如何使用项目预算软件管理项目预算

无论您是否是数字人，作为项目经理，预算的所有权通常是您工作职责的关键部分。 创建和管理项目预算可能是一项艰巨的任务，但如果您使用正确的项目预算软件，它会很容易。

项目可能有几种不同类型的成本，都需要跟踪，以确保一切都在预算之内。 使用 ProjectManager 等在线项目管理软件可以更好地跟踪所有这些活动部件和波动的成本。

我们为您提供简化项目预算和成本管理的工具，使您能够设置基线、跟踪人工费率并在任务级别添加新成本。 使用这些功能，您可以简单地更新和添加项目，因为它们在整个项目中出现。

ProjectManager 是基于云的软件，可让您实时计划和跟踪项目成本。 您可以使用我们的实时仪表板建立准确的预算并设置基线以监控项目成本和资源率。 为您的项目和预算获得更多控制、数据和可见性。 立即免费开始使用 ProjectManager。 现在，在我们学习如何使用项目预算软件之前，让我们定义一个项目预算。

什么是项目预算？

项目预算是项目经理如何估计完成项目的成本。 这包括项目中的每个阶段以及构成这些项目阶段的许多任务中的每一个。 预算预测的准确性对于取得成功并确保您的项目在需要时获得批准和资助至关重要。

项目预算的另一个方面是在执行任务时监控成本。 如果没有明确的支出窗口，成本很容易失控。 这是一个复杂的过程，但可以通过使用项目预算软件得到改进。

但是，该工具需要显示实时数据，以便在发生成本时跟踪成本，从而使项目经理有时间根据需要进行调整以保持预算。 让我们花点时间看看使用项目预算软件的重要性。

为什么要使用项目预算软件？

项目预算软件是创建准确预算并在项目生命周期中跟踪成本的重要工具。 它允许您计划预算并通过跟踪支出来控制它们。 因此，他们在整个预算过程中协助项目经理。

不仅如此，使用项目预算软件还可以让利益相关者、高管和经理访问预算以及在项目过程中如何使用预算。 您可以使用电子表格对项目进行预算，但它们是难以更新的繁琐且静态的文档。

大多数项目预算软件都是在线的，并且随着您的团队更新他们的状态而更新。 这为管理人员提供了实时数据，使他们能够在管理项目预算时做出更有洞察力的决策。 当您制定和管理项目预算时，您的生死取决于数字的准确性。 项目预算软件让您在不超出预算的情况下，让您掌握在项目中投入的资金。

如何通过 3 个步骤创建项目预算

创建项目预算的关键是使所有项目易于跟踪。 如果您可以将简单的流程应用于项目费用，那么您可以准确及时地监控项目的支出。

按照这些简单的步骤来制定项目预算，为您的成功做好准备。

确定费用

创建预算的第一步是确定费用。 您需要列出完成项目所需的每一件事。 这包括劳动力、设备、材料等的工资。 您需要彻底检查您的项目计划并自行确定费用以开始。

然后，您的团队成员可能会帮助您识别您没有立即识别的某些费用，因此请务必在创建预算时让他们查看您的费用清单。 您必须绝对列出所有费用。 您识别的越多，您就越不会对项目后期的不可预见支出感到惊讶。

估算所有成本

现在估计你清单上的每一项。 如果您的列表在 ProjectManager 中，您可以立即将您的估算添加到行项目中。 您可以使用多种策略进行估算。 最常见的估算技术是：

自下而上估算：从每个任务的组成部分开始，然后将它们相加
专家判断：请团队中的专家计算出任务的成本
类比估算：使用过去的经验来判断这次项目任务将花费多少。

将所有估计值加起来。 这为您提供了涵盖每项任务成本的项目总计划预算。 我们的估算模板可以帮助您做到这一点。

添加额外内容

额外的？ 有什么附加功能？ 好吧，不幸的是，每个单独任务的成本是不够的。 您仍然可能需要添加：

• 管理储备金：这是由管理层自行决定使用的一大笔钱。
• 应急费用：应急费用可用于弥补因估算不准确而导致的不可预见成本。 通常的做法是添加 10% 的应急费用，以防估计结果不准确。
• 风险应对预算：如果您的公司在管理项目风险方面已经成熟，您也许可以将风险应对预算与您的主要预算分开。 风险应对预算包括实施任何风险缓解行动的资金。

如何使用 ProjectManager 管理项目预算

既然您已经建立了项目预算并确定了费用，那么您可以在 ProjectManager 中输入该信息（如果您还没有的话）。 要输入您的项目预算，只需单击“信息”选项卡并在框中输入一个数字。

ProjectManager 提供了不同的途径来增加项目费用。 首先，您可以进入费用选项卡并添加没有小时费率或波动的固定费用。 例如，您可以输入项目所需材料的成本。 您可以选择先将其添加为计划成本，然后您可以稍后再添加另一个费用作为“实际成本”。 随着项目的展开，这将帮助您在仪表板中跟踪计划成本与实际成本。

将费用输入项目的另一种方法是通过我们的资源管理工具。 分配您的资源或劳动力、小时费率，然后为他们分配任务，当他们工作时，他们的劳动力成本将自动添加到项目中。 您还可以在任务级别添加费用。 假设出现了一个不在您最初计划中的意外任务。 没关系，因为您可以使用应急资金来支付它。 只需在项目计划中为新任务添加成本金额，新成本就会反映在仪表板和报告中。

监控整个项目的费用

一旦您确定并记录了费用，您就必须监控与估计相比的实际支出。 这意味着您需要根据您在任务上实际花费的金额不断更新您的项目费用。

由于您已将所有计划费用输入系统，您可以使用我们的实时仪表板来跟踪实际成本与计划成本。 我们的项目仪表板为项目的持续成本提供了一个清晰的窗口，并具有易于阅读的彩色条形图，可用于快速分析您的预算状况。 这种即时视图在管理项目预算（尤其是紧缩预算）时至关重要。

下至任务级别的费用报告

如果没有合适的工具，项目报告可能会很麻烦。 当您最终生成报告时，数字已经发生变化，您的报告已经过时了。 ProjectManager 可以提供帮助。 我们的软件可以创建即时、详细的报告，您可以以他们喜欢的格式与组织内的相关人员共享这些报告。

您可以制作许多报告，但费用报告对于管理您的预算至关重要。 通过费用报告，您可以深入分析总预算、实际费用和计划费用，一直到任务级别。

修改你的初步估计

最后，您需要返回这些报告，并确保它们与您的项目进度保持一致。 如果他们不符合您的时间框架，那么您需要回顾您的费用并仔细检查您是否已包含所有内容并且没有遗漏任何内容。

这将我们带到了最后一步：修改。 您可能需要修改之前所做的估计。 如果项目有其他要求，请不要坚持保留它们。 通过实时修改，您可以确保预算不仅仅是电子表格上的数字，而是项目的准确费用预测。

ProjectManager 拥有预算管理所需的一切

当您考虑可以使用实时仪表板跟踪预算、输入人工成本等经常性费用并报告项目的各个方面时，很明显 ProjectManager 具有创建和管理项目费用所需的一切。 使用我们的 PM 软件的 30 天免费试用版，在预算内完成您的下一个项目。

ProjectManager 是屡获殊荣的工作和项目管理软件，用于计划、监控和报告项目。 获取实时数据以更好地管理预算。 与利益相关者共享报告，让他们了解最新情况并管理他们的期望。 加入 NASA、西门子和雀巢的团队，他们已经使用我们的工具成功管理项目预算。 立即免费开始使用 ProjectManager。