小型企业会计 101：如何设置和管理您的账簿

如果您刚刚推出或即将推出您的在线商店，恭喜！ 达到今天的成就需要非凡的热情和毅力。

但是，如您所知，小企业主经常有大量令人满意的里程碑，以及不断扩大的待办事项清单。 随着您的推出，您需要掌握与拥有一家商店相关的会计任务。

这份会计步骤列表将使您有信心知道您已经涵盖了您的基础并准备好继续您的小型企业财务待办事项清单上的下一个项目。

小型企业的会计基础

• 开设银行账户
• 跟踪您的开支
• 开发记账系统
• 建立工资系统
• 调查进口税
• 确定您将如何获得报酬
• 建立销售税程序
• 确定您的纳税义务
• 计算毛利率
• 申请资助
• 寻找优质会计合作伙伴
• 定期重新评估您的方法

1.开立银行账户

在您合法注册您的业务后，您需要在某个地方存放您的业务收入。 拥有一个单独的银行账户可以使记录保持清晰，并在报税时让生活更轻松。

它还可以在不幸的破产、诉讼或审计情况下保护您的个人资产。 如果你想从债权人或投资者那里获得资金，强大的商业财务记录可以增加获得批准的可能性。

请注意，有限责任公司（请参阅我们针对加利福尼亚有限责任公司、德克萨斯有限责任公司和佛罗里达有限责任公司的州特定指南） 、合伙企业和公司在法律上必须有一个单独的银行账户来开展业务。 独资经营者在法律上不需要单独的帐户，但绝对推荐。

首先开设一个商业支票账户，然后是任何可以帮助您组织资金和计划税收的储蓄账户。 例如，建立一个储蓄账户并将每笔付款的一定百分比作为您的个体经营者预扣税款。 一个好的经验法则是将收入的 25% 放在一边，尽管对高收入者更保守的估计可能更接近三分之一。

接下来，您需要考虑使用商业信用卡来开始建立信用。 信贷对于确保未来的资金来源很重要。 公司和有限责任公司必须使用单独的信用卡以避免混合个人和商业资产。

在与银行讨论开设账户之前，请先做好功课。 货比三家寻找商业账户并比较费用结构。 大多数商业支票账户的费用高于个人银行业务，因此请密切注意您的欠款。

要开设企业银行账户，您需要一个企业名称，并且您可能必须在您所在的州或省注册。 与个别银行核实赴约时需要携带哪些文件。

2. 追踪你的开支

可靠的业务簿记的基础是有效和准确的费用跟踪。 这是一个关键步骤，可让您监控业务增长、建立财务报表、跟踪可扣除费用、准备纳税申报表以及使您的文件合法化。

从一开始，建立一个用于组织收据和其他重要记录的会计系统。 这个过程可以是简单而老派的（带上 Filofax），或者你可以使用像 Shoeboxed 这样的服务。 对于美国店主来说，美国国税局不要求您保留低于 75 美元的费用收据，但这仍然是一个好习惯。

有五种收据需要特别注意：

1. 餐饮和娱乐。 在咖啡馆或餐厅举行商务会议是一个不错的选择，请务必做好记录。 在收据的背面，记录参加者以及用餐或外出的目的。
2. 外地商务旅行。 IRS 和 CRA 对声称个人活动作为商业费用的人持谨慎态度。 值得庆幸的是，您的收据还提供了您外出时的商业活动的书面记录。
3. 车辆相关费用。 记录您将车辆用于业务的地点、时间和原因，然后将使用百分比应用于与车辆相关的费用。
4. 礼物收据。 对于音乐会门票等礼物，送礼者是否与收件人一起参加活动很重要。 如果他们这样做，那么费用将被归类为娱乐而不是礼物。 请注意收据上的这些详细信息。
5. 家庭办公室收据。 与车辆费用类似，您需要计算房屋用于业务的百分比，然后将该百分比应用于与房屋相关的费用。

在家创业是保持低开销的好方法，而且您将有资格获得一些独特的税收减免。 您可以扣除您家中用于业务的部分，以及您的家庭互联网、手机、往返工作场所和出差的交通工具。

任何部分用于个人用途和部分用于业务的费用都必须反映这种混合用途。 例如，如果您有一部手机，您可以扣除您使用该设备进行业务的百分比。 汽油里程费用可 100% 扣除，只需确保保留所有记录并记录您的商务里程（您要去的地方和旅行的目的）。

3. 开发记账系统

在我们开始建立簿记系统之前，准确了解簿记是什么以及它与会计有何不同会很有帮助。 簿记是记录业务交易、对其进行分类和核对银行对帐单的日常会计流程。

会计是一个高级流程，它着眼于业务进展并通过构建财务报表来理解簿记员编制的数据。 作为一名新企业家，您需要确定如何管理您的书籍：

1. 您可以选择走 DIY 路线并使用 QuickBooks 或 Wave 等软件。 或者，您可以使用简单的 Excel 电子表格。
2. 您可以选择使用本地或基于云的外包或兼职簿记员。
3. 当您的业务足够大时，您可以聘请内部簿记员和/或会计师。

有这么多选择，您一定会找到适合您业务需求的簿记解决方案。

加拿大和美国的企业主需要确定他们是使用现金还是应计会计方法。 让我们来看看两者之间的区别。

• 现金方式。 收入和费用在实际收到或支付时确认。
• 应计方法。 收入和费用在交易发生时确认（即使现金尚未进出银行），并且需要跟踪应收账款和应付账款。

从技术上讲，加拿大人必须使用权责发生制。 为简化起见，您可以全年使用现金法，然后在年底进行一个调整分录，以核算未偿还的应收账款和应付账款以用于税收目的。

如果收入低于 500 万美元，美国企业主可以使用现金会计，否则他们必须使用权责发生制。

4. 建立工资系统

许多在线商店一开始都是单人秀。 当您已经到了可以聘请外部帮助的地步时，您需要确定该人是雇员还是独立承包商。

对于员工，您必须设置工资表并确保预扣正确的税款。 有很多服务可以帮助解决这个问题，许多会计软件选项都提供工资单作为一项功能。

对于独立承包商，请务必跟踪您支付给每个人的费用。 美国企业主可能需要在年底为每个承包商提交 1099（您还需要为此保留他们的姓名和地址）。

5. 调查进口税

根据您的业务模式，您可能计划从其他国家购买和进口商品以在您的商店中销售。 进口产品时，您可能需要缴纳税款和关税，如果您经营直销业务，这一点值得注意。 这些是贵国对进货征收的费用。 了解将货物进口到美国和加拿大以及相关税费，以便您从一开始就了解规则。

此外，如果您要进口商品，关税计算器可以帮助您估算自己企业的费用并制定成本计划。

6. 确定你将如何获得报酬

当销售开始滚动时，您将需要一种接受付款的方式。 如果您是 Shopify 的北美店主，您可以使用 Shopify Payments 接受借记卡或信用卡订单。 这为您省去了设置商家帐户或第三方支付网关的麻烦。

如果您想在不使用 Shopify Payments 的情况下接受信用卡付款，则需要一个商家帐户，或者您可以使用第三方支付处理器，例如 PayPal、Stripe 或 Square。 商家帐户是一种银行帐户，可让您的企业接受客户的信用卡付款。

如果您使用第三方支付处理器，费用会有所不同。 一些处理器收取交换加费率，通常每笔交易大约 2.9% + 0.30 美元。 其他人对每笔交易收取固定费用，而有些人则采用每月会员模式进行无限制交易。 您可以查阅此列表以帮助您找到适合您所在位置的支付网关。

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商业计划通常用于获得资金，但许多企业主发现编写计划很有价值，即使他们从未与投资者合作过。 这就是为什么我们整理了一个免费的商业计划模板来帮助您入门。

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7. 建立销售税程序

电子商务世界比以往任何时候都更容易向您所在州甚至国家以外的客户销售产品。 虽然这对于有增长目标的品牌来说是一个很好的机会，但它引入了令人困惑的销售税法规。

当顾客走进实体零售店时，无论他们是住在那个城市还是来自世界各地，他们都要支付他们购买的任何州或省的销售税。 但是，当您在线销售时，客户可能位于不同的城市、州、省甚至国家。

加拿大店主只有在 12 个月内的收入达到 30,000 美元或以上时才需要开始征收 GST/HST。 您可以分期提交您收取的 GST/HST。 如果您愿意，即使您没有获得这么多收入，您也可以收取 GST/HST，并将其用于进项税抵免。

向国际客户销售可能比国内销售更容易。 加拿大店主无需向加拿大境外的客户收取 GST/HST。

对于美国店主来说，销售税变得有点棘手。 您需要确定您是在基于原产地的州还是基于目的地的州经营您的业务。 在前者中，您必须根据您经营业务的州收取销售税。 后者要求根据购买者的位置征收销售税。

美国企业的国际采购免税。 这一切都会变得有点复杂，因此请咨询您的会计师，以获取有关您所在州的国际销售税法规的详细信息。

8. 确定您的纳税义务

税收义务因企业的法律结构而异。 如果您是个体经营者（独资企业、有限责任公司、合伙企业），您将在个人纳税申报表中申报营业收入。 另一方面，公司是独立的税务实体，独立于所有者征税。 您从公司获得的收入作为雇员征税。

自雇人士需要从他们的收入中预扣税款并将其汇给政府，以代替雇主通常会进行的预扣税。 对于美国店主，如果您今年欠税超过 1,000 美元，您将需要支付估计的季度税。 加拿大人更容易一些。 如果您的净欠税额超过 3,000 美元，您将需要分期缴纳所得税。

9.计算毛利率

提高商店的毛利率是获得更多整体收入的第一步。 为了计算毛利率，您需要知道生产产品所产生的成本。 为了更好地理解这一点，让我们快速定义销售成本 (COGS) 和毛利率。

• 销货成本。 这些是生产公司销售的产品所产生的直接成本。 这包括材料和直接人工成本。
• 毛利率。 这个数字代表企业为生产产品或服务而产生所有直接成本后保留的总销售收入。

以下是计算毛利率的方法：

您还可以使用我们的免费利润率计算器来插入您的数字以进行快速计算。

您销售产品的价格与最终业务实际带回家的价格之间的差异真正决定了您保持开门的能力。

10. 申请资助

在许多情况下，不断增长的电子商务业务可能需要通过信贷额度、投资者、小企业贷款甚至业务合作伙伴来获得外部业务融资。

例如，由于无法控制的外部环境，您可能会出现意外的销售下滑，或者您可能需要在季节性业务的低迷时期进行财务提振。 具有远大增长目标的品牌通常需要获得资金，以便在新产品开发、库存、零售店、招聘等方面进行投资。

请记住，要获得小企业贷款，您可能必须提供财务报表——至少是资产负债表和损益表，也可能是现金流量表。

但在你签署债务之前，确保数字有意义是很重要的。 换句话说，计算贷款的投资回报率是个好主意。 将您需要贷款支付的所有费用、您将从贷款中获得的预期新收入以及总利息成本加起来。 您可以使用我们的商业贷款计算器找出总成本。

11.寻找优质的会计合作伙伴

作为企业主，您需要了解公认会计原则 (GAAP)。 这不是规则，但它可以帮助您衡量和了解公司的财务状况。

如果您需要一点额外的财务规划帮助或指导，许多小型企业会计师和财务专业人士可以帮助您更好地控制您的资金。 有几个人可能需要考虑入伍：

• 会计。 小型企业会计师可以在许多不同方面提供建议，包括您的业务结构、创建财务报表、获得必要的许可证和许可证，甚至编写商业计划。 您可以使用我们的免费商业计划模板编写您的计划。

• 注册会计师（CPA）。 在审计的情况下，注册会计师是唯一可以合法编制经审计的财务报表的个人。

• 会计。 簿记员管理日常记录，定期核对账目，对费用进行分类，并管理应收账款/应付账款。

• 报税员。 您的报税员会填写必要的表格，并可能在报税季代表您提交。 有些人还会设置您的预估税款。

• 税务规划师。 这些专业人士会在您报税前帮助您优化税款，帮助您了解降低税负的方法。

12. 定期重新评估你的方法

刚开始时，您可能会选择使用简单的电子表格来管理您的书籍，但随着您的成长，您将需要考虑更高级的方法，例如 QuickBooks 或 Bench。 随着您的不断成长，请不断重新评估您在书籍上花费的时间以及这些时间对您的业务造成的损失。

正确的簿记解决方案意味着您可以在业务上投入更多时间，而不再需要簿记，并可能节省业务资金。 双赢！

最佳小企业会计软件

每个企业主都需要好的会计软件来消除手动数据输入并节省时间。 会计软件是您用来快速轻松地访问财务信息的工具。 它可以让您检查银行余额、了解收入和成本、预测盈利能力、预测税收负债等。

将您的商业银行账户和信用卡连接到软件后，交易就会出现在队列中并被分组。 您可以在您的会计科目表中找到所有这些信息。 一旦您批准了这些类别，交易就会自动在您的财务报表中结算。

在您的帐户软件中寻找的一些功能包括：

• 平台集成。 您希望您的会计软件能够轻松地与您的电子商务平台以及合同管理等第三方工具集成。

• 广泛的报告。 大多数会计软件都提供基本报告。 您将需要一个提供高级报告（例如库存和费用）的工具，以便您可以快速监控财务状况。

• 销售税配置。 知道您需要支付多少销售税以及收取多少是令人困惑的。 寻找一种会计软件，可以轻松计算销售税。

• 优秀的支持。 检查评论和支持评级以了解软件公司的客户支持情况。 以 24/7 全天候支持和自助服务中心为目标。

小型企业有许多用户友好的会计软件选项，从免费模型到付费模型。 您还可以浏览 Shopify 应用商店以获取与您的电子商务商店无缝集成的会计软件。

查看以下可用于管理书籍的会计软件。

施乐

Xero 是一个基于云的会计系统，专为小型和成长型企业设计。 您可以与值得信赖的顾问联系，了解您的财务状况。 它可以从任何设备访问。 此外，借助 Xero 的高级会计功能，您可以随时随地查看现金流、交易和其他财务信息。

好处：

• 库存和库存管理
• 实惠的价格
• 连接各大银行
• 易于查看和可定制的报告
• 联系人数据库和细分
• 工资单
• 移动应用
• 银行对账

在线快书

QuickBooks Online 是由 Intuit 运行的小型企业会计软件。 您可以使用它来捕捉和存储费用收据、跟踪您的收入和支出等。

QuickBooks 显示您的所有成本，例如库存和维护成本，以及您的企业在一段时间内进行的每笔销售。 它还使用永久库存跟踪提供库存自动化，因此每次销售时都会更新您的销售和库存成本。 您还可以将 QuickBooks 与 Shopify 集成以保持井井有条并保持最新状态。

好处：

• 移动应用
• 基于云的
• 里程跟踪
• 承包商管理
• 库存跟踪
• 将业务和个人开支分开

海浪

Wave 是为小型企业构建的基于网络的会计解决方案。 借助其银行对账功能，您可以链接您的银行账户、PayPal 账户和其他数据源以查看实时业务交易。 您还可以生成报告，例如应收帐款、资产负债表、销售税报告和应付帐款。

好处：

• 经济实惠
• 有竞争力的信用卡处理费
• 免费会计和收据扫描
• 没有交易或计费限制
• 无限数量的用户
• 移动应用

新鲜书

FreshBooks 是一款面向小型企业的基于云的会计和发票管理软件。 它提供费用管理、核心会计以及处理基本簿记所需的一切。

好处：

• 使用方便
• 与 Shopify 集成
• 简单定价
• 可定制的发票
• 详细的自助服务支持

了解您的数字以发展您的业务

创业可能是一个艰巨的过程，但如果您遵循此列表，您将从一开始就拥有新商店的财务状况。 从开设正确类型的银行账户到确定您将为每种产品带来多少收入，这些任务都将有助于您的业务在现在和随着业务的发展取得成功。