如何撰写人们会阅读的公司电子邮件通讯

电子邮件是工作中沟通的主要来源。 我们每天与同事、管理层、客户和客户通信，但有时这是一项会占用您很多时间的活动。 这里有一些技巧可以创建更好的公司电子邮件，这将使撰写和回复过程更快。

电子邮件是工作中沟通的主要来源，企业电子邮件仍然是电子邮件营销的重要组成部分，即使我们通常将更多的注意力放在新闻通讯和促销电子邮件上。 我们每天与同事、管理层、客户和客户通信。 有时收件人无法达成协议或在信件上花费太多时间。 我们编制了 12 条规则，可帮助您和您的客户节省时间并更快地解决工作问题。

写一个清晰具体的主题行

主题行的功能类似于标题，让您可以轻松地在收件箱中找到您要查找的信件。 请务必包含它以使处理电子邮件更简单。 主题的表述应该是翔实的。 如果这封信的标题是“合作”、“照片”、“它”，收件人将不清楚所提供的是什么。 有一个主题行，但它没有用。 添加细节：“我们在我们的杂志中提供位置”或“旅行部分的照片”。

如果在通信过程中主题发生了变化，请不要在信中更改。 假设您开始讨论为牙科诊所创建网站，但在此过程中，您收到了一个新订单：儿童中心网站。 不要在一封电子邮件中混合项目，也不要在收到新问题时改变主题。 为这次对话开始一个新的字母链。 Essay Map 的内容作者总是建议遵循一个规则：对于每个大问题，都应该有一个单独的对应关系。

个性化

如果您知道收件人的姓名，请在称呼他们时使用他们的名字。 除此之外，不清楚这封信是写给谁的，看起来很不礼貌。 如果有多个收件人，请按姓名列出您希望收到回复或采取行动的所有收件人。 一个人可能会认为，如果一封信是写给所有人的，那么这封信不适用于他。 通过按名称寻址，我们消除了这个问题。

说重点

工作信是一种简短的体裁。 考虑一下收件人需要多长时间才能通过冗长的争论和模糊的旁白来了解这封信的核心。 没必要写什么就可以，什么不影响问题的解决就能让心平静下来。 不要浪费你和他人的时间——直奔主题。

指明截止日期的确切日期。

在主题行或邮件正文中，避免使用“紧急”一词。 这个概念是可扩展的：一个人可以是一个小时，另一个人是一个星期。 请具体说明您等待答复或结果的时间和日期。

格式化文本

无格式文本难以阅读，因此将其分成小段落，遵守主要格式规则，以提高可读性。 在每个段落之后，缩进一个空格，然后在问候语之后和签名之前缩进两个空格。 解释您在电子邮件中放置的每个链接：它指向哪个文档以及收件人为什么要点击它。 尽量不要过度使用粗体、斜体和颜色。 让文字看起来平静。

写得中性而细腻

一封信很容易唤起负面情绪。 由于收件人可以以不同的方式解释文本，因此请尽可能中立以避免混淆。 始终保持礼貌和尊重。 如果彼此不熟，不要问私人问题，不要打断别人的空间，不要开玩笑，不要提出与工作无关的话题。

保存您的聊天记录

在文本中，保留整个先前的消息链。 在海量信息中很容易忘记您正在与发件人打交道； 通信历史将帮助您记住。 对于收到大量包含问题和查询的电子邮件的员工来说尤其如此。

签名字母

你的工作信件应该有一个中性的名字，比如 namesurname@employer。 在签名中注明姓名、职务和公司名称。 添加其他信息：电话联系人、信使、社交网络 - 以及在页脚中指向公司网站的链接。 使用中性的“问候”或“祝福”。 请勿在自动签名中半页写感谢词，放置广告，放置链接以收集签名等类似项目。

一次添加所有链接和文件

碰巧只有在发送电子邮件后才发现未附加重要文件或未指定正确链接。 许多人在单独的信件中发送附件和补充材料——“这是我忘记发送的文件”。 信件是分开的：一个故事——讨论，另一个——必要的文件。 不知道收件人会回复哪封信，可能是没有通信记录的那封。 所以最好复制前一个并在其中添加一个文件。 在邮件中，您应该要求收件人删除没有文件的信件以避免混淆。

另外，将所有附件一起发送。 或者，如果它们太多，请发送文件托管服务的链接

快速回答

提交者不希望立即回复电子邮件，但 200 万受访者中有近一半会在一小时内回复电子邮件。 尽快回信。 如果这是您直接职责的一部分——例如，您从事支持工作或担任项目协调员——请尝试在 15-30 分钟内回答。

如果您的主要工作不需要您处理电子邮件，请在白天留出两次时间来整理邮件并回复。 例如，上午 11 点和一天结束时的晚上 17 点。 这样您就不会错过重要邮件并保持邮箱井然有序。 别担心：如果您有紧急问题，我们会通过其他方式与您联系 - 通过 Messenger 或电话。

在工作时间发送信件

遵循此规则的三个原因：

1. 声音通知可以唤醒收件人。
2. 有些人认为在下班后（包括周末）进行通信是不可接受的。
3. 您的信件可能会在其他信件中丢失。

设置延迟发送。 例如，Gmail 有“定时发送”功能。 如果您在星期六早上写信，请安排在星期一上午 10 点写信。 这样，收件人就更有可能不会错过它。 如果此时电子邮件已变得无关紧要，请转到已发送并取消发送。

不要在单独的电子邮件中发送“谢谢”和“不客气”这两个词

打开和阅读一封信需要时间。 只发送“谢谢”、“不客气”和类似的信息只会分散与您交谈的人的注意力。 下次您发送其他文件或回答新问题时，最好表示感谢。 这样一来，一封信中既有利益，也有感恩。

时刻注意你的语气和表情。 不要写可能冒犯他人或对雇主形象产生负面影响的内容。

有很多规则，但您不必记住所有规则。 最重要的是尊重你的对手、他的意见和时间，并为共同的事业感到高兴。