如何编写获得结果的正式电子邮件（带模板）

您是否曾经在写电子邮件的过程中停下来想知道您是否过于随意？ 无论您是撰写正式电子邮件、发送专业查询还是与新客户合作的销售人员，如果您想获得结果，都可以遵循一些最佳实践。

如何用 9 个步骤写一封正式的电子邮件

按照这九个步骤为您的下一封正式电子邮件传达正确的语气，无论是您的第一次外展还是后续邮件。

1.考虑您的电子邮件地址

当您从您的个人电子邮件地址发送正式电子邮件时，重要的是要确保它看起来很专业并且准确地反映了您想要达到的语气。

如果您仍在使用多年前的无意义字母、随机数字字符串、您最喜欢的运动队或任何其他可能被同事或客户认为不专业的东西，那么是时候进行更新了。 发送正式电子邮件的最佳电子邮件地址往往是您的名字和姓氏的组合。

2.使用正确的字体

蓝色可能是您最喜欢的颜色，但这并不意味着它适合作为正式电子邮件的文本颜色。 同样，虽然您在向朋友和家人发送消息时可能有首选字体，但在正式电子邮件中坚持无干扰的风格——Arial、Calibri 或 Times New Roman。

您希望您的信息能引起人们的注意，而不是您选择的字体。

3.仔细选择你的主题行

越短越好——在一定程度上。 根据 Kinsta 的说法，大多数电子邮件主题行不超过 100 个字符，但更高的打开率和点击率的最佳点是 110 到 140 个字符。

编写主题行时需要考虑几件事：

• 你的听众是谁？ 向营销经理和专业同事发送正式电子邮件时，您的主题行看起来会有所不同。
• 你的读者关心什么？ 除了您的电子邮件地址，您的正式电子邮件的主题行是您的读者对您的第一印象。 通过关注他们关心的内容来吸引他们打开它，无论是关于客户痛点还是相互联系。

主题行最重要的方面之一是它必须准确反映正式电子邮件的信息。 垃圾邮件主题行是失去信任和可信度的好方法。

需要一些主题行的想法？ 查看这些最佳实践和示例。

4. 使用正确的问候语

完成这三个步骤后，就该选择合适的正式电子邮件问候语了。 为您的朋友和家人保存诸如“嘿”和“嗨”之类的随意问候。

一些带有正确语气的正式电子邮件问候包括：

• 你好
• 问候
• 亲

如果您要向潜在客户或业务伙伴发送电子邮件，则需要更正式的语气。 您还总是希望包含收件人的姓名。 如果你不知道，就去找它。 如果这不合理，您可以将正式电子邮件发送给“可能关注的人”或“销售团队”、“营销团队”等，但这些问候绝不应该是您的首选。

5. 适当地介绍自己

您的正式电子邮件的第一句话应该简要介绍您自己和您的公司。 收件人不需要你的生活故事。

以下是有关如何通过电子邮件正式介绍自己的一些提示：

• 保持简短。 如果你用一个以上的句子来介绍自己，读者可能会跳过整个段落。
• 以一个问题引导。 “你能使用更多的网络流量吗？ 我是 GenericSEOCompany 的 John Smith，我愿意提供帮助。”

请记住，读者想知道您可以为他们做些什么； 他们对你是谁或你为什么做你所做的事情不感兴趣（还）。

6.剪掉绒毛

正式的电子邮件应该总是简短而中肯。 最好发送两句或三句的电子邮件，而不是包含不相关的信息。 同样，不要将您的电子邮件作为一个大文本块发送 - 使用短段落和项目符号将其分解。

大块的文本使收件人很难找到您正式电子邮件的要点。 格式化您的电子邮件以包含大量空白，这样更容易阅读和查找重要信息； 它还增加了获得响应的可能性。

7. 适当结束

准备好收拾了吗？ 确保适当地结束您的正式电子邮件。

像您的问候一样，留下与家人和朋友相对应的休闲短语。 例如，不要以“谢谢”结尾，而是以更正式的“谢谢”结尾。

一些带有正确语气的正式电子邮件关闭是：

• 真挚地
• 尊敬
• 最好的祝福
• 期待您的回音

一旦您与您的通讯员建立了融洽的关系，您就可以选择一些更随意和有趣的正式电子邮件结尾。 在此之前，请坚持使用上面列出的正式结束语。

8.不要忘记专业签名

电子邮件地址和主题行是收件人对您的第一印象，而您的电子邮件签名则让他们留下最后一个印象。

正式的电子邮件签名应包括您的：

• 全名
• 职称
• 联系信息
• 链接到您的相关社交媒体资料

不要满足于无聊的通用签名-查看用于商业和正式电子邮件的最佳电子邮件签名生成器。

9.校对（并再次校对）

一旦您发送正式电子邮件，就没有回头路了。 即使您在点击发送之前多次阅读它，也很容易忽略简单的错误。

Grammarly 和 Hemingway 都是免费工具，您可以使用它们来捕捉您可能遗漏的拼写错误和语法错误。

双重、三重和四重检查最重要的事情是你的收件人的姓名和他们的公司名称——如果你打开一封电子邮件并且你的名字拼写错误，你会费心去阅读它吗？ 可能不是。 公司名称也是如此：Milkshake 和 Mailshake 是两种截然不同的东西。

正式的电子邮件示例和模板

既然我们已经介绍了撰写正式电子邮件时要遵循的九个步骤，那么让我们看看一个可以用来开始的很棒的模板。

[主题行]

你好[姓名] ，

我的名字是[全名] 。 我正在与您联系 [您的产品/服务可以为他们带来的好处或要求] 。

[2-3 句话支持你在引言中的观点。 如果适用，您可以包括福利的项目符号列表]。

[具体的号召性用语：预约电话/演示/会议/等]

期待很快可以收到你的来信，

[您的电子邮件签名]

接下来，让我们使用这个模板并应用上面列出的九个步骤来实现它。

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