如何改善您的电子邮件响应时间

没有什么比向遇到麻烦的客户发送快速响应更有价值的了。 发送快速回复有很多好处。

收到即时回复的客户会对您的服务感到满意。 如果他们必须就选择产品或服务做出决定，他们可以更快地做出决定。 如果他们遇到问题并迅速为他们提供支持，他们会对公司的售后客户服务表示赞赏。 此外，电子邮件的快速回复率意味着您公司的名称在用户心目中保持新鲜。

让我们讨论提高电子邮件回复率的方法。

设置对一般问题的自动电子邮件回复

因此，例如，如果潜在客户询问产品交付需要多长时间，他们可以收到与交付时间相关的标准回复。 在创建自动回复时，使用客户的详细信息自定义电子邮件消息。

在这种情况下，订单的跟踪号码应包含在电子邮件中。 同样，在电子邮件中添加客户的地址将提高用户满意度。

使用适用于人工智能的电子邮件发送工具

人工智能工具利用自然语言处理来进行情感分析。通过阅读电子邮件的内容，该工具可以对客户的语气进行分类。如果发件人不满意，可以向他们发送相关回复。 例如，如果客户发送一封电子邮件说服务不佳，那么他们可能会收到道歉回复或免费礼物。

客户服务代表通常会花很多时间来思考正确的回应，尤其是在客户心情不好的时候。 另一方面，人工智能工具可以通过从数据库中搜索最合适的响应来发送即时响应。

除了分析消息的意图之外，还可以根据电子邮件的内容和主题行对电子邮件进行分类。 通过使用 AI 管理电子邮件，可以完成自动标记。 这样就更容易对它们进行分类，并且可以将它们转发给相关部门。

工具有助于创建工作流程。 例如，工作流可以根据主题类型路由电子邮件。 可以为每个客户服务代表分配特定的电子邮件主题。 然而，这给员工带来了单调工作的威胁。

明确每个团队成员的职责

将电子邮件分配给指定的团队成员。 关于谁在回复电子邮件，不应该有任何混淆。 当团队成员认为其他人可能正在回复客户电子邮件时，电子邮件无人回复。

为了持续的客户支持，雇佣不同时区的人。 应指派一名代表随时回答您的询问。 为了更快地做出响应，代表应使用预建模板并根据需要进行修改。

雇用致力于通过电子邮件提供支持的人员。 如果代表负责通过电话和电子邮件提供支持，那么他们的注意力就会被转移。 如果您不使用自动化工具，那么如果团队成员专注于电子邮件，那么快速响应是可能的。

使用拼写检查工具

在发送专业电子邮件时，使用正确的语法和拼写很重要。 即使代表的语言技能非常出色，人也会犯错误。 拥有语法工具的扩展将确保没有语法错误。电子邮件已准备好在工具的帮助下在更短的时间内发送。

您不希望犯错误，例如将“shipping”写成“shipping”，或者将“order”写成“ordr”。 换句话说，该工具有助于发送快速电子邮件回复，同时确保语气和语言一致且专业。

雇用具有出色分析能力的人

客户发送各种大小的电子邮件。 客户支持代表可能没有时间浏览冗长的电子邮件。快速阅读或浏览是一项宝贵的技能。

快速的响应速度取决于客户支持代表分析问题和发送回复的效率。当然，回复的速度也取决于代表打字的速度。 随着他们在工作中获得更多经验，代表将成为专家。

根据经验，不要将回复电子邮件的全部工作交给新员工。 初学者可能会有很多问题。 从经理或其他团队成员那里确认答案会占用时间，这反过来又会减慢响应速度。 初学者应始终与高级客户代表合作。

创建一个广泛的知识库

客户服务代表不太可能记住所有查询的解决方案 - 特别是如果他/她是技术公司的一员。 知识库文章应该易于访问。

创建文章和文档的团队需要提出详细的名称。 这种命名约定的一个例子是“运输政策 - 本地客户 - 更新版本”。

理想情况下，应该有一个可以搜索关键字的搜索栏。 客户代表可以即时搜索最相关的文章，其中包含针对客户查询的解决方案。

SEO链接建设中的响应率时间重要性

对于接触来宾发布网站的搜索引擎优化 (SEO) 团队来说，快速响应可以大大改善他们的链接建设工作。 快速响应意味着：

•获取链接的过程更快——可以更快地与内容团队合作起草文章并发布。
•如果站长没有兴趣合作，宁可被拒绝，也不要被鬼附身。

快速的响应速度使链接构建者有动力接触更多的人。

想象一下，如果您花时间创建一个潜在客户列表，为每个人起草定制的电子邮件，但仍然没有得到任何人的回复，那将是多么令人沮丧。

发送有针对性的内容有助于通过以下方式改进 SEO 工作：

1. 客户向您发送电子邮件，询问特定产品或服务。
2. 您通过从网站发送相关博客或帮助台文章来回应他们。
3. 您的网站流量增加（由于内容有针对性，用户很可能在网页上停留的时间更长，跳出率低）。
4. 谷歌认为该网页符合用户意图，并将该网页移至搜索结果页面的更高位置。

电子邮件如何帮助 SEO

本文讨论了如何通过电子邮件发送快速回复。 问题是，这会以任何方式影响 SEO 吗？ 让我们把答案分为两类。

向潜在客户发送电子邮件

电子邮件营销是一个非常重要的客户获取渠道。 如果有人没有听说过您的公司，或者如果他们忘记了您公司的名称，他们可以立即在搜索引擎上查找您。

阅读：电子邮件营销如何使用视频帮助提升您的 SEO 结果

如果您的网站或应用程序在 SEO 方面表现良好，那么您的品牌将出现在结果的顶部。 这样，您的网站或应用程序上的流量就会增加，并直接导致转化率提高。 重要的是要记住，SEO 不是一项独立的服务，但它也有助于通过其他渠道推动流量。

向现有客户发送电子邮件

作为一家公司，您拥有现有客户的电子邮件地址。 如果有人注册了您的时事通讯，他们可以定期收到有关折扣、特别促销、信息内容、新产品或服务的更新。

目标流量也有更大的转化可能性。

如果现有客户向您发送特定问题，则可以向他们发送网站上与他们的问题相关的内容链接。

对于大公司，时事通讯也可以分为不同的主题。 潜在和现有客户可以注册他们感兴趣的利基主题。这样，您的品牌网站将开始获得有用的流量，这将有助于SEO 工作。

SEO 的目标是创建满足客户需求的服务。尽管用户满意度与 SEO 没有直接关系，但一流的客户服务将带来口碑营销。 人们会搜索您的品牌名称并在网页上停留更长时间，这本身就是一种胜利。