如何以最佳方式组织您的电子邮件营销日历(模板)
已发表: 2022-12-21
- 提前计划您将通过电子邮件共享的内容。
- 让整个团队都能了解您的电子邮件策略和执行情况。
- 跟踪您的发送并按时完成。
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让自己轻松一点,下载您的电子邮件营销包。 这个易于使用的 Excel 电子表格将为您和您的电子邮件营销团队提供所需的鸟瞰图,以便让每封已发送的电子邮件营销活动井井有条。 此外,您还会获得一个额外的时事通讯日历模板,这样您就可以全年与订阅者分享精彩内容。 此外,您会发现此工具包中还有其他几个有用的电子邮件营销模板。使用简单的软件创建您的电子邮件营销日历
使用 CoSchedule 的永久免费营销日历软件,您可以:- 与您最喜欢的电子邮件营销平台无缝集成。 您已经拥有一个熟悉且喜爱的 kick-a$$ 电子邮件平台,那为什么要放弃呢? 只需点击几下,即可轻松将您首选的电子邮件平台连接到 CoSchedule 营销日历。
- 每次都写下值得点击的电子邮件主题行。 使用 CoSchedule Marketing Calendar 独有的电子邮件主题行测试器来优化和完善每个主题行,以推动更多的打开、点击和转化。
- 全面了解您的整个营销策略。 对杂乱无章的营销内容和不断从一个屏幕跳到另一个屏幕说“再见”。 通过电子邮件营销,您可以轻松了解您的电子邮件活动与其余营销策略的关系,并在必要时快速做出调整。
什么是电子邮件营销日历?
在我们完成创建最佳电子邮件营销日历所涉及的步骤之前,让我们解决房间里的大象问题:电子邮件营销日历到底是什么?电子邮件营销日历定义:
电子邮件营销日历是一个框架,可帮助营销人员计划、组织、安排和执行电子邮件项目。 它为一次性电子邮件(例如,电子邮件群发)、重复电子邮件程序(例如,每月时事通讯)、电子邮件活动(例如,产品发布)、事件电子邮件营销(例如,网络研讨会电子邮件)、电子邮件营销提供单一真实来源自动化(例如,新的电子邮件订阅者欢迎流程),以及所有其他电子邮件营销项目。

如何创建电子邮件营销日历
虽然您将在以下步骤中了解更多操作项目,但这里是关于如何创建电子邮件营销日历的 TL;DR:- 确定您的电子邮件营销活动以及谁将负责领导每个活动。 从一个简单的列表开始会很有效。
- 决定何时发送每个电子邮件活动(考虑每个活动的整体开始和结束日期)。 计算出您将在每个活动中包含多少封电子邮件。 将每个活动的每封电子邮件添加到您的日历中。 提示:我们建议在 CoSchedule 营销套件中为每个电子邮件活动创建一个营销活动。 然后只需在各自的发送日期添加每个电子邮件项目。
- 确定您要如何细分电子邮件列表。 根据订阅者在购买过程中所处的阶段来选择您的细分市场。 确定您的哪些电子邮件列表应从每个活动中排除。
- 使用您的电子邮件发送日期来确定您的团队何时需要开始处理您的每个活动。
第 1 步:确定谁拥有每封发送的电子邮件
您需要在电子邮件营销日历中确定的第一件事是谁拥有每个活动。 此人是活动各个方面的关键人物,可确保活动顺利进行。 该角色的主要职责是:- 编写电子邮件主题行和正文内容。
- 如有必要,与设计师合作创建电子邮件图形。
- 确定哪些列表段将收到电子邮件。

第 2 步:确定电子邮件主题、主题和季节性
在您开始计划您的活动之前,请确定您的电子邮件将涵盖哪些主题。 您是要发布新产品还是要宣传即将举行的网络研讨会,或者您是否希望为新订阅者提供有用的介绍内容? 与您的团队一起确定您的活动的每封电子邮件将涵盖的主题。 一些常见的主题是:- 新产品发布
- 即将举行的网络研讨会
- 每周时事通讯(主题将每周更改)
- 你写的新内容
- 现有产品的新功能
- 即将举行的销售或活动


- 与您的电子邮件营销团队合作,确定每个活动的主题。
- 在补充本文的电子邮件营销日历模板中记录每个主题。
- 决定发送每个电子邮件活动的季节。
第 3 步:建立电子邮件发送节奏
在此步骤中,您将确定要为每个活动创建的电子邮件数量。 这个数字可能很难计算。 多少电子邮件太多了? 向您的观众发送垃圾邮件和向他们发送适量的内容之间的界限是什么? 从这些基本的电子邮件发送时间表开始,针对您可能需要推广的不同类型的内容。




- 提取每个活动的预计电子邮件数量。
- 在您的日历中列出活动的每封电子邮件。
第 4 步:确定活动电子邮件部分并考虑您的黑名单
您的电子邮件营销日历还应包含有关您计划发送此活动的列表的信息。 例如,您可以针对列表中的每个人开展一项活动,或者您可以说该活动应该只针对参加过您上次网络研讨会的人员。 您不想向列表中的每个人发送电子邮件,因为并非所有订阅者都处于营销渠道的同一阶段。 例如,如果您的客户刚刚了解您的产品,他们不需要立即看到鼓励他们购买的电子邮件。 你怎么能做到这一切? 首先,你需要建立你的清单。 尝试以下一些策略,看看您的听众对哪些策略有反应:- 将 CTA 添加到您的网站。
- 为他们提供可以下载的有价值的东西,以换取他们的电子邮件地址。
- 在其他网站上发布内容并鼓励读者加入您的电子邮件列表以了解更多信息。


- 建立您的电子邮件列表。
- 确定您要如何细分电子邮件列表。
- 根据订阅者在购买过程中所处的阶段来选择您的细分市场。
- 确定您的哪些电子邮件列表应从每个活动中排除。
第 5 步:阐明电子邮件活动的目标
您希望电子邮件活动实现什么目标? 您是想销售更多特定产品,还是想为您的品牌建立知名度? 设定目标涉及营销的每个部分,包括您的电子邮件。 这些目标首先有助于确定您发送电子邮件的目的。 您为电子邮件活动创建的每个目标都应该是 SMART 或:

第 6 步:编写您的电子邮件主题行
主题行可能有点难写。 什么是好的主题行? 您应该在主题行中包含表情符号吗? 您应该在主题行中添加什么语言以帮助提高打开率? CoSchedule 有一个免费工具,可以使用电子邮件主题行测试器轻松编写出色的主题行。


- 写下潜在的主题行。
- 通过电子邮件主题行测试器运行它们。
- 为您的 A/B 测试选择最重要的两个主题行。
第 7 步:规划您的电子邮件内容(不要忘记包含图形和视频的链接)
接下来,确定您将在每封电子邮件中共享的内容。 为了这个模板,我们将您的时事通讯中的每个内容块称为“头条故事”。 每个头条故事都应该是一个链接、文章、产品或您将放在电子邮件中的其他内容。 这不需要是您要编写的确切电子邮件副本,只需是电子邮件将宣传的项目。

- 与设计师合作为您的电子邮件创建图形或视频。
- 将它们上传到文件存储系统,如 Dropbox 或 Google Drive。
- 链接回您日历中的文件夹。
第 8 步:确定每封电子邮件发送的日期和时间
每封电子邮件的发送日期和时间是什么时候? 这是在您的电子邮件营销日历中建立的一个基本要素,因为它允许您的营销团队确定他们何时需要开始处理电子邮件以确保按时完成。 首先,让我们介绍发送电子邮件的最佳时间。 根据十项研究,发送电子邮件的最佳时间是:


- 电子邮件活动所有者选择活动主题和发送次数:一天
- 撰稿人写电子邮件:两天
- 撰稿人编辑电子邮件:一天
- 活动所有者批准电子邮件:一天
- 设计师创建图像和视频:三天
- 设计师编辑图像和视频:一天
- 图片和视频由活动所有者批准:一天
- 将副本和图形添加到电子邮件平台:一天
- 选择电子邮件列表:一天
- 电子邮件已准备好发布:一天

- 使用发送电子邮件的最佳时间和您的听众的偏好,确定您要发送电子邮件的时间。
- 重复该过程以决定您要在哪几天发送电子邮件。
- 使用这些日期来确定您的团队何时需要开始处理您的每个活动。
第 9 步:跟上每个活动的状态
您的电子邮件营销日历应显示每个电子邮件营销活动的状态。 这样,作为经理,您可以看到即将发生的事情、准备好发送的事情,以及您的团队下一步要做什么。 将广告系列的状态分为三个部分:- 新:这是最近添加到您的日历中的新活动。 您的电子邮件营销团队中没有人接触过此活动。
- 进行中:您的电子邮件团队正在为此电子邮件处理内容、图形等。 完成后,他们将移交给项目所有者进行最终审查。
- 完成:至此,电子邮件已经设计好,主题行已写好,项目所有者确信这封电子邮件已准备好发送到确定的列表。

- 与您的电子邮件营销团队设置每周同步。
- 查看已添加到日历中的任何新活动。 更新他们的状态。
- 查看正在进行的活动。 根据需要更新他们的状态。
- 查看已完成的活动。 完成后在您的电子邮件营销日历模板中更新他们的状态。
第 10 步:记录主题行的 A/B 测试结果
发送活动后,确定您创建的两个主题行中的哪一个赢得了 A/B 测试。 大多数电子邮件服务提供商允许您在平台内对您的主题行进行 A/B 测试。 根据每个主题行的表现,您的电子邮件平台将采用获胜的主题行并将其发送到列表的其余部分。
- 提取 A/B 测试的结果。
- 记录获胜的主题行。
在您的电子邮件营销日历中包含什么
不同类型的电子邮件发送可以进入电子邮件营销日历。 从下面的列表中获取灵感,并根据贵公司独特的电子邮件需求填补空白。1. 通讯
时事通讯是让您的联系人了解您所在行业的重要更新或新产品/服务的好方法。 它们也可以用作分享公司新闻或为您的下一个活动鼓起勇气的一种方式。 根据电子邮件统计,客户通常每个月不止一次想收到您的来信。 考虑到这一点,目标是每月发布 2-4 份时事通讯。2.促销活动
您知道吗,到 2022 年,76% 的顾客计划在黑色星期五购物? 流行的零售促销活动应该始终在您的电子邮件营销日历上占有一席之地。 计划将帮助您执行成功的活动,同时让您有足够的时间来评估策略并进行任何必要的调整。 此外,计划测试电子邮件长度、颜色、特色产品和主题行以最大限度地提高性能。3. 活动
您是否定期举办在线或面对面的活动、网络研讨会或播客? 根据活动的规模,提前 1-12 周通知您的联系人有关这些活动的信息。 该计划将有助于提高出勤率和参与度。 在电子邮件中,包括注册信息,例如门票费用、地点、注册链接、演讲者等。 此外,添加过去与会者的推荐书以提高可信度。4. 发射
在发布时拥有电子邮件受众可以为您的新产品或服务的需求和兴奋定下基调。 使用电子邮件宣布发布,然后安排 3-5 次更新其开发过程,并为早期采用者提供因参与而获得认可的机会。5.主题
基于主题的电子邮件活动允许您发送与订阅者相关且有趣的有针对性的消息。 规划您的年度主题,包括即将到来的假期和季节,或解决您的读者面临的重要痛点。 例如,如果您的企业属于健康利基市场,您可以从 11 月开始安排一个以健康为中心的电子邮件系列,介绍如何在感冒和流感季节保持健康。6.四季
利用全年不同的季节和活动来吸引您的订阅者。 例如,如果您是一家服装店,您可能会发送电子邮件祝您的联系人冬日快乐,同时推销您最舒适的袜子和手套。7.假期
假期是发送吸引订阅者的主题电子邮件的绝好机会。 必须将它们添加到您的日历中。 根据您的受众,考虑添加有关圣诞节、光明节、感恩节、七月四日、宽扎节或阵亡将士纪念日的电子邮件。8. 自动化电子邮件营销
最后,自动化的电子邮件营销活动可以成为您获得潜在客户的秘密武器。 您是否知道自动发送的欢迎电子邮件占销售额的比例最高? 它们使您可以收集订阅者,联系他们,并在合适的时间吸引或转化他们。 创建自动化计划可能会让人望而生畏,因此查阅您的电子邮件营销日历并确定细分和时间安排非常重要。如何使用一个电子邮件营销日历组织所有电子邮件发送
使用旨在在一个地方组织所有电子邮件营销的工具,在一个地方组织所有电子邮件营销是最简单的。 我们在本文中提供的电子表格电子邮件营销日历模板是一个良好的开端。 但是,如果您想升级游戏,请考虑我们建议的以下流程作为最佳做法。 使用 CoSchedule Marketing Suite,您将拥有如下内容日历:

- 任务工作流会自动将所有权分配给您选择的具有特定截止日期的团队成员,因此您可以让他们对完成工作负责。
- 时事通讯也可以安排在特定时间发送,例如本例中的中午。
- 该时事通讯也将永远在星期一重复,并会在发送日期前四个星期自动将其自身添加到您的电子邮件日历中,因此您总是会提前一个月左右。 这在意外疾病、恶劣天气和其他不可预见的情况下很有帮助。

如何使用您的日历组织电子邮件营销活动
让我们将促销、发布和活动添加到您的日历中,这些活动可能需要包含多封电子邮件的电子邮件营销活动。 使用 CoSchedule Marketing Suite,您将创建在活动运行日期开始和结束的营销活动:




如何使用您的营销日历来避免过于频繁地向您的受众发送电子邮件
营销人员可以通过在正确的时间将正确的信息发送给正确的人,每天发送多封电子邮件。 这是一种最佳做法,可以防止可能导致退订率飙升的大量观众。 使用 CoSchedule Marketing Suite,您可以使用任何有助于细分的内部语言自定义细分,例如角色和漏斗阶段:

