现金流管理：为什么现金流比利润更重要

改善现金流对任何企业来说都是明智之举。 不管你的商业模式有多好，你有多赚钱，或者你有多少投资者。 如果您正在寻找一个可以对您的业务产生巨大影响的领域，就是这样。

新的和成长中的企业通常没有额外的现金缓冲来弥补短缺，因为他们总是在再投资。 在现金流方面，增长最为显着的年份（包括企业生命周期的最初几年）也具有挑战性。

现金流管理是新业务难以起步的众多原因之一。

什么是现金流管理？

那么，现金流管理究竟是什么？ 现金流量是进出企业的货币量，现金和非现金。 正现金流表示流入的资金多于流出的资金，而负现金流表示流入的资金少于企业支付支出所需的资金。

为了计算现金流，企业会记录特定时期开始和结束时的可用现金。 这个时间段可以是一周或一个月。 如果期末账户中的资金比期初多，企业将获得正现金流； 如果最后现金较少，它将产生负现金流。

擅长现金流管理是您可以为您的企业做的最好的事情之一。 不仅如此，您还可以将这项技能带到其他企业以及您的个人财务中。

现金流和盈利能力的区别

现金流不等于盈利能力。 盈利的企业仍然无法支付账单。 同样，仅仅因为企业正在履行其所有财务义务并不意味着它是有利可图的。

利润是一个基本的小企业会计术语，实际上只存在于纸面上。 衡量利润是看待企业的一种特殊方式。 它并没有告诉你很多关于企业日常发展的信息。

如何计算利润

计算利润的第一步是计算总收入，然后减去销售成本。 不同的是你的毛利润。

收入 – 销售成本 = 毛利润

例如，如果您销售了 100,000 美元的摇椅，而椅子本身的批发成本为 50,000 美元，那么您的毛利润将为 50,000 美元。

收入：100,000 美元
商品销售成本- 50,000 美元
毛利润：50,000 美元

当然，除了购买椅子之外，您可能还有其他费用。 例如，您需要一个存放椅子的地方，并且您可能想要投放一些广告以获得更多销售额。 这些费用称为运营费用，它们会从您的毛利润中扣除。

运营费用包括与您销售的产品没有直接关系的大部分成本，例如租金、设备、工资和营销。

第二步是从毛利中减去营业费用。 差额就是净利润。

毛利润 – 营业费用 = 净利润

收入：100,000 美元
商品销售成本： -$50,000
毛利润：50,000 美元
运营费用： -$35,000
净利润：15,000 美元

如果你的净利润是正数，你就赚钱了。 如果是负数，你就亏钱了。 该报告作为一个整体称为损益表，或损益表 (P&L)。

利润的“问题”

关于小企业现金流管理，损益表的问题在于它们没有显示您的整个业务。 缺少一些基本信息。

1. 债务偿还

如果您有任何商业贷款或其他启动资金要偿还，它不会出现在这里。 损益表中只包括这些贷款的利息，即使偿还债务会消耗大量现金。

2. 设备付款

同样，如果您购买了大量设备，则本部分不会显示全部成本。 相反，该成本将在设备的整个生命周期内分摊。 如果您在罐头生产线上花费 100,000 美元，并且您认为它可以使用 10 年，那么您的损益表将显示 10 年内每年的费用为 10,000 美元，即使您必须预先支付所有费用。

3. 税收

请注意，此时您的净利润不征税，这意味着它将进一步缩水。 即使您的所有利润都以现金形式提供，您也无法用完并将其全部花在一个地方。

4. 收到的现金

最后，许多企业使用权责发生制会计，即使您还没有收到钱，它也会记录收入。 在纸面上，你可能有 200,000 美元的销售额，但如果还没有人付钱给你，你仍然很难支付账单。

此外，如果您携带库存，那么所有这些产品都具有价值，并且也会包含在您的损益表中。 当然，要从库存中提取现金，您需要先将其出售。

您如何管理现金流和利润？

归根结底，管理现金流归结为时机。 您可能会在一个月或一年内获利，但不会在特定的一天或一周内获利。 如果您的账单在月初到期，但直到月底您的银行里才有钱，那么您就有了现金流问题，即使您在月底赚了超过你花。

这是关于利润的交易：如果你在纸面上没有盈利，那么你的状态就很糟糕。 如果您想继续经营下去，您需要增加收入或减少开支。

但仅仅因为您盈利并不意味着您的业务可以自动运行。 你仍然需要练习现金流控制——尤其是在你成长的时候。

为什么现金流管理很重要？

尽管这看起来令人生畏，但现金流控制和优先考虑有效的现金流管理有明显的好处。

1. 预测短缺

管理现金流和营运资金的第一个也是最明显的好处是提前知道何时会出现短缺。 不要在支票退票后发现你不能租房。 有了一个好的系统，您可以提前数周甚至数月预测短缺，这让您有时间制定计划。

例如：

• 打电话给你的房东，让他们在几天后兑现你的支票
• 将货物延迟几周以推迟在海关缴纳关税
• 进行促销以快速推动额外的销售
• 继续收集以清理未结账单

2. 减轻压力

信不信由你，管理现金流会减轻很多压力。 企业家在支付账单方面所经历的大部分焦虑来自于不知道发生了什么以及担心事情是否会成功。

即使前景不佳，最好知道即将发生的事情。 当你知道自己的立场时，你就会感到准备好了。 更重要的是，您将有能力应对它。

3.知道什么时候成长

当您管理现金流时，您确切地知道您必须在增长上花费多少资金。 请记住，仅仅因为您的损益表告诉您周围有多余的钱，并不意味着它会在现实生活中实现。

同样，仅仅因为你在银行里有 20,000 美元并不意味着你可以花掉它。 您可能需要它来支付即将发生的费用。 当您查看数周和数月的现金流量时，您会知道手头有多少可以保留，以及您可以储存或花费多少用于增长。

4. 获得杠杆

良好的现金流管理为您提供杠杆作用。 如果您需要银行的信用额度来帮助您解决短缺问题，或者您想让供应商在不中断服务的情况下让您休息几周，那么良好的现金流管理系统将为您提供支持并建立信任。

银行通常喜欢看到这种计划，特别是如果你能清楚地表明你什么时候能够偿还资金。 如果您能准确地告诉他们您将如何付款以及何时付款，而不是像大多数企业在困难时期那样切断沟通，供应商更有可能变得灵活。 这些人想要你的生意，如果他们能信任你，他们会更愿意与你一起度过风风雨雨。

5.更准确

现金流比预算准确得多。 预算告诉你你想要发生什么。 他们是一厢情愿，企业家天性乐观。 现金流预测会告诉您实际发生的情况，以便您可以处理它——即使这不是您在年初计划的。

我们大多数人（包括我自己）通常宁愿不考虑管理现金流，只希望一切顺利。 但这不值得冒险。 控制您的资金，您真的会感觉更好。

如何管理现金流

有许多付费工具可以帮助管理现金流。 就个人而言，我认为免费的是最好的：谷歌表格。 任何人都可以使用 Google 电子表格创建现金流量表。 尽管这是一个手动过程，但设置起来并不需要很长时间，而且很容易跟踪。

更重要的是，它很容易即时定制并适应您的特定需求或情况。 您可以根据需要广泛或具体。 您花在创建和更新电子表格上的时间对于更清楚地了解您的情况非常重要。

现金流电子表格概述了您的现金去向。 它向您显示现金何时流入，何时流出，这是可视化现金流管理和调整方法的好方法。

你如何控制你的现金流？

控制您的资金的最佳方法是使用现金流量表。 在小型企业现金管理中，现金流量表是在一个会计期间（例如一个月、一个季度或一年）内流入和流出企业的现金流量的帐户，尽管您可以跟踪任何有助于帮助的时间段的现金流量你看到你的钱去哪儿了。 在 Shopify 的现金流计算器中试试这个。

大多数企业通过每周计划来实现最佳效果； 然而，有些人可能需要每天计划，有些人只需要每月计划。 如果您想包括每一项费用或仅包括费用类别，这也取决于您。 这些决定将取决于您业务的规模和复杂性。

同样，一些企业将能够准确预测他们的现金流六个月，而其他企业只有两周。 一般来说，尽量准确地预测四到六周。 小企业现金流管理的一个很好的经验法则是，你离未来越远，你的预测就越不准确。

第 1 步：预测费用

第一步是列出您所有正在进行的财务义务。 首先列出你必须支付的所有费用——租金、工资、广告、软件费用、偿还贷款——任何超出你底线的费用。

写下费用的用途、金额以及到期时间。 您可能会忘记一些事情，因此请查看您的银行和信用卡对帐单，看看您发现了哪些其他费用。

第 2 步：预测收入

接下来，是时候预测您的每周收入了。 许多企业都经历过销售波动，所以这可能是一门艺术。 尽量做到准确。 您的业​​务越成熟，就越容易。

首先写下任何保证收入。 如果您出售订阅或签订长期合同，您将对即将发生的事情有一个很好的了解。 您可以估计这些数字是上升、下降还是保持不变。 如果您的大部分销售额来自首次购买的客户，则估计将更加困难。 不过，您应该对未来几周和几个月的预期有一个很好的了解。 越接近现实越好。

小型企业现金管理的一种最佳实践是查看过去的数据以协助预测。 在很多情况下，一年前本周的销售额将比上周的销售额更准确，因为历史数据考虑了年度周期和季节性。 如果您认为您的销售额将比去年增长，您可以增加金额，但重要的是要保守，以免陷入糟糕的境地。

当您每周预测收入时，请注意由于假期或月份或年份的时间而导致的任何销售下降，以及任何会对您的收入产生积极影响的促销或重大交易。

第 3 步：插入数据

现在是有趣的部分——填写您的数据。 首先，获取现金流量预测模板的免费副本。 您可以为每个费用和每个收入来源自定义一行。 您可以尽可能详细或广泛。

看看下面的这个业务现金流管理示例。

如果您在一个网站上销售一堆产品，您可能只有一个收入来源。 如果您使用多个渠道，例如网络、零售和贸易展览，您可能希望为每个渠道设置一条线路，因为这样更容易预测。

确保将收入添加到您可以使用它的那一周。 请记住，最终可能需要几天时间才能进入您的银行帐户。

同样，填写您的费用。 有些是每周一次，有些是每两周一次，有些是每月一次，有些是可变的。 你也会有很多杂项费用突然出现。 使用标有“其他”的行将这些处理到电子表格中。

添加第一周的期初银行余额。 接下来的几周将根据您的收入和费用预测自动预测。

第 4 步：更新您的投影电子表格

您的现金流量电子表格是一个活生生的文件。 如果您将其保存为 Google Sheet，它将随时随地可用。 您还可以轻松地与其他人共享它，例如您的会计师或其他员工。

一个好的现金流电子表格会定期更新。 每周一次，登录并更新您的期末银行余额。 如果它与您之前的计算不匹配，最好找出原因。 有时您忘记了支出，或者您意识到您可能对收入预测过于乐观。

接下来，隐藏上个月的专栏。 你不再需要它了，因为它已经过去了。

最后，在最后一列添加新的一周预测。 您总是希望至少安排四到六周的时间，以便您可以提前计划。

每当您预测出现短缺时，期末银行余额都会变成红色来提醒您，这会提示您进行一些更改。 在提供的模板中，您可以看到预计第二个月会出现短缺。

改善现金流的六种简单方法

如果您的企业现金管理不善，这里有七种方法可以改善当今的现金流。

1.注重库存控制

考虑到现金流管理，考虑更新库存以反映您业务中当前的供需水平。 对您的产品进行频繁的 ABC 分析，以确定哪些产品在销售，哪些产品没有销售。 然后，您可以保留更多库存，这些库存可能会快速移动并以折扣价清除死库存。

2. 租赁，不要购买

小企业融资总是很棘手，尤其是在充满挑战的时期。 您不想负债累累，但有时您需要投资设备或库存，从长远来看会有所回报。 良好的现金管理做法是租赁而不是购买。 当您租赁时，您可以随着时间的推移支付小额款项，并为您的日常运营保持现金流。 这也是一项业务费用，因此您可以将其注销在您的税款中。

3. 立即发出发票

小企业现金流管理的一个关键部分是尽快获得报酬。 如果您立即发出发票，应收账款会更快到来。 如果您通常按月计费周期，请与您的供应商交谈，让他们知道您将转向按需发票模式。 如果您向他们提供提早工资折扣，则可获得奖励积分。

4. 寻找其他收入来源

如果您的情况正在发生变化并对您当前的收入来源造成压力，请寻找其他在线赚钱方式。 您可能能够暂时甚至永久地用更简单、更有效的收入流取代利润较低的收入流。

例如，由于强制关闭，COVID-19 的蔓延已经关闭了许多实体企业。 这些业务的主要现金流来源是客流量。 为了应对收入下降，他们正在将业务转移到网上并提供不同的购物体验，例如“在线购买，路边取货”和本地交付选项。

这可以帮助您更轻松地管理现金流并减轻您的收入压力。

5. 检查供应商是否提供提前支付折扣

保留营运资金和现金流管理的一种方法是减少向供应商支付的费用。 一些供应商可能有您不知道的提前支付折扣。 提前向供应商付款可以帮助您节省现金，甚至可以提高供应关系的完整性，尤其是在其他供应商在异常业务条件下延迟付款的情况下。

6.使用高息储蓄账户

为了最大化您的现金流，请将钱存入高息商业储蓄账户。 找到一个账户，让您将现金存入其中，并且最低存款额低于 1%。 这可以逐月改善您的现金状况，并帮助您为对客户或供应商的任何不可预见的影响做好准备。

了解更多：如何为您的电子商务业务使用财务报表

获取自由现金流预测模板

如果没有适当的现金流管理，大多数公司都无法生存。 但任何人都可以做到。 现在花点时间组织起来，很容易掌握它。

如果您还没有，请不要忘记获取您的自由现金流模板。 您可以访问 Google Drive 中的电子表格。 您需要登录到您的 Google 帐户才能制作副本。

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蒂尔·劳尔的插图