变更请求：如何提交、管理和执行

我们一直这么说——改变是不可避免的。 这句格言适用于项目和组织，也适用于其他一切。 改变可能会让人感到不便或对意外麻烦的回应。 尽管确实发生了这种情况，但从总体上看，变更请求也可以是完全自然的，甚至是积极的。 因为，归根结底，变化就是进化。

那么，如何利用变化来发挥自己的优势呢？ 我们创建了一个系统来指导这些变化。 该系统可以防止可能下沉和操作的混乱和混乱，这一切都始于变更请求。

什么是变更请求？

变更请求充当这些正式文件，是变更管理流程的核心组成部分。 这些文档概述了对项目或组织某些方面的修改——通常是在较高级别，例如项目可交付成果或组织运营。

变更请求可以来自组织内部或外部，虽然请求的变更可能千差万别，但创建它们的过程是相同的。 这种连续性简化了创建、提交、监控和批准（或拒绝）它们的过程。

变更请求的类型

根据变更的目标，变更请求可以分为不同的类别。 以下是需要注意的四种主要变更请求类型。 这四个中的每一个都可以应用于项目和整个组织。

• 正常变更：正常变更请求涉及对运营、现有系统、基础设施等的重大变更。这种类型并不少见，但它确实意味着需要进行实质性的、影响深远的变更。 而且，正如您可以想象的那样，正常的变更请求通常会导致额外的请求。
• 标准变更：标准变更请求提出经常发生的低风险变更。 正如我们所讨论的，在项目过程中或在组织中，许多变化都是非常自然的。 这些变化可以被认为是进化。 它们是概述需要修改的提案，但修改本身将遵循预先存在的系统。
• 重大变更：重大变更请求提出需要大量资金的重大变更。 重大变化带来高风险，但也可以获得高回报。 这些变化不会经常发生，如果处理不当，可能会造成严重损害。 话虽如此，他们有必要进行极端的修改。
• 紧急变更：紧急变更请求是立即变更的高优先级提案。 这种类型通常是错误或未按计划进行的结果，可用于防止这些意外情况造成严重破坏。

变更请求的目的是什么？

在任何项目或组织中，都有可能需要更改流程或任务。 存在更改请求以正式记录有关需要更改的那些方面的详细信息。 他们的目的是请求修改并控制此更改。

当高层目标和/或项目可交付成果发生变化或被添加时，这些修改可能是必要的。 例如，客户可能想要更改项目的可交付成果，公司可能想要扩展其使命，组织可能想要改善沟通或内部运营。 名单还在继续。 无论更改是什么，更改请求都会记录建议的修改。

这些正式请求列出所有相关信息，然后传递给个人利益相关者（或董事会或个人团体）以供批准。 变更请求总结了他们需要了解的所有内容，并简化了变更管理流程的进展方式。

变更请求应包括什么？

无论提出什么样的更改请求，您都应该确保涵盖一些基础。 从这些核心组件开始，围绕它们构建其余的变更请求。

• 标题
• 身份证号
• 请求类型
• 来源：内部或外部请求
• 简短的介绍

根据变更的类型或组织或项目，您可能希望包含其他详细信息。 这完全没问题，但是您需要使这些附加部分简短而简洁，并确保每个请求的格式尽可能一致。

如何建立变更流程

拥有一个处理请求的具体系统很重要。 这创建了一组任何人都可以遵循并减少错误的步骤。 根据行业、组织或项目的不同，这看起来会有所不同，但他们需要达到一些普遍的观点。 这里有几个需要关注的：

1. 确定变更请求将包括哪些内容

变更请求会影响项目的许多方面，甚至是整个组织。 但是，无论提交什么样的请求，它们都应该包含相同的组件并回答相同的问题。 这种格式的一致性有助于更好的记录和更全面的报告。

由于一致性非常重要，许多组织在创建模板时选择使用模板。 这些模板使您可以轻松找到所需的信息，因为您已经熟悉格式。 模板还可以确保没有遗漏任何细节。

2. 确定变更请求的类型和范围

正如我们所展示的，有不同类型的变更请求，每个都有自己的定义特征。 为了适当地提交和处理一个，您必须知道它是哪种类型。 例如，重大变更的管理方式将与正常变更不同。

都应该包含相同的核心信息，但是根据请求的类型，会有一些差异。 确定这些差异的一种可靠方法是确定请求的范围。 换句话说，您请求的更改究竟会产生什么影响？ 你所做的改变会有多深远？

3.建立沟通链

提交请求并不是流程的结束。 事实上，提交通常只会开始更长的对话。 无论变更请求是被批准还是被拒绝，提交请求的人和负责审查它的人之间都可能会有一些反复。

因为变更请求确实经常启动这些对话，所以确定这些“编辑”将如何讨论或将如何提出问题非常重要。 每一方都必须知道与谁交谈以及如何表达他们的问题、担忧、批评等。当有一套系统到位时，这可以减少冲突并提高效率。

4. 定义后续步骤

获得批准后，就可以执行所产生的更改了。 这通常涉及许多不同的个人，甚至可能涉及不同的部门。 也许建立变更控制流程最重要的部分是决定在请求被批准后会发生什么。

尽管批准的更改可能会有很大差异，但批准后的步骤应该是相同的。 这包括召开会议和填写必要的表格。 关键是建立一个系统来从文件中获取批准的请求并将其变为现实。

ProjectManager 如何帮助管理项目中的更改

创建和提交变更请求时，拥有适当的文档工具非常重要。 在整个项目过程中，您将需要组织和存储一系列文档，以便任何人都可以轻松找到所有内容，并且不会丢失任何内容。 ProjectManager 允许您上传您需要的所有文件到您的项目中，文件空间不受限制。

如果您需要指出变更请求的具体细节，只需在文档中留下评论并标记您要显示的团队成员。 这消除了通过电子邮件发送 pdf 的需要。 来回来回，把你所有的信件放在一个空间里。

将所有更改请求保存在一个位置还可以轻松地自行执行更改。 由于这些请求与您的项目计划、时间表、仪表板、任务管理工具等位于同一空间，因此您只需单击几下即可进行调整并立即开始工作。

ProjectManager 是一款基于云的软件，可通过指导您完成每一步的功能来管理对项目的更改。 确定需要更改的内容，计划更改，然后使用相同的工具跟踪其进度。 立即免费试用 ProjectManager，假设完全控制项目变更。