12 款超酷、省时的应用程序和工具

经营企业的令人惊讶的部分是花费了多少时间在不是您的关键任务核心的任务上。 无论您是跟踪费用还是搜索电话号码，如果您愿意，行政工作可能会占用您工作日的大部分时间。 使用省时的工具和应用程序避免无关的任务。 这里有一些我们的最爱：

合作

1. 项目管理：大本营
费用：每月 20 美元起； 提供 60 天免费试用

如果您觉得自己已经在数小时内重新排列待办事项列表，但仍未接近实现目标，那么您的项目管理软件可能是隐藏的罪魁祸首。 超过 285,000 家公司使用 Basecamp 完成数十万个项目是有原因的：它具有流畅的界面、具有拖放功能的用户友好的待办事项列表，以及将多个用户添加到项目以进行共享的能力文件，讨论细节，甚至分配任务。 项目经理可以选择谁可以访问系统内任何给定项目的信息，人们甚至可以通过电子邮件进行回复。 所有内容都存储在项目下以供将来参考。 Basecamp 是一个基于网络的工具，但也有适用于 Android 和 iPhone 的应用程序。

2. 文件共享： Dropbox
费用：免费最多 2GB

如果您没有时间不断地将文档一遍又一遍地通过电子邮件发送给需要它们的人，那么 Dropbox 就是您的梦想。 只需创建一个共享文件夹，让您的用户接受邀请，然后瞧——您将拥有一个与您的所有计算机和设备同步的文件夹——以及您的任何同事或团队成员的计算机和设备。 （谁需要拇指驱动器）？

3. 协同编辑：草稿
费用：免费（或每月 3.99 美元订阅）

如果您希望某人在点击发送之前对即将发布的博客文章或电子邮件发表评论，Draft 提供了一个漂亮的界面，您可以在其中并排查看帖子的两个版本（明确突出显示的添加和删除）。 幸运的是，您的协作者不会覆盖您的原始文本，因此您可以忽略您认为无用的评论并合并您喜欢的评论。 Draft 还节省了大量时间来尝试阅读 Microsoft Word 中一个很小的评论框中冗长的反馈。

4. 群聊： Atlassian HipChat
费用：最多两个用户免费，更多 $2/月

想要与您的整个团队进行沟通，即使他们在远程工作？ HipChat 为您提供聊天室、视频和文件共享功能，以及一对一聊天的机会。 为什么省时？ 因为它消除了接电话、发短信或使用诸如 Facebook 聊天之类的耗时替代方案的需要，在这些替代方案中，有很多令人分心的地方。

钱

5.发票：Freshbooks
费用：一位客户的免费计划，其他计划的价格从每月 19.95 美元到 39.95 美元不等

尝试通过电子表格创建和跟踪您自己的发票可能很困难，因此请使用发票软件通过 Freshbooks 的云会计为您完成繁琐的工作，从而节省时间。 除了允许您发送和跟踪发票付款之外，Freshbooks 还有一些额外的好处：导入和导出数据的能力、可以设置为自动通知客户的延迟通知、业务报告、跟踪时间和费用的能力，等等

6.费用跟踪：鞋盒
费用：免费计划，或每月 9.95 美元至 99.95 美元的付费计划（提供免费试用和免费 DIY 计划）

Shoeboxed 将您的一堆收据变成可用的数字数据。 只需用您的手机（或电子邮件收据）拍一张照片，Shoeboxed 就会为您将它们数字化、组织和分类。 它适用于 Quickbooks 和其他会计应用程序。 免费计划包括每月五张收据和无限的文件存储； 9.95 美元可让您通过预付信封提交多达 1000 份文件，还包括税务建议。

7.里程跟踪： MileIQ
费用：每月最多 40 次免费旅行或无限计划每月 5.99 美元）

如果您知道在报税季到来时忘记申报所有里程扣除额，并且您想避免向山姆大叔发放额外现金，MileIQ 将助您一臂之力。 这个 iPhone 应用程序允许您通过单次滑动来驾驶并将每次旅行分类为商务或个人。 您甚至可以一次对多个行程进行分类。 里程记录可以很容易地为费用报告或税收进行编辑。

8.信用卡处理： Square
成本：2.75%/刷卡

随时随地提供服务？ 与其复制信用卡号码以备后用，不如使用 Square。 使用连接到平板电脑或智能手机的免费扫描仪，您将能够通过 Square 应用程序接收一小部分付款。

后勤

9.联系人管理：高层
费用：免费，付费计划从 24 美元到 99 美元/月

有些人在记住名字和面孔方面比其他人更有天赋，但任何人都可能忘记细节。 跟踪您的客户和潜在客户、他们的联系信息和所有相关详细信息：您是如何认识的、谁推荐了您、他们的公司名称、他们的社交媒体资料、网站以及您希望能够提取的任何其他字段需要的时候。 每个联系人都有自己的页面，您和您的团队可以添加注释和详细信息，甚至可以将任务（例如发送感谢信）分配给特定的人。 它对于跟踪交易、建议和潜在客户也很有用……无需翻阅电子邮件和各种社交媒体网络中的消息。

10. 差旅管理： Mynd
费用：免费

Mynd 是一个有趣的应用程序，它可以同步你所有的日历，但它还有另一个非常有用的功能：如果你是那些长期迟到的人之一，因为你总是低估开车去某个地方的时间，这个iPhone 应用程序会查看天气和旅行状况，并让您知道什么时候出发（只要您的目的地地址写在您的日历上）。 然后，Mynd 将在您的手机上启动您最喜欢的导航应用程序，以便您到达那里。 准时开始的会议准时结束，Mynd 帮助您到达那里，这样您就不会阻碍其他人。

11. 合约： OurDeal
费用：免费到 $29.99+

如果您一直通过电子邮件向人们发送合同，然后等待他们签署并邮寄或传真回来，OurDeal 可以加快流程。 它允许您以电子方式创建安全和机密的书面协议，如果您没有自己的合同要上传，甚至可以选择模板。

12.文件备份：任何外置硬盘
费用：不定

除了将文件存储在 Dropbox 或云中之外，您还需要一个外部硬盘来备份您的数据，以防您的计算机硬盘出现故障——因为这只是时间问题。 任何外置硬盘都可以。 一些流行的选择包括 Western Digital My Passport 和 Seagate Backup Plus。 确保每周至少备份一次数据，如果发生灾难，您将能够更快地恢复。

您最喜欢的省时应用程序和工具是什么？ 在评论中告诉我们有关它们的信息。

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