzına daha aşinadırlar ve daha fazlasını planlamaya meyillidirler.

Uç:

Herkese uyan tek beden yaklaşımı işe yaramaz. Her yaşa hitap edecek bir mesajlaşma kanalları karışımı düşünün. Acil olmayan içerik, aylık güncellemeler yoluyla paketlenip dağıtılabilir. Bu, hak ettikleri dikkati çekmek için acil, gerekli iletişimler için nefes alma alanı bırakır.

İşbirliği araçları, özellikle Y kuşağı arasında popülerdir, ancak bu araçların büyük bir zaman kaybı olabileceğini iddia eden eleştirmenlerin farkında olun.

5) Okuyucuya Uygunluk

2.300 Intel çalışanının yaptığı bir anket, alınan mesajların yaklaşık üçte birinin gereksiz görüldüğünü ortaya koydu. Ve bir gün boyunca yok sayılan her altı e-posta için, bunlardan beşi temelli yok sayılıyor.

Personel, karar verme veya yükseltme süreçlerinden emin olmadıkları için farkında olmadan e-posta sistemlerini doyuruyor olabilir ve bu nedenle güvenli tarafta olmak için dağıtımlarına çok fazla iş arkadaşı dahil edin.

Uç:

Çalışanlar için bir 'e-posta görgü kuralları' yönetmeliği geliştirin. Vurgu, gönderen faydası ile alıcı maliyetlerinin dengelenmesi üzerinde olmalıdır.

Öneriler, 'hepsine yanıt verme' dürtüsüne direnmeyi içerebilir (genellikle gereken tek şey asıl göndericiye yanıt vermektir). Özellikle karmaşık bir durumu şahsen açıklamak daha kolaysa, uzun e-posta dizilerini herkese ve muhtelif yerlere iletmeyi kaldırın.

Ve dağıtım listesine kimleri dahil ettiğiniz konusunda disiplinli olun, yani 'cc' alanında işaretlenenlerin gerçekten e-postayı alması gerekiyor mu?

Özetle, bireyler dikkatlerini neyin garanti ettiği konusunda daha seçicidir. Dijital devrim, geleneksel iletişim yöntemlerini alt üst etti ve e-posta bir kayıptır. Bu, iç iletişim için çok ihtiyaç duyulan bir değişikliği ve daha yaratıcı, ilgi çekici ve akılda kalıcı içerik için bir çağrıyı ateşledi.

Sarah Perry, SnapComms'un CEO'su ve ClickZ'e katkıda bulunan bir kişidir.