员工使用电子邮件花费时间和金钱的 9 种常见方式（以及如何修复它）

已发表: 2021-12-06

专业人员平均每天花费 6 小时检查和撰写电子邮件。

然而，绝大多数企业不知道在此期间这些收件箱中发生了什么。

这是一个完全的盲点。

你怎么知道你的员工是否在高效地度过这段时间？

在本指南中，我将向您展示如何阐明组织中电子邮件活动的黑洞、可视化组织的电子邮件活动、识别问题并解决这些问题。

准备好？让我们潜入水中。

员工如何在电子邮件上浪费时间
- 1、未及时响应。
- 2. 懒惰的反应。
- 3. 发送不必要的电子邮件。
- 4. 未能发送重要邮件。
- 5. 向太多（或不正确）的收件人发送电子邮件。
- 6. 使用他们的工作电子邮件帐户发送个人电子邮件。
- 7. 写难以理解的电子邮件。
- 8. 没有在需要时使用文本格式。
- 9. 收到过多来自特定联系人的电子邮件。
如何修复它
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员工如何在电子邮件上浪费时间

现在让我们来看看员工在电子邮件上浪费时间的一些具体方式。

这些项目有选择地针对最有可能对您的组织造成伤害的特定习惯、策略和方法：

1、未及时响应。

专业人士期望快速的电子邮件响应时间，并且有充分的理由：

缓慢的响应可能会成为团队在电子邮件线程中协作项目的瓶颈，因为每个人都必须等待足够的信息才能继续执行他们的特定任务。
销售代表越早响应新的入站线索，就会大幅提高转化率。没有响应的每一分钟都会显着降低转化率。 35-50% 的销售额流向最先响应的供应商，如果您在一小时内做出响应，潜在客户转化率将提高 700%。
当客户的支持查询得到快速响应时，客户服务代表可以让客户感到更加满意，从而提高客户忠诚度、推荐率和转化率。

底线：您需要知道您的员工平均回复他们收到的电子邮件的速度。 对于销售和客户服务代表来说，了解他们对任何新线程的响应速度尤为重要，因为这些“第一响应”通常表明接收者对与您的业务代表打交道的第一印象。

2. 懒惰的反应。

如果他们懒惰地回复收到的电子邮件，您的员工也可能会浪费时间和金钱。即使他们不是电子邮件线程的发起者，他们仍应负责确保尽可能高效地执行和管理它。

不恰当的反应可能会通过几种方式影响您的生产力和/或盈利能力：

反应不足。 冗长的电子邮件是有问题的，但简短的回复也可能导致问题。我们都处理过办公室里似乎每封电子邮件只能回复一个问题的人，即使电子邮件包含多个问题，对吧？这样做会产生不必要的电子邮件，因为不可避免地会采取后续行动来提取所需的信息，更不用说发件人的挫败感了。这对任何参与的人都没有成效。
方向变化。 如果员工以未链接到原始线程主题的消息进行响应，也可能导致中断。如果他们提出不相关的问题，从另一个项目中提出信息，或者以其他方式改变方向，这会让每个人都陷入困境。

底线：您需要了解员工的响应时间，以识别持续缓慢的响应者。 将此信息与收到电子邮件的比例异常高且响应时间慢的员工配对，您可能已经确定了一个懒惰的电子邮件发送者。

3. 发送不必要的电子邮件。

我们不会过多考虑我们的电子邮件如何影响其他人，通常会不加选择地发送它们，但如果您的电子邮件没有特定目的或提供冗余信息，那可能会浪费时间。

编写和发送电子邮件需要时间，最重要的是，您的收件人也需要时间来阅读、分类和回复它们。

如果甚至不需要发送 10% 的电子邮件，那么您的团队将额外花费 10% 的沟通时间和金钱。

那么是什么让电子邮件“必要”呢？最终，一封电子邮件需要满足三个条件：

推进对话。 公司电子邮件应该在对话中添加一些新内容，引入新想法、新信息或新观点。
具有专业重要性。 不用说，所有发送的电子邮件也应该具有一定的专业重要性。例如，它们应该与涉及公司成功的项目、任务、员工、客户或其他事项相关。显然，这里有一些回旋的空间。进行友好的交谈或宣布休息室里有纸杯蛋糕不会对生产力造成重大损害。但是，如果非专业电子邮件成为一种模式，它们就可以成为一种模式。
改变或强化他人的行为。 电子邮件必然涉及两方或多方；因此，这些电子邮件中的信息应该以某种方式改变或强化其他人的行为。例如，新的说明、提醒或验证对于其他人来说都很重要。

如果您的员工发送的电子邮件不符合这三个条件，那么他们就是在浪费时间。

底线：您需要知道谁在发送电子邮件，谁是收件人，以及他们是推进了一项计划还是阻碍了计划。

4. 未能发送重要邮件。

在某些方面相反，但同样糟糕的是，员工倾向于不发送必要的电子邮件。例如，他们可能需要向团队的其他成员发送新的项目规范，或者他们可能需要回答有关项目进度的问题。

乍一看，这似乎违反直觉。如果员工花更少的时间阅读和起草电子邮件，他们就会花更多的时间在自己的工作上。但是，您必须将他们浪费在其他方面的时间考虑在内。

例如，如果一个团队没有更新项目的最新规范，他们可以继续工作而没有意识到方向的重要变化。如果员工未确认他们已收到消息，则可能会导致沟通不畅或提示原始发件人发送签到、提醒或跟进。

这里的问题是未发送的电子邮件更难见证和识别。当您收到重复信息的令人沮丧的电子邮件时，您几乎会立即注意到它。当您没有收到您可能应该收到的电子邮件时，您直到您应该收到它很久之后才会知道。

幸运的是，您可以使用辅助指标来确定哪些员工最有可能养成这种坏习惯；如果您发现某个员工发送的电子邮件比他们的亲密同事少得多，那么他们可能会成为整个团队沟通的瓶颈。

底线：您需要了解每位员工发送和接收的电子邮件量。 发送量明显低于其他人的员工可能会成为您团队的瓶颈。

5. 向太多（或不正确）的收件人发送电子邮件。

另一个潜在问题是可以独立存在或使其他已知问题复杂化的问题：向太多收件人发送电子邮件。

这里有几个问题：

错误或不必要的读者。 这里的主要问题是，任何收到电子邮件但不需要阅读它的人都会浪费时间阅读它。他们可能会在意识到电子邮件没有可供他们采取的行动之前浏览段落。更糟糕的是，他们可能错误地认为他们需要采取行动，而实际上他们不需要采取行动，并花时间做他们一开始就不需要做的工作。
注意力的倍增。 接下来，请记住，一封电子邮件所花费的总时间（以及金钱）将乘以阅读它的人数。链中的每个人都会放大电子邮件的成本，因此保持事情清洁符合您的最大利益。
增加线程复杂度。 为更多收件人打开大门也为更多回复打开了大门。在许多情况下，这意味着线程会变得更长、更杂乱且更复杂，尤其是当它是一个需要讨论的主题时。如果您确实需要让几个人参与讨论，那么会议比电子邮件链更可取，因为在电子邮件链中回复很容易丢失或乱序。

通常，您只想将电子邮件发送给需要阅读它们的人。

作为一种谨慎措施，CC 更具有诱惑力——毕竟，只需单击一下，您就可以保护自己免受任何忘记的人的侵害。

但是，如果您的员工习惯性地包含比应有的人数更多的人，那么他们将浪费每个人在该线程上的时间。

底线：您需要知道组织内正在发生哪些电子邮件线程，这些线程的参与者是谁，以及这些线程的参与级别是什么样的。 参与线程但未参与对话的人可能已被不必要地添加，并且正在浪费时间关注线程。

6. 使用他们的工作电子邮件帐户发送个人电子邮件。

员工通常从他们的企业电子邮件帐户发送个人电子邮件，这给企业带来了重大问题和风险。

上班的员工是其业务的官方代表，因此从错误的电子邮件地址发送的通信可能会被视为官方通信，而并非如此。

此外，这也是公司计算机网络感染恶意软件或病毒的常见方式；员工不关心他们与谁发送电子邮件，以及来自什么计算机或电子邮件帐户。

底线：您需要知道您的员工接收电子邮件和发送电子邮件的来源，以便您可以识别与工作无关的联系人。

7. 写难以理解的电子邮件。

专业人士已经开始期待某种电子邮件格式和结构。还有普遍接受的电子邮件礼仪。

如果您的员工通常违反该格式和结构，或者如果他们没有以可以理解的方式写作，那么每个阅读电子邮件的人都会花更多时间试图弄清楚。

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这里有几个关键的潜在问题需要注意：

模棱两可。 任何类型的歧义都会影响电子邮件的可理解性。例如，如果将待办事项列表发送到没有每个项目的特定受让人的小组，人们将不知道该做什么。如果不清楚下一步需要做什么以及由谁来做，通常没有人会回应或承担责任。责任授权至关重要。
语义。 员工句子的措辞和结构也可能导致混淆。如果遗漏了一个词，或者没有正确使用词，那么读者将需要更长的时间才能了解信息的要点。
目的。 有时，一封电子邮件从表面上看很清楚，但在目的方面很难理解。如果您的听众没有立即理解行动项目或要点，那么电子邮件就会失败，从而造成时间浪费。

您可以使用 Grammarly 和 Essay Writer 等工具来帮助校对电子邮件，以确保它们在发送前清晰。

底线：由于“可理解性”是一个主观变量，因此您需要密切关注这一变量，以使其在员工习惯中得到发展。 这方面的一个指标可能是收到的电子邮件数量异常多，加上每封电子邮件的字数异常低。