8 份基本项目报告

报告——这是项目经理的工作。 无论您是该领域的熟练工还是学徒，您都已通过手工或使用报告工具制作了项目报告。 但是，您可能不知道有几种不同类型的报告，也不知道如何专门针对特定受众处理这些报告。

什么是项目报告？

项目报告只是提供项目总体状态或项目进度或绩效的特定方面的详细信息的文件。 无论报告的类型如何，它都是由基于经济、技术、财务、管理或生产方面的项目数据组成的。

项目报告的好处

这些是与利益相关者沟通的重要工具，可以让他们了解项目及其进展情况。 但它们对项目经理也有帮助，并在分配资源和其他管理项目的方式时协助他们取得成功。 大多数项目报告会将实际工作量与计划工作量进行比较，以使项目保持在财务轨道上并与其时间表保持一致。

项目报告不仅可以帮助管理人员和利益相关者监控进度，还可以预测威胁，并在此过程中努力制定应对措施来避免这些威胁。 它们有助于控制成本并保持预算，监控团队绩效并提高对项目的可见性，以便在管理它们时获得更多洞察力。

由于它们的详细程度，创建项目报告需要时间。 项目管理软件，如 ProjectManager，可以加快您的报告流程。 只需单击几下即可创建状态报告、资源报告、差异报告等。 或者，只需查看我们的实时仪表板，即可获取当前项目状态的快照。 立即免费开始使用 ProjectManager。

常见的项目报告类型

以下是八种更常见的项目报告类型的概述，但对于项目的成功运行至关重要。

1. 状态报告

“我能在一小时内得到那个状态报告吗？” 这是项目经理经常听到的问题。 可能来自项目发起人、项目办公室经理或同事。 这是最常见的项目报告类型，也是您可能发现自己工作最频繁的一种。

您可以每周或每月生成状态报告——最近在一个项目中，我最终在实施阶段生成了每日状态报告。 频率取决于您在项目中的位置以及要说的内容。 如果您的任务都花费了一周以上，那么每天报告没有什么意义，因为您不会每天报告任何进度。

由于您将花费大量时间生成状态报告，因此值得考虑加快编写它们的方法。 更好的是，尽可能多地自动化项目报告。

创建标准状态报告模板或使用项目管理软件附带的模板，并使用计划工具中的数据填充项目进度。 即使您必须在之后修改它，为您完成一些字段仍然会为您节省大量时间。

只需点击几下即可制作状态报告

要了解有关项目报告工具的更多信息，以及它们如何使您和您的日常工作量受益，请观看下面的短片。 它向您展示了如何使用 ProjectManager.com 只需单击几下即可制作状态报告。 借助易于使用的报告软件，您可以自信地跟踪项目，提供更有效的演示文稿并提供更好的结果。

2. 进度报告

在执行项目的过程中，您将生成的最重要的项目报告之一是进度报告。 它是一份报告，更新有关您的项目的信息，特别是如果它符合计划和预算设定的基线。 这是另一种告知利益相关者当时项目在哪里的方式。

在制作进度报告时，您希望具体。 记下数据，然后写一个简短的介绍，包括项目名称、联系方式、项目状态摘要以及项目进度、成本和预期完成的一般信息。

可以使用项目管理软件生成进度报告，但也有一些有用的模板。 ProjectManager 有一个免费的 Word 进度报告模板，其中包含制作完整进度报告所需的一切，包括查看项目状态、进度、成本和风险的摘要部分。 您可以一目了然地看到您是否准时或延迟以及原因。 还有一个部分深入研究了每个任务的状态。

3. 风险报告

许多 PM 至少每月报告一次风险，该报告通常是风险审查会议之后的输出。 当然，您可以随时更新您的风险登记册，并且您应该鼓励所有项目团队成员在他们认为需要记录某些内容时将风险贡献给日志。

风险报告应包括项目风险概况的摘要，但如何呈现这取决于您。 一个好的方法是只包含可能为您的项目带来最多问题的风险的详细信息。 然后，包括一份关于较低级别风险的声明，或许总结一下你是如何管理所有这些风险的。

相关：免费项目报告模板

您还希望能够生成一份关于所有风险的报告，无论它们有多重要。 从您的项目管理软件中自动下载，或者如果您以电子表格等其他格式保存风险日志，则通过发布该文档的完整副本来执行此操作可能是最简单的。

4. 董事会/执行报告

项目报告需要为将要阅读它们的人量身定制。 因此，与发送给项目团队和关键业务利益相关者的每周状态更新相比，您为项目委员会生成的报告将包含不同级别的详细信息。

对于项目委员会报告，请考虑高层。 他们会想了解对他们来说很重要的事情，例如他们可以帮助解决的问题、预算状况的摘要以及您是否有望实现关键里程碑。

确保您的董事会报告采用他们可以轻松阅读的格式。 例如，如果您的主管总是在路上并使用他们的智能手机查看电子邮件，请不要以无法正确显示的复杂电子表格的形式生成您的报告，或者包含大量需要很长时间才能完成的大型图形下载。 如果您通过电子邮件发送静态报告，则 pdf 将跨设备呈现。 或者，您可以为董事会成员或高级领导授予许可，以便他们可以随时随地查看实时仪表板报告。 ProjectManager 具有实时仪表板，始终具有最新信息。

5.成本效益分析报告

在确定项目是否可行时，您要运行的报告之一是成本效益分析报告。 这是一种比较项目与投资相比为您的组织提供多少好处或机会的方法。 这是从业务角度决定项目是否有意义的关键步骤。

这是确定您正在探索的计划是否有价值的重要过程。 如果您的公司推进项目，它将允许您更好地利用其资源，并提供支持推进项目的文件。 您可以使用成本分析来跟踪您的费用和支出，以确保资金得到适当拨款。

成本收益分析显示您期望为项目支付的费用，并将其与您在完成项目后获得的收益或机会进行比较。 使用 ProjectManager 中免费的 Excel 成本收益分析模板收集您的量化成本、成本类型，并将它们与量化收益和收益类型进行比较。 在决定是否推进项目时，这种成本效益分析将有助于您做出决策。

6. 资源报告

你怎么知道谁在什么时候做什么？ 您可以查看整个项目计划并手动计算资源分配。 那会花费很多时间，而且也会让人麻木。 或者您可以使用您的项目管理计划软件为您解决所有问题。 大多数软件工具，无论是独立的甘特图软件还是具有集成时间表的功能齐全的项目工具，都可以选择创建资源报告。

资源报告将向您显示哪位项目团队成员在哪一天分配给哪项任务的明细。 它们还可用于查明分配问题——团队成员被分配到多个任务。 显然他们不能同时处理两件事，所以如果你不解决这些问题，你会发现你的项目计划落后于计划。 使用资源报告确保您没有个人冲突，并根据需要重新安排这些任务。

总体而言，资源报告是作为项目经理最有用的项目报告类型之一，尽管起初它们可能有点难以解释。 花时间了解如何阅读报告确实值得，这样您就可以适当地更改您的项目时间表。

7. 差异报告

您如何判断项目是否确实按计划进行？ 这就是差异报告的美妙之处：它将计划与实际结果进行比较，为您提供一个衡量标准，以衡量您是否在正轨、提前或落后。 差异报告将收集和组织您正在比较的数据，无论是您正在衡量的项目变量的预算、进度或范围。 方差报告为您提供了许多方差分析或从基线可测量的变化的工具。

有几种差异报告，例如成本差异、完成时的差异（预算盈余或赤字）、计划的差异等。 大多数情况下，差异报告用于预算分析、趋势报告和支出分析。

差异报告对于项目经理来说是一个很好的工具，他们需要了解项目的进展情况，以便在资源分配方面做出明智的决策。 但不仅项目经理从报告中受益。 利益相关者对高级报告感兴趣，而差异报告则让他们对项目的进展以及项目是否符合其进度和预算表示赞同或反对。

8. 差距分析报告

无论您是在管理一个项目还是在将您的业务提升到一个新的水平的过程中，您都需要一份可以向您展示如何从 A 点到达 B 点的报告。这称为差距分析报告。 它可以让您查看您是否达到了预期以及您是否有效地使用了资源。

差距分析报告将衡量项目或业务在时间、金钱和劳动力方面的当前状态，然后将其与计划达到的目标状态进行比较。 然后通过定义和分析这两点之间的差距，可以制定行动计划来组织实现目标所需的任务。

ProjectManager 有一个免费的 Excel 差距分析模板。 它为您当前的项目状态和未来的项目状态提供空间。 然后，您可以记下为实现目标而必须缩小的差距百分比，并列出实现此目标所需的行动。 确定谁将领导该计划，甚至捕获行动状态。

使用 ProjectManager 自动生成项目报告

ProjectManager可以一键创建多种类型的项目报告。 我们屡获殊荣的项目管理软件让经理可以创建状态报告、任务报告、可用性报告、差异报告等。 您可以轻松地在线共享它们，或将它们打印为 PDF 格式供下次利益相关者会议使用。 我们为项目经理提供在一个基于云的软件中跟踪和报告项目所需的一切。

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