行动项目和行动项目列表快速指南

很可能，您在没有意识到的情况下创建了一个操作项。 如果你曾经写过一份待办事项清单，那么你已经为自己制定了一系列行动项目——要跑腿、要完成的家务、要联系的人等等。

管理大型项目是一个复杂得多的过程，它需要一个复杂的系统来创建、分配和跟踪行动项目。

什么是行动项目？

行动项目是离散的、可操作的任务，作为实现更复杂目标的“垫脚石”。 创建行动项目列表是分配这些工作和跟踪进度的最佳方式。

行动项目有多种形式，从必须完成的活动到必须发生的事件。 然而，它们的定义特征是，完成的每个项目都会导致完成更大的任务。 这些项目必须简明扼要，并且通常由一个人完成。 虽然它们可能看起来很简单，但创建操作项列表比您预期的要复杂得多。 创建不当的指令会减慢整个项目的速度，甚至导致完全失败。 出于这个原因，了解创建和使用它们以推动您的项目前进的最佳方法至关重要。

项目管理软件是列出行动项目并实际执行团队工作的最佳方式。 使用 ProjectManager，您可以在五个不同的视图中协作处理任务，使用仪表板跟踪进度，甚至跟踪您的时间。 从今天开始免费。

谁创建行动项目？

经理和团队领导通常负责创建和分配行动项目。 担任这些角色的个人设置任务并将它们分解为团队成员可以完成和“核对”的列表。 经理的工作是知道谁应该处理哪个行动项目，哪些需要多个团队成员。

在团队环境中处理复杂任务时，行动项目至关重要，因为它们可以防止团队成员互相踩脚并做不必要的工作。

行动项目清单的目的

滚动行动项目列表是在项目期间跟踪每个人的责任的好方法。 这样可以更轻松地找到您将来可能遇到的任何问题的答案。 行动项目列表准确地显示了项目过程中哪些是正确的，哪些是错误的，以及某些任务需要多少努力和资源。

创建操作项列表时要考虑的事项

您应该始终包含五个详细信息，以确保项目被理解并且可以被跟踪：

• 任务名称
• 重要日期——创建、计划完成、实际完成
• 操作项的描述
• 需要注意的风险或问题
• 谁将拥有行动项目

行动项目示例

想象一个正在计划一个项目并正在讨论任务列表的会议。 这些任务必须在项目可以推进之前完成。 为了使这些抽象任务更易于管理，项目经理会将它们分解为不同的操作项。

这些对于团队成员来说更容易理解和执行，也更容易让项目经理跟踪。 这里有一些例子：

• 在设定的时间和日期安排会议
• 向第三方供应商发送请求
• 联系利益相关者以建立电话会议
• 提交工单
• 创建图形

行动项目的要素

遵循创建行动项目的既定标准，以任何人都可以理解的方式包含所有必要的信息。 这个过程并不复杂，但需要牢记以下关键要素：

标题和跟踪号

这是操作项的名称——它最简单的描述符。 保持标题简短，因为您将在那里编写描述并扩展详细信息。 建议为每个项目分配一个跟踪号。 这将简化您跟踪和报告它们的方式，尤其是在一次处理许多操作项时。

优先级

在处理多个行动项目时，为每个行动项目分配一个优先级，以便知道首先关注什么。 并非所有这些都必须按照分配的顺序完成。 有些人自然会比其他人更紧迫。

创建日期和预计完成日期

创建行动项目时需要牢记三个日期：创建日期、预计完成日期和最终完成日期。 请注意，并非所有都将完成，有些可能会被“解决”。 这些是沿途变得不必要且不需要完成的项目。

创建者和受让人

包括谁创建了操作项，以及他们分配给谁。 这使相关人员更容易知道在哪里提出问题。 从本质上讲，这是一种加快沟通速度的方法。

描述

描述应在标题上展开。 请记住，这仍然应该是一个简单的描述——一个总结，而不是一个分步指南。 通常，操作项描述只有一两句话。

扩展描述

在这里，您可以包括受让人执行任务所需的任何其他相关详细信息。 根据操作项，这可能不是必需的。

维护行动项目列表的最佳实践

在您开始写作时，请牢记一些最佳实践：

以动词开头

当行动项目写成名词时，可能性是，它们太宽泛了。 这可能会导致混乱。 例如，将行动项目命名为“校对投资者电子邮件”与“投资者电子邮件”可以更清楚地了解需要做什么。

简洁

行动项目应该让事情变得更简单，而不是更复杂。 如果它们太“罗嗦”或包含不必要的细节，它们可能会使受让人感到困惑并减慢速度。 少即是多。

写出来让任何人都能理解

行动项目对于创建它们的人来说总是有意义的，但请考虑它们是否对第一次阅读的读者也同样有意义。 受让人应该确切地知道该做什么。

牢记资源

创建行动项目时，请考虑所需资源，例如预算、劳动力和时间。 这些资源可能会影响您将其分配给谁以及您分配它们的其他项目。

预期产生的行动项目

成功完成一项工作可以打开通往另一项工作的大门。 当您提前预期这些额外的工作时，您将领先一步。

什么是行动项目跟踪？

编写行动项目后，开始执行和跟踪。 在进行这些工作时，您应该跟踪和记录他们的进度，以便为决策和策略提供信息。 如果做得正确，跟踪应该揭示未来在哪里调整任务管理策略。

行动项目跟踪是从开始到结束监控行动项目并记录信息的过程。 这些信息可以很容易地被引用回来，甚至可以为未来的决策提供信息。

项目完成后跟踪尤为重要。 没有它，关于如何处理操作项的有用信息基本上被浪费了。 理想情况下，这些信息将被保存并在以后使用。

使用行动项目跟踪器

行动项目跟踪器允许项目经理记录和更新行动项目。 传统上，这些是简单的电子表格。 现在，最好的跟踪器提供了更高的功能并允许团队协作。

正确格式化操作项列表是保持数据以备将来使用的关键。 很可能会有新的眼睛在看这些列表，他们需要了解他们在看什么。 这意味着无论项目如何，都要保持格式一致并在每个列表中包含相同的数据集。

为什么要使用模板

行动项目是任务管理的一个固定部分。 它们是团队领导在任何项目的整个生命周期中创建和使用的东西。 因此，您的列表应采用相同的格式并包含相同的信息。 这种一致性减少了混乱并改善了结果。

作为受让人，无论您被分配了什么或由谁分配，您都应该确切地知道对您的期望。 操作项模板可确保以您可以理解的格式提供您需要的所有信息。

我们的行动项目模板可确保您包含所有必要的详细信息，并且每次都以相同的方式格式化列表。 这样一来，您就不必浪费宝贵的时间来重新熟悉一种新的格式。 您拥有所需的信息，并且知道在哪里可以找到它。

为了获得更好的结果，将此模板与功能强大的项目管理软件以及项目跟踪和报告工具相结合。

如何在 ProjectManager 中使用操作项模板

ProjectManager 是一款屡获殊荣的工具，可让您以更高的生产力组织、执行、跟踪和报告您的行动项目列表。

列出不同项目视图上的操作项

一个简单的电子表格可以完成工作，但它的静态性质可能会受到限制。 使用我们的软件，您可以在甘特图、任务列表或看板板上布置所有行动项目。 每个项目视图都允许您轻松分配操作项并跟踪从概念到完成的进度。

在仪表板上跟踪操作项状态

要跟踪受让人的进度和绩效，您可以使用实时仪表板，该仪表板提供每个团队成员的实时数据，并将其转换为显示时间、方差等指标的图形和图表。

使用基于云的软件与您的团队协作

借助我们的协作平台，团队成员可以更有效地协作和处理工作。 用户可以附加文件和图像、评论和标记人员，以确保每个人都在同一页面上。

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