电子邮件写作 101：如何在 2021 年写出更好的电子邮件（14 多种方式）

编写一流的电子邮件说起来容易做起来难。 与博客文章或空白画布不同，您只有几个字段和如此多的角色可以用来创建引人入胜的杰作。

做对了，您的电子邮件就会受到关注、打开和点击。 弄错了，您的电子邮件最终将被忽略。

电子邮件写作既是一门艺术，也是一门科学。 这是一门艺术，因为它需要创造力、技术和整体良好的讲故事能力。 这是一门科学，因为您可以遵循一些公式和最佳实践来确定客户需求并提高参与度。

这也是一种技能，而不是与生俱来的天赋。 学习写出优秀的电子邮件需要时间、练习和一点诀窍。

无论您是给老板、同事或客户写一封专业电子邮件，还是给超过 100,000 个收件人的列表写一封商务电子邮件，都有通用的最佳实践可以让您的消息传递更有效——这些适用于其他形式的商业沟通也。

首先，让我们深入了解电子邮件写作的重要性（比如，很多）——然后，我们将进入编写更好电子邮件的最佳实践。

为什么电子邮件写作很重要（以及支持它的数据）

高质量的电子邮件写作很重要，但不要只相信我们的话——看看数据怎么说：

• 电子邮件超载是真实的
• 吸引人的内容导致行动
• 读者一直在看
• 用户快速形成强烈意见

电子邮件超载是真实的

2020 年，用户平均每天发送3060 亿封电子邮件——这意味着全球40 亿电子邮件用户平均每天收到77 封电子邮件。

每次您发送电子邮件时，该消息都会与 70 多封其他电子邮件竞争。 用户并不是每天都打开和阅读 70 多封电子邮件——他们在挑选最有趣的电子邮件，而其余的则被删除或保持未打开状态。

写得好的主题行和前文将导致更高的打开率。 然后，由您的电子邮件内容来获得点击和推动转化。

吸引人的内容导致行动

我们的2020 年全球消息传递参与报告中的受访者表示，吸引人/有趣的内容是电子邮件中第二大令人难忘和影响点击的元素（仅次于折扣/优惠）。

个性化很重要，布局和品牌也很重要，但在影响行动方面，精心编写的内容胜过其他内容。

读者一直在看

网络阅读器具有发现语法错误和拼写错误的不可思议的能力。 严重地。 他们有时比全职编辑团队更好。

事实上， 74% 的网络读者关注您网站上的语法和拼写质量， 59% 的人表示他们不会与那些在网上出现明显拼写错误的公司打交道。

Global Lingo 营销和技术总监 Richard Michie 说：“如此高的百分比不会信任拼写或语法不佳的公司，这表明企业充分利用每一个机会是多么重要。”

“你只有很短的时间给潜在客户留下印象，如果你的网站或广告 [或电子邮件] 充斥着语法错误，它不会让你处于有利的位置，”Michie 继续说道。

用户迅速形成强烈意见

用户在形成意见和采取行动之前平均只花费5.59 秒查看网站的书面内容。 期望您的电子邮件获得更少的时间。

如果您的收件人扫描了内容，并且没有打动，他们会继续做一些事情。 每个段落、句子和单词都需要有目的性。 剩下不到 6 秒的时间，您只能提供最好的服务。

如何写出更好的电子邮件：14+ 最佳实践

1. 学习如何像老板一样写邮件主题

这一切都始于您的电子邮件主题行。 不管你的内容、折扣或创意有多棒——如果主题行不足以吸引读者点击，那么没有人会看到它。

保持简短：大约 4 个字。

我们过去的电子邮件数据显示，收件人更喜欢简短而甜美的主题行。 随意尝试更长的单词，但大约 4 个单词是一个不错的起点。

将阴谋或号召性用语 (CTA) 添加到您的主题行。 让您的收件人必须打开您的邮件才能看到里面的内容。

不过，在感叹号上放轻松。 总体而言，当品牌在主题行中使用感叹号时，我们发现参与度较低（20% 的独特打开率与 25% 没有）。

不要说显而易见的。 你的主题行中只有这么多角色可以玩，所以不要浪费宝贵的空间来提醒某人这是黑色星期五、网络星期一或阵亡将士纪念日特卖——他们知道为什么会有特卖。 我们的数据显示，提及购物假期的主题行往往比不提及的主题行表现更差。

需要一些灵感吗？ 查看震撼我们收件箱的 39 个电子邮件主题行！

2.不要忘记你的预览文本

预览文本（也称为预标题文本）是紧邻主题行右侧的副本。 如果您将其留空，电子邮件服务提供商 (ESP) 通常会使用电子邮件顶部的文本或 HTML 自动填充它，这通常类似于：“要将此电子邮件作为网页查看，请单击此处。”

这是优质房地产（仅次于您的主题行），所以不要浪费它！ 如果您的收件人在瞬间决定打开您的电子邮件或跳到下一封电子邮件，那么这就是可能将他们推入“打开”领域的文本。

保持此文本简短并与您的主题行相关联。 例如，看一下 Ladders 的预览文本： “如果你在冰箱里发现一只企鹅，你会怎么做？” 这简直太有趣了，足以让我点击并找出答案。

3. 选择正确的电子邮件发件人

电子邮件来自谁是至关重要的。 我们的研究发现，全世界的消费者都同意发件人是决定打开电子邮件时最有影响力的因素。

确保选择收件人能够识别的电子邮件地址和姓名。 如果他们不认识您，则该邮件很可能会进入垃圾邮件文件夹。

4.写一篇有冲击力的介绍

从一开始就用强有力的第一句话吸引你的读者！ 然后用可靠的电子邮件副本跟进一个强有力的主题行，引导收件人完成电子邮件的其余部分。

尽快交付您的主题行并预览文本承诺。 例如，如果您在主题行中宣传了 50% 的折扣，请不要让您的读者在电子邮件中搜寻以找到该交易——让它清晰明了。

5. 专注于首屏

您有8 秒或更短的时间来吸引和留住您的观众——每一次滚动都很重要。 设计您的电子邮件，以便您的首屏内容提供足够的内容（而不是泄露所有内容）以吸引您的读者继续滚动。

这说起来容易做起来难——这就是为什么我们写了一个关于如何为 Uber-Good Engagement 设计首屏内容的分步指南。

6.一切都是为了折扣

虽然我们认为收件人打开电子邮件是因为内容策略、品牌忠诚度和优雅的电子邮件设计，但通常情况并非如此。 电子邮件收件人想要交易。

我们的研究发现，优惠和折扣是电子邮件中影响点击率（也是最难忘）的方面。 尤其是大幅折扣（40% 或更多）更合法且更值得点击。

营销就是给予和接受——你需要为你的客户提供大量折扣才能给你他们的钱。

7. 有话要说才发

您的文字和电子邮件应该为您的客户带来价值。

“在很大程度上，电子邮件的传递性是自我实现的，”Twilio SendGrid 传递性咨询主管 Dale Langley 说。 “如果您发送的内容是您的受众想要接收并且他们觉得有趣的内容，那么算法将知道您的电子邮件应该被发送到收件箱。”

“如果您发送的电子邮件没有被要求并且没有传递价值，您的收件人将采取被动或消极的方式，控制过滤的算法将学会将您的电子邮件发送到垃圾文件夹。 当然，还有其他影响电子邮件成功的因素，但最终，如果你发送人们喜欢的电子邮件，它就会成功，”兰利继续说道。

在我们最新的交付性指南中了解有关将重要电子邮件发送到客户收件箱的更多信息。

8. 修剪对冲

对冲是当你使用限定词来破坏你所说的更有礼貌或不那么突然的时候。 例如，当您以“我认为我们应该……”或“如果我们……那就太好了”开始电子邮件时，这些都是对冲的实例。

这些简单的短语似乎是表达你想法的安全方式，但实际上让你看起来不确定和不自信。 从您的电子邮件写作中删除它们，以帮助您的电子邮件直接跳到重点。

9. 处理您的电子邮件签名

您的电子邮件签名是重要的资产，尤其是在正式电子邮件或专业商务电子邮件中。 花时间完善你的，以提供完美的电梯间距。

您的电子邮件签名不仅仅是一种称呼或简单的签字，它还可以为您的收件人提供更多信息并激励他们采取行动。

想想你花在设计名片上的时间。 您希望确保找到完美的图片、联系信息和 CTA — 对您的电子邮件签名做同样的事情。

例如，这是我的专业电子邮件签名：

如果您愿意，可以随意添加指向您的 LinkedIn、Twitter 或 Facebook 个人资料的社交媒体链接。

10. 保持简单

不要使用多个 CTA 或大词使您的电子邮件过于复杂。

以三年级的阅读水平写你的电子邮件。

Boomerang 的数据发现，三年级阅读水平的电子邮件收到的回复率比大学阅读水平的电子邮件高 36%，比高中阅读水平的电子邮件高 17%。

如果可能，请简化您的电子邮件，删除行话，使用要点，并减少绒毛——这将提高您的回复率。

11.不要害怕情绪化

有时我们会尝试以一种专业的、几乎是机器人的方式来写我们的电子邮件。 但是，这似乎对提高响应率没有帮助。 Boomerang 的数据发现，带有情绪（无论是积极的还是消极的）的电子邮件比中性色调的电子邮件多 10-15% 的回复。

12. 尝试表情符号

表情符号可能有点两极分化，但这并不意味着你不应该使用它们。 我们的研究发现，年轻一代通常很容易接受偶尔出现的表情符号，而老一代则比较犹豫。

试验一下，看看你的听众是如何反应的。 如果您发现带有表情符号的主题行往往会获得更高的打开率，请尝试更频繁地使用它们。

13. 编写强大的 CTA

将所有这些都写入电子邮件后，CTA 通常会成为事后的想法。 然而，这些是你的电子邮件中最关键的元素——这是你强迫你的听众对你的电子邮件做一些实际的事情的时候。

无论您是希望您的收件人拨打电话、订阅列表、输入电话号码还是注册活动，都要明确您希望您的读者如何处理电子邮件。

完善您的 CTA 以激发行动。 需要帮助编写更有效的电子邮件 CTA？ 看看我们的电子邮件 A/B 测试和优化号召性用语指南。

14. 反复校对

写完电子邮件后，通过拼写检查器和语法检查器运行它以找出常见错误。 然后，再通读一遍。 接下来，将其交给同事或朋友。

在您对电子邮件进行了几组关注之后，请通过适当的电子邮件测试对其进行运行。 Twilio SendGrid 的电子邮件测试工具不仅可以检查英语语法，还可以查找图像和格式呈现、URL 垃圾邮件测试和链接验证。 它确保您的收件人按照您设计的方式接收您的电子邮件。

开始撰写一流的电子邮件

将这些技巧付诸实践，您将在第一次、每次都写出出色的电子邮件的道路上顺利进行。

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如果您想要示例电子邮件或电子邮件模板，请查看我们的免费电子邮件模板库。