成本管理基础

已发表: 2022-08-23

什么是成本管理？

成本管理是计划和管理企业或项目预算的过程。就项目而言，它可以帮助项目经理估计项目的成本，并设置控制措施以减少项目超出预算的可能性。

成本管理是项目经理最重要的职责之一；项目总是需要材料、劳动力和设备等资源，这会产生成本。必须在整个项目生命周期内估算和控制这些成本以完成项目。

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如何通过 4 个步骤管理项目成本

以下四个步骤概述了成本管理流程在项目管理中的工作方式。

1. 资源规划

资源规划是预测业务、项目或工作范围的未来资源需求的过程。要创建资源计划，您需要首先定义项目范围，这是一份详细说明将要完成的项目活动的文档。

一旦定义了项目活动，项目经理通常依靠历史数据、专家意见和资源规划工具（如资源分解结构 (RBS)）来估计所需的资源。

2. 成本估算

成本估算包括将成本分配给执行项目所需的资源，例如劳动力、材料和设备。成本估算是成本管理过程中最重要的步骤之一，因为它为您的项目预算奠定了基础。根据项目的特点，您可以使用多种成本估算技术。

3. 成本预算

根据您的成本估算，您现在可以创建项目预算，它只是您所有项目成本的总和。确保包括所有类型的项目成本，包括直接、间接、固定和可变成本。项目预算还应包括应急储备，以防有工作需要重做，或者项目面临风险，需要采取风险缓解策略。

一旦项目开始，项目预算就是用于比较实际成本与估计成本的基准。因此，项目预算允许项目经理快速了解他们的成本是否过高以及是否存在成本超支的风险。

4、成本控制

成本控制是指为最小化和跟踪项目成本而采取的所有活动、指导方针和程序。成本控制不佳会影响项目的盈利能力，但幸运的是，项目管理软件可以帮助您使用时间表、工作量规划器和项目仪表板等工具轻松跟踪成本。

这 4 个步骤的输出可以记录在成本管理计划中，这是项目计划的关键组成部分。

什么是成本管理计划？

成本管理计划听起来很简单。它是项目成本估算的概述——但它包括所有分配以及项目经理将如何控制这些成本以使项目按预算进行。

成本管理计划必须考虑影响项目预算的资源，无论是材料还是人员。还有固定、可变和间接成本。必须计算所有这些以了解您对该项目的财务承诺。

最后但并非最不重要的是利益相关者，他们在降低成本方面拥有既得利益。成本超支是许多项目都经历过的问题，但利益相关者不会很好地容忍这个问题。在制定成本管理计划时，请牢记利益相关者。他们需要了解整个项目并获得报告。

成本管理计划大纲

以下是成本管理计划中必须包含的一些关键要素：

估算方法：说明采用了哪种成本估算方法，例如参数、自下而上、三点等。
计量单位：为了准确计量成本，为您的劳动力、材料和设备建立计量单位很重要。测量单位的一些示例可以是工时、平方英尺、吨、公斤等。
成本基线：根据您的成本估算，您必须定义一个成本基线来标记项目的支出限制。
成本控制阈值：建立阈值来监控成本绩效很重要。这只是意味着当成本变化达到一定百分比时，项目团队将采取成本管理措施。
绩效衡量方法：确定如何衡量成本绩效，以查看您是否满足项目的目标和期望。为此，您需要成本跟踪系统和挣值管理 (EVM) 技术。
报告指南：您需要有一种格式和沟通渠道来报告您的发现，因为您监控项目的进度并将这些数据呈现给您的利益相关者。

为什么成本管理很重要？

成本管理在项目管理中如此重要的主要原因是您的成本管理计划包括保持预算所需的指导方针和程序。这很关键，否则，组织可能会因为成本超过利润而亏损。

成本管理过程始于项目的计划阶段，在此阶段估算成本，然后定义项目预算。然后，在执行项目时，会仔细监控和记录费用，以确保它们与预算一致。

当您有项目预算时，它会设置项目成本的基准。这意味着它管理您在管理项目成本时所采取的决策和方向。这可以帮助您在不超支的情况下保持项目正常进行。

成本管理技巧

以下是您在管理项目成本时要牢记的一些提示。

通货膨胀计划：定价不是一成不变的，任何好的预算都会通过考虑一系列成本来考虑这一点。
考虑自然灾害或潜在事件：预计意外可能听起来很愚蠢，但您的预算中必须为天气事件、个人问题或其他会延迟项目的未知因素留出空间。
其他意外成本：并非所有意外成本都是随机的。可能存在法律问题、与项目相关的处罚或意外的人工成本，所有这些都是您无法预算的，但可以告知您的预算。
实时跟踪：在您执行项目时使用软件来监控预算是管理成本的关键。但是，如果您正在查看不是最新的数据，您将无法迅速采取行动来解决问题。因此，您希望拥有具有实时数据跟踪功能的软件。
及时响应：无论您如何发现项目成本的差异，您都必须立即采取行动。等待的时间越长，浪费的钱就越多。
相应的大小：有些人认为较小的项目不需要项目成本管理。但无论大小，您都需要管理成本。

为了最好地管理项目成本，您必须从内到外了解您的项目。做到这一点的最好方法是在项目开始时创建一个完整的项目章程。

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这是供您参考的缩略图。