忙碌的企业家可以为重要项目腾出时间的 7 种方法

已发表: 2022-01-24

成为一名企业家意味着对与您的业务相关的每一件小事都承担着无尽的责任。 这意味着企业家每天要处理大量的任务。 从规划战略、预算、招聘、达到目标、监控部门绩效，到确保业务成功交付工作以及客户对其业务的产品或服务感到满意。

这使得创业成为一项艰巨的工作，需要许多不同的技能和领导素质。 时间管理是每个企业家都必须具备的顶级品质。 他们应该知道在繁忙的工作日程中为每项任务分配合适的时间，并为重要项目腾出时间。

但是时间管理并不是一件容易的事，因为你的工作日程不会神奇地清理，以便你可以专注于重要的项目，你需要为此积极管理你的时间。 这里有 10 种方法可以让你掌握时间管理的艺术并为重要项目腾出时间。

  • 使用项目管理和生产力工具

作为企业家，您有责任忽略和管理正在进行的项目，以确保它们实现目标。 但是，同时有多个正在进行的项目，与您的经理和团队成员就进度和目标进行协作可能是一项耗时且复杂的活动。 召开会议跟进项目的各个方面可能会浪费您和您员工的时间。

相反，您可以使用可用于项目管理和监控生产力的不同类型的软件。 Trello、Atlassian JIRA、Huddle 和 Basecamp 等软件可以帮助您监督项目活动、任务分配、日程安排和其他正在进行的项目的相关信息。 通过这种方式，您可以节省时间并随时了解项目进度。

  • 在你的日历上安排一切

为了有效地管理时间，企业家必须虔诚地使用他们的日历。 你不可能记住一天中需要做的每一个约会、会议和任务。 因此，您需要养成在日历中安排所有事情的习惯，甚至是您的空闲时间，这样您的一天才能顺利进行。 这不仅可以让你的大脑不必记住所有事情，还可以让你专注于重要的事情。 为此，您可以使用传统的桌面日历或使用日历软件应用程序来安排您的约会、任务和截止日期。 您还应该养成每天早上查看日历的习惯，以了解当天安排的活动。

  • 学习委派任务

作为领导整个业务的企业家，您可能会觉得您需要自己管理所有事情。 自己做这项工作可能非常耗时，有时无法单独管理。 为了避免自己被困在单一任务上而浪费时间，学习如何委派任务是您的关键。

这并不意味着您将每项任务都交给其他人。 相反，这意味着在自己开始每项任务之前，当你发现自己陷入了一项永无止境的任务中时，你需要问问自己“什么时候”和“什么”可以委派给其他人来完成工作。 寻找有空的人，他们可以将他们的专业知识提供给你，并委派他们一些任务。 这将清理您的工作日程，让您有时间投资于其他高价值的工作。 这是一个指南，供您学习如何委派工作。

  • 从最简单的任务开始

拖延开始任何困难的任务是人类普遍的倾向。 你可能经常发现自己被困在一个项目上，不愿意继续工作。 这可能意味着您浪费了不必要的时间来拖延和感到焦虑。 为避免这种情况，您应该遵循从最简单的任务开始的方法。

将您的整个项目分解为小而简单的任务，然后从简单的事情开始。 这样，您可能无法一次完成整个项目，但您可以从某个地方开始。 当你完成第一个任务时，它会溢出到下一个任务中，依此类推，一段时间后，你会设法完成大量工作，而这些工作一开始就很难开始

  • 有一个工作程序

拥有并遵循工作程序也是管理时间和保持生产力的另一个重要技巧。 知道一天中什么时候你最有效率，围绕它制定一个例行程序并坚持下去。 例如，您可以有这样的日常生活：

  1. 早上 5:00 进行晨练
  2. 检查您的日历并在早上 7:00 集思广益列出待办事项清单
  3. 列出早上 8:00 午餐前要完成的 5 件事
  4. 在上午 9:00 回复电子邮件并关闭电子邮件选项卡几个小时
  5. 不间断地处理手头的任务一个小时，然后休息 10 分钟——在一天中反复执行此操作

坚持这样的例行公事会让你感到有成就感，让你的一天更有效率，你会在白天找到充足的时间来处理重要的项目。

  • 审核你的时间

要评估您如何利用时间，您必须进行时间审核。 对一周内执行的活动以及完成这些活动所花费的时间进行每周审核，将揭示大量信息。 您可以维护一张每天执行的任务及其时间的表格，并每周评估哪些任务是需要较少时间的最高价值工作，以及哪些任务占用了您一周中的大部分时间。

时间审核让您清楚地了解您如何利用时间，您可以使用它来更好地决定您将来如何将时间花在不同的任务上。

  • 遵循“ABCDE”方法

遵循ABCDE 方法是另一个很好的时间管理实践。 此规则允许您确定任务的优先级，以便您将时间花在最有价值的工作上。 您首先列出您一天中需要做的所有事情，并以下列方式标记列表中的每项任务：

答：高优先级任务应标记为 A。这些任务是您必须执行的任务，不执行可能会产生严重后果。

B：这些是你应该做的中等优先级的任务，如果不这样做可能会导致轻微的后果。

C：低优先级的任务，对你的工作没有影响。 如果您有时间，您可以执行它们，或者您可以选择跳过它们。

D：任务可以委托给其他人。

E：对你的工作没有任何价值的不必要的任务，应该被淘汰。

ABCDE 方法的一般规则是不能乱序执行标记为 A、B 和 C 的任务。 要执行 B 任务，您应该先完成所有 A 任务，并且在完成 A 和 B 任务之前，您永远不能执行 C 任务。 这是一种确定工作优先级的简单方法，以便您可以将时间集中在高优先级任务上。

让我们总结一下！

对于企业家来说，管理他们专注于重要项目的时间可能是一项艰巨的工作。 它要求他们改变自己的生活方式和习惯，例如采用常规、使用日历、遵守规则等。它还要求他们通过审核自己的时间、确定某些任务的优先级以及委派他们的工作。

如果您是一位想要管理时间的企业家，您应该遵循上述所有提示，否则您将陷入忙碌的工作日程中，没有时间和空间专注于高价值和重要的项目。

作者简介： Emily Williamson 是 Goodcore Software 的技术作家。 它是英国的一家定制软件和网络开发公司。 我们专注于帮助企业家、中小型企业创建具有竞争力和成功的软件。 我热衷于探索和撰写有关技术创新、移动应用程序和软件解决方案的文章。