Google Workspace（原 G Suite）评论：它能满足我的需求吗？

已发表: 2019-04-24

谷歌工作场所评论

这是一个有趣的事实：当 Google 于 2004 年首次发布 Gmail 时，许多人认为它是愚人节的玩笑。

提供的 1 GB 存储空间似乎好得令人难以置信（当时，Hotmail 和 Yahoo 等竞争对手只提供 2 MB）。 4 月 1 日的发布日期显然也没有帮助。

17 年后，大约四分之一的用户现在使用 Gmail发送电子邮件。

更重要的是，Gmail 现在也成为 Google Workspace（前身为 G Suite）的一个组成部分，它是世界上使用最广泛的在线生产力套件之一。

Google Workspace 的应用程序不仅限于电子邮件，还包括文档、文件存储、日历、聊天和消息传递工具等等，无论您是企业、个体企业家、学校还是非营利组织， Google Workspace 无疑是协作和沟通的全面解决方案.

但是，尽管 Google Workspace 的功能令人印象深刻，但它也有其局限性——在做出决定之前值得权衡一下。

在这篇 Google Workspace 评测中，我们将带您了解需要注意的最重要的事项，以帮助您确定 Google Workspace 是否适合您。

让我们先快速了解一下您为什么要使用 Google Workspace，以及它的优缺点。

目录

我为什么要使用 Google Workspace？

Google Workspace 非常适合：

  • 希望使用应用程序工具集的中小型企业可以让他们的团队轻松协作和共享文件，并且管理员可以控制访问和安全设置
  • 希望为电子邮件和生产力工具提供经济实惠的解决方案并希望能够轻松与客户和合作伙伴共享工作的独立企业家或自由职业者
  • 希望实现教师和学生之间协作的学校和教育机构（注意 - 有一个免费的 Google Workspace for Education 版本）
  • 想要利用 Google Workspace 为公益组织提供的免费版本的公益组织
  • 任何喜欢在云端工作而不是使用桌面解决方案和本地存储的人

Google Workspace 评论：优点和缺点

优点缺点

  • 便利性：将所有办公生产力工具集中在一个地方具有巨大的价值。 借助 Google Workspace，在电子邮件、文档、日历和聊天之间切换是一种无缝的体验，可以节省大量的时间和精力。
  • 易用性： Google Workspace 的产品简单易用。 例如，Docs 和 Sheets 提供了熟悉的工具（如 Microsoft Word 和 Excel）的精简而实用的体验。 包括管理控制台在内的其他工具也易于导航且使用直观。
  • 协作和共享： Google Workspace 的强项之一是它可以轻松地促进团队成员之间的协作。 多个团队成员可以同时处理同一个文档，并且可以在不同用户之间快速共享文件。
  • 一切都在云端运行：谷歌真正开创了云端工作的概念（并最终迫使微软等竞争对手也这样做）。 所有 Google Workspace 应用程序都无法使用网络浏览器，这意味着无需下载任何软件，并且对文档的更改会自动保存并实时进行。
  • 应用范围：正如我们稍后将看到的，Google Workspace 的生产力和协作工具范围令人印象深刻，涵盖了绝大多数需求。
  • 大量云存储：在商业和企业计划中，用户可以获得 30 GB 和无限的存储空间。 此外，在 Google 文档、表格、幻灯片等中创建的文件不会达到您的存储限制。
  • 提供免费版本：许多工具（Gmail、Docs、Drive 等）都可以免费使用（用于个人帐户），但有一些存储限制和@gmail.com 电子邮件地址。 但是，当您注册 Google Workspace 时，您将获得 14 天的免费试用期，以设置专业的电子邮件地址并试用管理控制台等额外功能。
  • 集成： Google Workspace 与您可以想象的各种工具（客户关系管理、网络开发、创意、会计和金融、学术等）进行了大量且不断增长的集成。 这使得 Google Workspace 可以轻松地插入任何现有流程。

  • 不如 Microsoft Office 先进：当您将文档、表格和幻灯片与桌面版本的 Word、Excel 和 PowerPoint 进行比较时，您会发现它们并没有那么先进。 它们缺乏您在 Microsoft 工具中可以找到的许多格式灵活性和功能，这可能会限制某些人。
  • 需要互联网访问： Google Workspace 都是基于云的，这意味着您需要互联网连接才能大量使用它。 话虽如此，一些离线功能是可用的（例如，能够离线编辑文档并在您重新在线后同步更改）。
  • 与 Microsoft 的兼容性：虽然 Docs、Sheets 和 Slides 在大多数情况下确实支持 Microsoft 格式，但有时在显示/转换某些元素时可能会出现一些问题——如果您将继续大量使用 Microsoft Office 工具，这并不理想。
  • 安全性：与在本地托管数据相比，将数据托管在云端总是会带来更高的安全风险，尽管 Google Workspace 确实允许您实施两步验证等措施以将风险降至最低。
  • 拥有多个帐户的问题：如果您有多个 Google 帐户（例如专业帐户和个人帐户），几乎每次都必须在帐户之间切换和登录会有点麻烦。 如果 Google Workspace 始终能够识别您在应用程序之间移动时使用的最后一次登录，那就太好了。
  • 更高计划的价格：虽然 Business Starter 计划的价格相对实惠，为 6 美元/用户/月，但选择中级 Business Standard 计划的组织会发现自己支付的费用超过 12 美元/用户/月——如果你有很多的话，这并不是超级便宜雇员。

现在，让我们看一下设置 Google Workspace 帐户所涉及的步骤。

开始使用 Google Workspace

创建帐户

使用 Google Workspace 创建帐户是一个非常简单的过程，只需几个快速步骤。 您首先需要输入一些关于您的业务的详细信息——姓名、员工人数、国家/地区——以及一些联系方式。

然后系统会提示您将您的帐户连接到域 - 您可以使用您已经拥有的域，也可以通过 Google Workspace 购买一个新域。

g 套件域

提示 –如果您需要购买域名，我们实际上建议您通过 Namecheap 等域名提供商而不是通过 Google Workspace 购买 – 您会找到更好的支持，而且很可能还会为自己节省一点钱。

接下来，系统会要求您输入要使用的电子邮件地址（使用您在上一步中指定的域）——例如，[email protected]——并输入密码。

最后，您只需要选择要购买的计划 - 具有按月合同的弹性计划，或将使您签订年度合同的年度计划。 （请注意，前 14 天 Google Workspace 将免费 - 如果您认为 Google Workspace 不适合您，您可以在此期间取消而无需支付任何费用）。

但是，如果您想注册 Basic 计划，一件烦人的事情是，在此阶段您只能选择注册 Business Standard 计划。 稍后您需要降级到基本计划。

另外，您会注意到包年套餐没有实际折扣，这让您想知道为什么首先选择包年套餐（特别是因为您需要支付“清盘”费用才能取消） . 折扣是可用的，但通常只有当您通过 Google 代表或经销商而不是在线注册时才可以。

设置 Google Workspace

接下来的步骤包括将人员添加到您的 Google Workspace 帐户（如果您有要邀请的团队成员），并验证您的域名以连接您的新电子邮件。 新团队成员将通过电子邮件收到登录详细信息，您也可以个性化此通知电子邮件。

g Suite 通知团队

要验证您的域，您可以从以下几个选项中进行选择：

  • 通过 TXT 或 CNAME 添加域名托管服务商记录
  • 添加域名托管服务商 MX 记录
  • 将 HTML 文件上传到您的网站
  • 向您的网站添加元标记

完成后，您将能够访问您的管理控制台，在那里您将管理与您的 Google Workspace 帐户相关的一切，包括电子邮件、用户、应用、设备、报告和集成。 Google Workspace 的设置向导可以帮助指导您完成此过程。

2 g 套件管理控制台

Google Workspace 应用程序

正如我们所提到的，Google Workspace 的真正优势在于它提供的各种生产力和协作工具。 以下是其主要应用程序的快速浏览：

邮箱

g套件gmail

Google Workspace 的核心是 Gmail，这是我们大多数人可能都熟悉的应用程序，无论我们将其用于个人电子邮件还是专业电子邮件。

虽然 Google Workspace 版本的 Gmail 的界面与您用于个人电子邮件的 Gmail 几乎相同，但它实际上包含一些增强功能。 除了能够在您自己的域中使用电子邮件地址之外，这些还包括：

  • 能够离线阅读和起草电子邮件
  • 能够创建群组电子邮件地址
  • 启用已读回执
  • 允许用户在其他邮件客户端（例如 Outlook）中使用 Gmail
  • 允许用户将邮箱访问权委托给其他人
  • 启用 S/MIME 加密
  • 和更多

我们喜欢什么： Gmail 感觉很熟悉，而且通常易于使用。 在 Gmail 应用程序中，您还可以访问 Google Meet 进行视频通话，还可以与同事聊天——这是 Google Workspace 应用程序紧密集成的一个很好的例子。 您还可以使用许多方便的扩展程序，例如允许电子邮件跟踪、管道管理和邮件合并的 Streak，以及用于管理多个 Gmail 帐户的 Checker Plus。

可以改进的地方：一个缺点是，作为一个基于 Web 的应用程序，对于习惯使用 Outlook 等软件的用户来说，感觉非常不同。 有时，它可能会受到一些限制（例如，Gmail 使用标签而不是文件夹，这可能对每个人都不方便）。 然而，在我看来，这并不是一个交易破坏者，而且在功能方面，它仍然可以让您完成大多数您需要处理电子邮件的事情——尤其是当您启用了正确的扩展程序时。

日历

g 套件日历

日历是另一个不需要介绍的流行应用程序。 与 Gmail 一样，Google Workspace 的日历版本类似于您可能已经熟悉的免费版本。 日历可以在团队成员之间轻松共享，并与 Gmail 和环聊等其他 Google Workspace 应用程序集成。

我们喜欢什么：日历旨在让用户轻松地相互共享事件、会议、任务和提醒，甚至可以让您查看会议室和设备等资源的可用性。 甚至还有一个有用的“查找时间”功能，可让您查看多个用户的日历以查找空闲时段。 它允许您导入 Outlook 和 iCal 等外部日历，如果您需要继续使用它们，甚至可以与 Exchange 日历同步。

可以改进的地方：日历实际上几乎没有什么问题，它在大多数情况下工作得很好。 小问题是，使用多个日历有时会让人烦躁，并且默认添加的国家“假期”日历有时会显示不相关的假期（例如其他州或地区的假期）。

驾驶

g套件驱动器

Google Drive 是一个强大的存储工具（和 Dropbox 替代品），可让您将文件存储在云中，并通过网络浏览器、桌面（例如通过 Google File Stream）或移动设备轻松访问它们。 它也很受欢迎——Drive 在 2018 年达到了 10 亿用户大关，所以想象一下它现在有多少用户！ 它是谷歌使用最广泛的产品之一。

我们喜欢什么：云端硬盘让用户访问和共享文件变得非常容易，如果您使用的是 Google File Stream，访问文件是无缝的——感觉就像您直接从计算机打开文件一样。 管理员可以控制共享设置（例如，指定用户是否可以与组织外部的人共享文件）。 使用文档、表格和幻灯片创建的文件不会超出您的存储空间限制，而在 Google Workspace 的企业计划中，您可以获得无限存储空间（更多内容见下文）。

可以改进的地方：虽然在您的组织内（或与其他 Google 帐户）共享很容易，但与非 Google 电子邮件地址共享可能会很痛苦，因为这需要他们注册 Google 帐户。 如果您登录了多个 Google 帐户（例如，专业帐户和个人帐户），它也会变得有点混乱 - 每当您通过网络访问云端硬盘时，它总是将您登录到默认帐户，而不是您上次使用的帐户访问云端硬盘。

文档、表格和幻灯片

谷歌文档

在云端硬盘中，您还可以访问 Google 文档、表格和幻灯片——Google 对 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 的回应。 Docs、Sheets 和 Slides 提供了 Microsoft 产品的简化但实用的版本。 它们与 Microsoft Office 文件格式兼容，并且对大多数用户来说足够熟悉，可以立即开始使用。

我们喜欢什么：这些生产力工具运行速度快，并且可以实时进行更改 - 无需保存。 您可以让多个用户同时在同一个文档上协作，而不必担心更改冲突。 评论系统（尤其是 Docs）运行得非常好。 另外，版本控制很棒——你可以很容易地恢复到旧版本（自动保存）。

可以改进的地方：由于它们都是基于 Web 的，值得注意的是，Docs、Sheets 和 Slides 不如 Word、Excel 和 PowerPoint 的桌面版本强大。 它不提供您在 Microsoft 应用程序中可以找到的所有功能（例如，格式灵活性、高级电子表格公式），因此如果您需要创建具有这些功能的文档，它可能并不理想。

环聊、Google Meet 和聊天

g套件满足

虽然您可能熟悉 Hangouts、Google 的视频通话应用程序、Google Meet 和 Chat，但它们可能不太熟悉，因为它们仅在几年前发布。 但这里并没有什么神秘之处——Meet 是 Google Workspace 的视频会议工具，可让您提前安排视频通话，而 Chat 是 Google Workspace 的商务聊天工具（类似于 Slack）。

我们喜欢什么：我们非常喜欢在 Gmail 中集成 Meet 和 Chat，它让您可以直接从电子邮件中使用这些工具，而无需访问单独的应用程序。 正如您所料，在这两种工具中共享云端硬盘文件和文档是无缝的。 这两种工具也非常强大。 Chat 最多支持 28 种语言，Meet 集成了日历、演示功能，甚至还可以进行直播（企业计划提供）。

记录和保存会议的功能适用于商业标准计划及更高版本。

其他应用

Google Workspace 中包含的其他应用程序包括：

  • 站点——用于创建（非常）简单的网站供内部或公共使用（例如内部网、项目中心、维基）
  • Keep – Google 的笔记和列表保存应用
  • App Maker –一个直观的、低代码的应用程序制造商，允许团队构建自定义应用程序（适用于 Business Standard、Plus 和 Enterprise 计划）
  • Cloud Search – 一款功能强大的搜索工具，可让您同时搜索您的所有 Google Workspace 属性（Gmail、云端硬盘、协作平台、网上论坛、日历等）

其他特性

当然，Google Workspace 不仅仅是它提供的应用程序——其中许多实际上对个人用户是免费的。 使用 Google Workspace 的优势在于，如果您管理团队，您还可以控制用户设置、访问权限、安全性、数据等。 以下简要介绍了 Google Workspace 提供的额外管理和安全功能：

管理控制台

我们已经谈到了这一点，但管理控制台信息中心是一种功能强大且易于使用的方式来管理您单位的 Google Workspace 设置。 还记得您不得不请求系统管理员为新员工创建电子邮件帐户的时候吗？ 不再。 在这里，您可以执行以下操作：

  • 添加和管理用户
  • 启用和配置安全设置（例如两步验证）
  • 为个人用户启用/禁用应用程序
  • 访问关于使用模式、共享和协作的报告和日志
  • 使用通用搜索栏搜索用户、组、设置和帮助
  • 管理设备
  • 管理与第三方应用程序的集成
  • 控制不同数据的存储位置（例如美国与欧洲）

谷歌保险柜

此归档应用程序可让您管理如何保留和保存 Google Workspace 数据，包括电子邮件、聊天和 Google 云端硬盘上的文件。 它使您可以搜索、导出数据并将其合法保留，以满足适用于您组织的任何监管要求。 请注意，这仅适用于 Business Plus 和 Enterprise 计划。

Google Workspace 支持

Google Workspace 提供了多种支持途径。 第一个是帮助中心，它可供所有用户使用，并提供有关设置 Google Workspace 帐户不同方面的分步说明。 我们发现它全面且易于理解，其中包含大量有用信息，可帮助您根据需要配置 Google Workspace（例如，根据您的企业规模提供不同的快速入门指南）。

g 套件设置指南

管理员还可以使用 24/7 电话、电子邮件和聊天支持。 电话和电子邮件支持以 14 种语言提供。 我们发现聊天支持相对快速且有用，支持代理真正努力尝试解决我们的问题（而不是将我们指向现有的帮助中心文章）。

其他帮助资源包括社区用户论坛和 Google Cloud Connect 社区。

谷歌云连接社区

价钱

对于企业用户，Google Workspace 提供三种不同的计划：

  • Google Workspace Business Starter ，每位用户每月 6 美元。 它包括电子邮件、所有主要应用程序和 30 GB 的存储空间
  • Google Workspace Business Standard ，每位用户每月 12 美元，配备 2 TB 存储空间，以及一些额外的归档和搜索功能
  • Google Workspace Business Plus，每位用户每月 18 美元，配备 5 TB 存储空间，以及额外的视频会议参与者和安全控制
  • G Suite 企业版，包含 Business Plus 计划中的所有内容，具有额外的管理和安全控制以及无限存储空间

大多数中小型企业可能会选择商业标准计划，您不必担心存储空间不足。 如果您需要额外级别的管理控制，您还可以选择将一些用户加入企业计划。

总体而言，Google Workspace 的计划通常价格合理，尤其是与 Microsoft Office 365 提供的类似计划相比。

当您与更大的团队合作时，成本显然会增加，但如果授予用户访问这些应用程序的权限很重要，您将很难找到更具成本效益的替代方案。

要找出适合您的计划，请查看我们的 Google Workspace 定价指南。 特别计划也适用于学校和非营利组织。

正如我们前面提到的，如果您注册年度计划，可能会获得折扣，但在大多数情况下，只有通过 Google 代表注册（而不是在线注册）。

关于 G Suite 免费旧版的注意事项： Google 最近宣布，如果您拥有 G Suite 免费旧版（他们在 2012 年 12 月停止提供的版本），您需要升级到付费的 Google Workspace 订阅以保留您的服务。 自 2022 年 5 月 1 日起，您将不再使用 G Suite 免费旧版，届时您将过渡到 Google Workspace。 您可以在 2022 年 7 月 1 日之前免费使用它。

在经历了相当大的反对之后，谷歌现在将为 Google Workspace 提供 Essentials Starter 计划。 它完全免费，但有一个很大的问题：您必须提供自己的电子邮件地址，而且它不提供对 Gmail 的访问权限。

谷歌工作区评论：最后的想法

Google Workspace 有很多东西需要解压，而且提供了如此多的应用程序、功能和计划，要弄清楚到底包含哪些内容并不总是那么容易，以及与个人帐户的免费版本相比，付费计划的优势是什么（让您可以访问 Gmail、Drive 和 Docs 等关键工具）。

不过，我们认为 Google Workspace 是适合以下专业或企业用户的绝佳解决方案：

  • 想要自己域中的电子邮件地址
  • 不想担心超出存储限制
  • 更喜欢在云端工作
  • 需要访问生产力应用程序
  • 想要实现团队成员之间的轻松协作
  • 希望能够控制用户访问、共享设置和安全配置等内容

它的定价也使它成为更实惠的生产力解决方案套件之一。 虽然 Microsoft Office 也有价格相近的计划，但没有一个提供无限存储空间而无需支付额外费用，这为 Google Workspace 提供了巨大的优势。

简而言之：我们认为 Google Workspace 在同类解决方案中拥有自己的优势，如果您的团队属于中小型团队，它可能非常适合。 要免费试用 14 天，请单击此处。

对 Google Workspace 审核有任何想法或问题要分享吗？ 在下面的评论中让我们知道！

更新：

2022 年 1 月 25 日 – 添加了有关 G Suite 旧版免费版的说明

2021 年 6 月 17 日 – 一般更新

2021 年 2 月 22 日 – 更新计划名称

2020 年 10 月 15 日——“G Suite”更改为“Google Workspace”