如何编写发票电子邮件[免费模板]
已发表: 2021-11-25知道如何编写发票电子邮件是按时获得付款的关键因素。 您的主要目标是以清晰、简洁和礼貌的方式让收件人知道您想要什么。 通常作为附件发送，您需要一个标准化的电子邮件发票模板作为简短的求职信并简化您的效率。
在 Twilio SendGrid，我们有电子邮件写作 101最佳实践和免费模板，可帮助您节省时间和解决日常基本任务的麻烦。 继续阅读有关发票电子邮件的提示，尤其是您可以立即使用的免费发票电子邮件模板。 我们还为发票提醒和逾期发票添加了奖金电子邮件模板。
编写发票电子邮件的提示
使用我们的发票电子邮件模板，您将不再需要编写提示。 只需填写空白即可个性化并创建完美的准备发送电子邮件！ 但是，为了彻底起见，我们将在此处包含几点来说明我们选择此特定发票和收据模板的原因。
通过透明的定价和定期通信防止意外
即使使用完美的模板，对发票电子邮件的反应也可能是负面的。 您可以通过承诺定价结构的透明度并提前传达预期中的任何差异来避免客户的延误和不满。 如果预期总额发生重大变化，您需要发送一封初步电子邮件，说明即将发出的发票为何与先前商定的金额有偏差。
更好的是，如果您发现按计划完成合同的障碍，请暂停您的活动并与客户讨论选项，以消除超出预算的意外。
让您的电子邮件简单而友好
虽然您的电子邮件的目标是获得报酬，但与客户的任何类型的定期通信都是巩固关系的机会。 你不需要谈论你的周末计划或问你的客户今晚吃什么。 但是，您确实希望使用客户姓名个性化电子邮件，表达对业务的感谢，并提供足够的信息让您的客户对交易感到满意。 您会注意到我们的模板使用简单的语言并用尽可能少的句子表达这些要点。
应急计划
对于许多发送发票电子邮件的人来说，追逐付款是一个不幸的现实。 即使是诚实的人也很忙，很健忘，也许还要兼顾多重财务义务。 更不用说，电子邮件可能会进入垃圾邮件文件夹或到达错误的收件箱。 您可以考虑在到期日前一个月发送发票，如果您没有立即收到发票付款，请提前 1 或 2 周发送友好提醒。
此外，您可能需要创建一个或 2 个逾期发票模板，以应对客户未及时付款的情况。 过期发票电子邮件在保持礼貌的同时往往更加正式和坚定。
为什么使用发票电子邮件模板？
发送一封商务电子邮件的时间不应超过 5 分钟。 如果需要更长的时间，或者如果您要发送大量发票，则没有什么可以替代快速、简单的发票收据模板，该模板可将时间缩短至 30 秒或更短。
自由职业者和小企业主经常难以及时获得报酬。 虽然造成延迟的原因有很多，但易于理解的电子邮件发票模板通常会引起更多关注，明确付款条款并减轻大部分麻烦。
发票的电子邮件模板
理想情况下，您会将实际发票创建为可下载的 PDF，以便客户轻松打印、保存和上传到他们的会计软件。 以下发送发票电子邮件模板可以为您的企业定制，并插入到电子邮件的主题行和正文中。
发票的标准电子邮件模板
主题行：[PRODUCT/SERVICE] 的发票 #[NUMBER] 将于 [DATE] 到期
嗨[客户名称]，
我希望你很好。 请参阅随附的 [PRODUCT/SERVICE] 发票 #[NUMBER]，于 [DATE] 到期。 如果您有任何问题，请随时与我们联系。
亲切的问候，
[您的姓名和电子邮件签名]
奖金-后续发票电子邮件提醒模板
主题行：[PRODUCT/SERVICE] 的发票 #[NUMBER] 即将于 [DATE] 到期
嗨[客户名称]，
我希望你很好。 谨此提醒您，随附的 [PRODUCT/SERVICE] 发票 #[NUMBER] 将于 [DATE] [TIME FRAME] 到期。 请让我知道，如果你有任何问题。
感谢您的业务，
[您的姓名和电子邮件签名]
奖金-逾期发票电子邮件模板 #1
主题行：[PRODUCT/SERVICE] 的逾期发票 #[NUMBER] 将于 [DATE] 到期
亲爱的[客户名称]，
我希望你很好。 我们尚未收到 [PRODUCT/SERVICE] 的发票 #[NUMBER] 的付款，该发票应在 [NUMBER] 天前的 [DATE] 到期。 请告知我们何时可以收到付款，如果您有任何问题或疑虑，请随时与我们联系。
亲切的问候，
[您的姓名和电子邮件签名，包括电话号码]
奖金-逾期发票电子邮件模板 #2
主题行：发票 #[NUMBER] 为 [PRODUCT/SERVICE] **PAST DUE**
亲爱的[客户名称]，
附上 [SERVICE/RECEIPT DATE] 提供的 [PRODUCT/SERVICE] 发票，该发票应于 [DUE DATE] 到期。
请注意，将收取 [AMOUNT] 的滞纳金，现在应支付的总金额为 [TOTAL]。
可以通过 PayPal、Venmo、Apple Pay 或 [WEB PORTAL LINK] 付款。
如果您愿意，您可以将支票邮寄至 [您的姓名或公司] 至：
[营业地址]。
如果有任何其他问题或疑虑，请告诉我何时可以付款。
谢谢，
[您的姓名和电子邮件签名，包括电话号码]
如何通过电子邮件发送发票
获得模板后，您可以通过以下方式轻松通过电子邮件发送发票：
- 添加标准化的主题行，以便客户可以轻松注意到并找到它
- 将模板插入电子邮件正文
- 自定义模板的开放字段
- 通过单击回形针符号并找到文件来附加待处理的发票
- 校对电子邮件以确保您没有遗漏任何字段
- 通过应用程序编程接口 (API) 立即发送或安排时间
我们强烈建议在您的流程中使用像 Twilio SendGrid 这样的 API，因为您可以设计模板、测试变体、自动安排电子邮件和跟踪响应。 如果您为自己做生意，您会在我们的网站上找到各种各样的资源，包括免费的零售购买收据电子邮件模板，为忙碌的自由职业者和企业主节省时间和麻烦。
使用 Twilio SendGrid 发送您的业务发票电子邮件
Twilio SendGrid 为创建模板和发送发票电子邮件提供了一个简单、直观的平台。 我们为您大规模构建成功的电子邮件活动奠定了基础，包括为多个客户创建、测试和跟踪发票。
通过自动化更多流程，您将确保您的业务发票电子邮件符合适当的标准并无错误地交付，从而使您能够将注意力和精力集中在为您的业务增加价值上。 访问我们的电子邮件 API 页面以了解更多信息！