如何以最佳方式组织您的电子邮件营销日历（模板）

成功的电子邮件营销是关于一致性和在正确的时间向正确的受众传递正确的信息。 您如何有效地安排和组织所有电子邮件内容以满足这些期望？ 答案？ 电子邮件营销日历。 您的日历是规划、安排和组织您的内容和交付日期以保持您的策略正常进行的重要工具。 以下是您的电子邮件营销日历将帮助您实现的一些目标：

• 提前计划您将通过电子邮件共享的内容。
• 让整个团队都能了解您的电子邮件策略和执行情况。
• 跟踪您的发送并按时完成。

此外，组织起来与营销成功高度相关。 这没什么可小瞧的。

下载您的电子邮件营销包

让自己轻松一点，下载您的电子邮件营销包。 这个易于使用的 Excel 电子表格将为您和您的电子邮件营销团队提供所需的鸟瞰图，以便让每封已发送的电子邮件营销活动井井有条。 此外，您还会获得一个额外的时事通讯日历模板，这样您就可以全年与订阅者分享精彩内容。 此外，您会发现此工具包中还有其他几个有用的电子邮件营销模板。

使用简单的软件创建您的电子邮件营销日历

使用 CoSchedule 的永久免费营销日历软件，您可以：

• 与您最喜欢的电子邮件营销平台无缝集成。 您已经拥有一个熟悉且喜爱的 kick-a$$ 电子邮件平台，那为什么要放弃呢？ 只需点击几下，即可轻松将您首选的电子邮件平台连接到 CoSchedule 营销日历。
• 每次都写下值得点击的电子邮件主题行。 使用 CoSchedule Marketing Calendar 独有的电子邮件主题行测试器来优化和完善每个主题行，以推动更多的打开、点击和转化。
• 全面了解您的整个营销策略。 对杂乱无章的营销内容和不断从一个屏幕跳到另一个屏幕说“再见”。 通过电子邮件营销，您可以轻松了解您的电子邮件活动与其余营销策略的关系，并在必要时快速做出调整。

立即创建您的营销日历，并从多种有用的营销工具中受益。

什么是电子邮件营销日历？

在我们完成创建最佳电子邮件营销日历所涉及的步骤之前，让我们解决房间里的大象问题：电子邮件营销日历到底是什么？ 当谈到电子邮件营销时，关键要点应该始终是提前计划并提前为您的活动做好准备。 电子邮件营销日历是您的整个团队查看即将进行的项目、谁在做什么以及哪些项目已准备好启动的一种方式。 如果您不提前计划您的电子邮件营销活动，您迟早会被临近的截止日期和小项目窗口所淹没。 为了帮助您了解您的电子邮件营销日历应该如何执行，我们在下载中提供了一个很好的模板来帮助您入门。 当您对像这样的简单电子表格模板感到满意时，请尝试使用 CoSchedule Marketing Calendar 软件作为您的电子邮件营销日历，并对您的营销活动做更多的事情。

如何创建电子邮件营销日历

虽然您将在以下步骤中了解更多操作项目，但这里是关于如何创建电子邮件营销日历的 TL;DR：

1. 确定您的电子邮件营销活动以及谁将负责领导每个活动。 从一个简单的列表开始会很有效。
2. 决定何时发送每个电子邮件活动（考虑每个活动的整体开始和结束日期）。 计算出您将在每个活动中包含多少封电子邮件。 将每个活动的每封电子邮件添加到您的日历中。 提示：我们建议在 CoSchedule 营销套件中为每个电子邮件活动创建一个营销活动。 然后只需在各自的发送日期添加每个电子邮件项目。
3. 确定您要如何细分电子邮件列表。 根据订阅者在购买过程中所处的阶段来选择您的细分市场。 确定您的哪些电子邮件列表应从每个活动中排除。
4. 使用您的电子邮件发送日期来确定您的团队何时需要开始处理您的每个活动。

第 1 步：确定谁拥有每封发送的电子邮件

您需要在电子邮件营销日历中确定的第一件事是谁拥有每个活动。 此人是活动各个方面的关键人物，可确保活动顺利进行。 该角色的主要职责是：

• 编写电子邮件主题行和正文内容。
• 如有必要，与设计师合作创建电子邮件图形。
• 确定哪些列表段将收到电子邮件。

在您的电子邮件营销日历中记录每个项目的所有者。 行动项目：为每个活动选择您的电子邮件项目所有者。 此人可能会根据您的电子邮件营销团队需要创建的活动而改变。

第 2 步：确定电子邮件主题、主题和季节性

在您开始计划您的活动之前，请确定您的电子邮件将涵盖哪些主题。 您是要发布新产品还是要宣传即将举行的网络研讨会，或者您是否希望为新订阅者提供有用的介绍内容？ 与您的团队一起确定您的活动的每封电子邮件将涵盖的主题。 一些常见的主题是：

• 新产品发布
• 即将举行的网络研讨会
• 每周时事通讯（主题将每周更改）
• 你写的新内容
• 现有产品的新功能
• 即将举行的销售或活动

确定此活动主题/主题与哪个季节相关也很重要。 你为什么要提前确定你的季节？ 这就是使用电子邮件营销日历的美妙之处； 你可以计划一切。 通过提前计划，您可以向您的团队展示他们预计何时会处理大量电子邮件并调整他们的工作量以适应它们。 例如，对于 B2C 零售店，您的组织在 11 月和 12 月的假期期间发送比 3 月更多的电子邮件可能是有意义的。 您可以让您的团队在今年早些时候处理 11 月的电子邮件——或者在他们 3 月份的停工期间——以确保他们在您的假期活动推出时不会承受如此大的压力。 行动项目：

1. 与您的电子邮件营销团队合作，确定每个活动的主题。
2. 在补充本文的电子邮件营销日历模板中记录每个主题。
3. 决定发送每个电子邮件活动的季节。

第 3 步：建立电子邮件发送节奏

在此步骤中，您将确定要为每个活动创建的电子邮件数量。 这个数字可能很难计算。 多少电子邮件太多了？ 向您的观众发送垃圾邮件和向他们发送适量的内容之间的界限是什么？ 从这些基本的电子邮件发送时间表开始，针对您可能需要推广的不同类型的内容。 如果您要做的不仅仅是一个内容怎么办？ 如果您要宣传产品发布怎么办？ 这也是您的电子邮件发布时间表。 网络研讨会电子邮件促销模板怎么样？ 如果您决定发送时事通讯，请尝试至少每月或每周发送一次（如果您能够设法创建足够的内容）。 如果您计划每周一次或每月一次，请在周三发送时事通讯，因为这被认为是发送电子邮件的最佳日子。 在日历上记录您要发送的每封电子邮件。 行动项目：

1. 提取每个活动的预计电子邮件数量。
2. 在您的日历中列出活动的每封电子邮件。

第 4 步：确定活动电子邮件部分并考虑您的黑名单

您的电子邮件营销日历还应包含有关您计划发送此活动的列表的信息。 例如，您可以针对列表中的每个人开展一项活动，或者您可以说该活动应该只针对参加过您上次网络研讨会的人员。 您不想向列表中的每个人发送电子邮件，因为并非所有订阅者都处于营销渠道的同一阶段。 例如，如果您的客户刚刚了解您的产品，他们不需要立即看到鼓励他们购买的电子邮件。 你怎么能做到这一切？ 首先，你需要建立你的清单。 尝试以下一些策略，看看您的听众对哪些策略有反应：

1. 将 CTA 添加到您的网站。
2. 为他们提供可以下载的有价值的东西，以换取他们的电子邮件地址。
3. 在其他网站上发布内容并鼓励读者加入您的电子邮件列表以了解更多信息。

建立电子邮件列表后，您可以根据订阅者在您网站上执行的操作对其进行细分。 例如，当订阅者访问特定产品页面时，将此人添加到对该产品感兴趣的订阅者的特定细分中。 许多电子邮件自动化提供商（如 Salesforce Marketing Cloud 等）都可以执行此类操作。 此细分过程允许您在正确的时间向正确的订阅者发送特定的和有针对性的消息。 如果处理得当，在正确的时间发布正确的信息有助于提高转化率。 您可以通过多种不同的方式对列表进行细分。 事实上，Hubspot 列出了其中的 30 个以帮助您入门。 一旦确定了要向谁发送电子邮件，您可能需要确定不向谁发送电子邮件。 也许您的电子邮件列表中有一个组需要查看与您为此活动计划的不同的消息。 还记得您花了那么多时间来细分您的电子邮件营销列表吗？ 现在您可以决定谁不需要查看您要发送的特定电子邮件。 将排除的部分添加到您的日历模板中。 行动项目：

1. 建立您的电子邮件列表。
2. 确定您要如何细分电子邮件列表。
3. 根据订阅者在购买过程中所处的阶段来选择您的细分市场。
4. 确定您的哪些电子邮件列表应从每个活动中排除。

第 5 步：阐明电子邮件活动的目标

您希望电子邮件活动实现什么目标？ 您是想销售更多特定产品，还是想为您的品牌建立知名度？ 设定目标涉及营销的每个部分，包括您的电子邮件。 这些目标首先有助于确定您发送电子邮件的目的。 您为电子邮件活动创建的每个目标都应该是 SMART 或： 制定目标并不一定很复杂。 由于您知道每个活动的主题，因此您的目标应该自然而然。 例如，如果您要推出一种新产品，您的目标可能是在一周内达到 X 的销售额。 如果您要推广网络研讨会，您的目标将围绕增加注册人数展开。 行动项目：设定电子邮件营销目标。

第 6 步：编写您的电子邮件主题行

主题行可能有点难写。 什么是好的主题行？ 您应该在主题行中包含表情符号吗？ 您应该在主题行中添加什么语言以帮助提高打开率？ CoSchedule 有一个免费工具，可以使用电子邮件主题行测试器轻松编写出色的主题行。 点击“为我的主题行评分”，测试人员将向您展示改进主题行的方法： 为您的 A/B 测试包含至少两个主题行，并将它们记录在您的日历上。 行动项目：

1. 写下潜在的主题行。
2. 通过电子邮件主题行测试器运行它们。
3. 为您的 A/B 测试选择最重要的两个主题行。

第 7 步：规划您的电子邮件内容（不要忘记包含图形和视频的链接）

接下来，确定您将在每封电子邮件中共享的内容。 为了这个模板，我们将您的时事通讯中的每个内容块称为“头条故事”。 每个头条故事都应该是一个链接、文章、产品或您将放在电子邮件中的其他内容。 这不需要是您要编写的确切电子邮件副本，只需是电子邮件将宣传的项目。 在您的电子邮件营销日历中记录的最后一个元素是指向为您的营销活动中的每封电子邮件创建的图形和视频的链接。 这对您的整个电子邮件营销团队很重要，因为他们需要能够访问哪些图像和视频与哪些电子邮件相关联。 如果所有内容都在一个文件夹中，您将面临将错误图像发送到错误电子邮件的风险。 每张图片和视频都应链接到您的日历，以便活动所有者可以轻松访问。 行动项目：

1. 与设计师合作为您的电子邮件创建图形或视频。
2. 将它们上传到文件存储系统，如 Dropbox 或 Google Drive。
3. 链接回您日历中的文件夹。

第 8 步：确定每封电子邮件发送的日期和时间

每封电子邮件的发送日期和时间是什么时候？ 这是在您的电子邮件营销日历中建立的一个基本要素，因为它允许您的营销团队确定他们何时需要开始处理电子邮件以确保按时完成。 首先，让我们介绍发送电子邮件的最佳时间。 根据十项研究，发送电子邮件的最佳时间是： 发送电子邮件的最佳日期是： 现在，这并不是说现在是发送电子邮件的时间和日子。 您需要进行试验，看看您的观众更喜欢哪些日期和时间或哪些时间最活跃。 尝试从以下时间和日期开始。 一旦您确定了每封电子邮件发送的日期和时间，您就可以回过头来确定您的团队需要何时开始开展活动以按时完成。 例如，假设您的电子邮件发布工作流程如下所示：

• 电子邮件活动所有者选择活动主题和发送次数：一天
• 撰稿人写电子邮件：两天
• 撰稿人编辑电子邮件：一天
• 活动所有者批准电子邮件：一天
• 设计师创建图像和视频：三天
• 设计师编辑图像和视频：一天
• 图片和视频由活动所有者批准：一天
• 将副本和图形添加到电子邮件平台：一天
• 选择电子邮件列表：一天
• 电子邮件已准备好发布：一天

在这种情况下，您的电子邮件营销团队需要在活动开始前至少 13 天开展活动。 你甚至可以增加额外的缓冲天数，以防工作偏离正轨。 有了这些信息，您就可以选择发布日期和时间，以最大限度地利用您发送的每封电子邮件。 在日历上记录您的发布日期时间。 行动项目：

1. 使用发送电子邮件的最佳时间和您的听众的偏好，确定您要发送电子邮件的时间。
2. 重复该过程以决定您要在哪几天发送电子邮件。
3. 使用这些日期来确定您的团队何时需要开始处理您的每个活动。

第 9 步：跟上每个活动的状态

您的电子邮件营销日历应显示每个电子邮件营销活动的状态。 这样，作为经理，您可以看到即将发生的事情、准备好发送的事情，以及您的团队下一步要做什么。 将广告系列的状态分为三个部分：

• 新：这是最近添加到您的日历中的新活动。 您的电子邮件营销团队中没有人接触过此活动。
• 进行中：您的电子邮件团队正在为此电子邮件处理内容、图形等。 完成后，他们将移交给项目所有者进行最终审查。
• 完成：至此，电子邮件已经设计好，主题行已写好，项目所有者确信这封电子邮件已准备好发送到确定的列表。

在模板中定期（至少每周）更新每个广告系列的状态。 行动项目：

1. 与您的电子邮件营销团队设置每周同步。
2. 查看已添加到日历中的任何新活动。 更新他们的状态。
3. 查看正在进行的活动。 根据需要更新他们的状态。
4. 查看已完成的活动。 完成后在您的电子邮件营销日历模板中更新他们的状态。

第 10 步：记录主题行的 A/B 测试结果

发送活动后，确定您创建的两个主题行中的哪一个赢得了 A/B 测试。 大多数电子邮件服务提供商允许您在平台内对您的主题行进行 A/B 测试。 根据每个主题行的表现，您的电子邮件平台将采用获胜的主题行并将其发送到列表的其余部分。 行动项目：

1. 提取 A/B 测试的结果。
2. 记录获胜的主题行。

在您的电子邮件营销日历中包含什么

不同类型的电子邮件发送可以进入电子邮件营销日历。 从下面的列表中获取灵感，并根据贵公司独特的电子邮件需求填补空白。

1. 通讯

时事通讯是让您的联系人了解您所在行业的重要更新或新产品/服务的好方法。 它们也可以用作分享公司新闻或为您的下一个活动鼓起勇气的一种方式。 根据电子邮件统计，客户通常每个月不止一次想收到您的来信。 考虑到这一点，目标是每月发布 2-4 份时事通讯。

2.促销活动

您知道吗，到 2022 年，76% 的顾客计划在黑色星期五购物？ 流行的零售促销活动应该始终在您的电子邮件营销日历上占有一席之地。 计划将帮助您执行成功的活动，同时让您有足够的时间来评估策略并进行任何必要的调整。 此外，计划测试电子邮件长度、颜色、特色产品和主题行以最大限度地提高性能。

3. 活动

您是否定期举办在线或面对面的活动、网络研讨会或播客？ 根据活动的规模，提前 1-12 周通知您的联系人有关这些活动的信息。 该计划将有助于提高出勤率和参与度。 在电子邮件中，包括注册信息，例如门票费用、地点、注册链接、演讲者等。 此外，添加过去与会者的推荐书以提高可信度。

4. 发射

在发布时拥有电子邮件受众可以为您的新产品或服务的需求和兴奋定下基调。 使用电子邮件宣布发布，然后安排 3-5 次更新其开发过程，并为早期采用者提供因参与而获得认可的机会。

5.主题

基于主题的电子邮件活动允许您发送与订阅者相关且有趣的有针对性的消息。 规划您的年度主题，包括即将到来的假期和季节，或解决您的读者面临的重要痛点。 例如，如果您的企业属于健康利基市场，您可以从 11 月开始安排一个以健康为中心的电子邮件系列，介绍如何在感冒和流感季节保持健康。

6.四季

利用全年不同的季节和活动来吸引您的订阅者。 例如，如果您是一家服装店，您可能会发送电子邮件祝您的联系人冬日快乐，同时推销您最舒适的袜子和手套。

7.假期

假期是发送吸引订阅者的主题电子邮件的绝好机会。 必须将它们添加到您的日历中。 根据您的受众，考虑添加有关圣诞节、光明节、感恩节、七月四日、宽扎节或阵亡将士纪念日的电子邮件。

8. 自动化电子邮件营销

最后，自动化的电子邮件营销活动可以成为您获得潜在客户的秘密武器。 您是否知道自动发送的欢迎电子邮件占销售额的比例最高？ 它们使您可以收集订阅者，联系他们，并在合适的时间吸引或转化他们。 创建自动化计划可能会让人望而生畏，因此查阅您的电子邮件营销日历并确定细分和时间安排非常重要。

如何使用一个电子邮件营销日历组织所有电子邮件发送

使用旨在在一个地方组织所有电子邮件营销的工具，在一个地方组织所有电子邮件营销是最简单的。 我们在本文中提供的电子表格电子邮件营销日历模板是一个良好的开端。 但是，如果您想升级游戏，请考虑我们建议的以下流程作为最佳做法。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您将拥有如下内容日历： 让我们首先添加电子邮件简报，将这张白纸变成电子邮件营销日历。 时事通讯通常有规律的发送节奏，例如每周或每月。 借助 CoSchedule Marketing Suite，您可以为时事通讯创建一个重复项目，如下所示： 您会注意到您可以设定明确的期望以确保时事通讯始终按预期发布：

• 任务工作流会自动将所有权分配给您选择的具有特定截止日期的团队成员，因此您可以让他们对完成工作负责。
• 时事通讯也可以安排在特定时间发送，例如本例中的中午。
• 该时事通讯也将永远在星期一重复，并会在发送日期前四个星期自动将其自身添加到您的电子邮件日历中，因此您总是会提前一个月左右。 这在意外疾病、恶劣天气和其他不可预见的情况下很有帮助。

现在您的日历包含电子邮件通讯（不再是空白）！ 当然，您可以在您选择的任何日期轻松地将一次性电子邮件群发添加到您的日历中。 这使得在一个地方组织所有电子邮件发送变得简单，这样您就可以始终向利益相关者展示发生了什么以及何时发生。

如何使用您的日历组织电子邮件营销活动

让我们将促销、发布和活动添加到您的日历中，这些活动可能需要包含多封电子邮件的电子邮件营销活动。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您将创建在活动运行日期开始和结束的营销活动： 现在，您可以在发送电子邮件的日历日期将电子邮件添加到活动中： CoSchedule Marketing Suite 使您能够仅查看与该活动相关的电子邮件，还为您提供来自活动和您的新闻通讯的所有电子邮件的完整视图： 接下来，让我们添加一个电子邮件营销活动，其中包含用于营销网络研讨会的电子邮件。 同样，您可以在网络研讨会的时间线中组织这些电子邮件，并过滤到您的电子邮件日历中，以仅查看此特定活动以及此网络研讨会的电子邮件： 同样，在添加时事通讯等定期电子邮件以及针对促销、发布和活动的任意数量的电子邮件营销活动之后，您可能会在日历上看到所有电子邮件：

如何使用您的营销日历来避免过于频繁地向您的受众发送电子邮件

营销人员可以通过在正确的时间将正确的信息发送给正确的人，每天发送多封电子邮件。 这是一种最佳做法，可以防止可能导致退订率飙升的大量观众。 使用 CoSchedule Marketing Suite，您可以使用任何有助于细分的内部语言自定义细分，例如角色和漏斗阶段： 当您对所有电子邮件执行此操作时，您可以使用日历一目了然地查看特定受众群体何时可能收到过多电子邮件。 在下面的示例中，您可以轻松地看到您有两封计划在 1 月 1 日星期一发送的电子邮件，它们是针对同一受众群体的（角色：John Contractor 和漏斗阶段：顶部）。 因为您可能决定不想在一天内向某个细分受众群发送两次电子邮件，所以您可以轻松更改发送日期，因为您可以在一个地方看到所有内容 — 就像拖放一样简单。 在下面的示例中，您可以看到我们将促销电子邮件 #1 移到了 1 月 2 日星期二，以允许定期定期发送的时事通讯按照受众的期望在星期一优先发送。 CoSchedule 营销套件也与各种电子邮件营销平台集成。 当您购买 CoSchedule 营销套件时，您将获得一位专门的营销成功经理，他的目标是帮助您组织营销——包括电子邮件。 除了帮助您组织所有其他营销活动之外，他们还将帮助您设置电子邮件营销日历，这样您就可以专注于解决问题。 了解有关 CoSchedule 营销套件的更多信息。

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既然您已经掌握了改进日常营销电子邮件日历的工具和知识，请在您的营销通讯中尝试您的新技能。 使用您今天学到的技巧掌握时事通讯的组织，并继续学习如何让其余的营销方位井井有条。 很快，您就会成为营销日历的大师。 准备好。 放。 组织！ 这篇文章最初发布于 2018 年 4 月 18 日。它于 2021 年 12 月 30 日更新，并于 2022 年 12 月 1 日再次更新。Ben Sailer、Peyton Muldoon 和 Nathan Ellering 为这篇文章撰稿。