提高团队绩效的 11 种企业沟通工具

通信工具是现代公司的成败

因为每一个错过的最后期限、瓶颈和小误解都会影响您团队的生产力。

但是你的公司越大，这些问题越快越滚雪球失控。

这就是为什么专用的业务通信工具已成为面对面、远程和混合团队的主要工具。

问题？ 那里不乏软件。 再加上让您的团队使用新工具这一事实并非易事。 对于企业来说尤其如此。

如果您不知道从哪里开始，我们已经为您提供了我们全面的企业沟通指南。

到底什么是企业通讯？

企业沟通是指业务中的利益相关者如何与同事（内部）和客户（外部）互动。 从更新和期望到消息传递和结果，企业为了组织、生产力和责任而优先考虑沟通。

因此，企业通信工具代表了利益相关者用来管理上述交互的软件和应用程序。

这些工具可以根据各自的受众分为内部和外部两个桶。

内部与外部公司沟通工具

内部沟通涵盖组织内利益相关者之间发生的互动。 这包括员工、C 级人员和其他内部合作者（想想：自由职业者或承包商）。

为了管理这些关系并使利益相关者保持最新状态，公司可能会使用：

• 项目管理工具
• 团队聊天工具
• 视频会议工具
• 公司 Intranet 或 wiki 工具

另一方面，外部通信工具用于向客户、订户或合作伙伴传递关键信息。 这些工具可能包括：

• 营销工具（想想：社交、CRM、电子邮件）
• 客户沟通工具（想想：实时聊天或帮助台软件）
• 公关和媒体工具

采用通信工具没有一种万能的方法。 也就是说，内部和外部工具的组合是让每个人都参与到您的业务中的关键。

为什么商业通信工具如此重要

对于各种形式和规模的公司来说，投资专用数字通信应该是“何时”而不是“如果”的问题。

企业。 中小企业。 独奏。 你给它命名。

考虑以下简化通信的详细记录的好处：

• 鼓励团队之间进行有意义的协作。 当团队的任务和目标一致时，他们会创造更好的业务成果。 有效的沟通和更高的员工敬业度齐头并进是有原因的。
• 使人们更有生产力。 Teamwork 最近的研究指出，当人们能够快速访问可交付成果、需求和其他关键项目信息时，他们的工作效率将提高 25%。 使用正确的业务通信工具，您可以将以上所有内容整合到一个地方。
• 创造更紧密联系的公司文化。 深思：只有 7% 的员工认为工作中的沟通“准确、开放、及时”。 这表明企业需要真正将企业通信置于显微镜下，不仅是为了生产力，也是为了员工的福祉。

此外，请记住，内部沟通的效率直接影响您与客户沟通的方式。

例如，考虑营销信息和广告活动的创意如何需要多个步骤、利益相关者和批准。

当一个部门在同一页面上并且能够有效地沟通时，它给外部利益相关者的信息更有可能引起共鸣。

11 种企业沟通工具可供尝试

以下是我们对最佳通信工具的细分，所有这些工具都被证明可以将企业聚集在一起并帮助员工更好地沟通。

当然，没有公司一定需要这份清单上的所有东西。 也就是说，这里的内部和外部工具可以突出显示您的企业通讯可能需要调整的领域。

内部沟通工具

建立内部沟通策略是必须做的，尤其是对于远程和分布式团队。 让我们从查看可以在内部帮助您的团队的工具开始。

1. 体式

尤其是随着远程团队的兴起，项目管理工具对于大大小小的公司来说都是必不可少的。

像 Asana 这样的工具为企业提供了一个统一的地方来计划和跟踪任何给定项目的进度。 从任务和待办事项列表到完整的项目时间表和部门日历，Asana 可以通过以下方式轻松跟踪：

• 多个项目视图（包括看板、列表和日历），提供任务进度的持续脉冲
• 为协作者（包括入门级员工、承包商和 C 级）分配角色和权限以保持工作流程结构化的能力
• 自动更新和通知，以保持对任务进度的持续关注

2. 松弛

很难找到一个不使用 Slack（或类似的团队聊天工具）来保持联系的团队。

使用 Slack，您可以将团队的沟通组织到公司范围、特定部门或特定角色的渠道中。 这允许即时、及时的沟通，不会完全打断工作人员或导致不必要的会议。 可以说，Slack 的最大卖点是它的易用性和无休止的集成（包括此列表中的许多工具）。

3. 团队合作

作为一个项目管理解决方案，它几乎是上述两种工具的混合体，除了更新和消息传递之外，它还具有跟踪细粒度项目数据的能力，使其与众不同。 例如，您可以跟踪对任何给定任务的个人贡献以及团队范围内花费在任务上的时间。

团队合作在一个地方回答“已完成的工作、需要完成的工作以及下一步做什么”。 该平台的项目跟踪功能可以节省大量时间，并减少合作者之间的来回次数。

4. 汇合

从内部文档和政策到参考页面和 wiki，Confluence 代表了一种可供团队参考的“大本营”。

该平台本身就是一个项目管理工具，但也为团队提供了一个数字白板，以便根据需要进行头脑风暴和做笔记。 Confluence 的功能是您如何整合企业通信而不是在多个应用程序、收件箱或内部驱动器之间跳转的又一个示例。

5. Bambu by Sprout

员工倡导现在风靡一时。 Bambu 让您的队友在内部获得最大的外部营销信息。

例如，Bambu 可以轻松宣传您品牌的最大公告和最新博客文章。 该平台不是制作个人更新或标题，而是提供模板、灵感和创意选项，以尽可能吸引人的方式提升您的社交帖子信息。

6. 拨号盘

Dialpad 代表了一种一体化的视频会议、聊天和电话解决方案，非常适合分布式团队。

由于其企业客户，Dialpad 可能是我们企业通信中最“企业化”的，它拥有许多改进团队通信的功能。 这包括 AI 工具，例如呼叫情绪分析、解决销售异议的自动注释和自动呼叫转录。

外部通讯工具

对于我们细分的后半部分，我们将研究您可能认为是营销技术堆栈的一部分的外部工具。

7. 新芽社交

这里没有惊喜！ Sprout Social 是一款功能强大的一体化工具，用于简化与社交媒体相关的内部和外部通信。

怎么会这样？ 首先，我们允许团队将所有社交消息和通知整合到一个地方。 这不仅意味着减少平台之间的跳跃，还使团队能够通过协作功能更快地响应更多消息。 合并收件箱的能力可以节省大量时间，同样可以让您更全面地了解客户通讯。

除此之外，Sprout 还充当您所有外部社交内容的大本营。

更新和公告。 视频和图像。 故事、卷轴和介于两者之间的一切。

使用 Sprout，您可以一次跨多个社交网络安排和优化您的内容。 将所有社交媒体资产和更新都放在一个平台上，可以让您最大限度地扩大影响范围，并更快地将您的信息传达给适当的受众。

我们不止于此！

以下是您可以将 Sprout 用作企业沟通工具的其他几种方式：

• 制定并推出您的社交媒体危机计划
• 聆听重要的社交对话和呐喊，以发现干预或回答客户问题的机会
• 鼓励整个营销部门（包括社交、设计和内容营销）之间的跨团队协作和统一通信

8. SendinBlue

尽管营销趋势来来去去，但电子邮件仍然是外部通讯的主要内容。

时事通讯。 欢迎留言。 赢回活动。 名单还在继续。

SendinBlue 等平台具有可扩展性，可以轻松为您能想到的任何活动设置自动化工作流程。 随着时间的推移评估参与度指标和微调您的活动的能力意味着您可以最大限度地关注您的营销信息。

9. HubSpot

HubSpot 的企业通信工具套件包括强大的 CRM、电子邮件营销平台和CMS 合二为一。

将以上所有内容集中在一个平台上，营销人员就有机会更全面地了解他们的客户和他们的需求。

例如，我们的潜在客户与哪些内容互动最多？ 我们最常见的销售异议是什么？ 我们的哪些广告系列带来了最直接的收入？

借助 HubSpot，您可以全面了解您的营销渠道以及让您的客户感兴趣的原因。

10. 渣架

公关以及与博主、记者和媒体机构的关系对于希望获得一些急需曝光的企业来说至关重要。

像 Muck Rack 这样的工具可以更快地找到相关的外展目标并推销它们。 该平台提供对数千名记者的即时访问，使您可以跟踪您的推销活动的进度，并根据需要自动执行后续跟进过程。

11. 速记

Shorthand 是一种自称为“滚动讲述”的工具，允许用户创建数字体验（例如网站和登录页面）以与客户分享。 该工具拥有多种团队协作功能，使作家、设计师和其他营销人员可以轻松地走到一起，创造出最引人入胜的故事。

以下是该平台如何工作的快照：

如何选择您的企业通讯工具

我们明白了：在工具之间进行选择可能很困难。

如果您正在寻找企业解决方案，则尤其如此。

总结一下，让我们回顾一些有助于您更快做出决定的关键细节。

注意你的预算

不费吹灰之力吧？ 大多数 SaaS 工具需要为大型团队协商定价。 无论如何，请尝试选择可合理扩展且不涉及基于使用的定价的解决方案。

入职应该轻而易举

理想情况下，您应该能够尽快在整个团队中采用和推出企业通信工具。 在入职培训方面，许多工具不遗余力地教育和授权团队。 有些人基本上会在整个过程中握住您的手，以使其不那么令人生畏。

例如，Asana 拥有大量资源、指南和视频来帮助团队入门。

不要怀疑安全性

任何软件的安全问题和您的业务通信工具也不例外。 当您处理敏感的公司资料时，潜在的泄露或数据丢失不是一种选择。

例如，在大流行期间，许多企业默认使用 Zoom。 但是，持续存在的隐私问题凸显了在四处逛逛之前选择工具可能会导致令人头疼的问题。

仔细检查与您当前软件的集成

如前所述，您可以做的任何事情来整合工具和通信都是一个加分项。 大多数主要的通信工具都相互连接，以帮助提高生产力并同样减少通知垃圾邮件。

下面是 Sprout 最流行的两个内部和外部通信集成的快照。

确保您的通讯工具有记录

如有疑问，请阅读评论！ 尽管试驾全新工具并没有错，但我们建议坚持使用更“经过验证”的通信平台。

像 G2 这样的评论网站可以突出显示哪些应用拥有长期用户和最满意的客户。 买家的见解同样可以分解可能与您的团队相关的特定功能或问题。

您使用哪些企业通讯工具？

如果您希望您的团队更有效地沟通，请从您的技术堆栈开始。

上述工具的任何组合都是建立一个更加互联和一致的业务的坚实起点。 这样做不仅可以让您的员工生活更轻松，还可以让您的团队向您的客户发送正确的信息。

如果您还没有，请务必查看或指导您提升企业沟通技巧以做到这一点。