有效的 RFP 响应：如何起草对保护新客户的提案请求的响应

Request For Proposal 是一份功能强大的打印文档，其中包含有关您需要完成的项目的所有重要和相关信息。

更好的是，我们已经撰写了大量关于如何创建详细 RFP 的文章，解决了有关如何编写它以及它应该包含什么的所有问题。 本指南深入了解 RFP 是什么、它的重要性以及它在商业、营销和设计领域的位置。

然而，在本文中，我们将转换齿轮并告诉代理商如何编写完美的 RFP 响应，以帮助他们获得更多客户。

但首先，这里有一些事情需要考虑：

您的 RFP 响应不必像客户的 RFP 一样好。 它必须更好。

这对你来说应该是有意义的。 决定雇用哪个承包商的公司必须从众多的提案响应请求中选择最好的一个。

通过创建一个有影响力的提案来展示您公司的价值以及您可以为客户做的活动或工作，您已经让客户的生活变得更轻松，这是外包项目的最终目标。

好消息？ 按照这个方便的指南，您可以改进编写更有效的 RFP 响应并吸引更多客户。

RFP 投标和选择过程的工作原理

为了了解如何创建对 RFP 的最佳响应，您需要首先了解整个过程。

在您参与之前，公司会创建一份提案请求，概述项目、预算、理想愿景以及他们希望在响应中看到的信息，然后将其发送给各个供应商和承包商。 运气好的话，您将成为收件人之一。

对该项目感兴趣的机构随后将针对潜在客户、项目和要求的信息创建个性化的提案，并在截止日期前提交该回复。

然后公司将审查提案，缩小候选人的范围，将最佳提案列入候选名单，并开始与可能的机构接触，看看他们是否非常适合手头的项目。 这也是入围的响应发件人可以提出其他问题以磨练他们提出的策略的时候。

如果您已经到了这个阶段，请注意您向潜在客户提出的问题，因为这仍然是选择过程的一个关键方面。 就像任何求职面试一样，公司会根据你的问题来评判你——你不想毫无准备地来到谈判桌前。 如果您提出正确的问题，您可以进一步展示您的技能和专业洞察力。

因此，请像参加标准工作面试一样做好准备。 概述公司将使用的几个具体和一般问题，以更好地了解您是谁以及您的能力，并将帮助您了解项目的范围以及他们正在寻找什么。

在讨论项目和提案后，入围候选人可能会被要求检查他们的提案并发送最终版本，公司将根据该版本选择他们认为最好的投标人。

RFP 提案选择需要多长时间？

选择过程可能需要数天或数周到数月的时间。 不幸的是，公司没有固定的时间来选择最终提案，因此等待结果可能是一项乏味的任务。

可以肯定地说，遇到问题需要快速解决方案的规模较小、敏捷的企业会更快地选择他们的 RFP 获胜者。

然而，大公司和企业更难确定。 但这是有道理的，因为通常有很多人必须共同做出决定，每个决定都需要由不同级别的许多专业人士进行核对。

大多数提案请求将包括提交的一般截止日期，并且还可能包括客户联系以继续对话的日期，如果这样选择的话。 这些信息可以帮助您了解大致的时间表。

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每个 RFP 响应都应包括...

1. 封面

这很简单——您的提案回复请求应该从精心设计的封面开始。 毕竟，我们是视觉动物。 此外，公司将被这些回应淹没……而您希望自己的回应脱颖而出。

包括他们的徽标以及您自己的徽标，以激发这种响应是专门为他们制作的想法。 利用令人愉悦的设计、布局和配色方案来吸引公司并使自己在竞争中脱颖而出。

最后，确保信息是相关的，并且您正确地引用了公司——注意创意公司名称中的唯一大小写或空格。

2. 目录

这部分是不言自明的。 清晰的目录使公司可以更轻松地查看提案的特定部分，例如经验、策略和价格。

他们无需滚动浏览所有文档页面即可找到他们要查找的内容。 通过消除这个痛点，您将使他们与您的机构的整体体验变得愉快，与您建立良好的情感联系并使您的提案在他们的脑海中脱颖而出。

3. 执行摘要

这是您总结客户要求的地方。 使用简短、准确的答案将真正表明您完全了解他们的需求，并且可以在不浪费太多时间的情况下提供给他们。

请记住，执行摘要是对项目参数的快速提醒，而不是反刍的 RFP。

证明您完全了解公司在提案和项目中想要什么。

随意触摸客户的品牌标识或再次包含他们的徽标以获得额外的细节层。

4. 机构概况

拿三到四张幻灯片来谈谈你的机构。 这将使潜在客户在不影响提案的情况下更好地了解您的团队、专业知识和公司文化。

在您的机构概览中，您还可以讨论为什么您将成为一个非常合适的人。 但是，请确保包含以下项目：

• 谈谈你是谁。
• 提到是什么让你与众不同。
• 提供您工作的见解和示例，包括奖项、作品集链接等。
• 概述团队结构。
• 让他们体验一下您的机构的专业领域，以满足他们的特定需求。 你需要证明你已经完成了每个角色。

5. 客户概览

不出所料，潜在客户已经非常熟悉他们的公司。 所以，不要只是向他们重申他们的“关于我们”页面。

但是，您应该包括一个客户概述部分，以证明您了解他们的商业模式，并且可以确定他们可以改进的痛点和弱点。

幻灯片应包含：

• 客户的商业模式分析。
• 客户的目标受众。
• 他们在市场上的主要差异和独特的销售主张。

特别注意定义他们的人口统计数据，以表明您了解他们的目标人群。 企业想看看你是否完全理解他们的品牌。

6. 项目理念

提案中最重要的部分是您为解决客户问题而想到的具体策略。

潜在客户正在寻找植根于研究的可操作的创意活动理念。

那里的关键词是“植根于研究”。 所以，不要只是把一些基本的研究或简单的定义放在一起，然后称之为策略——这是他们可以找到或已经知道的信息。

寻找代理合作伙伴的企业想要了解如何。 您将如何增加流量、鼓励消费者转换或创建更流畅的电子商务平台？ 设计模拟创意、提供真实想法并证明您可以做的不仅仅是利用分析和研究数据库。

事实上，客户会根据你能提出的想法来决定他们的大部分招聘决定。 你的策略会让你成功，但你的聪明才智有能力让客户惊叹，让你超越竞争对手。

7. 案例研究

承诺、可能性和闲聊扮演着重要的角色，但没有什么比冷酷的、艰难的结果更能说明你的代理机构了。

案例研究是展示您的技能和专业知识的有效方式。 数据不会说谎，通过精心准备的案例研究，您可以展示您过去如何帮助改变其他业务和战略。

BrightTALK 的 B2B 内容营销报告指出，超过55%的 B2B 首席官员认为案例研究有效地帮助提高了转化率和销售额。

案例研究展示了您如何解决问题和克服挑战。

如果您是一家 B2C 企业，那么您应该创建一个能够利用客户体验和情感的品牌。

但 B2B 商业模式围绕结果展开，没有比案例研究更好的方式来展示它们。

在这两种情况下，请确保提供所有详细信息，包括您使用的创意和使用的策略。

8. 时间表和里程碑

您对活动进行细分并解释实现客户目标的过程越好，您的 RFP 提案响应就会越成功。 确保精确地制定这些，因为您不想过度承诺和交付不足。

添加一个明确的时间表-可交付成果包括哪些内容以及您何时提交？

发送 RFP 的客户明白有些任务需要时间，但他们也会将项目授予一个拥有工具、资源和人力来及时完成项目的机构。

对你的能力要现实一点。 您留给想象力的时间越多，公司可能会遇到的问题就越多，并且 A) 将项目落地，以及 B) 如果您确实做到了，那么实际上会达到您的截止日期和标记。

9. 项目价格

确定您的预计费用可能是您提案中最困难的部分。 代理商必须确定一个价格，以使其在不花冤枉钱的情况下承担一个项目是值得的，并且必须考虑到许多不同的成本，这些成本可以加起来。

但是，您还需要以具有竞争力的价格为自己定价。 公司几乎从不披露他们的总部门预算，你可以很容易地引用远远超出他们能力的东西。 相反，代理商很容易报价太低。

特别注意开发成本。 好好地、公平地计算吧。 不要卖空自己，但不要过头。 您必须具有批判性和深思熟虑，以确保您在他们的最佳位置提供一个数字。

10. 附录

附录是对各种术语和过程提供进一步解释的理想场所。 整理松散的部分，提供进一步的上下文和清晰度，定义您在整个提案中使用的任何术语，并以强有力和有影响力的注释结束您的提案。

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如何针对不同的提案制定不同的回应

我们已经了解了每个 RFP 响应应该具有的内容，因此我们列表中的下一个是如何针对项目类型对其进行调整。 尽管提案不会有太大差异，但应注意略有变化。

营销

当您向客户提供数字营销服务时，请关注您之前广告系列的硬数据。 你到底为你的客户做了什么，你是如何实现这些结果的？

可以轻松创建深入的案例研究，尤其是在访问社交媒体活动结果、谷歌分析和其他工具的情况下。 充分利用这些优势。

网页设计

专注于您的投资组合。 如果系统提示您发送针对网页设计工作的 RFP 提案响应，最好让链接和图片来说话 - 特别是如果您有为以前的客户创建的解决方案示例，并且具有相同的目标或行业作为 RFP 发送者。

当您发送网页设计 RFP 响应时，请确保您清楚地表明您首先了解客户的需求。 网页设计 RFP 响应是最难获得的响应之一，因为客户通常不确定他们想要什么。

如果他们这样做......好吧，让我们说如果每次客户要求“像Apple这样的东西”时我们都有一美元，我们就会变得富有。

专注于他们希望达到的目标，然后展示类似的作品并从那里制作潜在的想法。

内容创作

为内容策略和写作工作起草 RFP 响应相当容易。 你真的不需要视觉示例，尽管正如我们已经说过的，人们是视觉的，并且会对良好的美学做出很好的反应。

最终，您的写作风格和适应客户需求的能力将是确保此类项目的决定性因素。

好的内容必须传达客户的确切情绪和品牌信息。 有了精心编写和定制的 RFP，您就可以很好地展示自己的技能了。

搜索引擎优化和网站优化

这也是一个在很大程度上取决于具体结果的领域。 SEO 和网站优化非常受数据驱动。 展示这些信息，您可以为客户做什么，以及您计划如何执行您的策略。

许多客户从技术角度并不真正了解 SEO 优化的工作原理，因此展示策略和想法很重要，这些策略和想法将以一种易于他们吸收的方式为他们带来成功。 玩得开心，但请确保您提供了有价值的见解。

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什么是盲目的 RFP？

盲目或不请自来的 RFP 是这样一种情况：一家公司要求您向他们发送提案，但您与该公司没有联系，并且对他们一无所知。 在这些情况下，您可能对他们为什么选择您感到困惑，并且可能对您应该如何回应感到困惑。

盲目的 RFP 很难落地。 他们可能需要几天时间才能做出回应，而您仍然可能无法找到客户。

一些专业人士声称他们甚至没有回应他们，这是有充分理由的。 一旦公司创建了他们的 RFP，他们就可以轻松地一次将其发送给众多潜在供应商，这是非个人和交易性的。 代理商并不是为了成功而建立的，因为他们并不真正了解品牌或他们需要什么。

盲目的 RFP 通常由只寻找最低出价者的公司分发，这是众所周知的难以与之合作的客户类型。

一些公司利用这些较低的出价开始竞争对手之间的竞价战。 即使在您找到客户之后，他们也可能不会重视或关心您的工作质量。

他们也可以拿走你的工作，让你高潮迭起。 如果您花时间和精力分析某家公司的战略并提供洞察力，他们就有机会在不授予您工作的情况下获得这些建议。

此外，有时，发送 RFP 的唯一目的是收集有关行业价格的信息。 阴暗，我们知道！ 最终，在 RFP 过程中花时间建立关系的客户可能会成为更好的专业合作伙伴。

如何制作最有效的 RFP 响应

最有效的 RFP 响应为未来的合作开辟了机会，并使您能够定义项目的最小细节。 您可以通过以下一些方法来起草获胜的 RFP 提案响应。

添加一些定价摆动空间

甚至客户有时也需要胜利。 与其报出最好和最低的价格，不如留一些谈判的余地。 最好让他们认为他们可以让你让步，而不是不妥协。

不要给他们所有的细节

这个很难。 您正在（或不）根据您的战略计划和价格获得客户。 你想给他们留下深刻印象，但你不想给他们所有的答案，让他们自己做。

显示由案例研究支持的结果并制作示例活动和创意，但您可以随意保留一些细节。

回答问题并提供见解

超越竞争对手的最佳方式是为客户提供他们甚至不知道的问题的答案。 这会建立你的权威，并表明你真正掌握了他们组织的所有方面、业务目标和更大的图景。

确定可能的问题

然后制定应急计划。 确保特别注意交付问题、不切实际的期望以及需要额外外包的项目。

在他们的 RFP 中交叉引用客户的信息。 如果您发现不一致或不明确的分配，请将它们添加到您将在 RFP 问答期间提交的问题列表中。

创建模板

您需要创建一个精心编写和研究过的模板，让您可以自动化 RFP 响应过程。 您不需要为不变的部分重新编写新的响应，但您需要确保有增长和灵活性的空间。

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提案回复请求中不该做什么

犯小错误

花点时间制作正确的提案响应。 不要急于求成——每个 RFP 响应都应该是个性化和定制的，以便获得业务。

注意细节。 使用正确的名称，保持大小写一致，确保没有拼写或语法错误并正确设置文档格式。 从本质上讲，只需花时间确保一切看起来都很棒，这样您就不会表现出凌乱的职业道德。

侮辱客户

发送 RFP 的客户并不傻，因此您无需解释基本术语和项目。 如果你这样做，它会看起来不专业。

如果您想添加解释或定义，请不要在实际幻灯片中浪费时间。 只需将该信息添加到附录中即可。

概括

确保你的答案是尖锐的、简洁的和必不可少的。 目标是简短、简单和甜蜜的副本。 在吸引潜在客户之前，不要让他们感到厌烦。

每个机构都会通过声称他们是最适合这份工作的方式来吸引客户的注意力，但你的工作是证明你是最好的。 知识、专业知识和清晰的行动计划是您与竞争对手的唯一区别。

忘记沟通

确保您决定负责发送提案并促进任何进一步沟通、电话和会议的关键人员。 这将最大程度地减少混乱并确保您的提案不会在运输途中丢失。

您如何开始接收提案请求？

有几种方法可以让 RFP 落地。

第一步（也是最方便的一步）是已经入围。 这样，RFP 就会找到您！ 然而，这通常取决于已经存在的品牌标识和良好的声誉，而许多新机构可能还没有做到这一点。

您还可以找到特定于细分市场的 RFP 聚合器并加入他们的列表，例如 Onvia。

此外，最未被开发的 RFP 是在政府部门。 您是否知道，即使政府每年签署超过 1100 万份合同，但与美国政府有业务往来的美国企业仍不到 5%？

每天有超过95%的联邦合同授予中小企业。

事实上，您可以通过精心设计的 RFP 响应来申请价值约 10 亿美元的新机会。 您可以在 FindRFP 和 GovernmentBids 上找到政府 RFP。

最后，您可以通过网络和会见新的潜在客户来开始接收 RFP。 企业越了解您的姓名、技能以及您正在寻找新工作，他们就越有可能按照您的方式发送 RFP。

良好的 RFP 响应有哪些好处？

当然，对你来说主要的好处是大量的工作，这是每个机构都梦寐以求的。 但除了这一总体优势之外，您还可以从出色的提案写作技巧中学到很多东西。

额外的未来就业潜力

除了在短期内为一个项目找到客户，如果一切顺利，一个 RFP 获胜可以为您带来很多未来的工作。 公司通常会首先通过提供较小的工作来测试承包商，以减少他们对结果不满意时可能造成的损失。

因此，保护​​一个项目并很好地执行它是确保重复业务甚至可能是终身客户的好方法。 可以这样想 - 扩展现有合同比完成发送新提案和审查额外投标的过程要容易得多。

一份出色的 RFP 会让您踏入大门，并开启一个充满无限可能的世界。

提高谈判技巧

在讨论潜在的业务关系时，谈判技巧是最有价值的技能之一。 你做的越多，你就会变得越好。

没有比通过几次 RFP 谈判更好地了解客户在特定利基或行业中的想法的方法了。 即使你一开始没有成功，你也在为以后积累知识和经验。

创建流线型流程

随着时间的推移，制作几个响应将使过程更容易。 例如，您的第一个 RFP 响应可能需要几天时间，但第五个响应只需要您的一部分时间。

尽管您无法真正简化您正在进行的研究和信息探索，但您下次会知道该往哪里看。

持续经验和持续学习

您无法赢得每个 RFP，但您可以从每个 RFP 中学习。 您甚至可以向公司询问他们的诚实反馈，以便您可以继续做出回应。

然后，慢慢但肯定地，您将学会识别对潜在客户来说什么是重要的，以及在制作下一个 RFP 响应时应该关注什么。

策划您的报价

当您完成 RFP 响应时，您将发现如何以最佳方式展示您的价值。

也许你必须改变你的整体报价，让它对客户更具吸引力。 这并不一定意味着你必须改变你的商业模式，只是你的演示。

一旦你进入了事物的摇摆，你将学会制定能够展示你的技能和知识的提案，这是赢得竞标的重要一步。

制定完美的 RFP 响应可以为您未来的成功做好准备

提案回复请求是一份复杂的文件，只要您投入必要的时间、研究和努力，它就可以为您和您的公司带来重大收益。

当然，这并不意味着您会在第一次尝试时就取得成功或确定每个提案。 但这是一个开始。

要写出最有效的提案，请仔细阅读提案请求，然后设置令人眼花缭乱的复杂响应，从竞争对手中脱颖而出。

在创建提案时，请遵循上述提示，慢慢来并耐心等待。 这是一场马拉松，而不是短跑。 此外，水平负责人可以突出您的 RFP 响应中的某些问题或错误，您可以在为时已晚之前解决这些问题或错误。

但有一件事是肯定的——您出价和发出 RFP 响应越多，您在制作获胜文档方面就会越好。

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