变更控制委员会：角色、职责和流程

在项目执行阶段，项目计划会发生变化，这是给定的。 不可能将所有因素都考虑在内——从天气到供应链再到变更请求——有些事情会与您的日程安排和预算相冲突。 这就是项目有变更控制委员会的原因。

项目管理是有条不紊的，但变革不是。 如果请求更改，更改控制委员会会显示如何在对项目计划的干扰最小的情况下管理这些更改。 变更控制委员会对成功的高质量项目的重要性怎么强调都不为过。

什么是变更控制委员会？

变更控制委员会有时被称为变更审查委员会。 它是来自项目团队的一组人，他们定期开会以考虑对项目的更改。 通过这个详细检查的过程，变更控制委员会决定变更请求的可行性或相应地提出建议。 除项目经理外，变更控制委员会还包括项目相关职能领域的代表。 可能还包括专家、客户和赞助商。 当然，根据项目和组织的不同，可能会涉及其他人。

包括许多团队一起工作的大型项目通常有一个中央变更控制委员会，以及特定于其项目区域的各种变更委员会。 这些团队向对此事有最终决定权的中央变更委员会报告。 可能还有一个站点更改板，用于仅影响远程站点的较小更改。

变更控制委员会批准变更后，必须对变更进行管理。 ProjectManager 是具有多个项目视图的工作和项目管理软件，可让您按照自己的意愿工作。 无论您使用哪种视图，您都可以创建一个或多个标签并相应地过滤以跟踪项目更改。 立即免费开始使用 ProjectManager。

变更控制委员会做什么？

变更控制委员会查看变更请求，然后对其进行详细审查。 变更与项目计划批准时设定的基线要求不同。 然后变更控制委员会就变更的利弊进行辩论，这就是为什么拥有一个能够反映从团队到最终用户的所有项目方面的变更控制委员会很重要的原因。

通过每个人从他们的角度评估变更，变更控制委员会确定变更是否值得它可能对项目的进度和预算产生的影响。 一旦做出决定，就会将其交付给项目团队和客户。 然而，变更控制委员会并不总是关于这个主题的最后一句话。 虽然变更控制委员会通常拥有权力，但其决定并不总是最终的和具有约束力的。

变更控制委员会的角色和职责

变更控制委员会的角色因项目、组织和行业而异。 一般来说，所有变更控制委员会都有一些共同的基本角色。

经理

经理领导小组，协调活动并监督变革的各个方面。 也就是说，他们优先考虑变更请求并领导对变更如何影响项目的影响评估。 变更经理负责记录变更管理过程和实施变更的必要计划。 他们还领导变更控制委员会会议。

审批人

正如标题所暗示的那样，批准者或变更机构决定变更是被授权还是被拒绝。 这可以是个人，通常是经理或高管，但响应也可以取决于变更控制委员会，以便他们可以共同做出决定。 审批者与经理密切合作，以批准和指导组织和/或项目的变更。 然而，在较小的组织中，审批者和变更经理是同一个人。

商业利益相关者

让业务利益相关者参与变更管理并参与变更控制委员会是很常见的。 这意味着可以引入各个部门以更好地了解变更的影响。 例如，如果这些团队受到变更的影响，他们可以是销售或财务部门的代表。

团队成员

从事项目工作的团队通常是向变更控制委员会提交变更的人。 他们将记录为什么他们认为改变很重要并帮助项目。 他们不仅提出变革建议，而且将负责实施、监控和响应任何与变革相关的问题。 这些团队可以是软件开发人员、测试人员、质量保证办公室、营销团队等。

客户服务/技术支持/服务台代理

任何负责与客户互动的人都需要在变更控制板上占有一席之地。 他们处于业务的第一线，与实际使用产品或服务的人打交道，并且对变化是否会产生积极或消极影响有深入的了解。

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为变更控制委员会制定流程

控制变化的一部分是有一个过程。 变更控制委员会是项目或组织变更管理计划的一部分。 这是一种捕捉变化、检查变化并接受或拒绝它的方法。

第一步是确定改变的需要。 这些变化可能来自团队、制造商或其他利益相关者。 无论变化源自何处，捕捉到开始该过程都很重要。

接下来，组建变更控制委员会或将变更请求提交给董事会进行审查。 如前所述，变更控制委员会由来自项目生命周期每个阶段的人员组成，以促进全面讨论并将变更置于更大的背景中。

正是在这一点上，变更控制委员会定义了变更控制过程的结果和目标。 设置时间表以确保创建变更和文档以使变更与项目目标保持一致。

变更控制委员会在处理成本和时间表时需要保持积极主动，以避免任何破坏性影响，而不是被动反应。 如果变更获得批准，变更控制委员会将提供时间表，然后是测试和迭代阶段。 他们将继续会面并讨论潜在问题，并确保变更按计划进行。

CCB 的最佳实践

变更控制委员会的重要性显而易见：如果没有适当的流程来管理项目变更，您可能会对与项目相关的时间线和成本产生负面影响。 我们已经讨论过第一个最佳实践； 使董事会成为项目代表的多元化代表，包括所有利益相关者、选定的团队成员、客户、供应商等。

一旦您拥有跨部门的项目利益相关者，您就希望明确定义他们的职责。 为了使变更控制委员会有效，它的规模应该恰到好处，能够快速响应变更，并具有足够的技术和业务敏锐度。

就像您为项目创建章程一样，您应该使用您的变更控制委员会来这样做。 这使您可以定义董事会的目的、其权力范围、成员标准和职责、运营程序和决策过程。 共享时，这可以明确董事会做什么和不做什么，从而使其能够更有效地采取行动。 您还需要注意您见面的频率以及什么提示了特殊的、计划外的会议。

最重要的是就决策过程达成一致，以使每个人保持一致。 它决定了您如何定义法定人数、哪些规则管理您在变更控制委员会中的活动、董事会经理的权力以及董事会做出的决定是否需要上级机构的批准。

如您所料，沟通至关重要，因此必须明确定义更新利益相关者的渠道和频率。 应该有一个成员负责更新这些利益相关者。 理想情况下，应该有一个信息存储库，以确保每个人都在使用最新数据。

不要忘记范围蔓延。 它应该是所有变更控制成员的首要考虑因素，利益相关者将推动影响项目范围的变更。 变更控制委员会的工作是认真对待这些请求，并根据项目的时间表和成本来平衡它们。

ProjectManager 如何帮助管理变更和项目

为了拥有一个有效的变更控制委员会，以在预算范围内按时交付成功的项目，您需要一个捕获实时数据的工具。 ProjectManager 是基于云的软件，它为项目团队和变更控制委员会提供实时数据，使他们能够做出更有洞察力的决策。

使用实时仪表板跟踪更改

我们已经提到我们的多个项目视图如何使用标签来帮助您在项目中移动时跟踪更改。 实时仪表板做得更多。 它提供了这些更改的进度和性能的高级视图，自动计算数据并将其显示在跟踪六个指标的彩色图表中。 与功能较弱的软件不同，它无需设置，随时可以使用。

通过一键式报告让利益相关者保持最新状态

变更控制委员会需要数据。 仪表板有利于总体概览，但当他们想对某事进行归零并仔细查看时，可以为状态或投资组合报告、时间、成本等生成一键式报告。 所有报告都可以过滤，因此董事会成员可以专注于最相关的数据。 报告也很容易共享，并以多种格式提供，以使利益相关者保持最新状态。

因为项目真实性只有一个来源，所以项目团队和变更控制委员会都可以使用相同的数据。 我们的协作平台随时随地连接混合团队。 实时共享文件、添加任务和发表评论。 无论您是在办公室、外地还是在家工作，我们都能为您提供协作和保持生产力的工具。

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