更好的成本控制和费用控制的 7 个技巧

要了解成本控制，首先要了解为什么要使用它：监控费用并识别风险以增加利润。 不要与成本管理混淆，成本控制有自己的一套目标，可以为企业节省资金。

什么是成本控制？

成本控制是估计成本以计划和调整预算的过程。 为了做出准确的成本估算，必须监控所有费用并控制支出，以适应任何变化。

预测风险是成本控制的另一个关键因素。 当您在风险发生之前准确分析风险时，您可以在任何变化发生之前修改项目预算。 这降低了超出预算的可能性。 建筑项目特别容易超出预算，但适当的成本控制可以防止这种情况发生，并提供信息以进行未来预测。

项目成本控制始于监控和跟踪费用的变化。 这些变化称为变化，它们可以是“有利的”或“不利的”。 这些变化可用于在未来做出更准确的预测。

什么是费用控制？

费用控制是直接改变支出的过程。 理想情况下，这些变化是由成本控制数据通知的。 成本控制既关注全局又关注小细节，而费用控制会立即改变支出习惯，以使项目保持在正轨上。

为了跟踪和控制费用，必须将它们识别并分类为两类之一：直接费用和间接费用。

直接费用

直接费用直接用于项目的有形需求。 三个最常见的直接费用示例是材料、劳动力和设备。 这些费用将特定于项目并“创造”一些有形的东西。 我们的免费估算模板可以帮助您预测和管理您的直接费用。

间接费用

间接费用是在后台不断累积的成本。 间接费用的一些常见例子是员工工资、员工福利和办公室/设施租金。 控制间接费用可能是项目成功和项目失败之间的区别。

更好地控制成本的七个技巧

所有项目都有风险，而且很可能会经历变化。 这并不意味着他们必须超出预算。 这些成本控制的最佳实践为您的成功奠定了基础：

1. 定义重要的 KPI

对于每个任务或过程，项目经理应该决定关键绩效指标。 这些 KPI 是团队在开始项目之前建立的预定指标，并在整个项目中被引用以检查进度。

2. 预测通货膨胀

商品和服务的成本会根据市场因素而波动。 这可能会导致费用增加。 这些价格变化需要调整预算和支出。 在成本控制方面，您必须在准备风险和差异时考虑这些变化。

3.制定应急计划

无论项目计划得多么好，仍有可能出现问题。 您需要预测这些财务风险并制定策略以适应它们，而不会产生不利的差异。 将这些突发事件视为备用计划。 你越能想象出意外，你就越能为最坏的情况做好准备。

4. 实时跟踪费用

成本控制的一个关键方面是跟踪和记录费用。 这是发现差异并在未来纠正它们的唯一方法。 当您实时跟踪费用时，您可以发现差异并进行适当的更改。 通过这种方式，即使是不利的差异也可以告知您如何控制项目其余部分的成本。

5. 定期收集数据

一致性是游戏的名称。 当项目看起来运行顺利时，收集数据的优先级似乎很低。 但是，当我们允许这种情况发生时，数据会变得倾斜，并且在未来变得不那么有用。 毕竟，成本控制应该尽可能多地发现有利的差异和不利的差异。

您收集数据的频率将根据项目的规模和范围而有所不同，但必须设置收集的时间表——无论是每周、每两周、每月等。

6. 记录所有变化

即使是最小的变化也应记录在案。 它们在当时可能看起来微不足道，但很可能以后它们会派上用场。 如果小时工需要几个小时的加班时间来完成一项任务，这是一笔意想不到的间接费用。 像这样的微小变化看起来像是侥幸，但它们可以用来在未来制定更准确的预算。

7. 与团队沟通

成本控制不是一个人的表演。 为了创建更明智的预算，您必须将变化及其原因传达给整个团队。 这让每个人都在同一个页面上，并意识到挫折和成功。 永远不要错误地认为数据与团队成员无关。 成本控制主要是收集数据，但如果没有人使用它，数据就会变得毫无用处。

控制成本和费用时要避免的事情

成本控制是一个微妙的过程，但有一些方法可以让它变得不那么棘手。 以下是即使是最好的项目经理也会犯的三个常见的成本管理错误。 幸运的是，当您知道要注意什么时，它们是可以避免的：

忽略间接费用

间接费用经常被忽视。 这些费用潜伏在任何项目的背景中，但成本加起来。 此外，如果您不始终如一地跟踪间接费用，您就不会注意到租金、员工福利和其他形式的通货膨胀增加等成本。 在一个完美的世界里，这些费用是静态的，但不考虑它们的不断变化很容易让你超出预算。

低估承包商和供应商的关系

与承包商或供应商的良好关系可以使控制直接费用变得更加简单。 当您与供应商建立牢固的关系时，他们可能更有可能提前通知您价格上涨。 保持这些关系健康可以在需要时更容易重新谈判合同。

有利的差异可能意味着您可以购买更多用品或获得更多帮助。 不利的差异可能意味着您需要削减开支。 无论哪种方式，良好的关系都会使过程变得轻松。

不使用自动化工具

有效控制成本的秘诀是掌握影响预算的费用、风险和其他因素。 为此，您必须使用工具来管理数据、跟踪费用和资源、创建报告并实时调整预算。

当执行这些任务是一个漫长的过程时，数据可能已经更改，您无法记录每个变化。 相反，请使用自动化解决方案，让您一次查看所需的所有信息并进行必要的调整和报告。

ProjectManager 如何帮助控制成本

ProjectManager 是一个基于云的项目管理解决方案，可让您在完成工作的任何地方管理项目的各个方面。 成本控制需要最新数据和快速报告，以便做出最准确的估算。 当您无法随时随地访问和更新此信息时，成本控制过程就会停止。

资源管理

我们的资源管理软件允许您准确跟踪资源的使用情况，然后允许您创建报告并准确发现可以更有效地使用这些资源的地方，以减少开支。

实时成本跟踪

ProjectManager 使您能够在反映任何项目更改的实时仪表板上查看所需的所有信息。 这意味着在它们对您的预算产生负面影响之前发现它们。

成本和费用控制是一个数据驱动的过程，需要强大的项目管理软件来消化和分发信息。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，带有实时仪表板等工具，可以收集、过滤和共享您在可扫描图形和图表中的结果。 立即试用此 30 天免费试用版。