10 个适用于 Excel 和 Word 的免费利益相关者管理模板

已发表: 2023-01-06

利益相关者是对项目有既得利益的任何人。他们可以是内部的，例如项目经理、团队、所有者或投资者，也可以是外部的，例如客户、客户或供应商。任何项目中都可能有很多利益相关者，管理他们需要利益相关者管理模板。

ProjectManager 是一款项目管理软件，可帮助您管理项目和利益相关者。如果您还没有准备好免费试用该软件，我们还提供了数十个适用于 Excel 和 Word 的免费项目管理模板，它们可以帮助您完成项目的每个阶段。这里有一些免费的利益相关者管理模板。

1.利益相关者分析模板

任何项目中都可能有很多利益相关者，但您作为项目经理的工作是识别他们。每个利益相关者都可以有不同的利益，或者这些利益可以在项目过程中发生变化。使用我们免费的 Excel 利益相关者分析模板可帮助您制定有效的利益相关者沟通计划，让他们及时了解情况。

有一些字段可以捕获基本的利益相关者信息，包括他们的头衔、联系信息以及对项目的影响或权力。然后，您可以将每个利益相关者置于与项目相关的位置，注明他们的优先级、他们是否具有主题专业知识以及他们是否是决策者。然后您可以评估每个涉众对项目的承诺并更好地管理他们。

2.项目状态报告模板

利益相关者需要在整个项目中随时了解情况。然而，根据利益相关者的不同，信息级别和更新频率可能会发生变化。无论他们需要细节还是只需要概述，项目经理仍然必须定期报告。使用我们的免费 Excel 项目状态报告模板是捕捉项目时间段的绝佳工具。

静态模板的问题在于它必须手动更新，并且无法自定义信息以反映每个利益相关者的关注点。与静态工具不同，ProjectManager 是一种在线工具，可提供可过滤的实时数据以仅显示与每个利益相关者相关的信息。您不仅可以通过简单的击键生成状态报告，还可以生成有关差异、投资组合等的报告。所有报告都捕获实时数据，因此它们是准确的，并且可以以各种格式轻松共享。立即免费开始使用 ProjectManager。

ProjectManager 的状态报告过滤器 — ProjectManager 具有可以自定义和轻松共享的报告工具。学到更多

3.利益相关者地图模板

如果您正在寻找可以帮助您识别和绘制利益相关者图表的可视化工具，那么您需要下载我们免费的 Excel 利益相关者地图模板。在与利益相关者打交道时，您可以使用利益相关者地图来为您的决策提供信息。建立可行的利益相关者沟通计划至关重要。

利益相关者地图模板可帮助您确定谁想知道什么、他们何时需要知道以及他们更喜欢如何获取更新。此利益相关者地图有四个类别用于管理您的利益相关者：密切管理、保持满意、保持知情和监控。将您确定的每个利益相关者放在正确的框中，并使用颜色编码来显示他们对项目是支持的、中立的还是关键的。

4.商业案例模板

由于利益相关者在项目中拥有既得利益，他们最关心的事情之一就是与执行项目相关的成本。他们想知道投资成本是否值得。您可以使用我们的免费 Word 商业案例模板向他们展示这一点，该模板总结了项目目标、成本和收益。

商业案例通过证明他们对项目的投资是有益的，对利益相关者来说是重要的尽职调查。他们可以阅读执行摘要、项目任务说明和将要生成的最终可交付成果。有一个地方可以展示项目目标及其实现方式、财务评估和市场评估等等。这将有助于获得利益相关者的支持。

5.成本效益分析模板

另一个可以帮助向利益相关者证明该项目值得他们投资的免费模板是我们的免费 Excel 成本效益分析模板。它可以帮助您查看数字并确定投入项目的资金是否物有所值。

成本效益分析模板通过在项目的成本和收益中增加一美元来实现这一点。通过从成本中减去收益，您可以看到项目的利润（如果有）是多少。这可能是财务收益，但也可以确定业务目的和目标是否值得付出成本。此信息可以帮助利益相关者参与项目。

6. RACI 矩阵

确定和定义项目团队的角色和职责显然很重要，但项目经理在与项目利益相关者打交道时通常会忽略同样的练习。之后，您的项目团队只是项目中可能的众多利益相关者之一。使用我们免费的 Excel RACI 矩阵模板，您可以对参与项目的每个人进行分类，包括利益相关者。

RACI 代表负责、负责、咨询和知情。在我们的免费模板上，您在左侧列出了所有利益相关者（或整个项目团队），而图表顶部是他们的头衔。在相应的框中，您会注明他们是否负责、负责、咨询或告知。现在您有一份文件来指导团队中的每个人，包括利益相关者，他们对项目有不同程度的参与和影响。

7.需求收集模板

利益相关者想知道项目正在解决的问题、它计划如何实现其目标、必须满足什么条件或能力等等。我们的免费 Word 需求收集模板都解决了这些问题。对于利益相关者来说，这是一份重要文件，可以在一个地方捕获有关项目的重要信息。

ProjectManager 的免费需求收集模板免费模板涵盖了很多内容。它列出了项目需求，从用户、功能和系统到软件、界面、工作流、变更和风险。这更像是一个高层次的观点，适用于大多数利益相关者，避免陷入困境。甚至还有一个部分供每个人在文档上签字，以确保他们了解情况并达成一致。

8. 团队章程模板

团队成员是利益相关者，尽管不是项目中的唯一利益相关者。 Word 的免费团队章程模板主要关注他们，但它是另一个重要的利益相关者管理模板。它解释了团队如何适应项目的更大环境，例如项目利益相关者。

项目经理的免费团队章程模板除此之外，免费章程列出了参与该项目的每个人并提供了联系信息。有一个部分概述了项目的背景、任务和目标、预算和资源以及团队使用的决策过程。有关于范围、绩效评估、活动和里程碑等的信息。这是一个很好的沟通工具，可以让每个人都参与到项目中。

9. 沟通计划模板

说到沟通，您需要一个沟通计划来为您的项目团队获取信息。使用我们的免费 Word 沟通计划模板将帮助您定义目标并安排与利益相关者的沟通更新。它是更重要的利益相关者管理模板之一，因为消息灵通的利益相关者更容易管理并且不太可能干预项目。

除了目标之外，沟通计划模板还可以帮助您定义如何实现这些目标、在什么时间范围内以及使用什么指标来衡量您的成功。您将确定与传播信息相关的人员配备和工具，以及审查其有效性。一旦您制定了计划，就很容易对其进行更改以保持相关性和有效性。

10.组织结构图模板

虽然它可能看起来不像是关键的利益相关者管理模板，但了解公司或项目的组织构成是组织或项目团队中的每个人都知道他们向谁报告的方式。使用我们的免费 Excel 组织结构图模板。它是一个流程图，显示了组织或项目的内部层次结构。

本文档是一个易于理解的命令链可视化视图。虽然初创公司或项目等较小的组织可能不需要该工具，但组织或项目越大越复杂，此利益相关者管理模板就变得越重要。每个人都必须知道他们向谁报告以及谁拥有权力，这正是该模板所说明的。

项目经理帮助利益相关者管理

一旦您下载并使用了我们的免费利益相关者管理模板，您很快就会发现它们只能帮您做这么多。毕竟，模板很多都是手动输入和更新的，它们不具有协作性，并且与您的其他项目管理工具隔离开来。 ProjectManager 是一款项目管理软件，可帮助您实时规划、管理和跟踪利益相关者管理。

与利益相关者共享项目计划

项目需要计划，但如果没有利益相关者，计划就无法运作。在我们强大的甘特图上创建时间表允许您管理项目团队中的利益相关者，组织他们的任务，链接依赖关系以避免代价高昂的延迟并将他们分配给您可以实时跟踪的工作。项目计划可以轻松地与项目团队和利益相关者共享，让每个人都保持一致。

实时监控进度和性能

在甘特图上设置基线后，您可以根据实际工作量跟踪计划工作量。这不仅可以帮助您遵守计划和预算，而且利益相关者也希望了解这些有价值的数据。与轻量级工具一样，实时仪表板无需设置，并以易于阅读的图形和图表跟踪从工作量到成本和时间的所有内容。这是随时获取项目高级视图的好方法。

项目经理可以使用资源管理功能来保持团队的工作效率。可以提前设置可用性以简化日程安排，我们的颜色编码工作量图表可帮助您查看团队的分配情况。然后，您可以从图表中平衡他们的工作量，让他们保持满负荷工作。他们没有过度分配，利益相关者很高兴看到生产力。