更好的资源调度的 7 个技巧

什么是资源？ 它们是项目所需的一切。 这包括人、地方和事物。

换句话说，资源是必不可少的。 与它们打交道并协调它们的使用是项目经理在跨越项目终点线时必须清除的主要障碍之一。

资源将插入项目的每个阶段。 它们是项目计划、调度和执行的一部分。 为了在需要时获得所需的资源，需要一种完善的方法。 你知道这是怎么回事。 是的，资源调度。

很难确定项目管理中最重要的方面。 一切都感觉必不可少。 但肯定有一些支柱支撑着这个项目，并且比其他支柱更重。 资源调度就是其中之一。 我们有一些技巧可以帮助您更好地管理资源。

什么是资源调度？

在我们继续之前，让我们确保我们都在同一个页面上并定义资源调度。 资源调度是对资源的识别和协调，可能是资源规划中最重要的方面。

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资源调度涉及根据所需资源及其可用性为项目中的每个任务安排开始和结束日期。 平衡资源的可用性与团队的工作能力是如何保持项目按计划进行的。 资源调度为项目经理提供了设置团队任务持续时间的工具。

通过根据资源容量、可用性、工作量和范围分配和调度资源，项目可以避免分配不足和过度分配。 这不仅可以在预算范围内按时完成项目，还可以提高士气、促进更好的关系、帮助提高盈利能力并提高利益相关者的满意度。

如果您想了解 ProjectManager 的调度效率如何，请观看这​​个简短的教程视频。

资源调度的好处

通过资源调度，可以为项目、团队、场地、设备和与项目相关的任何其他资源提供卓越的组织。 所有这些都为在项目任务之间智能分配资源奠定了基础。

这包括为每个任务确定资源、它们的可用性，然后将这些资源与能力相匹配。 也就是说，您团队中的谁最适合执行任务。

有了这些信息，资源调度还可以更好地估计时间，因为它提供了一个衡量项目进度的更多指标。 它依赖于过去项目资源调度和其他类似项目的报告和分析来获取信息。

规划还受益于资源调度，这有助于通过计算容量和需求来规划未来。 你做得越好，你的团队在项目上工作时的感觉就越好。 这是因为智能容量规划将防止过度分配。 他们会信任项目经理，从而提高员工保留率和生产力。

7 大资源调度技巧

1.使用资源管理软件

使用资源管理软件来帮助您跟踪资源和项目进度。 资源管理软件存储您的所有项目信息，以帮助您管理人力资源、材料和设备。

2.使用工作分解结构（WBS）

在您知道需要多少资源以及何时使用它们之前，您无法开始安排资源。 这涉及收集导致最终可交付成果的每一项任务。 这似乎是一项艰巨的任务，但使用 WBS 可确保您不会忽略任何步骤。 这是一个树形图，上面和下面都有你的最终交付物，以及通向它的各个分支。 您的列表越完整，您的资源计划就越准确。

3.尝试资源平滑

完成所有步骤后，有很多方法可以安排资源。 一种技术是资源平滑，它侧重于所有其他技术的时间约束。 在这里，最后期限为王。 当事情必须按时完成时，最好采用这种做法，即使这意味着延迟一些工作。 虽然它消除了您日程安排中的一些灵活性，但它往往会使日程安排更加高效和划算。

4. 练习资源平衡

另一种使用的资源优化技术称为资源平衡。 当您手头有足够的资源来完成项目时，就会使用它。 然后，它将资源平均分配到工作中。

这有助于提高士气，并使时间表既现实又可行。 这可能通过缩短或放宽时间表来实现，截止日期甚至可能会改变，但这没关系，因为你没有增加容量。

5.注意约束

任何项目都有约束，例如时间、成本和范围的三重约束。 所有这些力量都在作用于您的资源，因此您可以更好地定义它们将如何影响上一个技巧中的任务，您的资源计划就会越紧。

6. 知道你需要多少资源

再次，回到您的任务列表，确定每个任务需要多少资源。

它是什么类型的资源？ 每个人需要多少人才能完成任务？ 这个数字可以是数字，如所需数量，但也可以用时间表示。 您可能需要一个小时或几周的资源。 这都是应该注意的。

7. 控制资源的可用性

您想要控制资源的未来可用性。 要做到这一点，需要知道您拥有多少容量以及您当前的资源利用率。 也就是说，例如，您的团队在特定时间范围内可以完成多少工作。

团队成员在此期间是否安排了休假？ 有假期吗？ 有关资源可用性的数据越多，您就越能管理资源的计划。

8. 明智地分配资源

最后一个提示适用于在列出任务、确定限制、知道需要多少资源及其可用性之后分配资源。 此时，您拥有了构建资源计划所需的信息，可以避免代价高昂的瓶颈。

因此，请谨慎分配。 根据您的资源、需求和能力，截止日期可能需要更改甚至延迟。 在预测项目的未来方面，资源计划比茶叶更有效。

ProjectManager 可以安排您的资源

ProjectManager 具有丰富的功能，可帮助您更好地管理和控制您的资源计划。 创建任务列表后，您可以轻松地将电子表格导入我们的软件并创建新项目。

这将打开一个甘特图，其中列出了左侧的任务。 添加开始和结束日期以创建任务的持续时间，右侧会出现时间线。

使用甘特图分配任务和资源

可以直接从甘特图进行分配，并且可以链接任务依赖关系以减少资源稀缺性。 在您创建分配时，团队成员的可用性会实时更新，因此您始终知道哪些资源可用。

您还可以通过将资源分类为团队或设备来跟踪资源。 通过向这些资源添加每小时费率，您还可以跟踪它们的成本。 随着时间记录任务，这些成本会自动更新并与您的计划进行比较，因此您可以立即查看您是否偏离轨道。

工作负载页面跟踪可用性和时间表

在可用性方面，ProjectManager 允许您排除工作日、假期和计划时间。 当您在不同国家、不同时区和节假日管理分布式团队时，这尤其有用。

为了进一步平衡您团队的任务，我们提供了一个工作负载页面，让您可以了解每个团队成员的分配情况。 他们的工作量是彩色编码的，因此您可以快速查看是否存在任何不平衡。 如果有，只需从工作负载页面重新分配任务。

使用仪表板进行实时跟踪

因为我们的软件是基于云的，所以它会实时更新。 这使得我们的团队功能特别有用，它可以让您每天或每周跟踪您的团队正在做的事情。 轻松跟踪任务进度、分配给谁以及每个团队正在做什么。 如果需要重新分配某些内容，只需单击几下即可。

ProjectManager 是一款基于云的软件，可安排资源并使其保持正常运行。 实时仪表板遵循六个项目指标来监控进度，一键式报告更深入地了解差异、任务等。 我们甚至有在您的团队完成任务时自动更新的时间表。 使用 ProjectManager 的 30 天免费试用版控制您的资源并使其按计划进行。