项目演示：如何准备和交付项目演示

还有什么比被告知需要向董事会进行项目演示更能让项目经理心灰意冷的吗？ 压力。 责任。 当然，你很高兴公司董事足够信任你，他们希望你为项目提供意见，但必须在这些强大的参与者面前展示会让你的压力水平飙升。

如果您还没有遇到过高级管理人员的这些演示请求，您一定会的！ 这些场景在项目中很常见，尤其是引入新产品或涉及组织变革的项目。 但不要感到不知所措。 进行项目演示可能会让人感到害怕，但您可以像任何其他会议一样计划和准备它们。

什么是项目演示？

项目演示是您向主要利益相关者解释项目流程和可交付成果的机会。 这些可以是非正式的，例如通过少数人的报告进行快速更新，也可以是正式的。 正式的项目演示通常需要适当的会议时间、深思熟虑的幻灯片、目标审查等等。 我们将花费大部分时间讨论如何准备和交付正式的项目演示。

正式的项目演示需要良好的数据。 项目管理软件可以为您提供所需的仪表板和报告，以补充您的要点和进度更新。 ProjectManager 拥有可与利益相关者共享的实时仪表板，以及只需单击几下即可制作的八种不同的深入项目报告。 今天就免费开始吧！

为什么项目演示如此重要？

项目演示是您传达您和您的团队一直在做的工作的重要性的机会。 如果您无法阐明您的进展和成就，主要利益相关者将无法理解为什么在您的项目上花费金钱、时间和资源。

当你这样想时，就难怪人们花这么多时间准备他们的项目演示了。 请继续阅读，了解如何让您的下一次演示大获成功。

如何准备项目演示

准备项目演示可能比实际交付更重要。 这是因为充分的准备可以帮助您在重要的日子取得成功。 让我们来看看您可以为项目演示做的一些准备技巧。

1. 为您的项目演示创建日历邀请

你不能只是期望人们会出现——他们需要知道有一个重要的活动需要他们参加，所以把它记在他们的日记里。 人们有时会提前很长时间计划会议和日历约会，并给出充分的警告。 尽快安排演示，如果您没有收到有关他们是否有空的答复，请与相关人员（或其助理）联系。

如果您被邀请参加别人的会议来谈论您的项目，请确保它在您的计划中，并提前预订一些时间来计划。 如果不这样做，您可能会失去准备材料的时间。

2. 选择演示文稿的格式

您将如何传达您的信息？ 如果您已经安排了一次会议，那么您可能希望进行正式的演示。 很好，但是怎么样呢？ 您会使用幻灯片、挂图或在显示器上镜像您的 iPad 吗？ 您希望观众参与演示的任何部分吗？ 您可以在不做笔记的情况下讲话吗？或者当天带上一些指导会更好吗？

您还应该考虑将在哪里进行演示。 例如，适合小房间和有限受众的格式（例如带有几张幻灯片的结构松散的项目更新）将不适合充满利益相关者的房间，布局如演讲厅和你一起在前面的讲台上。

3.练习你的项目管理演示

做演讲是一项技能。 练习，练习，练习。 在进行大型项目演示之前，自愿做一些较小的项目，例如员工简报或在团队会议上进行简短的更新。 您希望站在房间前面和接触材料时都感到舒适。 在家里或空荡荡的会议室中浏览演示文稿，以便记住幻灯片切换的位置。 练习使用投影仪和答题器向前移动幻灯片。 多次写下你的活动挂图，让它成为你的第二天性。

练习和培训将使您的演讲更加优美和专业，并为您的观众带来更好的体验。

4.写得大一点，这样你的演示文稿就清晰易读

无论您使用幻灯片还是活动挂图，都要写大字或使用大字体。 即使在小房间里，通常也很难看清屏幕上的内容，这意味着您的信息无法传达。 这也是观众查看手机而不是听你讲话的借口。

一个好的建议是打印幻灯片并将其放在地板上。 如果您站立时仍然可以清楚地阅读它们，那么文本就足够大了。 如果看不清字或者必须弯腰看字，就把字体调大一些！

5.为你的演示制定一个备份计划

投影仪坏了，会议室没有会议电话，笔在关键时刻用完了。 为一切出错做好计划。 您的演示观众都是忙碌的人，他们不想坐在那里看着您摆弄技术。 在他们到达之前让一切都正常工作，如果在你开始时不起作用，请确保你有一个备份计划（例如幻灯片的打印输出），以便无论如何你都可以继续。

如何进行项目演示

当决定性的一天到来时，在进行项目演示时需要记住一些重要的事情。 遵循这些最佳实践，您将以尽可能最好的方式描绘您的项目和团队。

1. 说清楚，不要依赖行话

演示取决于清晰度和良好的沟通。 如果你的演讲因行话和冗长的推理而陷入困境，你就会失去听众。 确保您使用受众能够理解的语言，以便他们能够理解您需要提出的所有要点。

请记住，并不是会议中的每个人都会理解您项目的所有复杂性，事实上，他们中的任何一个人都不可能会理解。 因此，说话要缓慢、清晰，并确保沟通顺畅。

2. 坚持重要的事情并使用数据

在进行项目演示时，不要忽视项目的原始目标和要求。 您的利益相关者一开始就达成了某些目标，您实现这些目标的趋势如何？ 有时很容易关注挫折或困难，或者你可能觉得有趣的事情。 然而，最好重新关注关键业务目标。

在解决关键目标和计划时，使用数据来补充项目演示非常重要。 但不要使用太多数据！ 人们会迷失在数字中，不再听你说的话。 这是一种微妙的平衡。

3.讲一个故事

您可能已经听过相当多的演示了，我想您已经在其中一些演示中尝试过不打瞌睡了。 项目状态更新可能很无聊。 如果主题并不乏味，演讲者往往就会乏味。 别让那是你。

吸引观众注意力的一种方法是以最有趣的方式构建您的演示。 考虑他们会觉得有趣的东西（并且它不会与你觉得有趣的东西相同）。 讲述您的项目的故事是个好主意。 想想你的演讲的开始、中间和结束。 也许从客户的角度跟踪生命周期。

关注收益而不是项目管理流程。 如果您不知道您的演示材料是否有意义，请将其交给对您的项目一无所知的朋友或家人。 如果他们不睡觉，那就没事了！

4. 寻求对你的演示的反馈

当你的演讲结束时，寻求反馈。 您可以在会议结束时、人们离开房间之前或几天后直接执行此操作。 获得一些反馈是件好事，因为它可以帮助您下​​次改进哪些方面。

让人们对你的演讲技巧和演讲内容给出印象。 您可能会发现内容确实很好，但您缺乏交付它的信心，或者相反，您是一位有吸引力的演示者，但材料与他们不相关。 所有这些都是需要了解的有用知识，它将帮助您提高下次的演讲技巧。

项目管理演示需要时间来掌握

进行演示并不是项目中每天都会发生的事情，但您可能需要在项目生命周期中进行一两次演示 - 如果您的项目涉及大量研讨会或用户会话，则演示次数会更多。

不要惊慌——演示技巧是可以学习的，并且通过练习你会变得更好！ 一旦你解决了这个问题，你就会对演讲充满信心，并且你会发现将来准备演讲会变得更加容易。

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