COVID-19 期间的电子邮件通信：提示和示例

2021 年 6 月 1 日更新

COVID-19 以某种形式影响了每个人，但某些行业和本地企业在客户沟通方面承担了更重的负担。 除航空业和旅游业外，许多当地企业还发送了自己的 COVID-19 电子邮件更新，因为居民会猜测他们最喜欢的咖啡店是否已经重新开业，或者他们是否需要在去之前进行预订健身房。

一些公司有专门的团队和供应商，他们全年为此类情况下的危机沟通做准备。 但许多较小的企业和品牌却没有。 我们最近的电子邮件基准和参与度研究显示，平均而言，人们订阅和接收来自大约 50 个品牌和企业的电子邮件。 随着企业开始重新营业、调整营业时间并制定新协议，许多企业正在发送电子邮件，说明他们正在采取哪些措施来降低 COVID-19 的风险并在恢复正常的同时确保客户的安全。

如果您想发送自己的 COVID-19 电子邮件更新并正在寻找一些指导，这篇文章提供了一些最佳实践提示。

首先，您需要发送 COVID-19 电子邮件吗？

仅仅因为您在收件箱中看到所有这些 COVID-19 电子邮件弹出并不意味着您必须发送自己的电子邮件。 您绝不应该发送有关 COVID-19 的电子邮件只是为了“利用”这种狂热。 仅当您有合法业务需要时才发送这些电子邮件。

一些需要额外危机沟通的用例包括：

• 公司活动更新或取消
• 商店营业时间更新、关闭或重新开放
• 有关如何远程访问公司服务的信息
• 来自人流量大的企业的更新，个人可能会彼此密切接触

请注意：这不是您何时需要发送 COVID-19 电子邮件的详尽列表，但希望这可以帮助您决定下一步应该为您的业务做什么。 如果您想与电子邮件专家交谈，请在此处联系我们。

发件人和主题行：清楚里面的内容

现在不是更改发件人姓名的时候。 我们建议发件人避免使用个人姓名，因为这可能会使收件人感到困惑。 他们可能无法识别发件人并忽略电子邮件。 在这种情况下，清晰是第一要务，保持一致将帮助您获得清晰的信息。

我们建议提供清晰、简洁的主题行。 在促销电子邮件中，进行有趣的旋转可能是吸引收件人打开您的电子邮件的有效方法。 但是，对于 COVID-19 电子邮件，请保留简单的主题行，例如“我们对 COVID-19 的回应”。 如果您的收件人使用或访问您的企业，他们可能想了解更多信息并打开此电子邮件。

调整您的品牌声音和语气

也许您的品牌声音通常是超级厚脸皮和自由奔放的。 现在是调整语气并专注于您控制范围内的事实和发展的好时机。 但不要过度纠正，写得如此严肃或可怕，以免增加收件人的压力。

在撰写 COVID-19 电子邮件的正文时，通过承认他们的焦虑来与您的收件人联系，但在整个电子邮件中保持冷静、客观的语气。

鉴于这种情况，您的读者会理解这种转变，您的品牌实际上会显得更加人性化。

专注于行动

您的收件人将对您为降低 COVID-19 的风险和传播而采取的行动最感兴趣。 考虑在项目符号列表中提供这些操作，以便读者可以有效地浏览您的措施。 您是否每周聘请额外的清洁工对您的健身房进行深度清洁？ 这是您的收件人想知道的。

大通银行最近发送了一封 COVID-19 电子邮件，其中包含有关如何远程访问银行的有用资源和提示：

考虑将您的电子邮件划分为您作为企业正在做什么以及您的客户可以做些什么来提供帮助。 A Precious Child 是丹佛都会区的一个非盈利组织，为符合条件的家庭提供轻柔使用过的衣物和用品。 他们以易于阅读的要点概述了他们的预防措施以及他们对志愿者的要求：

在任何形式的危机中，新闻媒体、Twitter 帐户等通常都会出现大量意见和声音。 不要使用您的 COVID-19 电子邮件作为增加噪音的机会。

除非您为致力于这样做的机构工作，否则避免对危机采取编辑立场。

您的收件人会嗅出这一点，他们很有可能不同意您的观点。 因此，只有在危机结束后，您才会冒着品牌声誉的风险。

专注于你所拥有的事实，以及你因为这些事实而采取的行动。

COVID 公司更新和重新开放示例

随着越来越多的 COVID 要求被取消，企业有责任向客户提供清晰的沟通，说明他们如何遵循 COVID 协议以及他们对容量、时间或产品所做的任何调整。

上述强调清晰度和行动的提示仍然适用。 以下是一些企业的例子，它们清楚地说明了取消限制将如何影响他们的客户。

重新开始您的会员资格

ClassPass 允许客户在 2020 年整个 2020 年期间暂停他们的计划，同时 COVID 全力以赴。 但随着全国各地的限制开始解除，ClassPass 发送了一封电子邮件，详细说明了帮助恢复健康的步骤。 该电子邮件列出了该地区已重新开放的健身企业，清楚地详细说明了客户的会员资格何时取消暂停，并提供了有关信用、安全和清洁度以及如何调整计划的重要更新列表。

如果您打算再次启动您的服务，请向客户清楚地概述他们如何开始您的业务或在他们不再感兴趣时停止他们的会员资格。 使用像 ClassPass 的电子邮件这样的粗体文本来突出显示最重要的信息。

医疗保健：COVID 疫苗接种电子邮件和短信

如果我们不包括疫苗更新电子邮件，我们将失职，这是全球医疗保健提供者一直在与他们的患者分享的通讯，以确保他们了解并了解如何注册接受他们的 COVID 疫苗。

这封来自 Kaiser Permanente 的电子邮件毫不含糊——它以“新 CDC 口罩指南”为主题行直截了当。 然后详细说明如何报名参加疫苗预约，以及 Kaiser 计划如何解决口罩指南，并重点介绍每个部分的 CTA。 电子邮件简单但有效。

许多医疗保健提供者和企业也依靠短信（通常称为短信）与患者就即将到来的预约和可用疫苗进行快速沟通。

例如，B 博士依靠 SMS 在疫苗可用时提醒患者。 SMS 使 B 博士能够尽快联系到患者并得到他们的回复。

虽然电子邮件非常适合传达公司更新和重新开放程序，但如果您需要立即联系您的客户，那么 SMS 是您通讯工具中的绝佳工具。

商店重新开放 COVID 电子邮件

与 2020-21 年的许多企业一样，Jalan Facial Spa 不得不暂时关闭。 一旦企业准备好重新开业，他们就发送了一封出色的电子邮件，概述了他们的清洁程序、COVID 协议和容量限制。 尝试使用大胆的 CTA（例如 Jalan 的电子邮件）来引导读者了解有关您的重新开放和 COVID-19 安全政策的更多信息。

准备好适应

与任何快速变化的情况一样，今天的发展很快就会过时。 准备好应对任何其他 COVID-19 发展或更新，以便您的员工和客户保持安全和健康。

希望这些提示能帮助您了解 COVID-19 的发展并在此期间提供有效的电子邮件通信。 有关 COVID-19 传播的最准确和最新信息，请参阅疾病控制中心 (CDC) 和世界卫生组织 (WHO) COVID-19 仪表板。