10 个适用于 Excel 和 Word 的免费活动策划模板

已发表: 2023-03-08

计划活动的范围可以从工作会议到大会以及介于两者之间的一切。这是另一个项目，您必须管理时间、成本和范围（并且不要忘记质量）才能在截止日期前交付。使用计划模板可以帮助您保持井井有条并控制预算，并且它们可以让您安排和创建符合其目的的活动，无论是在贸易展览会上建立联系还是发起团队建设研讨会。

ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可以帮助您计划、管理和跟踪您的活动。我们还是与项目管理相关的所有内容的在线中心。您可以阅读每周博客、指南并下载适用于 Excel 和 Word 的免费活动规划模板。我们为项目的每个阶段提供免费模板。下面，我们收集了 10 个免费的活动策划模板，您可以使用它们来提议、策划和管理您的下一个活动。

1. 活动提案模板

每个事件都始于一个想法。某人或某个组织想要举办活动并提出提案请求 (RFP)。就像您投标任何项目一样，您必须提出为什么您是完成这项工作的最佳承包商。说服潜在客户是我们免费的 Word 活动提案模板的用武之地。它为您提供了向利益相关者证明您可以做他们需要做的事情来成功举办活动的空间。

ProjectManager 的 Word 免费活动提案模板这个免费的活动模板分为可定制的部分。您可以添加或删除与您的提案不相关的部分，但我们将活动提案归结为要点。您会找到一个字段来填写活动的目的，类似于使命宣言。还有一个地方可以定义活动的目的和目标，以表明您了解客户希望通过活动实现的目标。进一步巩固您的专业知识是您将吸引到活动、营销和促销、价值主张和成本的目标受众领域。这个免费的活动提案模板应该能帮您达成交易。

2.活动计划模板

获得这份工作后，您将需要一个活动计划模板来展示活动从头到尾的运行情况。我们的 Excel 版免费活动计划模板有助于确保您在截止日期前完成，并在客户批准的预算范围内完成。与任何其他类型的项目计划没有什么不同，免费的活动计划模板识别资源并包括阶段以使其更易于管理。

最重要的是，您可以选择跳过 Excel 电子表格并免费试用 ProjectManager，这是一款屡获殊荣的项目管理软件，它的功能远远超过静态模板。在甘特图中打开软件以组织您的事件任务并添加资源和相关成本。您甚至可以进行分配、附加文件并添加说明、标签、优先级等。您添加到电子表格的所有内容都会填充在可视时间线上，因此您可以在一个地方查看事件，添加里程碑并链接相关任务以避免延迟。然后设置一个基线来实时跟踪您计划的工作量与您的实际工作量，这是电子表格无法做到的。立即免费开始使用 ProjectManager。

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3.活动预算模板

您得到了这份工作并且正在制定计划，但您需要有活动预算才能知道向您的客户收取什么费用。如果您的财务预测不准确，那么您可能会损失一大笔钱。这可能足以使整个事件对您造成损失。为避免这场灾难，您需要使用我们的免费 Excel 活动预算模板。这使您可以在承诺之前更准确地估算事件的成本，这样您就可以获利而不是赔钱。

很难知道一场活动要花多少钱。有很多变数，您必须考虑风险，这可能会影响活动的成本。我们的免费预算模板可让您收集成本，例如与人工相关的成本、您可能拥有的任何顾问费、原材料等。当然，没有两个事件是完全相同的。这就是为什么我们的免费模板是可定制的。您可以添加营销和促销等内容或模板中可能缺少的任何其他内容，以确保得出准确的数字。甚至还有一些列可以根据您的计划预算来跟踪您的实际预算，以保持跟踪。

4. 活动营销日历模板

说到营销，没有吸引活动目标受众的营销活动，任何活动都不会成功。说起来容易做起来难。就像活动计划一样，涉及截止日期、资源和成本。无论您是在进行电子邮件闪电战、直邮还是广告牌，都没有关系；有很多事情需要协调。我们的 Excel 免费活动营销日历模板可帮助您将所有这些鸭子排成一行。这个多功能工具按月、季或年日历向您展示营销活动。您可以看到谁负责什么以及该工作何时到期。

看似简单的设计对于营销管理来说非常强大。它是一个网格，与您在任何日历中看到的一样，但它允许您查看大图并查看按月、季度或年度安排的营销活动。该模板分为多个选项卡，每个选项卡的左侧都有日期和活动名称。接下来是与该活动相关的任务，包括描述、截止日期以及谁负责完成该工作。然后您可以添加该任务的成本，这是总预算的一个项目。甚至还有空间可以添加活动目标和整个营销活动的持续时间。

5.事件任务跟踪器模板

我们讨论了找到工作、计划活动、估算预算，甚至是营销和促销活动，以确保它得到很好的参与。我们尚未讨论的是如何确保您保持在正轨上。为此，您需要将计划的工作量与实际工作量进行比较。这样您就可以查看自己是否遵守了活动时间表或落后了。您不想在采取行动为时已晚时发现自己落后于计划。如果您使用我们的免费 Excel 事件任务跟踪器模板，您就不必担心。

您会找到跟踪任务所需的一切。有一个地方可以列出您的任务名称并添加工作描述。如果存在依赖关系，您还可以列出它以避免代价高昂的延误。然后添加您的团队中分配给该任务的人员。有一个地方可以添加任务的优先级，以了解哪些需要先完成以及截止日期，包括开始、计划结束和实际结束日期。然后添加任务状态以了解它是延迟、暂停打开还是已完成。

6.事件时间线模板

当然，这一切都必须在一定的时间范围内完成。事件发生在特定的时间、一天或几天。没有回旋余地。营销材料已随活动时间一起发送出去，这一点不会改变。按时制作该事件意味着您必须明智地安排。使用我们的免费 Excel 事件时间表模板可以帮助您确保一切都在需要完成的时候完成。

根据我们的活动时间表，您有两个部分。左边是一个电子表格，同样是完全可定制的，其中有四列。您可以在那里列出任务、开始日期、结束日期和持续时间。右侧是一个可视时间线，如甘特图，它会自动填充您的事件的时间线。当您在一个地方获得活动计划的概览时，您可以为阶段设置不同的颜色，以便于辨别它们。

7.成本效益分析模板

在您提议举办活动之前，您需要知道该项目将为您的投资带来回报。否则，你就是一家慈善机构，而不是一家企业（尽管即使是慈善机构也需要保持偿付能力才能继续他们的良好工作）。要确定该活动是否值得竞标，请使用我们的免费 Excel 成本效益分析模板，看看您必须支付的费用是否会得到补偿。

我们的免费活动策划模板通过捕获定量成本（例如间接成本、无形成本和机会成本）来实现这一点，并将这些成本推到活动计划的长度范围内。然后你列出量化的好处，比如直接的、间接的、无形的和竞争性的，再次预测整个事件的生命周期。模板据此计算总成本并将其与总收益进行比较，以帮助您做出正确的决定。

8. RACI 矩阵模板

如果您已经竞标并赢得了活动，那么您就已经完成了成本效益分析、计划和日程安排。现在您必须让您的团队开始工作并让您的客户保持最新状态。毕竟，他们确实对您的成功有着既得利益。这需要确定利益相关者并定义他们的角色和职责，包括您的团队，以及他们与项目及其任务的关系。这是通过我们免费的 Excel RACI 矩阵模板完成的。

RACI 是 responsible、accountable、consulted 和 informed 的首字母缩写词。我们的免费活动策划模板是一个电子表格，您可以在其中将项目任务列为行，并在顶部列出您团队的所有成员，每个成员都列为单独的一列。然后在他们的名字符合任务的方框旁边，您可以注明他们是 R、A、C 还是 I。这极大地改善了您对项目、团队和客户的管理。

9.利益相关者地图模板

在您的活动项目中识别利益相关者的另一个工具是我们免费的 Excel 利益相关者地图模板。请记住，利益相关者可以是您团队中的任何人和活动的目标受众，当然还有客户。使用此可视化工具，您可以轻松查看每个利益相关者的影响以及他们如何影响您的工作。

免费的活动策划模板易于使用。它被分成四个正方形的网格。首先，列出您的利益相关者并用颜色标记他们，绿色表示他们是拥护者，黄色表示他们是中立的，红色表示他们很关键并且可能会阻碍工作。然后将每个人添加到控制中，按如何管理它们、保持满意、密切管理以及它们的影响力级别（从低到高）来分解。这有助于您制定利益相关者管理和沟通计划。

10.时间表模板

最后，您需要在团队工作时跟踪他们。时间表不仅是工资单的宝贵工具，而且可以跟踪团队的每小时成本、假期和加班费。使用我们的免费 Excel 时间表模板可以帮助您管理团队的时间，同时跟踪他们的工作时间。

时间表模板可帮助您跟踪员工。从捕获个人数据开始，例如姓名、部门、小时费率等。然后为时间表定义时间范围并收集他们的时间。加上总工作时间，您就可以跟踪他们在完成任务方面的进展情况，并确保他们得到及时准确的报酬。

使用 ProjectManager 交付成功的事件

免费的活动策划模板很棒，但仅在一定程度上。例如，我们的时间表模板必须手动输入并且没有安全性。 ProjectManager 是屡获殊荣的项目管理软件，具有时间表功能，可自动填充并让管理人员实时了解他们完成任务的进度。但这只是帮助您为客户管理和举办高质量活动的众多功能之一。

在甘特图上计划您的活动

我们的甘特图不是使用活动计划模板、时间线模板、活动预算、跟踪器等，而是组织您的任务、资源和成本，并实时跟踪您的进度。您可以链接所有四个任务相关性并设置进度基准，这使我们的软件能够向您显示有关您的进度和绩效的实时数据。这就是您保持正轨并且不超出预算的方式。

在实时仪表板上跟踪您的进度

编辑甘特图很容易；随着事情的变化，只需拖放即可。您的活动计划的所有细节都会相应调整。然后，您可以切换到我们的实时仪表板，从您的时间、成本到工作量以及项目的整体健康状况，全面了解所有内容。您不必像使用轻量级工具那样浪费时间配置它。当你准备好的时候，它就准备好了。

我们的软件不仅有甘特图，更适合管理者。有看板可以可视化营销和促销活动的工作流程、任务列表和日历。多个项目视图全部协同工作，因此无论您使用哪种工具，它都有最新的数据。每个人总是在同一页面上。