业务和项目管理中的预算流程
已发表: 2023-06-07所有企业与项目管理都有一个共同点：金钱。 没有资金和适当的预算流程，任何行业的项目都会陷入停顿。 预算就是这些资金的使用方式。
但首先，让我们定义什么是预算，并探讨预算的类型和制定预算的方法。 通过了解业务和项目管理的预算流程，可以更轻松地了解如何为您的公司或项目制定预算。
什么是预算？
预算是对一段时间内发生的收入和支出的估计。 这是一份定期审查和修订的动态文件。 任何花钱的企业都会使用预算来管理其成本，无论是企业、项目、政府机构，甚至是个人家庭。
查看预算的另一种方法是将其视为财务计划。 它计划您在特定时间范围内的支出。 使用预算对于成功进行任何财务努力至关重要。 这就是为什么有公司预算、项目预算和政府制定的预算来支持各种服务的原因。
预算流程概述了管理业务或项目所需的资源，但这并不是预算所能做的全部。 它是一种用于设定季度或年度目标、衡量结果和计划突发事件的工具。 无论您是经营企业还是管理项目，项目管理软件都可以帮助您计划、管理和跟踪预算。
ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，具有强大的甘特图，可帮助您实时管理资源和成本。 您可以组织您的任务并为每个任务附加资源和成本。 链接依赖关系以避免代价高昂的延迟，甚至过滤关键路径以了解哪些任务对项目成功至关重要。 设置基准后，您就可以根据实际成本实时跟踪计划成本。 立即免费开始使用 ProjectManager。
预算类型
考虑到预算可以应用于如此多的不同实体，因此存在许多不同类型的预算也就不足为奇了。 这些预算中的每一项都有助于指导全年的支出，因此您不会超支。 它们对于做出重要的财务决策至关重要，但它们会根据不同的业务和项目需求而有所不同。
项目预算
项目预算用于估算项目的成本。 它由项目经理创建，用于跟踪整个项目执行阶段的成本，并进行任何调整以使项目在财务上保持正轨。 项目预算将成本分解为单个任务和完成这些任务所需的资源。
总预算
顾名思义，总预算由企业中使用的所有单独预算组成，例如销售、生产等。 这样做是为了提供公司的完整财务状况，并显示特定收入和支出如何适合业务。 总预算在大型企业中更为常见，尽管小型公司可以使用它们按类别或部门查看财务状况。
经营预算
运营预算列出了企业为其每月或每年的运营估算的所有费用和收入。 这是了解您需要多少资金才能经营好您的业务的一种方式。 运营预算由固定成本和可变成本、收入和意外费用组成。 它们是销售和生产预算、直接材料和人工以及管理费用和管理费用的组合。
相关： Excel 的免费运营预算模板
销售预算
销售预算与估算您期望在一段时间内从销售和费用中产生的收入有关。 通过创建销售预算，您可以计划支出并根据需要进行调整。 您的销售预算越准确，您就越能确保手头有满足客户需求的材料和库存。
财务预算
财务预算用于确定实现短期和长期目标所需的资金。 它通过查看您的资产、负债和权益来做到这一点。 完成此操作后，您便可以大致了解业务的健康状况以及是否稳定。 当企业正在寻找资金或为首次公开募股 (IPO) 定位时，通常会使用财务预算。
现金流预算
了解一段时间内进出您的业务的资金很重要，现金流量预算有助于预测现金流量。 了解您的现金流对于做出重要的财务决策至关重要，但它也有助于发现问题并防止超支。 理想情况下，您希望确保有足够的收入来支付您的业务流出的资金。 负现金流是指您没有足够的钱来支付抵消费用。
预算方法
预算编制方法是您实施预算编制流程的方式。 正如预算有多种类型一样，预算编制方法也有多种。 而且，与预算类型一样，没有一种正确的选择。 您必须根据消费习惯和战略规划做出决定。 这里有四种预算编制方法可以帮助您入门。
零基预算
零基预算就是收入减去支出等于零。 它是一种更常见的预算编制方法，并以所有预算为零并从头开始重建的假设开始。 这会产生非常紧张的预算，并避免任何对企业成功来说不必要的支出。 这是一种自下而上的预算编制方法，用于控制成本，但非常耗时。
增量预算
增量预算的工作原理是使用前一年的实际数字并加上或减去一定百分比以确定当年的预算。 这是一种非常常见的预算编制方法，因为它很简单，并且在主要成本动因每年都没有变化时最适合使用。 但它可以使低效率长期存在，导致预算松弛，并忽视活动和绩效的外部驱动因素。
基于活动的预算
基于活动的预算编制是一种自上而下的方法。 它确定支持业务设定的输出所需的输入量。 记录、分析和研究产生成本的活动。 这是一种严格的预算方法，有助于降低生产成本，同时提高生产效率，并确定如何使产品更具成本效益。
价值主张预算
使用价值主张预算时，您会问自己为什么将其包含在预算中，它是否为客户、员工或利益相关者创造了价值，该项目的价值是否大于其成本？ 如果不是，你的成本理由是什么？ 提出这些问题可确保预算中的所有内容都能为客户带来价值。
如何通过 6 个简单步骤为项目或业务制定预算
预算流程从制定预算开始。 无论您是管理企业还是项目，都可以遵循以下六个步骤来制定预算。
1. 选择预算方法
如上所述，制定预算的方法有很多种。 适合您的预算流程是定义业务或项目预算的第一步。 查看您当前的财务状况以及您的优先事项，然后选择与您的财务目标相匹配的预算方法。
2. 定义预算的目的
同样，预算有多种原因，例如销售预算、运营预算等。在您开始之前，您必须知道您正在制定什么样的预算。 这将指导您完成预算编制过程。
3.制定行动计划
现在您有了方法和目的，是时候制定行动计划了，这些步骤将引导您完成预算。 您需要定义范围，例如目标和计划的可交付成果。 然后你会想把它放在一个时间表上来跟踪你在特定时期的预算。
4. 估算固定和可变成本
首先，固定成本是那些不会改变的，比如你的租金、水电费、工资单、保险、贷款利息、财产税等。可变成本是那些会改变的，比如原材料、劳动力、销售佣金、运费等。这些加在一起将构成您预算的很大一部分。
5. 估算预期收入
预期收入是公司估计将从销售中产生的金额。 它可以像售出的单位数量乘以售出的数量一样简单。 但收入不计入成本和费用。 使用历史数据和市场研究来估计您在预算期间的预期收入。
6. 设立应急基金
如您所见，所有这些数字都是估计值。 它们应该尽可能准确并基于研究和数据，但它们不是给定的。 这就是为什么在制定预算时拥有应急基金如此重要的原因。 这是一笔预留的资金，用于补偿预算中估算成本和收入所固有的不准确性以及覆盖风险。
ProjectManager 如何帮助预算流程
ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可帮助制定预算流程。 当您通过导入 Excel 或 Microsoft Project 文件或使用我们的行业特定模板之一开始项目时，您可以设置项目预算。 我们已经展示了如何在组织任务及其相关资源和成本的甘特图上规划预算。 但是在整个项目生命周期中，您可以做更多的事情来管理和跟踪成本。
使用实时仪表板监控成本
预算过程不仅限于计划，还必须进行监控和更改以避免超支。 通过我们的实时仪表板，您可以全面了解您的成本以及其他可以提醒您问题的指标，以便您快速解决问题。 我们的实时仪表板会自动收集实时数据并将其显示在易于阅读的图形和图表中。 与轻量级软件不同，设置我们的仪表板不需要冗长的配置。 当你准备好的时候，它就准备好了。
使用时间表和工作量图表来跟踪资源
资源是您用来完成工作的任何东西，从劳动力到材料以及介于两者之间的一切。 跟踪您的资源以保持预算非常重要，我们的工具具有资源管理功能，可以让这一切变得简单。 当您入职团队时，您可以添加他们的可用性，包括 PTO、休假和全球假期，这样可以更轻松地为他们分配工作。 我们的安全时间表简化了工资单，并允许您查看每个团队成员完成任务的情况，以便您了解他们是否按时完成。 还有一个颜色编码的工作负载图表，显示是否有人过度分配。 您可以直接从图表中平衡工作负载，以保持他们的工作能力，而无需支付加班费。
我们的资源管理功能以及我们的任务和风险管理工具可帮助您控制预算。 如果您的团队落后，这意味着额外的资金和问题可能会影响您的项目并对预算产生负面影响。 使用我们的报告功能，您可以比仪表板更深入地了解数据，并跟踪项目状态、差异等。 所有报告都可以自定义以仅过滤您想要查看的信息，并且可以轻松地与对您的项目有既得利益的利益相关者共享。
ProjectManager 是在线项目管理软件，可帮助实时计划、管理和跟踪预算。 我们的协作平台允许您共享文件、发表评论等，将每个人联系起来，无论他们是在隔壁办公室还是在其他地方。 加入 Avis、雀巢和西门子的团队，他们使用我们的软件取得成功。 立即免费开始使用 ProjectManager。