什么是范围蔓延以及如何避免它？

在我们解释如何避免项目中的范围蔓延之前，我们需要了解什么是项目范围和范围蔓延。

项目的范围是什么？

简单来说，项目范围是指完成一个项目所需的所有工作。 您可以使用工作分解结构 (WBS) 来帮助您识别项目的所有单个任务、活动和可交付成果。 然后，您需要一份范围说明书，这是一份项目规划文件，您可以在其中定义项目的范围。

什么是项目管理中的范围蔓延？

范围蔓延是在没有任何控制程序（如变更请求）的情况下对项目范围进行更改时发生的情况。 这些变化还会影响项目进度、预算、成本、资源分配，并可能影响里程碑和目标的完成。 范围蔓延是最常见的项目管理风险之一。

通常，当项目客户或其他利益相关者在项目执行开始后添加新的项目需求时，就会发生范围蔓延。 通常这些变化没有得到适当的审查。 因此，预计项目团队将在与原始范围相同的资源和相同的时间内完成更多的任务、可交付成果和里程碑。

另一方面，您最终可能会得到一个包含许多已批准、考虑过的更改的项目，这些更改永无止境，因为每次您认为自己已经完成时，一个新的项目需求（例如新产品功能）会出现在您的收件箱中，您必须做更多的改变。

为了控制您的项目范围并防止范围蔓延，您需要一个范围、变更和风险管理计划。

范围管理计划

范围管理计划是项目计划的一个组成部分，它描述了如何建立和控制项目范围。 本文档包括您的工作分解结构、范围说明以及利益相关者批准范围作为项目基线的过程。

范围管理计划帮助项目经理确保干系人了解项目范围基线，以及对它的更改将如何影响整个项目管理计划。

变更管理计划

自然，项目总是会发生变化，但制定变更管理计划以控制这些变化非常重要。 项目进展完全按照项目计划中的定义进行是非常罕见的。 在大多数情况下，项目经理需要调整进度、预算和范围。 但是，如果没有对变更管理过程进行一些控制，项目经理几乎没有机会掌握工作并有效地管理项目。

风险管理计划

如果由于利益相关者、客户或团队成员没有遵循范围和变更管理程序而发生范围蔓延，您将不得不参考您的风险管理计划。 项目的风险管理计划是一个文件，它为风险管理建立战略、角色、责任和资金。 简而言之，它是一个包含预防和减轻范围蔓延等风险所需的所有信息的计划。

范围蔓延示例

在三个月的时间里，项目经理负责交付一个新软件。 进入规划阶段几周后，项目发起人为产品添加了新功能。 在项目经理将新的需求纳入项目范围后，发起人根据项目客户的要求进行了更多的更改。

当然，项目经理回应说，如果提交了变更请求，并且如果他有更多资源来执行添加到范围中的额外工作，那么新产品功能不会成为问题。 临近三个月的最后期限，发起人很不高兴，抱怨项目进度落后，客户期待交付成果。 项目经理解释说，基线项目计划过于雄心勃勃，无法按时完成额外的工作。

你能猜到接下来发生了什么吗？ 是的。 项目经理被取消了项目，被发起人指责“太慢”。 这是范围蔓延的典型示例。 即使新产品功能是通过变更请求添加的，并且有足够的资源来执行附加任务，但时间限制并没有改变，因此项目经理未能在计划的项目进度基准内交付它们。

如何避免范围蔓延

不要让示波器爬行器削弱您的项目。 以下是控制项目范围的五种方法。

1. 记录项目要求

避免范围蔓延的最重要的事情是记录您的项目需求。 项目需求的明确定义允许您定义项目的范围。 与所有项目利益相关者和用户交谈，以准确确定他们想要从项目中得到什么。 写下来。 管理冲突。 假设一个利益相关者希望他们的新网站是蓝色的，而客户希望它是绿色的，找人仲裁并做出最终决定。 优先考虑要求，因为可能无法全部完成。

记录利益相关者所说的一切可能很耗时，但是一旦你这样做了，就可以在文档中捕获所有需求。 该文档称为需求管理计划，它应包含管理项目需求所需的所有信息，例如如何跟踪它们以及更改它们的过程。 在线共享该文档，以便每个人都可以轻松查看。

2. 设置变更控制流程

需求文档只是一个起点。 当有人想要改变某事时会发生什么？

认为什么都不会改变是不现实的。 防止范围蔓延所需的是对项目进行管理、控制的变更。 为此，您需要一个变更管理计划，该计划定义了在需要更改项目计划时必须遵循的变更控制过程的程序。 此外，制定风险管理计划也很重要，该计划确定项目整体状态的监控频率，以便您可以跟踪范围蔓延等风险。

变更控制过程非常简单。 从本质上讲，有人通过变更请求提出变更建议，经过审核、批准或拒绝，如果获得批准，则将其纳入项目计划。 如果您的项目管理软件具有变更管理功能，请使用它。

为您的项目设置变更管理流程意味着考虑谁将审查和批准变更。 您可以与您的项目发起人或在团队会议上讨论它们。

没有过程，改变只会……发生。

3. 创建一个清晰的项目时间表

使用利益相关者的要求来确定您的项目范围。 然后，您可以使用工作分解结构 (WBS) 创建详细的任务列表。 项目进度表是了解您的项目将交付什么的结果； 它应该以任务、活动和里程碑的形式显示所有要求以及如何实现这些要求。 这通常是在甘特图上制作的。

您可以对照您的需求管理计划文档交叉引用您的项目进度表，以确保您没有忘记任何事情。

一旦您概述了时间表，请确保您已经计划了一些意外情况。 如上所述，变化确实发生了。 仅当未按照变更管理计划中的定义处理变更时，才会发生项目范围蔓延。

4. 与利益相关者核实项目范围

检查您是否正确理解了利益相关者的要求很重要。 您认为项目发起人对项目可交付成果的意思可能不是他或她的意思。 人们经常在没有意识到的情况下谈论不同的目的。 花点时间回到您的利益相关者那里，例如客户、投资者或项目发起人，并与他们分享需求文档。 您还可以向他们展示您的项目进度表，并确保他们希望看到的所有元素都显示在任务列表中。

您可能会发现他们已经改变了对产品功能或交货时间等事情的看法。 确保在规划过程中及早调整项目计划以降低范围蔓延的风险非常重要，而不是在项目开始后才发现。

您还可以使用这些讨论与您的发起人和利益相关者讨论变更控制过程。 说明您将如何管理对项目计划的更改，以及您需要获得哪些批准才能继续进行。 这是一个有用的时刻，可以提醒他们，他们几乎可以拥有他们想要的任何东西——如果他们准备好为此付费，并且如果他们包含新的需求，项目将花费更长的时间！

如果利益相关者“太忙”而不想在这个阶段详细了解时间表，请温和地提醒他们您处于哪个阶段。有时，沟通不畅意味着关键利益相关者没有被告知需求收集过程实际结束了什么！

5. 让项目团队成员参与

当您的项目利益相关者感到高兴时，不要忽视确保您的项目团队成员也感到高兴。 他们需要了解变更控制过程，以及它将如何影响他们。 他们需要成为项目范围的监护人、保护者，而不是变革的推动者。

有时项目团队成员希望提供帮助，并且会同意在不应用正式变更管理流程的情况下进行更改。 说明他们不能在没有批准更改的情况下对更改说“是”，因为这会影响项目计划并可能导致范围蔓延。 如果他们想帮助利益相关者，最好的办法是解释变更控制过程并提供帮助记录变更。

范围蔓延是项目的一个真正问题，尤其是当项目经理、团队和利益相关者不了解变更可能对资源、预算和进度产生的影响时。 幸运的是，如果您清楚最初的项目范围并且在项目的生命周期中仔细管理对项目计划的更改，那么这并不是一个大问题。

为避免范围蔓延并管理项目不断变化的需求，您需要一款能够胜任该任务的在线项目管理软件，该软件提供变更管理功能以添加新的变更并实时查看它们。 通过 ProjectManager.com，项目经理可以优先考虑这些更改并将工作分配给团队成员，当更改获得批准后，有人可以立即着手处理。

项目管理中的范围蔓延，由 PMP 解释

项目经理一直在关​​注他们项目的范围蔓延，但问题仍然存在。 该视频提供了七种方法来在您的项目脱轨之前降低这种风险。

回顾：项目管理范围蔓延

PMP 的 Jennifer Bridges 提供了这个关于如何避免项目中的范围蔓延的简短教程。 她提供了可用于按计划管理项目以及管理变更的规划技术。 她概述了预防和处理范围蔓延的七种方法：

• 定义范围
• 记录更改
• 重新基线
• 请求更多资金和/或资源
• 留意迹象
• 设置优先级
• 避开陷阱

需要注意的是，有时范围蔓延的原因是您的资源（本文将帮助您确定您的团队何时失控）。 谁在您的项目中制造问题导致范围蔓延？ 他们的范围可以从团队成员到利益相关者。 您可以使用上述相同的计划技术来帮助管理它们。

专业提示：记住也要注意自己！ 作为一名项目经理，您希望确保自己不是通过添加其他功能和要求来扩展范围的人。 建立一个免费的协作团队来讨论和分享对项目的影响，是支持项目的最佳方式。

该视频更详细地介绍了所有这些要点。 这是一本很好的入门书，它解决了成功完成项目的道路上的一个重要障碍。

ProjectManager.com 如何遏制范围蔓延

管理范围蔓延有点像管理项目。 你必须控制很多部分，让它们像拼图一样拼在一起。 ProjectManager.com 是一款屡获殊荣的项目管理软件，可组织项目和团队以确保您按时完成任务。

当利益相关者提出更改建议时，您需要捕获它们。 我们的软件具有无限的文件存储空间，因此可以将详细记录保存在一个地方。 获得要求后，您需要共享它们，只需点击一下我们的软件即可。

当发生更改时，添加控件是确保不会发生范围蔓延的最佳方法。 为此，我们有可视化工作流程的看板。 列是完全可定制的，因此您可以创建标题为做、测试和完成的列。 现在您可以跟踪每个请求并确保它不会对更大的项目产生负面影响。

如果更改已完成列，那么是时候创建项目计划以将该更改实施到项目时间表中。 就像您在项目计划中所做的那样，您希望在我们的在线甘特图之一上安排工作。 此时，您可以设置任务、链接依赖项并分配团队成员来完成工作。

在执行该项目计划之前，利益相关者必须查看并批准它。 幸运的是，与您的利益相关者分享您的甘特图很容易获得他们的赞许。 然后，您可以与团队共享计划并确定任务的优先级，以便您的资源与您的能力相匹配。 使用 ProjectManager.com 防止范围蔓延！

感谢收看。

转录

大家好，我是 ProjectManager.com 的主管 Jennifer Whitt。 欢迎 ProjectManager.com 的粉丝。 我想你今天会喜欢这个白板会议，所以感谢你加入我们的防止范围蔓延。

谁导致您的项目范围蔓延？

好吧，我有时会自暴自弃，因为我的无意识写了防止范围蔓延，而且我知道我们以前都经历过范围蔓延，但最好认识到范围蔓延。 您知道，我们项目或利益相关者的资源，或者可能是我们的客户，这些人是注入导致范围蔓延的问题的人。

所以我觉得重要的是，不仅要采用技术来管理范围蔓延，而且还要管理范围蔓延。 他们看起来怎么样？
好吧，有时我们认为范围在蔓延，在我们的项目中插入范围的人看起来很吓人。 也许他们很卑鄙。 但我们了解到，他们更有可能是你最喜欢的人。

他们是给你带来甜甜圈并带你出去吃午饭的人。 他们是你最好的伙伴。 你想为他们做一切。 所以他们总是要求一些额外的东西。 这就是我们今天要讨论的内容。 以下是我们可以采取的一些技术来帮助管理它。

避免范围蔓延的 7 个技巧

所以这是我学到的关于如何保持正轨的七个技巧。 所以第一，定义范围。 我一直对我参与的项目数量感到惊讶，但他们并没有真正确定范围。 或者他们可能对它是什么有所了解，但是在项目开始之前而不是在项目开始之后提前了解和定义范围很重要。 我知道你在笑，因为你也看到了。

1. 预先定义项目范围

因此，重要的是预先定义它，与您的变更控制委员会、您的利益相关者、您的客户和基线达成一致。 在项目开始之前确定范围的基线很重要。

2. 记录范围变更

然后，记录更改。 再一次，这是另一个。 对项目或范围的更改没有记录的地方完全震惊。 因此，我们建议记录更改、评估更改、更改是什么或将如何影响您的项目，然后批准它。

知道你要用它做什么。 我们要搁置它吗？ 我们是否要批准它，实施该更改，我们将如何处理它？ 重要的是你的项目的变更控制委员会发出这个电话，而不是你，项目经理，或者其他人，你最终会拿着项目包。

3. 重新确定您的项目进度或项目计划

第三，重新设定基线，因此当这些变更被批准或纳入项目时，为时间表或项目计划设定基线很重要。 这是可以完成的一件简单的事情，所以我不知道你看的统计数据。 我知道包括 Gartner 和许多其他组织在内的几个组织不断查看失败项目的数量是多少？

因此，请考虑您的来源。 一位消息人士称，75% 的项目都失败了。 嗯，其中大部分是在人们无法控制变化的领域。 如果仅当利益相关者和您的变更控制委员会同意这些变更，然后由该小组批准，然后重新确定它的基准，那么您可能不会有一个失败的项目。 你是在 75% 的失败项目中还是在 25% 的成功项目中是有区别的。

所以如果你只看数字，如果房间里有十个项目经理，那么 7.5，或者如果你四舍五入，你们中有八个在管理失败的项目，而你们中的两个是成功的。 细微的差别可能很小，例如您是否正在管理范围的更改并重新确定计划的基准。

4. 请求额外的资金或资源

第四，请求额外的资金或资源。 因此，现在更改已获得批准。 你已经重新设定了基线。 但有时对于某些人来说，很难回去请求额外的资源，即实现这些改变所需的资金。 如果您同意这一点，但您不回去要求进行这些更改所需的人员、资金和资源，那么我们又回到了统计数据中。

5. 与您的项目团队沟通并跟踪进度

第五，注意标志。 因此，对于作为项目经理的您来说，始终关注您的团队，关注团队的行为。 我们觉得迹象表明事情变得太安静了，人们正在工作，但您没有从团队获得任何信号或任何反馈。 或者当你问你的项目团队或你的团队成员时，事情总是好的，“事情进展如何？” 一切都在轨道上。 好吧，我们觉得，这些都是某些事情可能不对劲的迹象。

所以回去检查你的团队成员，你的项目，看看实际完成的事情，看看和评估“你真的走上正轨吗？”总是好的。 他们是否从范围小兵那里拿走了饼干、巧克力蛋糕和甜甜圈，实施这些改变并悄悄地做这些？ 只是为了让您在项目结束时找出您的范围已经悄悄蔓延而您不知道的地方。

6. 设定优先级

第六，设定优先级。 同样，这又回到了前面的步骤，让您的变更控制委员会评估变更并确定变更的优先级。 当我们通常看到多个组时，就会发生这种情况，有时与您的项目有关，并且您有来自不同业务部门的不同利益相关者，他们为您带来更改，然后这是一场争吵。 让变更控制委员会决定哪些变更需要批准。 让变更控制委员会来做这件事，否则你将处于一个你不想处于的糟糕位置。

7. 避免范围蔓延陷阱

第七，避开陷阱。 我们已经从他们所说的小短语的范围内看到了他们所有人，“好吧，当你在那里......”或者，“当你这样做的时候，你也可以这样做吗？” 或者，“你所要做的就是……”他们有一个简单的解决方案，尽管他们以前从未这样做过。 或者我最爱的那个，“嘿，用不了那么久。”

那么，基于什么？ 基于谁的评价？ 基于他们以前从未做过的事情？ 基于没有变化或评估？ 所以这些都是我们发现自己的小陷阱，我们最终会遇到 75% 甚至更多的失败项目。

所以，我必须承认，当我是客户时，我实际上是一个范围小跑者，因为我是那个拿饼干、甜甜圈和披萨的人，或者我能找到的任何策略来获得额外的东西想。 所以我从自己身上学到了一些技巧，不仅从我的项目中学到，而且从我自己作为其他项目的客户那里学到的，我是范围蔓延的。

因此，如果您需要任何技巧、工具或技术来管理您的范围蔓延，或者更好地识别范围蔓延，请访问 ProjectManager.com 访问我们。