项目成本效益分析：分步指南

在管理项目时，需要做出许多关键决策。 项目经理努力控制成本，同时为其业务或组织获得最高的投资回报和其他收益。 成本效益分析 (CBA) 正是他们帮助他们做到这一点所需要的。

在一个项目中，总有一些事情需要执行，每项任务都有成本和预期收益。 由于风险很高，优秀的项目经理不会仅仅根据直觉做出决定。 他们更愿意尽其所能将风险降到最低，并且只在确定性大于不确定性时才采取行动。

但是，在一个变量众多且经济不断变化的世界中，您如何做到这一点呢？ 答案是：查阅通过项目管理软件、报告工具、图表和电子表格收集的硬数据。 然后，您可以使用该数据通过称为成本效益分析 (CBA) 的流程来评估您的决策。 明智地使用成本效益分析将帮助您做出具有成本效益的决策，并为您的项目和您的组织带来最大的收益。

在我们解释如何进行成本效益分析之前，让我们简要定义一下它是什么。

什么是成本效益分析？

成本效益分析 (CBA) 是一个过程，用于估计决策的成本和收益，以便找到最具成本效益的替代方案。 CBA 是一种通用方法，通常用于业务、项目和公共政策决策。 有效的 CBA 评估以下成本和收益：

费用

• 直接成本
• 间接成本
• 无形成本
• 机会成本
• 潜在风险成本

好处

• 直接的
• 间接
• 总收益
• 净收益

我们将在下面的成本收益分析示例中扩展这些成本和收益。

使用项目管理软件可以更轻松地跟踪所有这些数据。 例如，ProjectManager 有一个工作表视图，它与甘特图完全相同，但没有可视时间轴。 当您只想在电子表格中查看成本时，可以在甘特图和工作表视图之间来回切换。 您可以根据需要添加任意数量的列并过滤工作表以仅捕获相关数据。 跟踪您的成本和收益是项目成功的原因。 使用我们的工具，通过免费试用获得所需的控制权。

项目管理中的成本效益分析

在项目管理中，成本收益分析用于评估项目提案和业务案例中的成本与收益。 它以列表开头，就像许多进程一样。

有一个每个项目费用的清单，以及成功执行项目后的预期收益。 由此，您可以计算成本效益比 (CBR)、投资回报率 (ROI)、内部收益率 (IRR)、净现值 (NPV) 和投资回收期 (PBP)。

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收益是否超过成本将决定是否有必要采取行动。 在大多数情况下，如果成本是收益的 50%，而投资回收期不超过一年，那么该行动是值得的。

成本效益分析的目的

项目管理中成本收益分析的目的是有一个系统的方法来确定项目中各种路径的优缺点，包括交易、任务、业务需求和投资。 成本效益分析为您提供了多种选择，并提供了实现目标同时节省投资的最佳方法。

使用 CBA 有两个主要目的：

1. 通过确定项目的收益是否超过成本来确定项目业务案例是否合理、合理和可行。
2. 通过确定哪个项目的收益大于其成本，为比较项目提供基准。

如何进行成本效益分析

据《经济学人》报道，CBA 已经存在了很长时间。 1772 年，本杰明富兰克林写下了它的用途。 但我们所知道的 CBA 概念可以追溯到法国工程师 Jules Dupuit，他在 1848 年的一篇文章中概述了这一过程。

从那时起，CBA 流程有了很大的发展。 让我们通过这个清单来学习如何进行成本效益分析：

1. 项目的目标和目的是什么？

为您的项目创建一个商业案例并说明其目标和目的。

2. 有哪些替代方案？

在您知道该项目是否正确之前，您需要将其与过去的类似项目进行比较，看看哪条是最好的前进道路。 您可以快速查看他们的成功指标，例如他们的投资回报率、内部收益率、投资回收期和效益成本比。

3. 谁是利益相关者？

列出项目中的所有利益相关者。 他们是受成本和收益影响的人。 描述他们中的哪些人是决策者。

4. 您将如何衡量成本和收益？

您需要确定用于衡量所有成本和收益的指标。 其中一些将具有美元价值，而另一些则需要其他指标。 此外，您将如何报告这些指标？

使用项目管理软件可以大大改善该过程。 ProjectManager 具有一键式报告功能，可让您创建八种不同的项目报告。 获取有关项目状态、差异等的数据。 报告可以轻松地以 PDF 格式共享或打印给利益相关者。 过滤任何报告以仅显示您当时需要的数据。

5. 成本和收益的结果是什么？

查看项目的成本和收益是什么，为其分配货币价值并在相关时间段内绘制它们。 重要的是要了解 CBA 估计当前和未来成本和收益的货币价值。

6. 什么是通用货币？

如上一步所述，您无法将成本和收益的当前货币价值与未来利率进行比较。 这就是为什么你必须计算货币的时间价值、贴现率和现金流的净现值。

但是，在某些情况下，项目的收益无法以货币价值衡量。 如果您发现自己处于该位置，则应该进行成本效益分析。

7. 什么是折扣率？

贴现率用于计算流入或流出项目的未来现金流的现值。

8. 项目的净现值是多少？

项目的净现值是通过从一段时间内的现金流入现值中减去现金流出现值来计算的利润计量。

9. 什么是敏感性分析？

敏感性分析是一种用于管理和业务的概率方法，用于确定不确定性如何影响您的决策、成本和利润。
在项目管理 CBA 中，敏感性分析用于确定可能情景的收益成本比。 您可以使用 Excel 或更专业的软件进行敏感性分析。

10. CBA 完成后你会做什么？

收集所有这些数据后的最后一步是做出 CBA 推荐的选择，这是成本比最高的选择。

成本效益分析示例

现在让我们把这个理论付诸实践。 对于我们的成本收益分析示例，我们将对涉及交付产品作为主要目标的项目进行评估。

费用

• 直接成本：这些是与产品制造直接相关的所有成本。 如材料、设备、人工等。
• 间接成本：与产品不直接相关的其他费用，例如租金、水电费或运输成本。
• 无形成本：任何其他无法量化的成本，例如，如果市场对产品没有积极响应，则对品牌造成的损害。
• 机会成本：当做出一个决定而不是另一个决定时发生的机会损失。 例如，您可以选择制造一种比您选择制造的产品更有利可图的产品。
• 潜在风险成本：任何项目都容易受到各种风险的影响。 您应该始终考虑到您可能会在某些时候产生意想不到的成本。

好处

• 直接收益：您从项目中获得的可衡量的货币价值收益。 在这种情况下，从您的产品中获得的收入、销售额和利润。
• 间接收益：您可以感知但不一定衡量的收益，例如提高品牌知名度。

现在您已经了解了项目的成本和收益，是时候为它们分配货币价值了。 在这种情况下，我们只能用我们的直接和间接成本以及我们的直接收益来做到这一点。 但是，您应该将其他指标（如关键绩效指标）分配给无法用美元金额衡量的指标。

一旦您使用过去的项目数据估算了成本和收益的美元价值，您就必须比较它们以查看成本是否超过收益。

但是，要进行更可靠的 CBA，您需要进行敏感性分析来评估不同的情景以及这些情景如何影响您的成本效益比。 例如，在线性规划方程上尝试不同的需求水平。

请务必记住，根据项目的时间范围，您可能会有不同时间的现金流入和流出。 因此，在比较成本效益现金流时，您需要考虑货币时间价值、贴现率、净现值。

使用项目管理软件捕获所有成本和收益。 但与许多具有较差待办事项列表的应用程序不同，ProjectManager 具有动态的列表视图。 它添加了优先级、自定义标签，您可以分配团队成员来拥有每个项目。 我们基于云的工具还将自动实时跟踪每个项目的完成百分比。 您在我们的列表视图中收集的所有数据在整个工具中也可见。 使用您想要的任何视图，它们都已实时更新并可供您使用。

成本效益分析的准确性如何？

CBA的准确性如何？ 简短的回答是它与您在流程中输入的数据一样准确。 您的估计越准确，您的结果就越准确。

一些不准确是由以下原因引起的：

• 过于依赖从过去项目中收集的数据，尤其是当这些项目在功能、规模等方面与您正在从事的项目不同时
• 在进行评估时使用主观印象
• 不恰当地使用启发式方法（使用不能保证的实用方法解决问题）来获取无形资产的成本
• 确认偏差或仅使用支持您想要查找的数据的数据

成本效益分析有限制吗？

成本效益分析最适合不需要太长时间即可完成的中小型项目。 在这些情况下，分析可以帮助决策者优化其项目的收益成本比。

然而，长期进行的大型项目在 CBA 方面可能存在问题。 有一些外部因素，如通货膨胀、利率等，会影响分析的准确性。 在这些情况下，对于大多数项目经理来说，计算净现值、货币时间价值、贴现率和其他指标可能会很复杂。

在评估大型项目时，还有其他方法可以补充 CBA，例如 NPV 和 IRR。 不过，总体而言，使用 CBA 是确定任何项目是否值得追求的关键步骤。

帮助您进行成本效益分析的模板

当您计算项目的成本效益分析时，您可以从我们网站上提供的一些免费项目管理模板中获得帮助。 我们有数十个免费模板，可帮助项目生命周期的每个阶段。 对于成本效益分析，请使用这三个。

种族矩阵

执行成本效益分析（如上所述）的步骤之一包括识别项目中的利益相关者。 您需要列出这些利益相关者，但我们的免费 RACI 矩阵模板通过概述谁需要知道什么更进一步。 RACI 是负责、负责、咨询和知情的首字母缩写词。 通过填写此模板，您将组织您的团队和利益相关者，并使每个人都在同一页面上。

项目预算

如果不首先列出所有费用，您就无法进行成本效益分析。 这就是我们免费的项目预算模板的用武之地。它可以帮助您从劳动力成本、顾问费、原材料价格、软件许可证和差旅中获取与项目相关的所有费用。 甚至还有空间来捕获其他项目，例如电话费、租赁空间、办公室设备、管理甚至保险。 详尽的预算有助于进行更准确的成本分析。

项目风险登记册

您已经确定了您的利益相关者并列出了您的预算，但总是有未知数需要应对。 您不能任凭运气：您必须管理风险，这就是我们免费的项目风险登记册如此重要的原因。 用它来概述项目中固有的风险。 有一些地方列出了风险的描述、其影响、风险级别以及谁对此负责。 通过维护良好的风险登记册，您可以控制项目中的变量并进行更好的成本效益分析。

使用 ProjectManager 使任何项目都能盈利

无论您在纸面上的投资回报有多大，但如果您的项目执行不力，其中的大部分价值都会蒸发。 ProjectManager 是一款屡获殊荣的项目管理软件，拥有实现项目潜力所需的工具。 首先，你需要一个密不透风的计划。

规划

我们的在线甘特图具有计划您的项目和组织您的任务的功能，因此它们可以导致成功的最终交付。 如果事情发生变化，而且它们会发生变化，甘特图很容易编辑，因此您可以快速调整。

资源管理

另一个阻碍项目的障碍是你的资源。 ProjectManager 拥有资源管理工具，可以跟踪您的材料、供应品和您最宝贵的资源：项目团队。 如果他们工作过度，士气就会下降，生产也会受到影响。

ProjectManager 上的工作负载页面采用颜色编码，以显示谁在做什么，并为您提供重新分配的工具，以保持工作负载平衡和团队高效。

实时成本跟踪

杀死任何项目的最可靠方法是让它流血。 ProjectManager 让您从一开始就为您的项目设置预算。 然后，此数字会反映在报告以及实时仪表板的图表和图形中，因此您始终了解成本如何影响您的项目。 ProjectManager 具有使您的项目实现盈利所需的功能。

成本效益分析是一个数据驱动的过程，需要足够强大的项目管理软件来消化和分发信息。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，带有实时仪表板等工具，可以收集、过滤和共享您的结果，并以易于理解的图形和图表形式进行。 立即试用此 30 天免费试用版。