如何制定成本管理计划

你知道它是怎么回事——你离截止日期还有几个月的时间，而你的团队离完成项目还很远。 您很快就会用完预算和时间，并且开始感到压力。 你应该告诉利益相关者，还是再等一会儿？

好吧，至少您并不孤单，因为超过 45% 的大型 IT 项目都会遇到这种情况。 对许多人来说，这既损害了项目的时间线，也损害了最终产品，56% 的项目交付的价值低于预期。 哎呀。 你怎么能阻止这种情况发生？ 成本管理计划可以提供帮助。

什么是成本管理计划？

成本管理计划是一种为项目预算的计划和执行制定战略的方法。 当然，这样做是为了按时按预算完成您的项目。 然而，如果没有适当的成本管理计划，这两件事都会动摇——给您和您的组织带来巨大的损失。

更重要的是，项目的成功取决于成本管理，因为成本是整个企业成败的主要决定因素。

由于成本管理计划非常重要，因此您需要使用项目管理软件来跟踪您的成本。 ProjectManager 是一款基于云的工作和项目软件，可以实时跟踪您的项目成本。 在我们屡获殊荣的甘特图上构建您的计划，然后使用无需设置的实时仪表板进行跟踪。 您将始终知道您是否符合 ProjectManager 的成本管理计划，所以今天就免费开始吧！

如何创建成本管理计划

成本管理有时也以其更具体的子任务名称而闻名，例如支出管理、成本透明度和成本会计。 它通常由四个步骤组成：资源规划、成本估算、预算和成本控制。 强烈建议您使用项目计划软件来帮助您创建成本管理计划，因为需要跟踪许多任务、成本和资源。

1. 资源规划

从资源计划开始，项目经理通常会使用工作分解结构以从最重要到最不重要的层次结构显示项目及其可交付成果。 这篇文章帮助项目经理了解大部分成本将流向何处，以及项目的哪些组成部分需要最少的支出。

2.成本估算

第二阶段，成本估算，是一个迭代过程——这意味着它旨在随着项目的变化而变化。 此阶段使用许多不同的估计技术，这些技术由概念目标、历史知识、专家判断、确定性技术或逐个组件的基础确定。

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从历史上看，确定性技术已被证明是最准确的。 然而，这个过程只有在每个最后的项目细节都被绘制出来后才有意义——包括范围和可交付成果。 对于缺乏精美印刷品的项目，不太准确的成本估算技术在此阶段仍然很有价值。

3. 预算

现在，成本估算阶段可能感觉您已经制定了预算，但实际上您只是制定了预算蓝图。 通过这个措施，您的项目预算将更加精确，并使项目真正取得成功。

预算是在估算阶段之后形成和批准的，通常根据项目的进展分一系列阶段为项目发布。 这将有助于项目在每个预算阶段达到其里程碑，而不是试图匹配整个项目预算。

4、成本控制

成本控制很简单——您将根据总成本和时间表来衡量项目的美元价值绩效。 这将有助于在整个项目过程中提供基准。

首先，在项目规划阶段，您的需求已提前确定。 然后，它们被用作质疑成本变化原因的方法。 如果成本增加超出预算范围，这将有助于纠正路线，并防止项目膨胀失控。

最终，您的成本管理计划将帮助您规划项目成本，并在项目生命周期的整个过程中管理您的项目成本。 随着您的项目正在进行中，您的项目费用将在整个项目中完整记录，以便您的项目可以保持在预算范围内。

成本管理计划条款和公式，已定义

在制定成本管理计划时，您需要进行许多不同的计算，练习许多公式，并在完成后对您的数学进行三次检查。 但话虽如此，这些行动有许多具体的名称。 让我们定义它们。

• 工作分解结构：在风格上类似于瀑布法或简单的分层流程图，这是团队成员要完成的工作、任务和活动的面向产品的布局。
• 成本基线：这是通过根据您的项目将发生的一般时间段估计您的成本来创建的。 您的成本基准最终将用于比较您的绩效，通常以 S 曲线表示。
• 控制阈值：正如您设置基线一样，您的成本阈值是您的项目允许的最高或最低支出。 就成本管理而言，任何高于或低于该标准的东西都被认为是不可接受的。
• 精度等级：此计量单位将显示您的成本估算将被四舍五入或向上舍入的陡峭程度。 您的精度水平将另外由项目的范围和总规模来定义。
• 挣值测量：挣值方程帮助项目经理更好地测量已经在所述项目上执行的工作量，尽可能准确。
• 三点估计：使用这个公式，你会得到三个数字。 第一个是您对一项活动执行 100 次所需工作量的最佳猜测 (BG) 。 第二个是您的悲观（P）估计，即如果所有负面风险都发生，项目需要多长时间以及成本是多少。 你的第三个是你的乐观（O）估计，如果所有的积极风险都发生了。
• 自下而上估算：此公式涉及使用项目的较小估算值，然后将这些估算值汇总为总和以确定您的整体项目成本估算。
• 类比估算：此估算是通过比较所有过去的项目成本估算并将其与您当前项目的时间和成本进行衡量来计算的。 这通常在可用的项目详细信息很少时完成。
• 参数估算：此估算是通过将成本与每个任务联系起来并将该成本与项目时间表进行映射来计算的。 不管有多少任务都将帮助您找到您的总成本估算。 这可以使用我们的在线甘特图在 ProjectManager 中完成。 在这里，您可以为每个任务分配成本，当项目完成时，会自动计算总成本并与预算进行比较。

如何跟踪成本管理计划的结果

您的成本管理计划中有一半是在整个项目生命周期中管理您的成本。

在监控您的项目成本时，请使用您的基准，因为它们将是判断您的项目是否处于正轨、落后或超出预算的关键。 因此，您将希望能够根据实际进度查看计划进度，以确保您仍处于正轨。 许多人使用他们的项目管理工作流程（无论是通过瀑布方法、甘特图还是看板工具）来衡量这个指标。

制定成本管理计划时要避免的 3 件事

在制定成本管理计划时，知道不该做什么与​​知道不该做什么一样重要。 成本管理计划很复杂，可能会犯错误。 你越清楚这些失误是什么，你就越不可能采取它们。 这里有一些需要注意的。

1. 利益相关者沟通不畅：报告是项目经理向项目利益相关者传达重要成本统计数据的主要工具。 利益相关者对项目的成功有着既得利益，因此对其进展情况非常感兴趣。
2. 不使用工作分解结构：不绘制实现项目最终可交付成果所需的每一个步骤将影响您的预算，从而影响您的成本管理计划。
3. 仅使用电子表格：电子表格功能强大并且做得非常好。 但它们不是您想要管理的成本管理计划。 输入数据很容易出错，它们很快就会变得过于复杂，而且报告和可视化功能有限。

帮助成本管理计划的免费模板

使用项目管理软件管理您的成本管理计划更有效率，但如果您还没有准备好投资数字工具，可以使用模板作为解决方法。 ProjectManager 有几十个免费模板，其中许多非常适合成本管理。 我们选择了三个与成本管理计划相关的最佳免费模板供您在下面下载。

项目预算模板

成本管理计划从项目预算开始，该预算预测与您的项目相关的所有成本，并帮助您在执行项目时监控这些成本。 我们免费的 Excel 项目预算模板将引导您完成预算流程，从捕获劳动力和材料成本到其他项目，例如差旅、设备和固定项目。 甚至还有一个地方可以跟踪您的计划与实际预算成本。

项目仪表板模板

在实施时跟踪您的成本管理计划是您遵守该计划的方式。 虽然实时软件更准确且工作量更少，但您可以将数据输入到我们免费的 Excel 项目仪表板模板中，并通过易于阅读的图形和图表查看您的成本如何。 这样您就可以在成本超过计划成本时及时发现，并相应地进行调整以保持在您的预算范围内。

行动计划模板

为了执行您的成本管理计划，您需要将一组任务分配给团队成员。 我们免费的 Excel 行动计划模板概述了将您的战略变为现实的步骤。 您会找到空间来列出您的任务以及您将在项目的哪个阶段执行它们、它们的优先级、分配的人员、持续时间、开始和截止日期、必要的资源，甚至是正在完成的工作的状态。

ProjectManager如何帮助制定成本管理计划

无论您的下一个项目是大还是小，您都需要确保您的成本估算尽可能准确，并且易于长期管理。

使用 ProjectManager，您可以自定义项目报告以仅获取您需要的数据，此外，您还可以查看团队成员及其任务的实际项目进度。

无论您是使用确定性技术、历史数据、类比估算还是三点估算来衡量您的项目成本估算，您都将拥有一个可以插入项目数据并为您计算估算的工具。 此外，通过我们的实时仪表板，您将能够直观地了解项目的估计基准，因此您只需单击一个按钮即可查看您是提前还是落后于计划。

在项目启动之前估算您的成本并获得准确的读数是确保项目成功的最重要的组成部分之一。 这就是为什么 ProjectManager 致力于为团队提供计划成本估算、采用管理计划和有效协作所需的软件，无论他们身在何处。 立即注册 ProjectManager 的 30 天免费试用版。