如何掌握企业SEO采购流程

许多 SEO 人员在进入企业公司工作时低估的是，这项工作不仅仅是优化网站。

大多数公司都有严格的采购流程，这些流程可能更容易操作。 但是，如果您作为 SEO 人员了解此过程并做好准备，那么它会进行得更顺利。

当我的团队评估了企业中使用的一些顶级 SEO 工具时，我付出了必要的努力，使采购过程尽可能顺利。

我曾在五家不同的企业公司经历过这个过程，我不得不说这绝非易事。 虽然我被告知我保持着其中一家公司最快采购流程的记录，但这个流程仍然需要一些技巧。

我将带您了解基本知识和流程，足以在您准备好引入您选择的供应商时为您提供帮助。

简单来说什么是SEO采购？

采购是一个花哨的术语，指的是从外部来源获取公司所需的东西。 关于技术，因为它与 SEO 相关，所以关键在于获取支持 SEO 的正确服务，以保持您的运营顺利运行。

大公司采用冗长的采购流程，因为这有助于他们将技术采购与业务战略结合起来，节省资金，与供应商打交道，管理重叠和安全问题等风险，并保持技术的前沿。

可以这样想：通过搞定技术采购游戏，公司可以确保他们获得像手套一样合适的小工具、软件和 IT 支持。

他们可以达成最好的交易，控制技术供应商，避免任何重大事故，并带来创新。

如果您进入此流程是为了了解业务来自何处，那么您应该有耐心来驾驭它。

SEO需要领导支持

SEO 知道获得企业组织内高层管理人员的认可和支持以执行成功所需的变革的价值。

SEO 工具是该支持列表中的另一个选项。 在 SEO 的动态世界中，在实施 SEO 工具之前获得领导层的支持至关重要。

以下是您应该考虑的事项：

1. 调整业务目标

领导层的支持确保 SEO 工具与更广泛的业务目标进行战略协调，从一开始就将 SEO 工作整合到整体业务战略中。

2. 资源配置

寻求领导支持可以确保有效实施和利用 SEO 工具、克服潜在的预算限制并确保长期承诺所需的预算和资源。

3. 组织支持

领导层的支持可以促进利益相关者的认可，促进团队之间更顺利的采用和协作，克服阻力，简化决策，并确保统一的 SEO 工具实施方法。

4. 克服变革的阻力

领导层支持向组织传达 SEO 工具的重要性和好处，鼓励以积极的态度拥抱创新、促进变革管理以及克服阻力或怀疑。

5.影响决策

领导层的支持有助于促进决策过程、获得批准、确保合作伙伴关系、谈判合同、确定 SEO 计划的优先级，并利用领导层的影响力来推动成功实施并最大限度地发挥 SEO 工具的影响。

我总是会找到一个或多个高管级别的人，包括我向上级报告的人（直接报告或向上一级或二级），并尝试获得其他团队的支持（可能是负责内容的总监或副总裁，工程、增长或数字营销）。

我在一位高管的支持下启动了采购流程，发现该人在该流程中要么辞职，要么被解雇。 更不用说你得到的支持越多，首席财务官在最后一刻说“不”就越难。

了解采购流程及其与 SEO 的关系

假设您发现 Botify、Conductor、Brightedge 或 seoClarity 等工具或加入代理机构可以帮助您进行 SEO。 在这种情况下，您就该参与采购流程了。

该流程根据潜在的 SEO 服务提供商的专业知识、业绩记录、定价和合同条款对其进行评估。

组织可以协商服务级别协议 (SLA) 并建立与 SEO 可交付成果、绩效指标、报告和持续优化活动相关的特定条款。 在此过程中发现的步骤包括：

• 需求识别：定义组织所需的商品、服务或资源。
• 供应商识别和评估：根据成本、质量和可靠性标准研究和评估潜在供应商。
• 征求建议书 (RFP) 或征求报价单 (RFQ) ：向所选供应商征求详细建议书或报价。
• 提案评估和选择：评估收到的提案并选择最合适的供应商进行进一步谈判。
• 合同谈判：谈判条款和条件，包括定价、付款条件和保修。
• 合同授予和实施：将合同授予选定的供应商并启动商定的商品或服务。
• 供应商关系管理：管理供应商绩效、解决问题并确保遵守合同义务。
• 合同续签或终止：评估合同履行情况并决定是否续签、重新谈判或终止合同。

这些步骤并不总是必须一个接一个地进行，并且在完成采购流程的每一级时都需要检查一些重要的事情。

例如，一旦您确定了想要评估的工具或机构，就可以请求演示或演练其服务。

在任何此类对话开始之前，我要求他们签署一份保密 (NDA) 协议。 我的团队中通常有人或法律人员知道在哪里可以获得协议。

在某些情况下，我发现已经有保密协议。 （微软就是这样的一家公司。由于它规模如此之大，因此组织中的某人很可能与我正在合作的工具或供应商进行过交谈。）

这也是寻找存档的主服务协议的绝佳时机，以防有人已经与供应商合作过。

以保密协议开始

要在开始采购和审查 SEO 工具之前与供应商签署 NDA，需要考虑以下几个步骤：

• 确定是否需要 NDA 来保护敏感信息。
• 起草或获取包含条款和条件的 NDA 文件。
• 与供应商共享 NDA 并协商任何必要的更改。
• 双方同意后，签署 NDA。
• 安全地保存已签署的保密协议的副本以供将来参考。

启动 SEO 工具的采购流程并与供应商合作需要执行以下步骤。 确定 NDA 的需求、获取或起草适当的文件以及在必要时谈判条款至关重要。

通过确保双方同意并签署保密协议，敏感信息的机密性得到保障，采购团队将感谢您尊重和理解他们的流程。

浏览主服务协议

主服务协议 (MSA) 解决了合同谈判的耗时问题。

我喜欢在团队有信心他们愿意引入该工具或供应商时开始这个过程，即使他们仍在评估其他工具。

这些协议在供应商和客户之间建立了基本条款，节省了时间和金钱，同时提高了效率和生产力。

MSA 概述了工作范围、保密性、地理位置（如果适用）、产品交付要求、工作标准、知识产权、付款条件、税费、责任限制、法律地点、保证、赔偿、保险要求和终止条款。

MSA 还为未来的合同提供了一个框架，简化了谈判流程，让各方能够专注于项目特定问题。

为了获得法律和供应商批准的 MSA，我想考虑以下步骤：

• 从供应商或您的法律/采购团队获取 MSA 草案。
• 与供应商进行谈判以达成双方都能接受的协议。
• 根据反馈迭代和完善 MSA。
• 获得法律和供应商的最终批准。
• 执行 MSA 并安全地存储副本以供参考。

对于 Microsoft 或 Google 等大型企业，您可以检查是否已有 MSA，这可能会节省合同谈判的时间和精力。

如果没有 MSA，合同管理可能会变得漫长且令人沮丧。 MSA 加强了对双方权利和义务的保护，因此在采购流程之初就开始使用它是非常值得的。

花时间评估工具和供应商

在您确定哪些工具和/或机构非常适合您的需求后，采购流程的这一部分开始。 理想情况下，您应该首先确定您的需求，然后收集符合这些需求的供应商列表。

我通常会让我的团队提供反馈，说明他们可能会放慢脚步的困难，或者其他团队向他们寻求支持时遇到的任何挫败感。

需要时间、时间可用性甚至知识水平的任务可以通过工具和/或机构来解决。

我非常了解 SEO 行业中可用的工具，因此我可以根据该列表将这些工具带到团队中。 然而，我仍然花时间研究可能出现的新供应商。

关键是仔细评估每个工具的功能、可扩展性、集成能力、数据准确性和用户体验。 评估工具时需要考虑的一些事项：

• 特点：确保该工具提供符合您的 SEO 目标和要求的全面功能。
• 可扩展性：该工具应该能够处理企业级网站的规模和复杂性，包括大量的页面、域或活动，并确保供应商能够提供足够的支持。
• 集成：SEO 工具有哪些功能？ 确保与您现有的技术堆栈兼容，以实现无缝数据同步和简化的工作流程。
• 数据的准确性：检查所使用的方法和数据源，优先考虑具有提供准确和最新信息的良好记录的工具。
• 可用性：考虑团队的经验和 SEO 工具的易用性，寻找用户友好的界面、直观的导航和可用的支持，以最大限度地提高生产力并最大限度地减少团队的学习曲线。

简而言之，在采购过程中评估工具和机构时，考虑这些因素至关重要，以确保它们符合您的 SEO 目标和要求，并能有效支持您团队的需求。

根据您的预算进行定价谈判的艺术

协商企业 SaaS 工具的合同定价对于确保为您的组织提供正确的解决方案同时确保预算价值至关重要。

诀窍是在评估工具之前了解您的预算，并向供应商澄清它们必须符合该预算。 定价时需要考虑的一些事项：

• 考虑您的预算和 SaaS 工具的确切需求，进行彻底的研究并比较类似 SaaS 工具的定价模型和功能。
• 清楚地概述您的具体要求并确定关键功能的优先顺序，并在谈判讨论中强调它们的重要性。
• 强调长期合作伙伴关系的潜力，并表达对延长合同或基于数量的定价的兴趣，以确保更优惠的定价条款。
• 讨论定制选项，以确保 SaaS 工具满足您的需求，而无需产生不必要的成本。
• 探索替代定价结构、有竞争力的报价和捆绑服务，同时进行公开对话，找到符合您的预算和要求的互惠互利的定价安排。

一家公司告诉我，我有权支配 100 万美元的年度预算。 我在另一家公司被告知，我们只有一种工具的预算，而且我必须得到主管的批准。

每个公司和每个 SEO 的角色都完全不同。 例如，我们使用一年期合同价格为 250,000 美元到 300,000 美元的工具。

价格可以协商降低，但要做好失去功能的准备。 当我清楚地了解团队需要从该工具中获得什么时，我将与供应商一起列出，并在合理的预算范围内协商出具有我知道我们需要的功能的工具。

合同条款在谈判时也很有帮助。 如果有 3-4 年或更长时间的承诺，一些供应商会考虑降低价格。

我已经能够通过谈判将年度预算削减 600,000 美元，并且众所周知，我可以通过谈判将单个工具从 240,000 美元的一年期合同谈判到 80,000 美元的非常精简的三年期合同版本。

我的这项技能对雇主来说非常宝贵，所以我建议企业SEO人员学习谈判技巧。

获得 IT 部门的支持

大多数企业公司的 SEO 工具都是软件即服务 (SaaS)。 在实施用于 SEO 的企业 SaaS 工具时，IT 部门对于确保无缝集成和最佳性能至关重要。

IT团队可以有效地利用SaaS工具来增强SEO工作，同时通过考虑技术要求、安全性和数据隐私等关键因素来优先考虑数据安全和系统兼容性。

• 技术要求：确保 SaaS 工具与现有 IT 基础设施（例如操作系统、数据库和 Web 服务器）保持一致。 验证兼容性和集成能力以实现无缝实施。
• 安全和数据隐私：验证该工具是否具有强大的安全措施来保护敏感的 SEO 数据。 此外，请确认用于 SEO 的 SaaS 工具不会收集用户数据，而仅专注于分析面向公众的内容。
• 数据集成和迁移：评估 SaaS 工具如何与现有系统和流程集成。 确定数据迁移、潜在转换或所需映射的难易程度，并确保 SaaS 工具和其他 IT 系统之间的数据流顺畅。
• 性能和可靠性：评估 SaaS 提供商在正常运行时间、服务可用性和整体性能方面的跟踪记录。 考虑服务器冗余、负载均衡和灾难恢复机制，以确保可靠运行。
• IT 支持和培训：了解 SaaS 提供商提供的技术支持水平以及 IT 员工培训资源的可用性。 确保有渠道提供帮助、及时响应以及访问文档或用户论坛，以有效利用 SaaS 工具进行 SEO。

考虑到这些点，IT 部门可以成功集成并利用企业 SaaS 工具进行 SEO，同时优先考虑数据安全、系统兼容性和可靠性。

此外，他们可以确保该工具仅专注于面向公众的内容分析，而不涉及收集用户数据。

法律审查并签订合同

此时，您应该已存档 NDA、批准并最终确定 MSA、确定定价和合同条款（或 1-3 个可用选项）以及 IT 批准。

虽然合同本身与 MSA 类似，但两者之间的一个区别是 MSA 为业务关系建立了总体法律框架，特别是对于长期合作伙伴关系或持续的服务交付。

相比之下，SaaS 工具的合同专门规定了使用该软件的条款和条件。

MSA 涵盖保密、保证和责任限制等一般条款。 同时，SaaS合同侧重于与SaaS工具的使用相关的具体条款，例如定价、订阅期限、数据保护和支持条款。

在企业公司签订用于 SEO 的 SaaS 工具合同时，需要记住几个重要的注意事项。

首先，仔细审查合同条款和期限，确保它们符合您组织的长期目标，并在需要时允许灵活调整。

我发现有些公司只允许签订一年期合同，因此最好与供应商合作，准备好一些选择，以避免进一步的谈判。

SEO 应注意合同的 SLA，了解性能保证、正常运行时间承诺和支持响应时间。

考虑 SaaS 工具的可扩展性也是很好的选择，评估它是否可以满足不断增长的需求以及是否提供自定义选项，特别是如果您以较低的预算协商了简化版本。

您希望通过简单的修改来确保有附加组件的空间，而无需重新协商新合同。 评估供应商支持水平、可用培训资源以及终止合同和数据检索的流程。

与您的法律团队合作，确保遵守法律要求和行业标准，并在必要时帮助他们通过谈判解决特定条款。

我通常会在将合同发送给公司的法律团队之前对其进行审查。 法律团队很可能非常忙碌，没有时间签署合同。

完全了解这些关键点并向法律团队进行了总结，有助于加快流程。

合同签订后，采购并未结束

签订合同后，SEO 专业人员需要牢记几个重要的注意事项。

在合同正在审查和谈判即将结束的同时，我将开始与供应商就该工具的实施和使用进行对话。

制定清晰的计划将 SaaS 工具无缝集成到现有系统和工作流程中，可以帮助我的团队感到受到支持，而支持该决策的领导团队也会因为事情进展顺利而感到轻松。

现在是与相关利益相关者协调并制定时间表以确保平稳过渡的时候了。

接下来，投入时间培训并让您自己和您的团队熟悉该工具的特性和功能。

当我在使用该工具之前遇到有关团队效率的数据的情况时，我将跟踪相关指标，分析数据，并根据该工具提供的报告和仪表板或使用票务系统（例如 GitHub， Jira 或 AirTable）。

当我担任 Smartsheet 的营销总监时，我们最大的困难之一不是让新用户注册，而是让他们参与并使用该工具。

直到今天，我仍将这些知识运用到我为 SEO 团队使用的工具中。 我通过提供反馈、解决问题以及探索定制或增强的机会来与 SaaS 提供商保持开放的沟通。

大多数可用的 SEO 工具包括客户经理和支持服务，几乎取代了对任何顾问或机构的需求。

我鼓励我的团队利用这些服务，要求他们执行简单的任务或允许他们提供成长机会的建议。

供应商管理还需要定期审查合同条款和条件，确保合规性，并随时了解供应商传达的任何更新或更改。

最后，我定期通过评估 SaaS 工具对 SEO 性能和总体业务目标的影响来评估其投资回报 (ROI)。

我每 6-12 个月在日历上安排一次时间，以便在必要时进行调整或重新评估该工具的适用性，以推动持续成功。

通过考虑这些合同后的考虑因素，SEOsl 可以有效地管理 SaaS 工具的实施、利用和优化，以推动有影响力的 SEO 结果。

掌握企业SEO采购流程

虽然采购过程充满挑战且耗时，但它是获得支持 SEO 工作的正确服务和工具的关键一步。

无论我经历过多少次这个过程，我总是惊讶于每家公司的情况如此不同。

当我感觉自己像个采购奇才时，我对另一个需要应对的挑战感到惊讶。 尽管如此，掌握它是必要的，我很高兴我在我的技能中拥有这些经验。

通过有效管理采购的各个方面，SEO 可以增强其策略、维护机密性、简化合同协议、最大化投资回报率并实现有影响力的 SEO 结果。