什么是企业内容管理？ ECM指南

企业内容管理 (ECM) 是一种用于创建和组织各种类型的内容的策略，多年来变得越来越流行。 事实上，自 2017 年以来，企业内容管理市场增长了一倍多——从 316.6 亿美元增至 671.4 亿美元。

如果您的企业定期创建内容以与您的员工、利益相关者、团队领导、最高管理层、客户等共享，企业内容管理可能是一个很好的解决方案。

在本指南中，我们将更多地讨论什么是 ECM、使用它的主要好处、最重要的五个组件等等。

什么是企业内容管理？ ECM指南：

什么是企业内容管理 (ECM)？

企业内容管理（简称 ECM）是许多大型组织用来管理所有五个组件的策略：捕获、管理、存储、保存重要内容并将其交付给必要的各方。 （稍后将详细介绍这些组件。）

ECM 涉及这些组件所需的各种流程和工具，并确保您的组织能够跟上整个业务中的内容流，并且不会丢失任何重要内容。

您的 ECM 解决方案通常侧重于内部内容，例如报告、培训文档和任何其他类型的电子表格、PDF、Word 文档等。

它还可以保存结构化信息和非结构化信息。 结构化信息是指采用更标准化格式的文档、数据和其他信息，例如 Excel 文件或 SQL 数据库。 另一方面，非结构化信息没有标准化或结构化格式，可以有各种形状和大小。

为什么企业内容管理很重要？

多年来，随着数据泄露事件的增多，以及政府采取措施帮助尽可能多地为公民保密信息，ECM 变得越来越普遍和重要。

但更重要的是，ECM 很重要，因为它有助于存储和管理企业可能拥有的数千份零散文件。 不要依赖电子邮件和不安全的存储来保存这些客户合同和员工文件。

相反，投资一个 ECM 软件，它可以帮助您存储重要文件，将它们组织到灵活的文件夹中以便于访问，并保护敏感信息的安全。

企业内容管理的主要好处

为什么您的组织还应该考虑将时间和金钱投入到企业内容管理中？ 有许多好处需要考虑。

整理重要文件

您的 ECM 系统可能会存放大量内部文档，有助于将所有最重要的内容集中在一个地方。 这为您的公司提供了所谓的“单一事实来源”，确保没有重复、错误和松散的文档（尤其是包含敏感信息）在公司各处传播，ECM 存储除外。

降低安全和合规风险

ECM 工具可以确保您的内容存储在安全的存储库中，只允许具有访问权限的人员搜索并找到他们需要的文档。 这有助于缓解潜在的安全性和合规性问题，确保只有需要文档的人才能访问它。

使查找内容更容易

有了简单的搜索工具，并且您团队中的每个人都知道他们需要的内容将存储在一个安全的地方，搜索和定位人们一天所需的文档、电子表格、文件、合同等就容易多了——今天的任务。

提高效率

ECM 系统可以减少手动任务，使您的内容管理自动化。 它还使您的员工更容易找到完成任务所需的内容，同时避免重复工作，例如必须重新创建丢失的文档，从而提高整体生产力和效率。

企业内容管理元素

适当的企业内容管理可以分为五个主要部分。 您的 ECM 策略应该包含所有这些部分，以确保没有任何遗漏。

捕获

第一个组件capture是关于捕获或收集现有文档以将其带入您的新 ECM 系统的。您需要将任何纸质文档转换为电子格式，导入现有电子文件，并编制一份需要保存在 ECM 存储中的所有现有文档的列表。

这可能包括如下文档：

• 合约
• 发票和采购订单
• 简历和申请
• 员工档案
• 研究报告
• 提案

将所有这些文档数字化到一个集中的存储库中可以帮助改进组织流程并使业务内容更容易找到。

管理

下一个组件是manage ，这是一个全面的企业内容管理软件系统将发挥作用的地方。无论您选择哪种 ECM 工具，其界面都需要让需要访问各种文档的团队成员能够轻松搜索和访问找到他们。

管理组件的功能应包括文档管理、协作系统、Web 内容管理和交易记录管理。

店铺

第三个组件是商店。 您的 ECM 工具应该有一个存储选项，可以为您保存数字文件。 但不仅如此，您应该能够：

• 设置有关谁能够访问文件的参数
• 使用灵活的文件夹结构来组织文件
• 备份经常更改的信息
• 让用户编辑文档和电子表格

保存

第四个组成部分，保存，是指通过记录管理保留不经常更改的信息。 这也可以称为存档管理——本质上，您的 ECM 系统正在存档您不经常访问的文档，以便为您经常访问和更新的文件节省空间。

这些保留的文件仍然可以使用，但这是确保您始终遵守不经常更改的文档的好方法。

递送

最后一个组件是交付。 该组件确保需要访问您 ECM 系统中文档的任何人都能获得这些文档。 这可能是团队成员或客户——但交付方面确保他们总是落入正确的人手中。

如何实施企业内容管理系统

准备好实施您自己的 ECM 系统了吗？ 让我们通过这六个关键步骤来帮助您入门。

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