如何定义工作流程过程
已发表: 2022-08-23想知道您将如何完成该项目？ 首先，您需要定义一个工作流程。 阅读以下内容以了解如何操作。
什么是工作流程？
工作流是定义、执行和自动化业务流程的过程，其中任务、信息和文档根据一组业务流程管理规则从一个人传递给另一个人以采取行动。 它涉及一个或多个人的工作，并转换材料、信息或服务。
项目管理软件允许无缝的工作流程自动化。 ProjectManager 是具有自定义工作流程和任务批准的工作和项目管理软件，可在保持质量的同时提高效率。 根据需要为每个流程设置尽可能多的触发器并协调操作以更改状态、优先级、受让人等。 通过使用任务审批，您可以选择有权进行这些更改以控制流程的人员。 立即免费开始。
工作流程与业务流程
工作流程流程和业务流程是相关的，但它们不是一回事。 工作流程流程是业务流程的自动化，可以完全自动化或只是自动化流程的一部分。 该过程可以包括根据一组程序规则通过该过程的文档、信息或任务。
但是，业务流程是一组一个或多个链接的过程或活动，它们共同帮助您实现业务目标或策略目标。 这通常是在定义角色和关系的组织结构的上下文中。 您可以将其视为适用于另一个流程的流程。
简而言之，业务流程与可以手动或自动化的活动相关，并且它实现了业务目标。 工作流流程是完全或部分自动化的业务流程。 它代表了一种在业务环境中自动执行任务的方法和技术。 业务流程更为通用，通常涉及复杂的自动化和手动任务流程。
相关：如何创建工作流程图
以终为始
当您第一次考虑工作流程时，您希望从最终目标开始。 这意味着您应该朝着最终目标前进，然后向后工作，以便找出到达那里的正确路径。 这将帮助您确定您的工作流程。
从这个角度来看，您会想问自己一些问题，例如：到达项目端点所需的流程、工作流和系统是什么，以及采用哪些最佳实践？ 您需要创建一个清单并提出问题。 请注意您将与谁合作，并决定哪个领导团队将推动整个工作。
如何定义您的工作流程
为您的项目定义工作流程是工作管理的基石。 以下是正确执行此操作的三个提示：
- 创建一个现实的工作流程图，并让从事这项工作的人参与进来。
- 获得团队的支持，让他们签字，然后采用项目计划。
- 将工作流程流程与工具功能相匹配，以便流程推动工具选择，而不是相反。
学习本课程有很多好处。 它将提高您的工作效率，减少您在项目上工作时的错误，帮助缓解压力并让您保持一致。
工作流程过程自动化
一旦你定义了你的工作流程，你就会想要让它更有效率。 一种方法是通过工作流自动化。 通过摆脱大部分手动数据输入和请求处理，它有助于简化内部工作流程。
自动化还允许您跟踪任务的状态，例如它们是否已完成、未决或正在进行中。 如果您的软件像 ProjectManager 一样是基于云的，那么这些状态更新会实时记录，从而进一步提高效率。
具有自动化功能的软件还可以帮助团队继续完成任务。 当状态延迟或截止日期临近时，可以通过电子邮件将自动通知发送给负责该任务的团队成员。 同样重要的是，当任务完成时，团队会收到通知，有助于顺利地从一项任务过渡到另一项任务。
帮助工作流程的免费模板
工作流程涉及自动化，为此您需要软件。 但并不是每个人都准备好升级。 如果您仍然犹豫不决，那么我们有免费的项目管理模板可以帮助您完成工作流程。 以下是 ProjectManager 在我们网站上免费提供的几十个中的几个。
RACI 矩阵模板
在创建工作流程之前，您需要了解团队中谁在做什么。 该团队组织是在我们免费的 Excel RACI 矩阵模板的帮助下完成的。 您可以使用免费模板在与首字母缩略词相对应的类别下收集团队成员：负责、负责、咨询和知情。
工单模板
如果您的工作流程涉及组织外部的人员，您将需要我们的免费 Excel 工作订单模板。 它涵盖了完成工作所需的劳动力、工具和材料，并说明了必须完成的工作、费用多少、完成工作的截止日期以及分配给谁的任务。
敏捷冲刺计划模板
团队的工作方式可能与经理计划的方式不同，这就是您需要说他们的语言的原因。 如果您在敏捷环境中工作，请使用我们的免费敏捷冲刺计划模板。 它通过仅持续几周的短暂迭代冲刺为您的团队提供敏捷固有的灵活性。
ProjectManager 如何改进工作流程
ProjectManager 是一个项目管理软件，它可以自动执行大部分的体力劳动，使您的工作流程更有效率。 当截止日期临近时，我们的软件会提醒分配的团队成员，确保每个人都了解时间表并保持项目正常进行。
在看板上创建工作流
我们的功能可以提高工作流程的效率，例如可视化工作流程的看板。 像传统的看板一样，您可以有三列：to do、doing 和 done。 在这些卡片下是可以分配给团队成员的个人任务。 可以对这些卡片进行标记以便于过滤，并且可以添加评论和文档以实现更好的协作。
卡片可以展开以显示有关任务的更多细节。 扩展视图显示工作时间，您可以创建待办事项列表等等。 如果您想拉入另一个未分配给该任务的团队成员，只需标记他们，他们就会收到电子邮件通知。
在仪表板上跟踪进度
必须分析工作流以对其进行优化，这是 ProjectManager 可以提供帮助的另一个领域。 您可以使用我们的项目仪表板实时查看项目的进展情况。 它在一个视图中跟踪您的所有任务，向您显示完成百分比。 您还可以查看团队的工作流程并监控他们的进度。
在计划、跟踪和报告您的项目时，ProjectManager 拥有执行此操作的工具以及更多其他工具。 立即参加 30 天免费试用，了解它如何帮助您的工作流程等。
观看此视频以了解有关工作流程的更多信息
ProjectManager 有教程视频来扩展我们关于项目管理各个方面的大型博客文章库。 在这个简短的培训视频中，PMP 的 Jennifer Bridges 定义了工作流程是什么。
这是一个截图供您参考！
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转录：
今天我们讨论的是如何定义工作流程。 嗯，通常当您管理新计划或新项目时，您必须定义完成工作的新流程。
嗯，有时说起来容易做起来难。 如果您查看一个新计划或新项目，其中涉及多个参与者，因此您可能有一个项目经理或多个项目经理，您有不同的团队成员，很多时候您有设计师、合作伙伴、客户、承包商，甚至供应商。
随之而来的一些挑战是你正在处理遗留流程，也许是过去做过的事情，所以有时人们会坚持过去的方式。 然后你有不同的流程，特别是如果这些是第三方或供应商，他们有自己的流程。
因此，试图让每个人都用相同的语言交谈或以相同的方式做事是很困难的。 然后有时这些参与者中的一些根本没有流程，然后有些人根据工具设计他们的流程，这有时很难得到结果。
因此，当我们设计工作流程时，我们希望从最终开始。 那是什么意思？ 我们来看看我们现在的运营方式与我们未来的运营方式。 所以我们需要看看，我们需要做些什么新的或不同的事情？
所以我们想看看的一些事情是定义流程、工作流和系统的样子、最佳实践、清单、我们需要问什么问题、我们需要哪些合作伙伴以及我们的领导团队需要的样子。 但是今天，在今天的白板会议中，我想专注于工作流程。
因此，让我们先来看看工作流程到底是什么。 它是业务流程的定义、执行和自动化，其中任务、信息和文档根据一组程序规则从一个人传递给另一个人。 这项工作可以由一个或多个人完成，它可以转换材料、信息或服务。 基本上，我们正在研究工作流程如何？
那么让我们来谈谈我们如何定义一个。 所以这是一个非常高的层次，但三个主要步骤首先是创建一个工作流程图。 所以它实际上是一个工作如何从一个人传递到另一个人，或从一个组传递到另一个组的图表。 而且，当然，您可以想象得到非常详细的信息。 但要记住的重要一点是让从事这项工作的人参与进来，这样才能切合实际。
其次，一旦你完成了图表，你想与整个团队进行社交，并确保有支持，确保没有差距，并再次确保它是现实的。 您希望每个人都签署流程并采用它并在整个项目或计划中实施它。
然后在第三个中，将工作流程过程与工具功能相匹配。 在这里，我们想让流程驱动工具。 但同样，有时人们会说，“嗯，这不在现实世界中”，因为很多时候该工具已被公司选择或已被公司使用。 但是，我们想使用常识。
我们还希望……您可以看到项目管理工具的重要性。 通过使用我们希望尽可能自动化的工具。 因此，从事这项工作的人可以做他们最擅长的事情，这就是工作。 然后……那么这一切有什么好处呢？ 它确实提高了生产力，减少了错误，消除了压力，并使计划或项目之间的事情保持一致。
因此，如果您需要一个可以帮助您完成工作流程的工具，那么现在就在 ProjectManager 上注册我们的软件。