每次选择正确软件的 5 个简单步骤

从数字时代开始，我们就认为选择正确的软件包很困难。 不必如此。 但它是非常重要的。 如果您是营销人员，您可能会选择全面的 CRM 系统，或更专注的在线聆听工具。 无论您需要什么，您组织的未来都可能取决于选择过程的成功程度。

很有可能你一直在努力。 如果您以前从未这样做过，那么在寻找新软件时您可能真的不知道什么时候开始。 因此，您在没有计划的情况下上网进行了一些研究。

对于之前参与过工具选择的人，请回想一下您选择的最后一个软件。 它有多简单？ 它花了多少时间？ 用户满意吗？ 它是否解决了您的所有需求？ 归根结底，实施是否顺利？在您第一次设置好一切之后，它是否继续发挥作用？

如果您第一次安装它已经好几年了，您是否发现自己推迟更新或更换是因为您害怕处理另一个繁琐的选择过程？

随着时间的流逝并且您不更新软件，您可能会损害更有效地实现业务目标的能力。

对于某些人来说，这个选择过程所花的时间比预期的要长，而且选择来自直觉或个人偏见，而不是依赖数据或考虑业务影响。

对于其他人，供应商可能会举办狗和小马表演，通过演示进行销售，并说服买家，无论他们的情况如何，他们都是唯一值得考虑的选择。 这两种情况最终都会得到相同的结果——利益相关者不满意，部署成功的机会很低，采用率很低，满意度也很低。

来源：快速应用选择框架，SoftwareReviews

但它不必那样进行。 相反，请允许我向您介绍一个简单的、分 5 个阶段且可重复的流程，该流程将帮助您简化选择软件的方式。 通过遵循它，您将减少参与的人数，您将在 30 天内完成它，您将提高满意度，并推动更高的采用率。

第一阶段：意识

无论是通过你自己的研究、个人偏见，还是来自某人来告诉你，不知何故，你发现你需要软件。

不管你到了哪里，这一步都应该从理解“企业真正需要什么以及为什么？”开始。

您可以通过完成业务影响评估来做到这一点，特别是：

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业务影响评估可帮助您找到实际痛点、识别能力差距并了解对业务的需求和潜在影响。 不要从工具开始，从需求、差距和机会开始。 否则，您将面临实施真正不需要的工具而没有任何投资回报希望的风险。

接下来，确定不超过五个最终关键利益相关者——业务发起人、IT 主管、IT 技术专家、流程专家和业务用户。 您参与的人和声音越多，过程所需的时间就越长，用户对最终产品的满意度就越低。

阶段 2：教育和发现

你可能被淹没了，而且你很可能在晚上和周末赶上。

你怎么能挤出时间做市场评估？ 您如何筛选市场复杂性的噪音、令人困惑的网站以及明确的供应商偏见和信息？ 谁是顶级球员，他们的特点和能力是什么，与他们签订长期合同的真正感觉是什么？

您可以做出的最佳决策是从广泛的可信来源中发现供应商信息，利用第三方来源获取供应商信息、应用程序类别信息以及最终的软件格局趋势。

寻找值得信赖的合作伙伴来汇总关键数据，并帮助您了解这些工具的功能、客户对这些供应商的看法以及他们的整体体验。 这也将提高您对应用和行业趋势的了解。

在寻找值得信赖的合作伙伴时，请避免使用付费游戏评论系统或利用市场存在促进因素的合作伙伴。 寻找展示众包且与供应商无关的评论的合作伙伴，因为这将为您提供一个纯粹的窗口，了解真实客户对每个特定供应商的看法。

但不要止步于此 - 尝试寻找其他人，无论是行业专家还是也使用过该软件或供应商的同行，并收集他们的想法和经验。

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第 3 阶段 – 优先考虑需求和候选名单

如果您的要求太多，则无法制作入围名单。 确定满足您最关键需求的前五项差异化功能，这些功能与供应商差异化有着明确的联系，而不仅仅是基本功能。

在一天结束时，您将无法满足每一个要求。 所以你必须客观地决定哪些是你绝对需要的，哪些是你可以没有的。 如果您有更多要求，请考虑使用 MoSCoW 优先级模型来缩小范围。

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最后，使用这些要求对供应商的特性和功能进行数据驱动的比较。 您的目标是将领域缩小到您的顶级竞争者。

不要只列出你朋友告诉你的一个供应商的候选名单——一个的候选名单是不好的，同样，15 个候选名单也是如此。无情地优先考虑你的需求，这样你就可以缩小四个潜在供应商的候选名单或解决方案。

第 4 阶段 – 与明确的决策框架保持一致

首先，明确你的选择标准。 虽然您的评估仍然涉及一些“艺术”而不是科学，但您的评分模型将帮助您客观地比较入围名单。

包括基于工具的复杂性和类型有意义的标准，例如功能能力、可负担性、可扩展性、可伸缩性、供应商可行性等。不要忘记也包括关系度量。

利用其他最终用户的情绪反应可以作为未来客户与供应商关系牢固的有力指标。

从这里开始，决定四家供应商中的哪一家进入演示阶段，但要根据您的条件而不是他们的条件进行评估。 制作您自己的用例并评估他们的解决方案如何帮助解决您的实际问题，而不是他们可能拥有多少功能。

将术语从供应商演示更改为调查访谈，并要求参考。 虽然他们可能会提供能够提供积极反馈的参考资料，但不要害怕深入采访以了解与解决方案相关的一些限制。

完成此阶段后，您应该能够将该候选名单缩减为两到三个供应商。

阶段 5 – 协商取胜

一旦你达到这一点，你需要保持你的选择。 您不应该只与一个或三个以上的供应商进行谈判。 拥有领先者固然很好，但如果您只与一个供应商打交道，您很可能会失去折扣或其他激励措施。

说到这里，你是如何处理谈判的？ 您是否有正式的供应商管理或采购办公室？ 你明白合同中的所有细则吗？ 你怎么知道你得到的是最优惠的价格？ 如果您不能回答这些问题，您可能会面临签订不利合同的风险。

想想您的销售团队有多少次达成交易或给予折扣以完成销售。 这是司空见惯的，所以不要利用多个提案来为您谋取利益。

如果您不了解语言或您所涉及的内容，请不要签署合同。 供应商通常在合同中放置从长远来看对自己有利的语言——像更改名称这样简单的事情可以允许重新谈判合同。 您会打电话给电工修理您家中的故障系统。 所以对你的合同做同样的事情并打电话给专业人士。

归根结底，在没有计划的情况下进入，好吧，在没有计划的情况下进入。 我们的研究表明，拥有强大的软件选择流程的人最终会对最终产品产生更高的满意度。 您还需要一个实施、培训和入职计划，但我们将在以后的文章中介绍这些关键领域。

选择新工具或软件并不困难，但错误的决定可能会对营销团队和/或业务产生长期影响。 与其盲目跳入，使用直觉决定和直觉，不如从一个框架开始，以加速和改进软件选择。

请记住，有计划总比没有计划好。 不要卡住。

Alan Neal 是 SoftwareReviews 的首席增长官，这是 B2B 技术评论领域的领先企业。 Alan 专注于帮助最终用户做出正确的技术决策，同时支持销售和营销团队发展他们的技术业务。