电子邮件团队的 5 个生产力杀手：网络研讨会录音 + 问答

当生产力高、您的团队保持同步并且您可以轻松地按时完成任务时，开展活动可能会——我敢说吗？——有趣。 但这样一台运转良好的机器实属罕见。

为什么大多数电子邮件团队的工作效率低于他们希望的水平？ 我们与来自 Trello 的生产力专家合作，研究影响团队生产力的最大错误，并分享您可以做些什么来帮助您的团队更快地创建更好的电子邮件。

没有机会观看网络研讨会直播？ 别担心。 您可以随时访问完整录音和下载幻灯片，并阅读下面的问答。

问答

非常感谢在网络研讨会期间提出问题的所有人！ 以下是我们对最热门问题的回答的回顾，以及我们对现场网络研讨会期间未解决的一些问题的看法。 还有其他问题吗？ 请在评论中留下它们。

Litmus 和 Trello 如何处理审批？

Jason Rodriguez ：我们越来越依赖集中式工具来收集批准。 对我们而言，我们使用Litmus Proof在发送前进行活动反馈和签核，使用 Asana 进行项目管理，团队成员将批准作为项目所有者在项目早期分配的任务进行核对。

这里的关键是使用商定的方法而不是临时方法来收集批准。 我们已经与太多使用电子邮件线索、口头反馈和其他不可靠渠道的团队进行了交谈，试图争取不同人员和部门的批准，这几乎总是一个巨大的生产力杀手。 我们有类似的痛苦，这就是我们首先构建 Litmus Proof 的原因。

Chris Kaundart ：在 Trello，我们处理对 Trello 卡片的审查和批准。 我们有一个明确定义的流程，并在整个过程中（通常）保持一致的最后期限让我们走上正轨。 我们还一起设计和构建了我们的流程，因此每个利益相关者都在同一页面上。

在电子邮件获得批准后，如何避免在最后一刻对电子邮件进行编辑？

克里斯：这是一个很难解决的问题。 如此困难，您将永远无法真正逃脱最后一刻的编辑。 话虽如此，我认为您可以采取一些直接的方法来使其更顺畅。

首先，我建议尝试推动有关电子邮件流程的思维方式转变。 我已经成功地尝试将我们的流程构建为一种协作体验，而不仅仅是接受请求并完成它们（就像一个内部机构）。 当我让利益相关者更多地参与这个过程时，一切都会变得更加顺畅。 在定义和界定活动范围时，最大的协作机会是预先。

其次，在你的时间线中添加一些填充会有很长的路要走。 推动和构建流程以在最终批准和部署之间留出一些喘息的空间会有所帮助。 例如，如果您绝对需要在下午 4 点之前获得批准，请尝试将截止日期设置为下午 2 点，看看是否有帮助。

您如何确保事先从您的团队那里获得全面而准确的需求，而不是去追寻它？

Jason ：将您的需求和收集过程正式化是避免以后追查它们的好方法。 在诸如 Google Forms 之类的东西中设置表单来收集信息、使用电子邮件简介或在 Trello 中创建默认卡片模板都是使该过程正式化的好方法。 关键是对每个活动使用相同的工具，并确保它收集您需要的所有信息，从目标和受众到设计和复制资产、KPI、利益相关者等。

克里斯：在这里，结构是你的朋友！ 构建一致且可重复的请求流程，以帮助在开始时收集需求。 在 Trello，我们使用通过 Zapier 连接到 Trello 看板的 Google 表单。 请求者必须填写表格中的每个问题才能提出请求。 这会导致更少的时间寻找信息和更多的时间发送活动。

您如何让您的管理团队参与到电子邮件流程中？

克里斯：虽然每个经理和管理团队都不同，但我发现领导层通常很容易接受数据驱动的良好叙述。 如果您可以开始说明缺乏电子邮件流程的实际成本和缺点，您可能会影响他们的想法。

本次网络研讨会的幻灯片（除了 Litmus的电子邮件状态报告）应该可以帮助您说明缺乏流程正在使您的公司付出代价。

解析我们审查的电子邮件预览列表的最佳方法是什么？ 我们如何知道哪些电子邮件客户端最受我们的订阅者欢迎？

Jason ：最好的方法是使用像Litmus Email Analytics （或您的 ESP 提供的东西）这样的工具来查看您的订阅者实际使用的电子邮件客户端和渲染引擎。 我们允许您查看在 Web、桌面和移动设备上打开的订阅者数量（包括他们使用的实际客户端），以确保您不会浪费时间测试您甚至不发送到的电子邮件客户端。 如果您不是 Litmus 客户，您可以通过访问emailclientmarketshare.com来了解最流行的电子邮件客户端。 每个月，我们都会从我们的分析平台汇总匿名数据，并对全球前十大电子邮件客户进行排名。

克里斯：以贾森所说的为基础，这是应用帕累托原则的好地方。 这个想法是你 20% 的努力会产生 80% 的结果。 使用您可用的分析工具来了解您的订阅者如何打开您的电子邮件。 确保您的电子邮件在这些顶级客户中看起来很棒。 如果它在订阅者没有大量使用的电子邮件客户端中不是像素完美的，那也没关系。

我们应该如何处理与电子邮件相关的会议，以免浪费时间？

Jason ：与所有会议一样，您应该遵循一些准则：

• 将会议仅限于必要的方，以避免浪费人们的时间。
• 制定清晰的议程，并附有指向资源（如电子邮件简报）和会议目标的链接。
• 明确说明您对会议的期望。 朝着这个结果努力，不要偏离正题。 如果需要，您可以随时将事情带入 Slack 或其他会议。
• 有一个明确的开始和停止时间，尊重人们的日历。 尽量不要减少人们的深度工作时间，这样您就可以避免代价高昂的多任务处理。

有了明确的流程和职责，再加上电子邮件活动的核心真相来源，就可以避免很多会议——所以先试着把事情弄清楚。

克里斯：在 Trello，我们设法通过 Trello 异步完成大部分电子邮件工作。 当我们确实需要见面讨论一封电子邮件时，我们总是会就我们需要讨论的内容制定明确的议程。

设计一个好的流程可以大大减少会议的需要。 例如，如果您发现自己召开会议来收集电子邮件要求，请实施一个正式的请求流程，该流程主要是填写电子邮件简介。 仅此一项就可能减少或消除对此类会议的需求。

您实际上在哪里存储资产、副本和代码？ 你使用 Dropbox 之类的东西吗？

Jason ：我们对电子邮件资产使用两个主要工具：Google Docs 和Litmus Builder 。 撰写文案是 Litmus 的一项团队运动，而 Google Docs 是我们练习的地方。 一旦复制出来，我们出色的电子邮件团队实际上会在 Litmus Builder 中设计和开发活动，然后将内容同步到我们的 ESP（当然是在我们完成证明和清单之后！）。

不过，许多团队使用 Dropbox、Google Drive 和 OneDrive 等云存储提供商，这就是为什么我们通过我们的集成让客户可以轻松地将电子邮件同步到 Litmus 。

Chris ：我绝对推荐使用一个集中的地方来存储资产。 Dropbox 和 Google Drive 等工具效果很好。 在 Trello，我们使用了很多 Confluence、Litmus Builder 和 Google Docs 来共享和协作。

是否有更自动化的方式来获得电子邮件的批准？

杰森：是的！ 我们考虑到这一点构建了Litmus Proof 。 Litmus Proof 允许您在一个集中的地方收集反馈和批准，就在该电子邮件本身。 自动化该过程的最简单方法是在您的帐户中将客户或利益相关者添加为 Litmus 审阅者。 添加后，您可以在 Litmus Proof 中 @提及它们，我们将触发一封电子邮件，提示他们进行审核和批准。 Proof 的美妙之处在于——如果存在需要修复的问题——您可以跳回 Builder 中的代码进行修复，并将这些更改直接推送回 Proof 进行第二轮审查。

Chris ：对于特定于 Trello 的自动化提示，您可以使用Butler 命令来帮助删除沿途的一些步骤。 例如，当清单完成时，您可以触发另一个操作（如评论要求最终批准者查看）。

仔细看看您一遍又一遍地执行的任何类型的任务，您会发现很好的自动化机会！

有没有办法避免利益相关者在活动准备就绪之前将其推到门外？

杰森：同样，我认为这是明确定义的角色和工作流程发挥作用的地方。 确保每个人都知道发送活动的正确步骤。 如果利益相关者知道在实际发送之前有最后一轮 QA，他们更有可能尊重该步骤，而不是跳过它并声称无知。 至少对于足够大的团队，它还有助于为电子邮件制作过程的每个部分（包括发送活动）设置专门的角色。 在点击发送之前让团队中的某个人审查订阅者列表、细分、垃圾邮件检查等，将阻止大多数因抢先一步而出现的问题。 如果利益相关者经常流氓并在他们准备好之前将活动推出门外，那么限制他们点击发送的能力可能是必要的。

如何开始在我的工作流程中实施电子邮件简报？

Jason ：最好的方法是下载我们的电子邮件简要模板并在您的下一个活动中使用它！ 即使是个人练习，使用我们的电子邮件简介模板也可以帮助您在自己的简介中确定所需的信息。

一旦您了解了您的简介中需要哪些信息，最好与任何要求通过电子邮件向他们介绍格式、向他们展示其工作原理、提供有用和无用信息示例的人召开启动会议，以及向他们展示如何正确提交简介。 与电子邮件中的大多数内容一样，您对同事和利益相关者的教育越多越好。