项目文档：15 个基本项目文档

项目经理知道项目文档的重要性。 项目文件必须准确并不断更新，以与项目保持同步。 在整个项目生命周期中创建和管理项目文档对于项目成功至关重要，但从哪里开始呢？

本指南定义了项目文档是什么以及为什么它很重要，此外还概述了您应该始终创建以计划和执行项目的前 10 个项目文档。

什么是项目文档？

术语项目文档是指在整个项目生命周期中创建的项目管理文档。 这些文件，例如项目计划、项目进度或项目预算，定义了项目团队应遵循的活动、程序和指导方针。

项目文档有几个目的，例如项目规划、成本管理或风险管理。 此外，某些项目文档必须在特定项目阶段创建，因为它们为下一步奠定了基础。 例如，必须在项目执行阶段开始之前创建项目管理计划。

项目管理软件可以帮助您组织和共享对项目成功至关重要的信息。 ProjectManager 是具有无限文件存储空间的工作管理软件，可以轻松与您的团队和利益相关者共享产品文档。 它的所有多个项目视图都共享一个信息源，以使每个人都在同一页面上。 免费开始。

让我们看看在每个项目阶段应该创建哪些项目文档。

项目阶段的项目文档

项目的规模和复杂性各不相同，有些项目需要比其他项目更全面的项目文档。 以下是通常在整个项目生命周期中创建的一些项目文档的概述。

• 项目启动：项目章程、商业论证、项目启动会议议程
• 项目计划：项目管理计划、工作分解结构、项目预算、项目进度、变更管理计划、范围管理计划、风险管理计划
• 项目执行：项目状态报告、经验教训模板、时间表、变更请求、变更单
• 项目监控：项目状态报告、经验教训模板、时间表
• 项目收尾：项目收尾模板，打卡清单

现在您已经了解了项目生命周期的每个阶段的正确项目文档，让我们深入了解一些关键的项目管理文档。

包含在项目文档中的前 15 个项目文档

以下是对重要项目文件的简要说明，以及每个文件对应的项目管理模板。 不要忘记查看我们的免费项目管理模板库，您可以在其中找到数十个模板来构建您的项目文档。

一、项目计划

项目计划是所有项目管理文件中最全面的，因为它编译了在项目计划阶段创建的项目文件。 例如，您的项目计划应包括您的项目预算和项目进度。

2. 项目章程

项目章程是在项目启动阶段编写的，它为项目计划奠定了基础。 项目经理使用项目章程向利益相关者、发起人和客户提供项目的快速概览。

3. 商业案例

就像项目章程一样，商业案例是在启动阶段创建的文档，通过解释项目可能为其组织带来的潜在利益，让项目利益相关者相信项目的价值。

4. 项目沟通计划

沟通计划为团队成员和项目利益相关者之间的沟通设定了所有指导方针。 它定义了要使用的沟通渠道、沟通时间表、角色和职责以及其他细节，以简化整个项目生命周期的沟通过程。

5. 风险登记册

本文档允许您登记所有潜在的项目风险，并简要说明其潜在影响和可能性。 风险登记册是一个重要的项目文件，因为它为您的风险管理计划提供重要信息，其中包含所有风险管理文件、策略和指南。

6. 范围声明

范围说明书定义了为完成项目而执行的活动。 项目经理使用它来让利益相关者知道将做什么和不做什么，以便从一开始就明确期望。 它是范围管理计划的一部分，是一份解释与项目范围相关的程序和指南的综合文件。

7. 项目预算

项目预算是一个重要的项目管理文件。 要创建一个，您需要估算项目成本，其中包括劳动力、材料、设备以及执行项目所需的任何东西。

8. 项目进度表

在基本层面上，项目进度表定义了执行所有项目任务的时间表。 它还可以包括更多详细信息，例如每个任务所需的资源、负责人、项目的浮动或松弛以及关键路径。 ProjectManager 的甘特图是创建详细项目计划的完美工具。

9. 项目状态报告

项目状态报告是必备的项目管理工具，因为它们允许您随时检查项目的运行状况并与利益相关者共享数据以保持更新。 状态报告很简短，仅包含最相关的信息。

10. 项目关闭模板

在项目关闭阶段结束时创建项目文档总是必要的。 这是因为项目经理需要完成合同、创建“经验教训”文档并获得利益相关者的正式批准以及其他重要任务。 所有这些都必须记录在案，以防万一。

11. 项目提案模板

项目建议书是一个项目管理文件，它提供了项目关键领域的快速概览。 其主要目的是在启动阶段让潜在的利益相关者相信项目的价值。 它应该是一个有说服力的文件，强调主要的好处、目标和要求。

12. 项目简介模板

项目简介是项目计划的摘要版本，面向不需要深入了解项目管理计划的所有细节但仍需要了解项目的跨职能团队或利益相关者等受众目标、预算、角色和职责以及其他关键方面。

13. 需求收集模板

项目需求是项目预期的目标和规范，以确保所有利益相关者都满意。 我们的免费需求收集模板将帮助您记录所有项目需求。

14. 项目概览模板

项目概述是一个单页文件，概述了项目最关键的方面，例如时间表、里程碑、预算、状态以及团队成员的角色和职责。

15. 团队章程模板

团队章程是一个项目管理文件，它显示了项目团队的角色、职责、可交付成果和资源。 它可以帮助项目经理了解每个团队成员的工作量和目标，以便更好地进行资源规划。

什么值得记录

无论您的组织结构如何，记录和记录项目所有方面的能力对于成为一名成功的项目经理来说都是至关重要的。 需要在整个项目生命周期中维护多个报告、图表、图形、文档、变更请求和状态更新，并且文档可以将项目的不同部分拼接在一起并成功完成。

但是，您的时间是有限的，大多数组织对繁琐的文书工作的耐心也是有限的。 您如何保持效率并有效地记录项目？ 考虑以下内容以确定值得记录的内容：

• 与客户相关的一切——想象一下，一位客户突然质疑几个月前做出的决定。 客户说他们选择了一个方向，但贵公司决定在实施过程中走另一条路。 清晰的客户会议文档，包括日期、时间和与会者的注释，有助于解决误解。
• 法律规定——对于某些项目，法律团队需要在项目期间审查文件。 对于公共项目，可能会有监督和审查流程在项目完成后对其进行分析。 在项目开始之前了解您的法律团队需要的文档要求。 在这种环境下追赶是有风险的。
• 正确数量的流程——虽然您不想迷失在记录这么多您实际上并没有处理的计划和流程中，但您确实需要围绕项目计划和目标进行一些定义。 让您的组织结构指导记录多少流程。 例如，在需要法律文件的项目上尝试无流程操作只会让您的项目陷入困境。 如有疑问，最好的方法是记录。
• 项目变更——持续的项目更新对于记录特别是在项目目标发生变化时至关重要。 理想情况下，您将拥有一个实时在线项目管理工具，以便实时安排您的资源和任务更改，并在问题发生时捕获它们。 但是，对项目计划的较大影响应以受版本控制的方式添加到项目文档中。

项目文档最佳实践

那么，您应该使用哪些最佳策略来保持文档有效、高效和及时？ 要根据最佳实践调整文档，您应该：

• 花点时间——使用你的日历！ 许多人认为日历仅用于安排会议。 它不是。 使用它来安排 2-3 小时的不间断时间来组装重要文件。 与其接电话或与同事交谈，不如花时间进入写作区域。 通过集中时间和注意力，您将能够取得重大进展。 同样，每周在您的日历中安排 10-15 分钟的时间块来查看和更新​​文档。
• 具有正确的详细程度——为工程师整理文档不同于您向高管提供的文档。 工程师需要您可以提供的详细信息，而高管则没有时间被细节所困扰。 他们只需要要点、底线和后续步骤。 您可以为合适的受众确定合适的文档级别。
• 使用 Smart Storage – 您的文档需要易于查找。 如果文件被埋在没人能找到的岩石下，文件就毫无用处。 这包括确保基础设施到位，可以在线访问文档，并且文件夹结构和层次结构易于理解。
• 与他人共享——大多数人讨厌将文档放在一起，但喜欢为他们打包文档。 你会惊喜地发现人们真的阅读了文档！ 使用您的在线项目管理软件将您的文档与项目一起在线存储，最好是在协作、安全的环境中。
• 版本控制和最新——使项目文档保持最新和更新是一项挑战。 进入初始版本很容易，但是返回并更新文档和维护版本控制是很痛苦的。 最大的帮助是您拥有的文档存储库基础架构。 自动版本控制允许您管理此过程，并且文档的使用者始终相信他们拥有最新版本。

ProjectManager 如何帮助项目文档

ProjectManager 是连接混合团队并促进协作的工作和项目软件。 所有项目文档都可以存储在该工具上，需要访问文档的每个人都可以拥有它。 您可以创建项目计划等等，使 ProjectManager 成为项目成功所需的唯一软件。

在交互式甘特图上制定项目计划

最重要的项目文件之一是您的项目计划。 您可以使用我们的甘特图制作和分享它，它可以组织您的所有任务、链接依赖关系并绘制里程碑，以帮助您按时完成任务。 它甚至过滤关键路径。 我们的在线甘特图提供实时数据并且易于共享，因此每个人都始终使用最新数据。

使用实时仪表板监控您的项目

您的项目文档仅为项目的执行奠定了基础。 为了遵守这些计划，您需要有一种方法来实时监控进度和绩效。 我们的实时仪表板自动收集、计算和提供时间、工作量等的实时指标。 与其他工具不同，无需设置。 随着项目的展开，您会看到正在发生的事情。

通过一键式报告深入了解数据

当高级视图不够用时，您可以通过按键生成项目报告。 获取有关您的成本、进度等的更多信息。 可以过滤所有报告以仅显示您想要查看的数据。 您可以将报告附加到利益相关者的电子邮件或打印出来以供演示。

ProjectManager 是一个灵活的工具，可让您在项目更改时根据需要更新项目文档。 每个人都会收到电子邮件通知或应用程序内警报的更新，因此永远不会对预期内容感到困惑。 使用一种工具来管理您的项目计划、资源、成本和团队，同时存储您必须交付成功的所有项目文档。

当然，文档可能是您项目的祸根，但您需要它。 有一些工具可以帮助您更轻松、更好、更快地做到这一点。 ProjectManager 的在线软件套件是一个出色的协作工具，用于创建和存储您的项目文档，以便更轻松地访问和与您的团队共享文档。 免费开始。