定义和实施审批工作流程

永远不要忽视质量。 如果您按时完成了可交付成果，但没有达到利益相关者的期望，那么您就有麻烦了。 审批工作流程可以帮助确保质量，当它是更大的自动化工作流程的一部分时，它甚至可以简化流程。

有不同类型的审批工作流程，并非所有都是自动化的。 了解定义后，您可以选择最适合您的流程的定义。 让我们看看什么是审批工作流，以及自动化审批工作流如何帮助您更好、更高效地工作。

什么是审批工作流程？

审批工作流是一种将某些东西发送给有权将该项目移动到生产的下一阶段的个人的方法。 它是可以手动或自动完成的工作流程的一部分。 这有助于通过管道确保质量，同时也避免了所需批准的积压。

任务的逻辑顺序被批准工作流打断，因为工作停止，直到该任务得到指定人员的批准。 自动化工作流程可减少瓶颈并提高效率，从而提高工作场所的生产力。

有权批准工作的人通常是执行该工作的任何团队的直接经理，但也可以是质量保证人员或跨部门经理，具体取决于流程。 根据产品和组织的范围，工作流程中可能有很多或很少的批准。

通过自动化任务和添加审批工作流程，企业可以帮助团队更高效地工作，同时确保工作质量保持高标准。 ProjectManager 是一种在线软件，可自动化工作流程并具有任务批准设置以简化工作。 将任务批准添加到您的自定义工作流程或与自动化一起设置批准者，然后才能更新状态。 立即免费开始使用 ProjectManager。

审批工作流程的类型

有许多不同类型的工作流结构，但我们将从任务提交门户开始。 这是提交文档、采购订单或某种任务的地方，以便利益相关者、经理或审批者可以在其上签字。

这导致定义工作流程中的批准者是谁。 例如，许多具有自动化功能的软件工具都可以授予特定人员编辑、查看或管理提交的权利。

审批工作流程通常有一个截止日期，以避免积压、瓶颈和延迟。 通常，当提交审批时，任务会触发通知，提醒审批者该工作已准备好进行审查。

有多种类型的审批工作流，每种都用于为组织的流程提供更高的效率。 它们允许工作继续向前推进，同时不会忽视通过审批工作流的工作质量。 审批工作流主要分为三种类型。

1. 流程审批工作流程

当处理可预测和可重复的任务时，会采用这种批准过程。 此工作流程最适用于团队成员知道他们想要达到的结果并有明确路径来实现该目标的流程。 例如，在文件审批中，通常采用流程审批工作流。

2. 项目审批工作流程

如果您需要更灵活的工作流程，您可能会使用项目审批工作流程。 此工作流也适用于具有已定义目标的任务，但是，与流程批准工作流不同，实现这些目标的路径并不明确。 这种审批工作流程通常用于创意项目，因为目的是已知的，但如何实现则更多的是集体即兴创作。 以营销活动为例，它有特定的目标，必须达到关键绩效指标 (KPI)，但如何达到这些 KPI 尚不清楚，可能需要多次尝试。

3. 案例审批工作流程

一些工作流程没有明确的路径。 在这样的工作流程中，您将应用案例批准工作流程。 这是一个理想的工作流程，当团队开始工作时没有定义目标，但在他们通过工作过程中的其他信息工作时明确了重点。 为了更好地理解案例审批工作流程，请考虑保险索赔。 在保险索赔的过程中收集更多信息之前，保险索赔的结果并不明确。

自动化审批工作流程

如前所述，审批工作流程可以手动完成，也可以自动完成。 在后一种情况下，自动化审批工作流通过在完成某个操作后触发响应来在工作流中移动项目。

手动审批流程存在问题。 这可能会导致相互矛盾的反馈，当有多个审阅者时，谁有权限不明确，目标沟通不畅，修订太多，错过最后期限等等。 自动审批工作流程可以避免这些减速带并保持工作流程顺利推进。

自动化审批工作流程可确保流程具有问责制并保持高效。 这是任何规模的组织都可以从中受益的。 但首先，必须明确定义工作流程的步骤。 考虑如何请求提交、任务获得批准必须满足的标准、这些批准者在整个工作流程中的身份、批准或拒绝后的提交路线等。

审批工作流程的好处

使用审批工作流的主要好处是它简化了您的流程。 它通过更快地通过管道移动项目来提高效率，并通过定义该工作流程的步骤、批准和确保团队中的每个人都专注于他们的工作来减少错误。

它还确保项目已得到适当批准，并且批准已及时交付。 无论任务有一个还是多个批准者，这都有助于团队按时完成任务。

使用审批工作流时，错误也更少。 自动化确保仅在满足批准标准时才会进行批准。 这意味着更少的错误通过，以后必须修复导致延迟。 这可以节省时间并避免代价高昂且令人沮丧的修正。

在跟踪任务状态和确保团队了解更新或未决批准方面，自动化也是一种改善沟通的方式。 流程中的这种透明度有助于避免进一步延迟流程的误解。

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瓶颈是工作流程中的常见问题，会导致延迟和挫败感。 审批工作流程通过自动化减少了这些成本高昂的流程。 例如，如果一个任务有许多审批者，则可以设置自动审批工作流，以向所有审批者发送请求以更快地推进任务。

另一个优点是自动化导致更高的一致性，这是一种简化流程的方法。 它确保自动批准的任何内容都符合组织的标准和政策。 由于不再需要手动审查，因此自动化此过程可加快工作流程。

审批工作流程的最佳实践

任何审批工作流程的第一个也是最重要的方面是确保您选择了有权进行审批的人员。 整个过程取决于这个决定。 即使在自动审批工作流程中，审批人也是防止任何不符合您的审批标准的事情的保障。

建议使用自动化，尤其是在处理多个审批者时。 如前所述，它可以一次向所有批准者发送批准通知。 它还可以帮助您识别工作流程中的冗余，可以将其删除以进一步简化流程。

设置截止日期有助于避免延误，不仅是为了完成任务，也是为了获得批准和反馈。 为确保这些到期日期不会在随机播放中丢失，请寻找一种具有自动通知功能的工具，该通知可以在应用程序中发送电子邮件或警报。

ProjectManager 和审批工作流

ProjectManager 是具有工作流自动化和任务批准的在线项目管理软件。 创建自定义工作流程并指定批准以实现更好的任务管理。 可以设置批准以自动执行特定操作并简化工作流程以提高生产力。

使用工作流自动化简化重复性任务

批准工作流程的第一步是明确定义工作的阶段。 自定义工作流程可帮助您设置指导任务必须采用的路径的规则。 他们还将定义可以更改状态或将任务向前推进的用户。 自定义工作流和任务批准可以通过定义触发某些动作来实现自动化。 为状态、优先级、进度和其他可以分配用户、删除用户、设置优先级、进程百分比等的触发器设置触发器。

获取实时通知以掌握批准情况

为了简化工作流程，审批者必须知道何时将任务发送给他们进行审批。 我们的通知允许用户实时查看这些警报。 它们会立即发送到您的收件箱，但还会在软件中创建警报，这样您就不必离开工具并中断您的工作流程。 您可以自定义通知，不仅可以在需要批准时提醒您，还可以在分配给任务、进度更新、到期日期更改等时提醒您。

帮助您处理工作流程的另一个功能是实时数据，它可以为更好的决策提供信息。 使用我们的实时仪表板获得项目的高级视图。 无需配置，只需切换即可查看您在成本、时间、工作量等方面的进展。 如需更多信息，可定制报告侧重于您想查看的内容。 它们可以轻松地与利益相关者共享，以保持更新。

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