10 个代理工作流程自动化来处理您的日常任务

经营一家机构可能会让人不知所措。

您必须管理多个团队和项目。 您与许多不同的客户一起工作。 您必须保持一切井井有条——并且仍然会带来新的业务。

日常任务会占用大量时间。 但是如果我告诉你他们不必这样做呢？

这篇文章有 10 个可立即使用的代理工作流程自动化，旨在让您恢复一些时间。 通过这些自动化，您可以：

• 机上和机外工作分配（减去麻烦）
• 掌握项目管理和跟进以确保满意
• 将联系人带入您的渠道并相应地培养他们

以下是 10 个代理工作流程自动化：

1. 引导磁铁交付和交易创建
2. 预分配流程
3. 作业结束审查 - 联系方式
4. 作业结束审查 – 公司
5. 自动化联系可用性
6. 项目更新提醒流程
7. 项目完成签到
8. 平均分配交易所有者
9. 咨询电话设置 - 集成
10. 基于评分的 Facebook 受众流量

1. 引导磁铁交付和交易创建

您正在向感兴趣的各方提供有价值的东西，例如电子书或白皮书，并且您希望立即开始跟踪感兴趣的潜在客户。
以下是此自动化的步骤：

1. 当联系人提交您的表单时，他们就是您承诺的铅磁铁
2. 在后端，您创建一个交易以将它们存储在您的 CRM 中
3. 新交易的所有者会收到通知，并创建他们的第一个触摸任务。

当人们在您的网站上提交磁贴时，他们会告诉您一些他们感兴趣的内容。当您的团队成员跟进时，他们已经有一些信息可以使用 - 而当您不必去的时候在寒冷中，您可以完成更多交易。

2. 预分配流程

如何确保工作按时完成？ 通过相应的准备。

该自动化工作流程旨在向独立承包商发送一系列电子邮件，为他们提供完成即将到来的任务所需的所有详细信息。

（注意：您也可以轻松调整自动化以供内部团队成员使用）

以下是这种自动化的工作原理：

1. 您已为“作业可用性”创建了一个自定义字段，该字段指示您的团队成员是否可以自由接受新作业
2. 该字段可以更改为“On an Assignment”，这表明您的团队成员正在处理某事（并触发此自动化）
3. 第二个自定义字段具有分配的开始日期
   自动化在作业前两周、一周前和前一天发送提醒电子邮件
4. 任务开始当天，自动化会发送一封电子邮件，其中包含公司的工作指南和任务信息

使用基本模板和个性化标签可能是创建具有专业外观的电子邮件同时向联系人提取特定信息的好方法。

3. 作业结束审核 – 联系方式

这种自动化旨在完成项目并收集团队成员和承包商的反馈。

以下是这种自动化的工作原理：

1. 自定义字段保存作业的结束日期
2. 作业结束前一周，自动化系统会发送一封电子邮件，其中包含有关下线作业的所有信息
3. 作业结束后的一天，联系人会收到一封电子邮件，其中包含指向反馈表的链接

您需要设计反馈表来收集您认为最有价值的关于联系人在任务上花费的时间的任何反馈。

收集此信息可让您了解联系人在项目期间遇到的任何问题或疑虑。

发送表单后，IF/ELSE 操作会检查联系人是否已提交表单。 如果他们没有，他们每隔几天就会收到提醒，直到提交表单。 一旦他们提交表单，他们就会退出自动化。

4. 作业结束审核 – 公司

确保您跟进您的客户和承包商。 此自动化与上述自动化类似，但使用通知步骤向公司而不是联系人发送电子邮件。

1. 自定义字段保存作业的结束日期
2. 另一个自定义字段包含联系人所在公司的电子邮件
3. 在任务结束前一周，自动化会发送一封电子邮件，其中包含所有信息，以便让为公司工作的联系人离职
4. 任务结束后的一天，公司会收到一封电子邮件，其中包含指向反馈表的链接

您需要设计表单以从公司的角度收集您认为最有价值的关于联系人为公司工作的时间的任何反馈。 这使您可以解决公司可能存在的任何问题。

IF/ELSE 操作会检查公司是否在几天后提交了表格。 如果他们没有，他们会进入一个周期，每隔几天发送一次提醒，直到提交表单。 一旦他们提交表单，他们就会退出自动化。

将公司点人的电子邮件地址存储在自定义字段中，您可以在通知步骤中自动使用个性化标签填充它。

5.自动化联系可用性

承包商或员工完成任务后，将他们重新设置为可用于新工作（无需举手）。

1. 使用“分配可用性”的自定义字段（来自早期的自动化）
2. 该字段可以更改为“On an Assignment”，这表明您的团队成员正在处理某事（并触发此自动化）
3. 然后将在等待步骤中捕获联系人，直到该日期与其分配结束日期相同，您将存储在自定义字段中的日期
4. 联系人然后移动到更新联系人步骤并将“分配可用性”字段设置回可用

这可以确保您始终知道谁可以参与项目（以及谁已经在其中）。

6. 项目更新提醒流程

当一个团队专注于一个项目时，他们很容易忘记与您的公司或客户进行沟通。 这种自动化会自动提醒他们分享项目状态（同时也提醒他们互相签到）。

1. 分配了一个项目并创建了通过您的管道移动它的交易
2. 向交易所有者发送一条消息，让他们知道将定期发送提醒以获取更新以及响应中的预期内容
3. 两周后，交易所有者会收到提醒电子邮件 - 并将继续每两周收到一次提醒，直到交易被标记为完成（无论是赢还是输）

7. 项目完成签到

一旦项目被标记为完成，跟进客户以确保他们有良好的体验。

1. 当交易被标记为赢得时，客户会在 3 天后收到一封电子邮件（检查他们是否满意）
2. 活动中需要创建两个链接（一个用于“满意”，一个用于“不满意”）。
3. 如果他们点击“满意”链接，客户就会离开自动化。
4. 如果他们点击“不满意”链接，客户会收到一封电子邮件，以收集更多关于他们不满意的反馈。 交易重新开始，交易所有者会收到一封电子邮件，让他们知道该项目仍需要进行。
5. 如果客户在一周内没有点击任何链接，他们就会退出自动化

8.平均分配交易所有者

确保您的潜在客户均匀分布在您的团队中。 即使交易所有者离开或添加，这种自动化也会均匀地分散潜在客户。

1. 当交易进入管道时，潜在客户会通过一系列拆分操作，将他们平均发送到 8 个路径
2. 在五个路径的末尾是更新交易所有者步骤，该步骤会更改交易的所有者
3. 在三个路径的末尾是一个 Go-To 操作，将它们发送回拆分路径的顶部——因此它们可以被发送下来并分配给交易所有者

这使您可以将潜在客户平均分配给您的交易所有者，无论公司拥有多少交易所有者。

您可以根据您拥有的交易所有者数量添加或删除“更新交易所有者”或执行操作步骤。 如果您有超过 8 个交易所有者，您甚至可以添加更多拆分操作！

9. 咨询电话建立 - 集成

如果您使用的是 Calendly 或 Acuity 之类的服务，那么这种自动化就是为您量身定做的。

1. 联系人提交请求更多信息或咨询的表格
2. 联系人会获得一个包含指向您的日程安排集成链接的活动，以便他们可以安排他们的通话。
3. IF/ELSE 操作检查他们是否已建立呼叫
4. 如果联系人尚未设置集成，他们将再次收到一封提醒电子邮件，其中包含指向您的日程安排软件提供商的链接。

使用像 Zapier 这样的服务可以在 ActiveCampaign 和您的日程安排软件之间进行双向通信。

10. 基于评分的 Facebook 受众流

让联系人的行为决定他们在 Facebook 营销中的位置。 使用衡量参与度或所需行动的分数来帮助您做到这一点。

1. 创建交易并将联系人添加到您的初始 Facebook 自定义受众
2. 随着联系人分数的增加，将其添加到您更专注的自定义受众中，并将其从前一个中删除

随意调整分数并根据需要添加更多观众。

“作为白标选项，ActiveCampaign 还为您提供更多自由。 除了自定义域和徽标之外，您还可以修改界面本身的样式以匹配您的品牌。”

Aaron Brooks (Venture Harbour) 谈为何 ActiveCampaign 是他们选择的代理机构最佳白标电子邮件营销工具。