数据管理系统和工具

已发表: 2023-04-07

数据、信息、知识和智慧

由于组织收集了如此多的数据，因此了解如何正确管理和分析数据可能是一项挑战。 输入数据管理系统和工具...

数据管理系统帮助组织优化数据的使用，以做出决策并采取行动，使组织的利益最大化。 这些系统通过以可用于战略决策的方式收集、处理、保护和存储数据来实现这一点。

这可以通过查看DIKW 金字塔来进一步解释。

DIKW 金字塔
DIKW 金字塔

DIKW 金字塔代表数据、信息、知识和智慧之间的关系。 每个构建块都是朝着回答有关数据收集和增加价值的不同问题迈出的一步。 你可以回答这样的问题，明年我的销售额可能来自哪里，或者我的主要客户是谁？ 可以用意义和上下文丰富的数据越多，可以提取的知识和见解就越多。

每个步骤的作用是什么？ 让我们依次看看它们中的每一个，然后再看看适用于它们的工具。

数据

金字塔上的这一步是指以数字、字符和组织可以收集的特定或相对值的形式收集有关事件的谨慎事实。 本质上，这是被捕获的每条数据，称为原始数据。

在此阶段要执行的主要活动是：

  • 确定获取数据的可靠来源
  • 归档和删除不相关的数据

信息

删除无关数据后，任务就是从数据中找出关键信息。 该信息应与组织及其决策相关。

知识

使用数据中的关键信息，您可以将它们发展成知识。 从本质上讲，这意味着决定是否可以将信息开发成具有智力价值的东西并用于帮助制定稳健的战略。

智慧

如果在数据中发现了竞争对手尚未发现的东西，您可以将这些知识转化为核心见解。 组织可能会围绕这些见解制定一个完整的战略来创造一些神奇的东西。 这被称为智慧步。

通过应用 DIKW 金字塔的四个构建块的原则来解释原始数据，您可以将数据转换成非常有意义和有洞察力的东西。

数据管理工具

幸运的是，组织可以使用一系列管理工具来帮助解释原始数据。 其中许多工具都可以用作基于云的应用程序和服务。

例如，在“云”中，组织可以更容易地存储信息，可以快速传输文件，可以有效地分析和翻译世界各地的不同数据集。

一旦您就数据存储要求和注意事项达成一致，您的组织接下来需要考虑如何分析数据集。 一些公司提供数据管理服务和工具来处理大中型数据集。

这些包括：

  • Teradata是一家提供三种主要服务的公司：业务分析、云产品和咨询。 它处理大型混合数据集并将它们组合在一起以创建有意义的见解。
  • IBM自动化端到端数据管理。 使用人工智能 (AI) 技术使组织能够发现新的模式和趋势以改进运营。
  • Oracle是一个多模型关系数据库管理系统，提供网格计算和数据仓库。
  • SAP提供多种数据管理工具，有助于确保从各种来源获取的大数据的数据质量、数据迁移、文本分析和互连。
  • Cloudera HP通过提供存储、管理和处理大数据的基础架构，使企业能够从大数据中获得洞察力。
  • 1010data结合了市场情报、数据管理、精细企业分析和协作功能。
  • Amazon Web Services (AWS)提供服务器、存储、网络、远程通勤、电子邮件、移动开发和安全。

信息管理工具

信息管理本质上是对已处理数据的管理，以提供洞察力作为输出； 共同具有特定逻辑含义的一组数据。

以下是一些流行的信息管理工具：

  • Evernote是一款笔记软件，可帮助您创建和组织数字笔记，使它们在所有帐户持有人的设备上保持同步。 它还会提醒您即将采取或计划采取的行动。
  • Instapaper是一种社交书签服务，它允许保存网络内容，以便稍后在不同的设备上阅读。 当您制定数字策略时，这些保存的内容可能会在以后激发您的灵感。
  • Pinboard是另一种社交书签工具，类似于 Instapaper，但布局更基本。

信息管理框架可以帮助您了解如何最有效地使用这些工具。

信息管理框架图，来自 Andy Bytheway
信息管理框架图，来自 Andy Bytheway

来源

数据源可能是内部的或外部的。

  • 一个组织将拥有它收集的有关其客户的内部数据，例如产品文件、销售数据、财务信息。 然后可以将其转化为有价值的见解。
  • 它还将具有外部数据源，例如 GPS 定位、期刊、社交网络和邮政编码。

结构

一旦考虑了内部和外部数据源，您就必须弄清楚它们的结构。 可以从结构化和非结构化数据的内部和外部来源收集哪些信息？

  • 结构化数据是经过组织的数据，因此可以有效地处理和分析其元素。 结构化数据的一个示例是来自电子商务商店的数百个客户资料中的前 10 名客户列表
  • 非结构化数据是未以有组织的格式存储的数据。 非结构化数据通常以文本为主，但也可能包含日期、数字和事实等数据。

信息管理工具可以存储结构化和非结构化数据，并协助管理信息的整个生命周期，从信息的识别和收集，到通过归档或删除进行处理。 它们可以包含企业从其客户、员工和供应商处收集的所有物理和电子数据。

知识管理工具

知识管理工具可以帮助组织为受众创建、组织和管理内容。 一个简单的例子是常见问题解答，观众可以使用它来找到常见问题的答案。 它们本质上是存储和检索知识，以提高理解、协作和流程一致性。

以下是一些流行的知识管理工具：

  • Answerbase是一个用于客户支持和电子商务的知识管理平台，允许用户提出问题、接收答案并浏览相关内容以获取有关公司产品和服务的信息。
  • Quip是一种项目管理和任务协作工具，使同事能够实时一起工作和评论文件。
  • Bloomfire是一个平台，使公司能够收集、连接和共享整个公司存在的知识和见解。
  • Igloo Software提供了另一种工具，可以帮助同事在一个平台上交换文件、安排会议和控制任务。
  • KPS 知识管理软件提供了一个协作平台，用于通过最终用户的自助服务库在工作场所共享知识。 它使您能够索引、搜索和检索来自许多来源的信息。

数据管理系统

管理系统可以帮助组织使用和分类他们的数据。 这些管理系统可以分为两类技术：群件和工作流。

1.群件

群件是促进协作的技术。 （这就是为什么它们通常也被称为协作软件。）

例如， Google Workspace、Slack和MS Teams等通用群件平台使公司或团队能够通过在一个简化的位置共享文件、信息和文档来协作、共享、交流和解决项目任务中的问题。

2.工作流程

工作流技术有助于表示与组织知识的创建、使用和维护相关的过程。 其中许多工具都是可定制的管理平台，可通过跟踪项目、可视化数据和团队协作来帮助团队和组织提高运营效率。 此外，它们还可以包括自动化功能并支持与其他工作应用程序的集成，以简化跨平台的工作。

提供工作流工具来分配和跟踪项目和任务进度、共享文件、评论和注释以及跟踪团队和贡献者的截止日期的热门公司包括Asana、Monday.com和Airtable 。

内容管理系统

内容管理系统 (CMS) 是一种可帮助您自动化创建 Web 内容或文档的过程的系统。 它使用户能够组合不同的内容片段以形成一组完整的信息，然后可以根据需要将这些信息分发给内部利益相关者和外部利益相关者或客户。

文档 CMS

文档 CMS 使多个用户能够共享和编辑文档，以便根据需要进行备份、审阅和签署。

文档 CMS 的一些示例包括：

  • Google Docs是一个在线文字处理器，包含在 Google 的免费编辑器套件中。 它使用户能够在线创建和编辑文档，同时与其他用户实时协作。 编辑由进行编辑的用户跟踪，修订历史记录显示更改。
  • MS SharePoint是 Microsoft 版本的文档管理和协作平台，它还使用户能够实时创建、编辑和协作处理文档。
  • Dropbox让您可以在一个安全的地方安全地存储和共享文件。 存储后，文件可以通过 Dropbox 链接共享，这样就无需发送大附件。
  • IBM Box是云存储服务的另一个例子。 它使您能够上传各种文件类型，然后可以跨多个设备访问这些文件类型。

网站 CMS

网站 CMS 通常使您能够创建页面、图像、视频、音频和文本内容，并在一处进行管理。
最常用的网站创建和管理 CMS 工具包括：

  • WordPress是一种开源 CMS 软件，用于构建、修改和维护可定制的网站。
  • Shopify是一个电子商务 CMS 平台。 它使店主能够轻松上传和管理产品、变体、系列和运输模型。
  • Magento（现为 Adob​​e Commerce）是另一个开源电子商务平台。 它使卖家能够控制其 CMS 界面的外观、内容和功能，并提供目录管理和营销工具。
  • Wix是一个在线网站构建器，在设计和发布您的网站、博客或在线商店时使用简单的拖放操作。
  • Joomla是一个免费的开源网站开发和 CMS 平台。
  • Drupal是一个 CMS 平台，可让您设计、开发和管理网站。

另一种类型的 CMS 工具允许您使用模板输入不同的内容，例如电子邮件模板。 然后将其发送给不同类型的客户，具体取决于流程的类型以及客户表示他们希望看到的偏好。

LinkedIn是此类 CMS 的一个很好的例子。 用户在其主页上看到的内容是由内容管理系统生成的，该系统可以识别特定用户想要查看的内容类型。

企业门户

企业门户是一个框架，用于集成整个组织或项目团队等群体的信息、人员和流程。 它提供了一个安全、集中的文档和信息访问点，主要由大中型组织使用。

提供企业门户工具的热门公司包括：

  • Amazon Web Services (AWS)提供按需云计算和企业软件解决方案。 它允许组织内的部门安全地集中文档，并提供强大的安全功能，例如多因素身份验证。
  • Microsoft Azure提供一系列云服务，包括分析、存储和网络。
  • SAP ：是企业门户的另一个示例，它有助于跨组织和技术边界协调人员和业务流程。

调度和规划工具

安排和计划工具旨在帮助您确定向目标受众提供特定内容的正确时间。 换句话说，您要对目标受众说什么，什么时候说？ 这可以增加贵公司与其受众的相关性。 它还允许您在目标受众在线时接触到他们，即使这对您来说不方便。

一些流行的日程安排和计划工具包括：

  • Sprout Social是一种社交媒体管理工具。 它使您能够在所有社交媒体配置文件中规划和安排内容，并从一个日历中查看所有内容。
  • Hootsuite允许您同时或在不同时间跨多个平台批量安排社交媒体帖子。
  • Outlook多年来一直是一种常用的工具，因此有时会因支持更新的产品而被忽视。 它有助于电子邮件安排，并有助于任务创建、规划和管理。 它将任务集中并显示在日历中

客户关系管理工具

CRM是指客户关系管理。 提供 CRM 功能的工具有助于为与现有和潜在客户的所有业务关系提供管理服务。 从本质上讲，CRM 工具是一个数据库，您可以在其中存储联系信息，例如过去客户、现有潜在客户和潜在客户的姓名、电子邮件地址和电话号码，以及您用于商业目的的任何人的联系方式。 这当然应该安全存储，数据使用合乎道德。

由于 CRM 是记录大部分销售和商业活动的数据管理和报告环境，因此它通常是许多企业销售和营销职能事实上的单一真实来源。 当与活动和网站流量数据相结合时，CRM 可以提供完整数字销售周期的清晰画面，具有多个客户接触点，所有这些都可以帮助数字营销人员得出更好的结论，决定有效的行动方案，并优化整体表现。

通常，您的 CRM 中包含的数据是在网站、社交媒体渠道或活动潜在客户表格等地方在线收集的。 CRM 系统对于电子商务企业非常有用，可以帮助他们管理和细分客户数据和电子邮件列表，也可以用于生成联系请求或收集线索以通过电话销售的企业。 与所有数据收集一样，所收集数据的准确性将对可以从中得出的决策类型产生影响。

例如，CRM 经常弥合在线潜在客户生成活动与线下电话销售对话之间的差距。 在规模上，CRM 中的数据可以提供对转化途径的洞察，并为客户识别趋势和模式。 这是因为从最初的兴趣（当他们是潜在客户时）到最终销售（当他们成为客户时）的所有联系方式和客户互动点都被跟踪并可以随着时间的推移进行报告。 此功能对于帮助查明趋势和发掘见解至关重要。

在现代 CRM 中，渠道源数据被记录并与联系方式相关联，使您能够查看哪些渠道和活动推动了潜在客户，以及这些潜在客户中有多少成为销售。 此信息有助于制定与渠道规划、预算、时间、工作量和资源优先级相关的决策。 它可以确定哪些渠道带来最多的潜在客户和最关注的销售。

社交客户关系管理

社交 CRM 是一种基于工具的策略，涉及在内部和外部应用协作方法来实现客户参与和互动。 社交 CRM 不仅仅是一个联系人数据库，它们旨在显示联系人如何相互联系，以便您可以在您的策略中利用这些关系。

通常，数字营销人员会将 CRM 数据与社交平台和网站分析数据相结合并进行比较，以创建客户互动的整体视图。 这是通过将分析和平台数据导入 CRM 并将数据流组合到商业智能工具或电子表格中来完成的。 目标是全面了解推动销售和 CRM 中记录的收入的所有渠道和接触点。

从营销角度（潜在客户生成和流量数据）转向销售方面，重要的是要承认购买决策中可能有多个利益相关者。 通过创建社交 CRM 流程，您可以识别与决策互动的目标买家“周围”的人。 通过在 CRM 中创建数据和联系人之间的关系和关联，您可以创建活动以根据关系吸引您的潜在客户，例如谁向您的目标买家（他们的团队）报告以及您的目标买家向谁（他们的老板）报告。 通过识别 CRM 中数据之间的关联，您可以将客户接触点与利益相关者相匹配，并做出可以通过更好的活动规划简化销售流程的决策。

使用 CRM 实现商业智能的好处

使用 CRM 实现商业智能 (BI) 的好处包括：

  • 更好的销售管理：可以跨销售团队和产品有效地映射和管理销售渠道和渠道。
  • 增加转化率：确定位置、流量来源和客户类型使您能够进行更有效的销售对话。
  • 改进的客户服务：管理查询和客户交互创建了客户交互的历史视图，可以利用它来改进客户服务性能。
  • 更高的客户满意度：使用响应自动化和分析简化客户与销售和支持人员的交互可用于改善整体客户体验。
  • 提高客户交互的部门间可见性：因为它是许多组织的单一事实来源，所以所有部门都可以参考和使用 CRM 数据。

企业资源规划工具

对于大型组织，企业资源规划 (ERP) 工具可以帮助提高使用数据、协作和自动化功能的效率。

ERP 软件允许组织在一个数字工具或软件环境中管理日常业务活动，例如会计、采购、项目管理、风险管理和合规性、库存管理以及供应链运营。

使用 ERP 的好处是它可以帮助管理跨不同团队、部门和职能的业务流程。 它有助于连接组织的各个方面，并改进沟通和数据收集以进行报告和业务优化。 当业务非常大时，可能很难查明问题并将业务运营保持在可管理的水平，并有提高绩效的空间。 使用 ERP 协作功能、数据和报告可以为大型组织简化这一过程，并允许他们以高效的方式管理和发展他们的运营。

人力资源软件工具

虽然 ERP 软件工具可以帮助管理多项人力资源任务，但也有各种适用于组织的独立人力资源软件。

一些流行的人力资源管理软件工具包括HRM Direct和Tribe HR。 这些工具和其他工具都可以帮助 HR 在以下领域发挥作用：

  • 合同管理
  • 付款明细
  • 时间和考勤跟踪
  • 报告和员工审查
  • 资源优化

作为战略家，您的部分职责是使用数据和跟踪来识别潜在机会，以最大限度地提高人力资源的可用性和技能以进行规划。

根据组织的要求、可用预算和规模，值得探索一些可用的工具，以更好地了解如何优化数字营销策略的团队和人员方面。