了解项目管理中的异常报告

说项目很少按计划交付是陈词滥调，但这只是陈词滥调，因为这是真的。 随着项目问题的出现，采取行动很重要。 但是你怎么知道要采取什么行动呢？ 这就是异常报告的用武之地，它是一种帮助您弄清楚如何回到正轨的工具。

什么是项目管理中的异常报告，您如何使用它？ 让我们定义这个术语并解释它在管理偏离轨道的项目中的用途。 我们将向您展示一些异常报告示例，以及项目管理软件如何让您按时并在预算范围内。

什么是异常报告？

异常报告用于收集有关项目中出现问题的数据。 也就是说，项目是否有任何例外导致其脱轨？ 与所有报告一样，异常报告是收集项目数据的重要工具。 特别重要的是，通过收集有关项目中不正确之处的信息，您可以制定计划以使项目重回正轨。

项目中出现的问题可能是很多事情。 也许你的工作偏离了你的期望，你没有达到你项目计划中设定的里程碑，或者有一个问题让你偏离计划并迫使你花费超过你在预算中分配的钱。

异常报告不一定要捕获会使您的项目脱轨的问题——这些问题可大可小，对项目或业务产生重大或轻微影响。 无论规模大小，风险都有可能影响项目、业务甚至监管问题。 事实上，有时异常报告只是揭示了绩效问题、会计和财务方面的违规行为或库存控制问题。

如果没有正确的项目管理工具，您将面临极大的风险。 ProjectManager 是带有实时仪表板的工作和项目管理软件，用于对您的项目进行高级视图。 无需设置，我们的工具可捕获实时数据、计算数据并将其显示在彩色图表上。 您将看到有关六个项目指标的数据，以帮助您在异常威胁您的项目成功之前发现它们。 立即免费开始。

为什么要使用异常报告？

当然，文档在每个项目中都是必不可少的。 文书工作和项目报告详细说明了谁以何种方式完成了哪些任务。 通过记录成本，您可以让您的团队负责并坚持您的日程安排和预算，同时让利益相关者参与进来。

通过异常报告记录项目中的错误，您正在做出宝贵的贡献。 异常报告详细记录了哪里出了问题，让您可以从错误中吸取教训，而不会在项目后期或未来的项目中重蹈覆辙。

异常报告的使用是项目和企业能够在其流程中的问题变得太大而造成损害之前快速识别和解决问题的方式。 这是通过监视项目或业务中的流程并对任何表明事情朝着错误方向发展的异常保持警惕来完成的。

异常报告也有助于提高数据质量。 拥有良好的数据对于响应异常报告发现的任何内容至关重要。 数据、重复数据或从旧报告中提取的数据中不能有任何空白。 异常报告可帮助管理层了解项目或业务存在问题，必须准确及时地交付以快速解决问题。

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异常报告中应该包含什么？

所有异常报告都应该清晰易懂。 数据应详细说明发生了什么以及异常发生的位置，例如过程的哪个阶段。 它还应注意异常将如何影响项目或业务。

异常报告应侧重于未实现其目标或期望的过程或目标。 这有助于确保它不会再次发生，方法是首先尝试查明导致错误的原因。

异常报告的频率因业务和项目而异。 它们可以每天、每周或每月完成。 事实上，如果情况很危急，那么您可能希望实时运行异常报告。

异常报告大多是在项目的控制阶段生成的。 它源自项目的当前计划和当前数据，以记录问题、风险和质量。 异常报告通常以 Word 文档或 PDF 格式提供，但也可以面对面或通过电子邮件发送。 如果您使用的是项目管理软件，也可以通过该工具交付。

使用异常报告的行业示例以及在什么情况下

我们一直在谈论项目管理，但这只是一个使用异常报告的行业。 所有企业都可以从异常报告中受益，因为来自它们的数据会提醒公司哪些地方进展不顺利。

异常报告是会计和财务的重要组成部分，它可以帮助公司提高效率和有效性。 对信用和收款使用异常报告会暴露未结发票 任何拥有应付账款部门的企业都可以使用异常报告来识别即将到期的付款折扣。 这些发票可以首先接近付款，利用折扣和省钱。

这也适用于采购，异常报告可用于识别没有采购订单的发票。 这可能意味着账户有未经批准的支出，这将影响您预测现金流的能力并暴露您的内部控制问题。

事实上，异常报告可以帮助任何公司的工作流程。 它可用于查找可能会减慢生产速度的未批准采购订单。 供应商交货延迟只会滚雪球，并对您的客户产生负面影响。

异常报告示例

我们已经谈论了很多关于异常报告的内容，但没有看任何报告。 网上有很多异常报告模板可以帮助您生成一个。 让我们看一下来自 ProjectManagement.com 的一个。

如您所见，有一个地方可以捕获项目信息，例如名称、项目经理是谁、公司和正在审查的时期。 下面是一个电子表格，对每个部分进行编号以区分它。

捕获的数据包括报告日期、问题名称和描述。 有一个空间可以列出团队中负责解决问题的人员，还有一个空间可以说明问题是否已解决以及如何解决。

它对项目、利益相关者和成本的影响也有一定的空间。 最后一列为您添加了一个添加最佳实践的位置，因此将来不会出现此问题。

免费异常报告模板

您可能已经注意到异常报告看起来很像问题报告。 这是因为，至少在项目管理方面，它们有很多共同点。 事实上，ProjectManager 为您的项目的所有阶段提供了大量免费模板，包括一个免费的问题跟踪模板，可以像异常报告一样使用。

问题跟踪器具有与上述异常模板类似的格式。 下载它，您可以使用它来捕获项目中的异常，并努力在未来消除这些问题。 您会看到可以下载 Excel 的免费问题跟踪模板，但还有另一种选择。

您也可以在我们的软件中打开问题跟踪器。 这允许您在没有静态 Excel 电子表格的情况下管理项目问题。 相反，您可以从五个项目视图中进行选择，所有这些视图都会同时更新。 如果您使用甘特图而您的团队使用看板，那么您始终在处理最新数据。

谁为项目准备异常报告？

如上所述，异常报告通常是项目管理控制阶段的一部分。 这是项目经理审查与项目相关的问题时的项目点。

如果这些问题之一威胁到项目，则项目经理需要创建异常报告。 这使项目经理能够获得有关问题的更多背景信息并管理其解决方案。 它还有助于防止此类问题在未来威胁到项目。

虽然项目团队将参与响应异常报告的结果，但项目经理负责它，因为他们是向项目委员会提出问题的人。 他们还将带头响应它，提供选择和建议。

ProjectManager 如何帮助异常报告

我们已经提到 ProjectManager 如何通过实时仪表板帮助异常报告，这些仪表板捕获实时项目数据并为用户提供多个项目视图，以使用他们熟悉的工具解决问题。 但这仅仅是开始。

在看板上创建和跟踪异常

我们的多个项目视图之一是看板，这是一种可视化项目工作流程的敏捷工具。 团队可以在我们的协作平台上管理他们的积压工作并一起计划冲刺，允许他们评论和共享文件。 管理人员可以了解流程的透明度，并可以重新分配资源以避免瓶颈并保持团队满负荷工作。

通过一键式报告深入了解数据

实时仪表板为您提供了一个很好的概览，但当您想要关注更多细节时，请使用我们可以通过按键生成的报告。 您可以获得状态报告、任务报告、成本等等。 所有报告都可以根据您的需要过滤为零，并且可以轻松地以 PDF 或打印输出的形式共享，以通知您的项目板。

ProjectManager 有一个事实来源，可让每个人始终保持一致。 作为一种在线工具，它可以实时连接团队，无论是在同一个办公室工作、远程工作，甚至是在不同部门工作的不同方法——所有这些都是实时的。 这意味着更准确的异常报告和更成功的项目。

ProjectManager 是一款屡获殊荣的软件，可连接混合团队并提高生产力。 使用一个工具来组织任务、监控性能和报告进度。 加入 NASA、西门子和雀巢等各种组织的团队，他们正在使用我们的软件取得成功。 立即免费开始使用 ProjectManager。