防止项目成本超支的 7 个技巧

避免成本超支是关闭成功项目的关键。 如果项目超出预算交付，可交付成果的质量和及时的执行可能会消失。

当然，很容易说您将保持预算紧张。 但成本超支可能发生在很多地方，以至于降低成本有时就像打地鼠游戏。

什么是成本超支？

成本超支一词是指最终超出项目预算的意外成本。 成本超支可能发生在任何项目中，在建筑、制造和软件开发项目中尤为常见。 成本超支也称为成本增加或预算超支，可能由多种原因引起。

在我们深入研究项目可能超出预算的原因之前，让我们看看可以帮助您防止成本超支的项目管理软件。 ProjectManager 是一款收集实时数据以帮助您更好地监控开支的软件。 我们的实时仪表板自动收集和计算六个项目指标，包括成本，并以彩色、易于阅读的图表显示它们。 与轻量级工具不同，无需设置。 立即免费开始使用 ProjectManager。

成本超支的主要原因

成本管理可能是一项艰巨的任务。 作为项目经理，您需要经常检查项目成本，以确保事情始终顺利进行。 除此之外，您还需要监控其他项目约束，例如时间、范围、风险和质量。

我们在下面列出了成本超支的主要原因，这样您就可以避免这个问题，并按时交付您的项目并在预算范围内。

• 错误的项目估算：成本估算对于项目管理的成功至关重要，因为每个项目经理都必须在创建项目预算之前估算所有项目成本。 确保使用您可以使用的所有工具，例如历史数据或专家小组来帮助您确定项目成本。 如果您的项目预算不足，您很可能会面临成本超支。
• 范围蔓延：当您的项目范围没有很好地定义时，就会发生范围蔓延。 简单来说，这意味着您将在执行阶段弹出意想不到的任务。 执行不可预见的任务会增加您的成本，使其很可能超出您的项目预算并导致成本超支。
• 风险管理不善：任何项目都面临许多潜在风险。 项目经理和项目管理团队有责任制定风险管理计划，描述所有潜在风险以及在需要时实施的缓解策略。 如果未创建风险管理计划，您的项目可能会受到意外风险的影响，从而导致成本上升，从而导致成本超支。
• 缺乏沟通：项目是一项需要团队合作和沟通的工作。 作为项目经理，您必须成为将项目发起人、项目团队和项目利益相关者团结在一起的粘合剂。 缺乏沟通可能导致项目计划发生意外更改或引发其他可能导致成本超支的问题。

如何避免成本超支

成本超支或任何使项目超出商定预算的费用都是项目经理必须时刻保持警惕的事情。 有几种方法可以防止成本超支。

这里有七个技巧可以帮助您控制预算。

1. 周密的项目规划

阻止成本超支的最佳方法是在执行项目之前对其进行计划。 您的估算越彻底和准确，您就越有可能保持在预算范围内。 项目风险可以通过详尽的风险管理计划来说明。 在规划任何项目时，您必须考虑所有可能的场景并使用历史数据、访谈和经验。 一旦该计划被详细说明，请由项目的利益相关者签署，以便每个人在期望方面都在同一页面上。

2.了解你的供应商

许多项目需要寻求外部供应商的帮助，无论是帮助完成特定任务还是提供材料和设备。 与任何外部供应商的关系会使您的项目面临成本超支，这通常超出您的控制范围。 这使得在巩固关系之前进行尽职调查至关重要。

首先，了解供应商的能力以及他们是否能够满足您的需求。 当供应商报价成本时，请确保它是准确的。 然后，在签订合同之前，做一些背景调查，看看供应商是否能按时完成，看看其他人对与他们合作的看法。

3.保持计划范围

范围蔓延是使项目陷入成本超支的最大威胁之一。 变更请求总是让项目经理的办公桌陷入困境。 这些来自利益相关者或客户，也来自团队成员。 他们都有欲望和需要。 其中许多可能对项目是合适的，甚至是有益的。 但是，太多的更改会严重影响项目，导致成本超支不可避免。 在扩大项目范围之前先考虑全局。

4.使用项目规划工具

一个强大的工具将使项目经理的工作更轻松，增加项目的生产力并提高效率，这是理所当然的。 它还有助于将成本超支保持在最低限度。 像甘特图这样的调度工具可以帮助保持项目正常进行并防止成本超支。

5. 让利益相关者保持最新状态

如果利益相关者和项目经理之间没有明确的沟通渠道，延误是不可避免的。 延误会导致成本超支，而且在错误的时间开始执行错误任务的风险太大。 这种浪费的时间可能会使整个项目偏离轨道。

利益相关者和团队需要适当的沟通，但每个人都应该获得正确的信息。 团队想要细节，而利益相关者想要广泛的笔触，以确保项目按计划进行。

6. 监控进度

ProjectManager 的实时仪表板也是跟踪项目进度的理想选择。 在问题成为威胁项目进度和预算的问题之前，可以解决它们。 实时仪表板不仅可以衡量项目的进度，还可以衡量团队的工作量以及计划和实际完成的时间表，包括项目延误等。

7. 重新分配资源

如果您发现一个项目的支出超过预算，您将通过重新分配资源来应对。 但是您也可以通过预先评估资源并将它们放置在最有效的位置来为这种情况做好准备。 对于您最宝贵的资源尤其如此：您的团队。

通过召集最有经验和最熟练的团队成员，您可以拥有一个更有生产力和效率的项目。 这些资源可能会花费更多，但如果您已完成计划并预留资金，那么当需要处理的问题较少时，您将在后端节省资金。

防止成本超支的相关内容

ProjectManager 是工作和项目管理软件，可以帮助您管理项目、简化流程并与您的团队在线协作。 此外，我们还提供数百个项目管理博客、模板和指南。 以下是一些提高成本管理技能的快速指南。

成本效益分析

在开始任何项目之前，项目管理团队必须评估项目预期的成本和潜在收益，以使利益相关者相信收益将超过成本并且他们的投资是安全的。

项目管理中的成本估算

成本估算是项目经理最重要的职责之一，因为糟糕的成本估算会导致成本超支和项目失败。

如何制定成本管理计划

成本管理计划是包含所有成本管理策略、程序和指南的文件，项目管理团队应遵循这些策略、程序和指南来监控成本并使项目保持在预算范围内。

ProjectManager 是控制成本的完美工具

ProjectManager 具有功能强大且易于使用的在线甘特图。 它促进协作并立即更新状态，以便项目经理和团队随时了解项目进度。 适当的调度有助于保持估算的准确性，并防止导致成本超支风险的空闲时间。

任务依赖关系在 ProjectManager 的甘特图中是可链接的。 当其他团队成员完成他们的工作时，这些依赖关系可以防止其他人被阻止或无所事事地等待。 团队成员可以在任务级别发表评论，以实现更加协作和高效的执行。 每个任务都可以附加文件，无论是文档还是图像。

ProjectManager 中的实时仪表板即时更新

ProjectManager 具有实时仪表板，可以快速轻松地向利益相关者报告。 实时仪表板通过一系列反映许多项目指标的图形和图表即时显示状态更新。 然后项目经理可以过滤这些图形和图表以显示他们需要的数据。 如果您想要附近的硬拷贝，可以选择打印出这些图形和图表。 在向利益相关者展示时，您可以通过单击几下找到更多详细信息来回答问题。

ProjectManager 是项目管理软件，它为项目经理提供计划、跟踪和报告所需的工具。 由于我们的动态和协作软件，包括可视化工作流程看板和交互式甘特图，成本超支得到了更好的控制，并且不太可能偷偷摸摸地搞砸一个项目。 立即试用我们的 30 天免费试用版。