合同管理：了解合同生命周期

管理一个项目很复杂。 项目经理受过培训，可以计划时间表并分配资源，以满足最后期限并保持在预算范围内。 但是，一旦您与组织外部的人员签订合同，法律和后勤问题就会变得难以应付。

公司聘请合同经理来管理这个通常很复杂的合同流程。 虽然并非每个组织都有合同经理，但领导供应商和承包商的项目的每个人都需要了解合同管理。

什么是合同管理？

合同管理是管理合同的过程。 这包括可交付成果、截止日期以及合同的条款和条件。 不过，这不仅仅是促进合同流程； 还要管理客户及其满意度。

人们通常只考虑正在签署的合同的建立，这被称为合同管理。 虽然这个谈判期很重要，但忽视合同授予后发生的事情是错误的。 这是合同的真正管理开始的时候。

公共和私营部门的组织都使用合同管理来在合同签署后有效地管理合同，以创造更好的运营和财务绩效。 它还有助于降低组织的财务风险。 虽然耗时，但拥有良好的合同管理流程可以降低成本并提高绩效。

什么是合同生命周期管理？

合同生命周期管理不同于合同管理。 后者更多是关于通过电子邮件、电子表格和文件存储管理合同。 合同生命周期管理是合同管理的一种战略方法，它通过结合人员、流程和技术来提高活动的效率。

合同生命周期管理或 CLM 是关于自动化和简化合同管理各个阶段所涉及的流程，例如启动、创作、流程和工作流、谈判和批准、执行、持续管理和合规以及更新。 最终目标是在减少错误的同时节省时间和金钱。

这是通过使用 CLM 软件完成的，该软件使用户能够更清楚地了解公司的支出情况，并简化合同流程以提高效率，从而降低管理成本。 这是通过管理采购和销售合同、自动化、标准化等来实现的，以便快速轻松地创建合同。

谁参与了合同管理？

一些组织将有一个专门的合同管理人员，称为合同经理。 他们在合同的整个生命周期中指导和监督合同。 从某种意义上说，他们是充当连接公司、员工、客户、供应商和承包商的桥梁的中间人。

合同经理将促进与合同流程相关的谈判、建议和所有记录保存。 他们研究与合同相关的所有法律问题，并帮助与客户和第三方协商条款和条件。

合同经理的一些职责包括准备商业投标、制定和提交项目建议书、与客户会面、估算预算、谈判合同条款等等。 他们的技能包括了解合同法和擅长关系管理。

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为什么合同管理很重要？

合同很重要。 它们是员工与将要开展工作的承包商或供应商之间具有法律约束力的文件。 因此，合同管理同样重要，因为它有助于确保有效地完成合同工作。 它适用于涉及业务战略和程序的双方。

由于组织的业务战略在很大程度上取决于合同的成功谈判，因此该过程可能非常耗时。 使用合同管理有助于分配所需的适量资源。

但是一旦合同签署，监督和监督其执行的需要对于履行合同义务至关重要。 未能建立合同管理流程可能会通过罚款和诉讼使组织花费金钱和时间——更不用说侵蚀重要的业务关系了。

即使在合同最终确定并采购了服务之后，合同管理仍然是一种好处。 如果没有监督，这可能导致无法履行所有合同义务。 所有这些都会侵蚀项目的价值，甚至可能导致无法实现其目标。

合同管理流程的阶段是什么

合同管理与任何类型的管理一样，都有一个过程。 这允许对合同的管理进行控制，并确保没有任何重要的事情被忽视。 这一系列动作可以分为七个步骤：

1. 规划

这个阶段是识别组织的需求、设定目标和定义风险的阶段。 请记住，合同具有法律约束力，因此尽职调查很重要。 了解合同的类型、可以使用的任何标准协议，确定谁负责执行合同所需的资源和资源。

2. 起草

如果您的组织有与之合作的内部法律顾问或律师，那么这就是与他们协商的重点。 他们甚至可能有一个模板可以在起草合同时使用。 这将有助于确保包含所有必需的条款和条款。 此外，还要考虑可能影响合同的任何州或国家/地区法律。 花点时间确保一切都是正确的。

3. 批准

下一步是获得经理或高管的批准，以查看合同草案，并在最终确定文件之前查看他们是否有任何意见或更正。 流程的这一阶段取决于您的组织如何运作，以及他们是否有关于特定采购的审计程序或其他政策。 此时，建立系统通知审批方，以便他们可以实时查看、编辑和评论合同。

4. 谈判

谈判阶段将涉及在坐下谈判桌之前研究对方的需求。 当每个人都对合同进行更改时，实时共享和协作处理该文档会很有帮助。 通过电子邮件通过物理文档在不同版本的合同之间来回调整会增加出错的可能性和成本增加。

5. 签约

一旦双方就合同达成一致，就由他们签署，这使其成为具有法律约束力的文件。 虽然我们经常想象合同签署是亲自进行的，但情况并非总是如此。 随着虚拟会议和全球经济的发展，获得签名可能会更加困难。 越来越多的公司正在使用电子签名来促进这一阶段。

6. 修改

签署的合同会被修改或修订是很常见的。 跟踪这些变化很重要，并强调了可靠的合同管理流程的重要性。 合同应该是共享的，易于编辑并根据需要添加修改。

7. 更新

最后是签名之后的管理，可以是审计、续签合同和其他义务。 应定期对合同进行审核，以确保履行其中的义务。 这包括在必要时续签合同。 错过续约是一个错失的机会，可能会损害业主和承包商之间的关系。

合同生命周期管理的最佳实践

在应用合同生命周期管理时，需要做一些事情来帮助流程更有效地工作。 一方面，始终建议将流程数字化和自动化。 在管理合同组合或与地理上分散的承包商和供应商打交道时，情况更是如此。

自动化

自动通知以跟踪合同何时更新或交付其中的义务。 人为错误可能代价高昂，但当在软件上设置提醒时，您始终知道截止日期何时到来。

报告

在软件工具上具有报告功能对于预算很重要，预算在项目过程中不断变化。 预算已计划并在合同中列出，但实际项目可能会发现您超支。 您需要一个工具来检查您的计划支出和实际支出。

使用项目管理软件

这些最佳实践中的大多数都依赖于基于云的项目管理软件，因此可以提供实时数据。 使用在线工具可以提高合同管理流程的透明度。

ProjectManager 如何帮助组织您的合同

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计划

使用我们的软件来计划、安排、监控和报告项目，同时让我们的工具成为所有项目文档的中心枢纽。 因为我们有无限的文件存储空间，所以所有合同都集中在一个地方。 这样可以在需要时轻松找到它们，而无需搜索电子邮件或外部硬盘驱动器。

合作

在您进行谈判时，甚至在您与供应商和分包商达成合同之后，也要让他们与我们的协作平台保持同步。 将他们加入工具很容易，而设置安全性只允许他们访问您希望他们看到的软件部分。 共享文档并创建允许各方实时评论和对话的任务。

追踪

当然，还有更多。 实时仪表板将提供项目及其进度和绩效的高级视图，以确保合同工遵守合同的条款和条件。 报告更详细地拓宽了实时数据的视野。 在一个工具中获得更好的合同管理和建设项目管理。

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