İş Akışı Otomasyonu Nedir? Hızlı Kılavuz

“Bölgede” olmak son derece değerlidir. Öte yandan, bazı rutin meşgul işleri yapmak için bölgenizden çıkarılmak can sıkıcıdır. İş akışı otomasyonu bu sorunu çözebilir ve sizin ve ekibinizin gerektiği gibi üretken kalmanızı sağlar.

İş akışı otomasyon yazılımı, rutin öğeler arka planda işlenirken ekiplerin büyük şeylerin üstünde kalmasını sağlar. İş akışı otomasyonunun kullanılması, daha verimli iş süreçleri sağlar.

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

İş akışı otomasyonu, eylemleri başlatan tetikleyiciler aracılığıyla iş süreçlerini kolaylaştırır. Görevleri ileriye taşımak veya durumlarını, önceliklerini, etiketlerini vb. değiştirmek için yazılım uygulamalarında perde arkasında çalışır.

Otomasyonu birçok farklı uygulamaya uygulayabilirsiniz. Proje yönetiminde, belirli parametreler karşılandığında tetiklenen tetikleyiciler uygulayarak görevleri otomatikleştirebilirsiniz. Bir iş akışı, bir iş sürecini tamamlamak için yapılan, genellikle tekrarlanabilir bir dizi adımdır.

İş akışı otomasyonunu kullanmak için proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız vardır. ProjectManager, hibrit ekipleri birbirine bağlamak için tasarlanmış bulut tabanlı bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Birden çok proje görünümüne sahiptir ve her birinde özellikleri otomatikleştirebilirsiniz. İstediğiniz kadar tetikleyici ekleyebilirsiniz. Süreci kontrol etmek ve yalnızca yetkili kişilerin bir görevin durumunu değiştirebilmesini sağlamak için görev onayı bile vardır. İş akışı otomasyonunu bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Neden İş Akışı Otomasyonu?

İş akışı otomasyonunu kullanmanın birçok faydası vardır. Bunun ana nedeni, iş süreçlerinizi düzene sokarak zamandan tasarruf sağlamasıdır. Yazılım gerekli ancak sıkıcı küçük görevleri otomatikleştirirken ekiplerinizin çalışmalarının daha yaratıcı yönlerine odaklanmasını sağlar.

İş akışı otomasyonu yalnızca daha hızlı çalışmanıza yardımcı olmakla kalmaz, yaptığınız hataları da azaltır. İş otomatik hale getirildiğinde, insan hatası olasılığını ortadan kaldırır. Kabul edelim; Çoğu zaman, geri dönüp bir yazım hatası veya başka bir küçük sorundan kaynaklanan bir hatayı düzeltmemiz gerekir. İş akışı otomasyonu, bu hataları denklemden çıkarır.

Daha az aksilikle zamandan tasarruf ediyorsanız, bu, iş akışı otomasyonunun bir başka avantajı olan işinizi daha kolay ölçeklendirebileceğiniz anlamına gelir. İş akışı otomasyonuna sahip olmak, özellikle büyük işletmelerle rekabet ederken küçük işletmeleri daha rekabetçi hale getirebilir. İş akışı otomasyonu, işletmelerin daha hızlı çalışmasına, potansiyel müşterileri daha hızlı kapatmasına ve müşterilerine daha iyi hizmet verebilmeleri için yoğun işlere harcanan zamanı serbest bırakmasına yardımcı olur.

Politika uyumluluğuna bağlı kalmanız gerekiyorsa da yararlıdır. Onay döngülerinin kısaldığını ve yöneticilerin görünürlüğü ve kontrolü iyileştirdiğini göreceksiniz. Ayrıca, onları işe aldığınız yeteneklere konsantre olabildiklerinden, takımın moralini artırdığını da göreceksiniz. İş yükünü yönetme, süreç iyileştirme: iş akışı otomasyonunu kullanma nedenleri uzayıp gidebilir.

İş Akışı Otomasyon Yazılımı Nedir?

İş akışı otomasyon yazılımının amacı, iş operasyonlarının yönetilmesini kolaylaştırmaktır. Bu, yukarıda belirttiğimiz gibi, daha fazla verimlilik, üretkenlik sağlar ve müşteri deneyimini geliştirir. Örneğin, ProjectManager'ın Gantt şeması ve diğer proje görünümleri, işleri daha kısa sürede daha iyi yönetmenize yardımcı olan yerleşik otomasyon özelliklerine sahiptir.

İş akışı otomasyon yazılımı, verilerin sistemler arasında nasıl aktarıldığı da dahil olmak üzere formları ve süreçleri standartlaştırıp otomatikleştirerek çalışır. Başka bir deyişle, sistemler arasında yapılandırılmış bir veri hareketidir. Ancak bilmeniz gereken tek şey, "eğer buysa, o zaman bu" diyerek işe yaradığıdır.

Çeşitli sektörlerdeki profesyoneller, pazarlama gibi iş akışı otomasyon yazılımlarını kullanabilir. Orada potansiyel müşteri toplamayı, ücretli kampanyaları yönetmeyi, metrikleri rapor etmeyi ve daha fazlasını düzenleyebilir. Sosyal medya yöneticileri, içeriği platformlar arasında paylaşmak için kullanabilir. Satışlar, potansiyel müşterileri takip edebilir, demoları planlayabilir ve satış hattını takip edebilir. Ayrıca muhasebe işletmelerine, e-ticarete ve tabii ki proje yönetimine de hizmet edebilir.

ProjectManager, iş ve proje yönetimi yazılımına gömülü böyle bir iş akışı otomasyon yazılımıdır. Bu, projenizi planlamak, izlemek ve raporlamak için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip olduğu anlamına gelir, ancak bu iş süreçlerinin çoğunu otomatikleştirebilirsiniz.

Bir İş Akışı Süreci Nasıl Otomatikleştirilir

Bir iş akışı sürecini otomatikleştirirken, bir görevin iş akışınızda ilerlerken izleyeceği yol için kurallar belirlemeniz gerekir. Çoğu zaman, bir görevi ilerletme ve statüsünü değiştirme yetkisine sahip olanları da belirleyebilirsiniz.

1. Yapmanız gereken ilk şey, yazılımın ne yapması gerektiğini bilmesi için kuralları ayarlamaktır. Varsayılan, genellikle görev üzerinde çalışan herkesin durumunu değiştirme yetkisine sahip olmasıdır. Temel durum, yapılacaklar, yapılacaklar ve yapılacaklar arasında akar. Ancak, durumlar düzenlenebilir veya iş akışına yenilerini ekleyebilirsiniz.
2. Şimdi, her durum için kurallar oluşturmak istiyorsunuz. Çoğu durumda, her durum için birden çok kural ekleyebilirsiniz. Sürece uygun izinleri seçin. Yani, belki ekipteki herhangi biri bir görevi yapılacaklar durumundan yapılıyor durumuna taşıyabilir, ancak siz yalnızca bir yöneticinin tamamlandı durumundaki değişikliği onaylamasını istersiniz. Çoğu iş akışı otomasyonu, durumu kimlerin değiştirebileceğini kısıtlamanıza izin verir.
3. Bu onay ayarı, sürecin herhangi bir aşaması için ayarlanabilir. Bu nedenle, iş akışı otomasyonunuzu kurduğunuzda kimin durumu değiştirip kimin değiştiremeyeceğine karar verebilirsiniz. Bu, kalite kontrolüne izin verir ve yöneticilere, işin proje planında belirlenen standartlara göre yapıldığına dair bir güvenlik duygusu verir.
4. Tüm tetikleyicilerinizi, eylemlerinizi ve onaylarınızı ayarladıktan sonra iş akışını kaydetmeniz gerekir. Birçok iş akışı otomasyon yazılımı aracıyla, özel bir iş akışını bir projeden diğerine de kopyalayabilirsiniz.

Görev onaylarına sahip çoğu iş akışı otomasyonu, süreci devam ettirmek için durumu değiştirmeye yetkili kişiyi otomatik olarak bilgilendiren tetikleyicilere de sahip olacaktır. Kısıtlı kullanıcı çoğu zaman darboğazlardan kaçınmak için onay talep edebilecektir.

ProjectManager'da Otomatik İş Akışı Örneği

ProjectManager, basit "eğer, o zaman" mantığını izleyen otomatik iş akışlarına sahiptir. Bir iş akışı içinde eylemleri ayarlamak için ihtiyaç duyduğunuz kadar tetikleyici kullanabilirsiniz.

Durum, öncelik, ilerleme, etiket kaldırma veya ekleme, onay, atanan ekleme veya çıkarma, planlanan saatler, fiili saatler, kalan saatler, fiili maliyet, planlanan maliyet, planlanan süre ve fiili süre için tetikleyicilerimiz var.

Bu tetikleyiciler şu eylemleri oluşturabilir: durumu ayarla, kullanıcıyı ata, önceliği ayarla, ilerlemeyi ayarla, etiket ekle ve etiketleri kaldır. Bu eylemler, kullanıcı, görevin durumunu değiştirme yetkisine sahip olmadığı sürece, bir tetikleyiciyi başlattığında otomatik olarak gerçekleşir. Bu durumda, yetkilendirilen kişiye otomatik olarak bilgi verilir veya kullanıcı onay talep edebilir.

Bu iş akışı özelleştirilmemiş olsa bile, herhangi bir iş akışına otomasyon kuralları ekleyebilirsiniz. Kurallar, ihtiyacınıza bağlı olarak çok basit ila çok karmaşık olabilir. Aşağıda, yazılımımızda iş akışı otomasyonunun nasıl göründüğüne bir örnek verilmiştir.

ProjectManager Size İş Akışı Otomasyonu ve Çok Daha Fazlasını Sağlar

ProjectManager, birden çok proje görünümüne sahip olan ve hibrit ekiplerin ne zaman, nerede ve nasıl isterlerse çalışmasına izin vermek için özünde işbirliğine dayalı bulut tabanlı bir çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. Otomasyon sadece pastanın üzerindeki kremadır.

Etkileşimli Gantt Grafiklerini Planlayın

İş akışı otomasyonu, özel iş akışları ve görev onayları, süreçlerinizi kolaylaştırmaya yardımcı olur, ancak önce bir proje planınız olmalıdır. Yöneticiler, gecikmeleri önlemek için bağımlılıkları bağlamayı kolaylaştıran çevrimiçi Gantt çizelgeleriyle plan yapabilir, ilerlemeyi izlemek için kilometre taşları belirleyebilir ve ekip ve paydaşlarla paylaşabilir. Kritik yol için filtre uygulayabilir ve ardından planladığınız eforu gerçek eforunuza karşı gerçek zamanlı olarak izlemek için temelinizi ayarlayabilirsiniz.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tabloları ile İlerleme ve Performans Görünümü

Ekibiniz atamalarını alır ve hepsi birlikte güncellenen görev listeleri, kanban panoları ve takvim görünümleri gibi birden çok proje görünümü üzerinde işbirliği yapabilir, böylece tek bir doğruluk kaynağı olur. Ancak, özellikle ofiste çalışmıyorlarsa, etkinliklerini nasıl izlersiniz? Gerçek zamanlı gösterge tablomuz, canlı verileri otomatik olarak toplar ve altı proje ölçümünü izleyen renkli grafiklere dönüştürür. Hepsinden iyisi, kurulum gerekmez.

Tek Tıkla Raporlarla Verileri Daha Derine Alın

Projenizin üst düzey bir görünümünden daha fazlasına ihtiyacınız olduğunda, size zaman, maliyet, iş yükü ve çok daha fazlası hakkında veri sağlamak için raporlarımız tek tuşla oluşturulabilir. Tüm raporlar size sadece görmek istediklerinizi gösterecek şekilde filtrelenebilir. Ardından, bir PDF eki olarak paylaşılabilir veya paydaşlarınız bu şekilde güncel tutmayı tercih ediyorsa yazdırılabilir.

Yalnızca iş akışı otomasyonumuz değil, aynı zamanda biri üzerinde çalıştığınız bir görevi yorumladığında veya güncellediğinde sizi güncel tutmak için otomatik e-posta bildirimleri ve uygulama içi uyarılar da vardır. Yöneticiler, güvenli zaman çizelgeleriyle bu görevlerdeki ilerlemeyi izleyebilir ve herkesin kapasitede çalışmasını sağlayan kaynak yönetimi araçlarıyla ekiplerinin görevlerinin dengelendiğinden emin olabilir. Proje yönetiminde tüm temelleri kapsıyoruz.

ProjectManager, hibrit ekipler için ödüllü çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. İş akışı otomasyonu, çoklu proje görünümleri ve ortak çalışma platformu ile ekipler daha verimli çalışabilir ve yöneticiler projedeki kaliteyi kontrol edecek araçlara sahip olabilir. Başarıya ulaşmak için aracımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle gibi çeşitli organizasyonlardaki ekiplere katılın. Bugün ücretsiz başlayın.