簿记 101：如何为您的小型企业保留记录

确实，自己记账可能是一场彻头彻尾的噩梦。

无论您是开始一项新业务还是已经经营了多年的在线商店，学习如何跟踪您的费用和收入都可能是一个巨大的挑战。

你不是一个人。 近四分之三的小企业主认为他们在簿记和会计方面不是很了解。

除了经营业务之外，您还必须管理资产账户、纳税申报表、信用卡拒付等等。 如果您是第一次潜水，可能会感到困惑和不知所措。 但不一定是这样。

想成为自己的簿记专家吗？ 在本文中，您将了解有关如何开始为小型企业记账以及如何在今天变得更有利可图的一切。

什么是簿记？

簿记是为您的企业记录和管理所有财务交易的过程，包括销售、采购和付款。 簿记员跟踪所有成本和收入，以帮助公司做出明智的财务决策。

簿记的目标是向您展示您企业更大的财务状况，平衡您的账户，并以更具战略性的方式改善现金流管理。

簿记的基础知识

在商业簿记中，帐户是某种类型的所有借方和贷方条目的记录，例如应付账款或工资单。

有五种基本类型的帐户：

• 资产。 公司因交易而拥有的资源或有价物（例如，库存、应收账款）。
• 负债。 公司对供应商、银行、贷方或其他商品和服务提供者的义务和债务（例如，贷款、应付账款）。
• 收入或收入。 公司通过销售或提供服务赚取的收入。
• 花费。 流出公司以支付资产或服务（例如，公用事业、工资）的现金。
• 公平。 , 在扣除所有负债（例如股票、留存收益）之后，所有者在公司中的权益的剩余价值。

小型企业会计从设置每个帐户开始，以便您可以在适当的类别中记录交易。 这构成了您的总账。 您可能不会拥有与下一个电子商务商店完全相同的簿记流程，但根据您的业务需求，许多不同的会计方法很常见。

如何保存你的书

1. 维护和更新财务记录

簿记涉及使用数字。 大部分工作涉及基本的数学和会计。 详细信息取决于您拥有的业务类型，但它可以包括结算应收账款和银行对账单、记录财务交易、开票、开票和跟踪工资单等任务。

您还将处理其他与财务相关的事务，包括：

• 工资、收入、就业甚至小企业税收减免的税务簿记。
• 预算计划，以帮助公司保持正轨和发展。
• 为利益相关者准备好财务报表（资产负债表、损益表、现金流和权益变动）。

簿记需要仔细分析和一点法律知识。 如果您的业务被审计，您需要确保您的记录井井有条并且扣除是合法的。

2. 跟踪每个人在做什么（和支出）

财务簿记可能需要大量时间。 您必须确保每笔财务交易的准确性，此外，您必须每天平衡账目并跟踪员工的进出付款。

这意味着，要掌握簿记和会计，您应该具有出色的沟通和组织能力。 在任何一天，您都可能需要向员工收取收据、管理差旅费用或向人们报销费用。 创建提交和报销系统有助于确保您不会错过任何交易，并且记录保持最新和准确。

3. 使用簿记服务改进流程

好的簿记或会计软件应该包含在您的小型企业会计工具套件中。 随着虚拟簿记和其他类型的在线簿记服务的兴起，小企业主需要跟上最新的技术。

借助良好的簿记服务或软件，您可以简化数据输入、创建详细的财务报告、整合数据并自动保存记录。 这也是一种提高业务准确性并消除重复性任务所花费时间的简单方法。

复式簿记与单式记账

在单项记账方法中，业务交易会在您向公司账户存款和支付账单时记录下来，就像保存支票登记簿一样。 这种方法最适合交易量较小的小型企业。

复式记账适用于任何规模和复杂程度的企业。 在这种方法中，当对一个帐户进行输入时，对另一个帐户进行相应且相反的输入。 例如，如果您记录了 100 美元的收入，您将创建两个条目：100 美元的借方条目以增加您的现金资产负债表，100 美元的贷方条目以增加损益表帐户的“收入”。

如何掌握小企业记账

了解和跟踪您的财务数据是小型企业财务的重要组成部分。 这就是为什么，当你经营一家企业时，你要么必须从簿记课程中学习，要么外包。

幸运的是，不仅可以学习如何管理自己的书籍，而且自己解决问题也有一些显着的好处。

我们与两位专家进行了交谈，以帮助您自行管理财务：Shopify 的内部会计师 Charlie Ashbourne 和 Shopify Plus 的商家成功经理 Sheena Brady，她还经营着一家成功的企业 Tease Tea，并建立了一个系统来管理她的业务账簿。

如果您不熟悉跟踪您的帐户并且付不起帐簿公司或个体户簿记员的费用，您仍然可以学习基础知识并自行管理事情。 以下是从每日、每月、每季度和每年的角度专门研究电子商务簿记的情况。

每天做什么

每天，您需要考虑的一项一般簿记是收据。

保留您业务中发生的任何事情的书面记录，这可能意味着保留与新供应商会面的咖啡收据或为最新一轮数字广告的电子邮件收据添加书签。

保存这些记录如此重要的原因很简单。 要获得索取合法业务费用的全部税收优惠，您需要能够支持它们。

“如果你没有足够的支持，你可能会被拒绝税收抵免和可扣除的费用，如果你真的有权获得它们，在纳税时可能会受到很大的打击，”查理说。

因此，您的日常簿记任务是确保您有计划跟踪收据、发票和相关电子邮件。 您希望这些文档易于访问，因此使用它们不需要大量时间或精力。

收据和发票可以保存在指定的文件夹中。 如果您倾向于从特定发件人（您的软件提供商、数字广告等）那里收到电子邮件，您可以在收件箱中设置一个简单的规则，将它们集中到一个名为“收据和发票”的文件夹中。

您甚至可以创建一个简单的待办事项列表项来处理这个过程，这就是 Sheena 为 Tease Teas 所做的。

“每当发票或收据通过电子邮件发送给我们时——这些天是 95%——我都会将附件上传到 Google 云端硬盘，进入按月细分的发票文件夹中。 这意味着我很少需要打印、归档或存储任何此类信息，这本身就节省了大量时间。”

每周做什么

簿记不应该在你的待办事项清单上成为一项庞大的每周任务。 每周有两件关键的事情需要关注：你的现金流量表和你的可变费用，尤其是当它们是全新的时候。

注意你的现金流

你在银行里有钱吗，多少钱，这些钱需要用来支付什么？ 这就是您在现金流方面所关注的。

“除了收入和支出，关键是管理你的现金和现金流。 通常有一种误解，认为如果您有 X 额的收入，那么您就有了那笔金额的现金，但事实并非如此，”查理说。

在日常工作中，您可能需要决定何时购买某物，或在您的业务上花费多少。 了解您手头有多少现金，以及现金需要支付的其他内容，是管理您的账簿和业务的关键部分。

想要一个简单的簿记系统来帮助计划和分析您的现金流？ 这篇关于为什么现金流比利润更重要的文章包括一个你可以使用的方便的电子表格。

密切关注新的或可变的费用

大多数情况下，查看和查看您的支出可能是每月的任务。 但是，如果您有任何新费用或可变费用，您需要密切关注它们，以确保它们符合预期。

“以营销费用为例：如果您最近分配了运行付费广告的预算，并且每天都在波动，那么您应该密切关注它，直到您对这种行为感到满意为止，”查理说。

毕竟，如果有办法在月底之前评估新举措和费用，您可以做出更快但仍然明智的决策。

每月做什么

如果您与内部或远程簿记员合作，您可能会与他们联系以每月检查您的书籍。 作为一个 DIY 爱好者，你应该制定一个计划，每月坐下来花一些时间来整理你的书籍。

获取业务快照

每月，您应该从整体上审视您的业务，以了解事情的进展情况并了解全局。

“在月底，你要确保你已经把所有的开支都计入其中，然后看看你的销售额、开支、收入和整体现金状况，”查理说。 “您还需要确保查看您感兴趣的业务的任何关键领域。”

使用簿记服务或软件来跟踪您每月看到的趋势，并从财务角度考虑您将如何处理即将到来的月份。 您还可以特别关注任何新项目、活动或运营变更，看看它们是否会影响您的销售、费用或两者兼而有之。

关注开支

您的每月回顾是更战略性地思考费用如何适应您的业务的好时机。

“即使我们在销售方面表现良好，我也总是深入研究费用，”Sheena 说。 “商业成功的一个重要指标是盈利能力，您通常可以通过分析费用并创造性地寻找降低费用的方法来创造意想不到的利润。

您可以通过根据您的付款历史、批量订购或预购某些产品查看供应商折扣来找到降低成本的不同方法。

“去年，我查看了我们销售的一种流行茶具并进行了一些研究。 根据我们的历史和我对制造商的了解，我问我们的供应商是否有折扣空间。 他能够降低我们的单位成本，仅去年我们就在这个问题上节省了 5,000 多美元。”

保持井井有条

如果有每个企业家都能认同的税收和簿记陈词滥调，那就是“装满收据的鞋盒”。 当然，梦想是将鞋盒交给 CPA 或众多可以理解这一切的簿记服务之一，但有一些方法可以让您自己处理鞋盒。

在您的每月审核期间，请查看您的电子邮件、您的 Google 云端硬盘文件，或者是的，您的鞋盒中存储的所有收据。 将它们分类为费用类别，既可以让自己在报税季节保持井井有条，又可以了解您在库存订单和广告上的实际支出。

根据您需要了解的内容进行调整

没有两家企业是相同的，虽然每个企业都有适用的基本面，但您独特的收入和支出组合可能会导致与其他企业的簿记需求略有不同。

“我曾经根据订单审查我的书。 每一个收到的订单，我都会确保使用簿记软件进行记录和跟踪，”Sheena 说。 “事实证明，这没有必要。 对我们的业务而言，对我们的评论来说最重要的是每月的整体销售额。”

如果您要记录税务和簿记所需的所有内容，并且您正在获得制定业务战略决策所需的财务信息，那么您可以选择简化对这些事情都不重要的流程。

适合小型企业的最佳簿记软件

如果您正在寻找使在线簿记更容易的方法，则可以考虑使用多种工具，具体取决于您的业务需求：

1. A2X。 此应用程序会自动将 Shopify 商店销售信息发布到 Xero 或 QuickBooks 并核对您的付款，以便您可以看到所有内容都已正确计算。 A2X 受到数百家领先的电子商务会计师事务所的信任。
2. OneSaaS 集成。 OneSaas 将跨会计、电子商务、履行、CRM、计费和发票以及电子邮件营销的业务应用程序连接起来。 您可以轻松构建自定义工作流程并创建一个随业务增长的簿记系统。
3. 新鲜书籍。 这款云记账软件可帮助您根据以下三个对象管理 FreshBooks 中的 Shopify 订单：商品、发票和付款。 它还使用您的 Shopify 库存作为所有库存管理的真实来源，自动更新信息。
4. 快书。 当您将 Shopfiy 与 QuickBooks 集成时，您的订单、库存、客户和运输会自动更新并准确无误。 您可以使用 QuickBooks 将电子商务订单信息发布为批量日记帐分录或精细订单级别发布，并与其他电子商务市场同步，例如 Etsy 和 Amazon。
5. 长椅。 Bench 为您的 Shopify 商店提供负担得起的外包簿记服务。 该应用程序直接与您的商家和银行帐户同步。 然后，一个虚拟簿记团队会平衡您的月度账目并准备财务报告。

“在选择最佳簿记系统时，请考虑使用领先的云会计系统之一，例如 QuickBooks 或 Zero，”A2X 会计的 Ellen Main 说。

“在为您的 Shopify 业务进行税务簿记时，仅记录销售额是不够的。 你需要承担所有的费用和税金，”艾伦补充道。 “如果没有应用程序、连接器或集成的帮助，这不是一项小任务。

选择一个簿记软件，该软件可以发布汇总报表并将您的所有销售额和费用归因于您的簿记系统。 这将确保随着您的业务规模扩大，您的书籍将始终保持整洁和准确。

了解小型企业簿记是增长的关键

无论您是自己进行所有簿记，还是决定最好聘请经过认证的簿记员，了解资金如何在您的业务中流动都是一件好事。

“拥有正确的数据并了解您的位置、似乎是什么推动了您的收入，以及您可以在哪里削减一些成本，这至关重要，”查理说。 “在初创公司的簿记方面拥有可靠的数据可以让您在未来获得成功。”

即使您几乎没有簿记经验，您现在也可以第一手了解和访问您的所有财务状况，这使您处于一个强大的位置，可以就您的业务未来做出明智的决策。 尽管获得专业的簿记帮助和建议很有价值，但请确保您永远不会失去对数字的深刻理解，无论您的日常管理人员是谁。